Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist seit dem 13. September 2022 kein Diskussionsthema mehr. Das Bundesarbeitsgericht hat mit dem Beschluss 1 ABR 22/21 klargestellt: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die Rechtsgrundlage steht, der Handlungsdruck ist real.
Für Projektdienstleister in IT-Consulting, Management Consulting und Engineering bedeutet das mehr als ein Compliance-Thema. Wer Berater, Ingenieure und Projektteams in parallelen Mandaten, langen Projekttagen und Reisetätigkeit einsetzt, steht vor einem strukturellen Problem: Die gesetzlichen Vorgaben des ArbZG kollidieren oft direkt mit dem operativen Alltag im Projektgeschäft.
Was das für Sie bedeutet:
- Arbeitszeiten über 8 Stunden täglich sind nur unter Ausgleichsbedingungen zulässig (§ 3 ArbZG)
- 11 Stunden Mindestruhezeit zwischen Arbeitstagen sind verpflichtend (§ 5 ArbZG)
- Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit müssen dokumentiert werden (§ 16 ArbZG)
- Verstöße sind mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro je Verstoß sanktionierbar (§ 22 ArbZG)
- Aufzeichnungspflichten gelten seit BAG 1 ABR 22/21 unmittelbar, nicht erst mit neuem Gesetz
Dazu kommt eine Entwicklung mit direkter Wirkung auf Ihr Projektgeschäft: Die aktuelle Bundesregierung hat angekündigt, im Juni/Juli 2026 einen Gesetzentwurf vorzulegen, der die tägliche Höchstarbeitszeit durch eine wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden ersetzen soll. Mehr Flexibilität, aber auch mehr Komplexität für die Zeiterfassung.
Was das Arbeitszeitgesetz konkret regelt
Das ArbZG ist kein allgemeines Arbeitsrecht. Es regelt gezielt, wie lange und unter welchen Bedingungen Arbeitnehmer eingesetzt werden dürfen. Die relevanten Paragraphen für Projektdienstleister:
§ 3 ArbZG: Höchstarbeitszeit
Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden täglich erreicht wird. Der 10-Stunden-Tag ist in projektintensiven Phasen die Praxis, nicht die Ausnahme. Ohne saubere Erfassung fehlt der Nachweis, dass der Ausgleich tatsächlich stattgefunden hat.
§ 4 ArbZG: Ruhepausen
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Bei mehr als 9 Stunden sind es 45 Minuten. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. In der Praxis bedeutet das: Ein 10-Stunden-Projekttag ohne dokumentierte Pause ist ein Verstoß.
§ 5 ArbZG: Ruhezeit
Nach Ende der täglichen Arbeitszeit sind 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit vorgeschrieben. Für Berater mit Kundenterminen am frühen Morgen nach abendlichen Präsentationen, für Ingenieure auf Baustellen mit frühem Beginn oder für Projektleiter, die abends noch Protokolle fertigstellen, ist diese Regelung der kritischste Punkt. Jede dokumentierte Arbeitsminute außerhalb der regulären Zeit triggert die Ruhezeit-Berechnung neu.
§ 6 ArbZG: Nacht- und Schichtarbeit
Nachtarbeit (23:00 bis 6:00 Uhr) unterliegt gesonderten Regelungen. Nachtarbeitnehmer dürfen in der Regel nicht länger als 8 Stunden täglich eingesetzt werden. Wer Projektteams in unterschiedlichen Zeitzonen koordiniert oder Nacht-Deployments in IT-Projekten plant, muss diese Grenzen kennen und dokumentieren.
§ 9 und § 10 ArbZG: Sonn- und Feiertagsruhe
Sonn- und Feiertage sind grundsätzlich arbeitsfrei. Ausnahmen existieren in bestimmten Branchen. Für Projektdienstleister relevant: Wenn Mitarbeitende an Wochenenden für Kunden im Einsatz sind, gelten besondere Anforderungen an Ausgleichsruhe und Dokumentation.
