Viele Projektteams verlassen sich auf ihr Gefühl: „Der Aufwand war hoch, aber wir