§ 16 ArbZG: Aufzeichnungs- und Aushangpflicht
Arbeitgeber müssen die über 8 Stunden täglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren. Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 erweitert dies: Aufgezeichnet werden muss die gesamte tägliche Arbeitszeit. Die Aufzeichnung kann delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Die ArbZG-Reform 2026: Was sich ändern könnte
Der Koalitionsvertrag 2025 enthält eine der weitreichendsten arbeitsrechtlichen Änderungen seit Jahrzehnten. Statt der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von 8 Stunden (ausnahmsweise 10 Stunden) soll künftig eine wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden gelten. Der Gesetzentwurf soll nach aktuellem Stand im Juni/Juli 2026 vorgelegt werden.
Was die Wochengrenze konkret bedeutet
Tagestauglich ist diese Änderung für Projektdienstleister: Wenn ein Berater montags und dienstags intensive 13-Stunden-Tage hat und die Wochensumme unter 48 Stunden bleibt, wäre das nach der geplanten Regelung grundsätzlich zulässig. Das entspricht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG), an der sich die Reform orientiert.
Was bleibt: Ruhezeiten als Kernproblem
Die geplante Reform lässt die Ruhezeitvorgaben aus § 5 ArbZG unberührt: 11 Stunden Mindestruhezeit zwischen Arbeitstagen bleiben bestehen. Das ist der entscheidende Punkt. Wer glaubt, die Wochengrenze erlaube freie Verteilung ohne Kontrolle, liegt falsch. Die operative Komplexität steigt, weil jetzt Tagesüberschreitungen und Wochensummen sowie Ruhezeiten parallel überwacht werden müssen.
Elektronische Zeiterfassung als geplante Pflicht
Der Koalitionsvertrag sieht zudem die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vor. Kleinbetriebe unter 10 Beschäftigten sollen Ausnahmen erhalten. Für alle anderen: Wer jetzt noch mit Excel-Listen oder manuellen Stundenzetteln arbeitet, setzt sich einem wachsenden Risiko aus.
Wo das ArbZG im Projektalltag zur Belastung wird
Das Gesetz ist klar. Die Umsetzung ist es nicht. Für Projektdienstleister liegt der Schmerzpunkt beim Abgleich der Paragraphen mit dem tatsächlichen Arbeitsalltag.
Überstunden ohne Steuerungslogik
Projektalltag heißt: Deadlines, Cutover-Phasen, Go-Live-Wochenenden, Kundenabnahmen unter Zeitdruck. Consultants und Ingenieure leisten in bestimmten Projektphasen strukturell über 8 Stunden täglich. Das ist nicht per se ein Problem. Das Problem entsteht, wenn der Ausgleich nicht dokumentiert wird, wenn niemand überprüft, ob der 6-Monats-Schnitt noch stimmt, und wenn Betriebsprüfungen stattfinden, ohne dass belastbare Nachweise vorliegen.
Das Haftungsrisiko bleibt beim Arbeitgeber. Handgetippte Listen oder Excel-Sheets gelten im Ernstfall als manipulationsanfällig. Wer in einer Betriebsprüfung oder einem Überstundenstreit keine revisionssicheren Nachweise vorlegen kann, steht in der Beweislast.
Ruhezeiten in der Praxis: Das 11-Stunden-Problem
Ein Projektleiter beendet eine Statusrunde mit dem Kunden um 22:30 Uhr. Morgen früh um 8:00 Uhr beginnt das nächste Meeting. Das sind 9,5 Stunden. § 5 ArbZG schreibt 11 Stunden vor.
Wer keine automatische Warnung hat, merkt diesen Verstoß oft erst im Nachhinein, wenn er überhaupt auffällt. Genau an diesem Punkt wird Zeiterfassung vom Nachweis-Werkzeug zur Steuerungsanforderung: Ohne System, das Ruhezeit-Konflikte in Echtzeit erkennt, ist ArbZG-Compliance im Projektgeschäft operativ nicht beherrschbar.
Projektreisen und Reisetätigkeit
Dienstreisen zählen dann zur Arbeitszeit, wenn der Mitarbeitende während der Reise arbeitet, etwa im Zug oder Flugzeug. Reine Reisezeit ohne Arbeitstätigkeit fällt in eine Grauzone, die arbeits- und tarifvertraglich geregelt sein kann. In Management Consulting und Engineering mit hohem Reiseanteil ist das ein tägliches Thema. Ohne saubere Erfassung mit Reisekostenkomponente fehlt jede Grundlage für die Beurteilung.
Fehlende Datenbasis für Projekt- und Personalplanung
Das eigentliche operative Problem ist der systemische Blindflug. Wenn Arbeitszeiten nicht projektbezogen erfasst werden, fehlt die Grundlage für:
- Belastbare Kapazitätsplanung auf Wochenbasis
- Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene
- Margenberechnung je Projekt und Mitarbeitenden
- Forecasting der Verfügbarkeit in laufenden und künftigen Projekten
Zeiterfassung, die nur compliance-getrieben ist, liefert Nachweis-Daten. Zeiterfassung, die projektzentriert aufgebaut ist, liefert Steuerungsdaten.
Warum Excel und manuelle Prozesse das Problem nicht lösen
In vielen Projektdienstleistern läuft Zeiterfassung über Excel-Sheets, papierbasierte Stundenzettel oder eine Kombination aus beidem. Das reicht nicht.
- Manipulationsanfälligkeit: Im Streitfall oder bei einer Betriebsprüfung gelten handgetippte Listen als nicht hinreichend revisionssicher. Wer keine unveränderlichen, zeitgestempelten Aufzeichnungen vorlegen kann, trägt das Risiko.
- Fehlende Automatisierung: § 5 ArbZG verlangt die Überwachung von Ruhezeiten. Excel schickt keine Warnmeldung, wenn ein Berater um 23:00 Uhr sein Zeitblatt abschließt und um 7:00 Uhr der nächste Kundentermin eingetragen ist. Ein System muss das erkennen.
- Skalierbarkeit: Bei 50 Mitarbeitenden in parallelen Projekten, mit variablen Stundensätzen, Reisekostenkomponenten und Überstundenmodellen ist manuelle Verwaltung schlicht nicht mehr belastbar. Der Aufwand vor jedem Payroll-Zyklus, jeder Betriebsprüfung und jeder Projektabrechnung zeigt das deutlich.
- Projektbasierte Auswertung: Wer auswerten will, wie viel Zeit tatsächlich in welchem Projekt gebunden war, wer Ressourcen plant und wer Margen überprüft, braucht Zeitdaten in einer Projektstruktur. Excel-Sheets mit Monatssummen sind dafür keine taugliche Grundlage.
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ArbZG-konformes Zeiterfassungssystem: Was es können muss
Ein System, das die Anforderungen des ArbZG technisch abbildet, braucht konkrete Funktionen:
Minutengenaue Erfassung mit Revisionssicherheit
Beginn, Ende, Pausen und Überstunden müssen unveränderlich gespeichert werden. Rückwirkende Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Daten aus 2 Jahren müssen jederzeit abrufbar sein (§ 16 ArbZG).
Automatische Ruhezeit-Warnung
Wenn ein Mitarbeitender Arbeitszeiten erfasst, die die 11-Stunden-Mindestruhezeit unterschreiten, muss das System eine Warnung ausgeben. Das ist kein Komfortfeature, sondern Voraussetzung für operative Compliance.
Projektzuordnung als Grundstruktur
Zeiterfassung ohne Projektzuordnung liefert Compliance-Daten, aber keine Steuerungsdaten. Für Projektdienstleister ist die Verknüpfung von Arbeitszeit, Projekt, Aufgabe und Stundensatz die Grundlage für Abrechnung und Controlling.
Reisekostenerfassung integriert
Dienstreisen, Reisekosten und Reisezeiten müssen in derselben Logik erfasst werden wie Projektarbeitszeiten. Getrennte Systeme erzeugen Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen.
Mobile Erfassung und Offline-Fähigkeit
Berater und Ingenieure erfassen Zeiten selten am Schreibtisch. Mobile Apps mit Offline-Fähigkeit sind für Akzeptanz und Vollständigkeit entscheidend.
ZEP bündelt diese Anforderungen in einer Plattform: Projektzeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Reisekosten, Ruhezeit-Monitoring und DATEV-Schnittstelle. DACH-compliant, ohne separaten Implementierungsaufwand für Compliance-Anforderungen.
Was Sie jetzt tun sollten
Die Rechtslage ist seit September 2022 eindeutig. Das BAG hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung festgestellt, bevor der Gesetzgeber gehandelt hat. Warten auf den finalen Gesetzestext ist kein belastbares Risikomanagement.
Mit der ArbZG-Reform im Juni/Juli 2026 kommen neue Anforderungen: wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, geplante Pflicht zur elektronischen Erfassung. Systeme, die heute nur auf tägliche Grenzen ausgerichtet sind, werden die Wochenperspektive abbilden müssen.
Konkrete Schritte:
- Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Erfassungssystem revisionssichere, projektbezogene Zeitdaten liefert.
- Vergewissern Sie sich, dass Ruhezeit-Konflikte automatisch erkannt werden.
- Klären Sie, ob Ihre Aufzeichnungen 2 Jahre rückwirkend abrufbar sind (§ 16 ArbZG).
- Bewerten Sie, ob Ihr System die Wochenperspektive abbilden kann, die die Reform erfordert.
- Starten Sie die Umstellung jetzt. Eine 14-tägige Testversion von ZEP zeigt in der Praxis, was möglich ist.
FAQ
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits gesetzliche Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung als geltendes Recht. Die Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Ein explizites Gesetz im Arbeitszeitgesetz fehlt noch, wird aber mit dem geplanten Gesetzentwurf im Juni 2026 erwartet.
Was droht bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?
Verstöße gegen die Höchstarbeitszeiten nach § 3 ArbZG, die Ruhezeiten nach § 5 ArbZG oder die Dokumentationspflichten nach § 16 ArbZG können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro pro Verstoß geahndet werden (§ 22 ArbZG). Bei vorsätzlichen Verstößen sind auch strafrechtliche Konsequenzen möglich. Hinzu kommen Haftungsrisiken bei Überstundenstreitigkeiten, wenn keine belastbaren Aufzeichnungen vorliegen.
Was ändert sich mit der geplanten ArbZG-Reform 2026?
Nach aktuellem Stand soll Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas im Juni 2026 einen Gesetzentwurf vorlegen, der die tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden durch eine wöchentliche Obergrenze von 48 Stunden ersetzt. Das entspricht den Vorgaben der europäischen Arbeitszeitrichtlinie. Einzelne Arbeitstage von bis zu 13 Stunden würden möglich, sofern die Wochengrenze und die 11-stündige Mindestruhezeit eingehalten werden. Ein Inkrafttreten wird für 2027 erwartet.
Müssen Projektleiter und leitende Angestellte auch Zeiten erfassen?
Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG mit eigenständiger Einstellungs- oder Entlassungsbefugnis sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Alle anderen Mitarbeitenden, einschließlich Projektleiter ohne entsprechende Leitungsfunktion, unterliegen den ArbZG-Vorgaben vollständig. In der Praxis betrifft das die Mehrheit der Berater, Ingenieure und Fachkräfte in Projektdienstleistern.
Reicht Excel zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung?
Aktuell ist die elektronische Zeiterfassung noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Manuelle Aufzeichnungen sind formell zulässig. Im Streitfall gelten handgetippte Listen jedoch als manipulationsanfällig und bieten keinen belastbaren Nachweis. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Pflicht zur elektronischen Erfassung vor. Für Projektdienstleister kommt hinzu, dass Excel keine automatische Ruhezeit-Überwachung bietet und keine projektbezogene Steuerungslogik abbildet.
Wie hängen Arbeitszeitgesetz und Projektcontrolling zusammen?
Das ArbZG schreibt vor, dass Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Wer diese Aufzeichnung in einer Projektstruktur anlegt, gewinnt gleichzeitig die Datenbasis für Projektcontrolling, Abrechnung und Ressourcenplanung. Zeitdaten, die nur compliance-getrieben erfasst werden, liefern Nachweise. Zeitdaten, die projektzentriert erfasst werden, liefern Steuerungsinformationen für Marge, Auslastung und Forecast.
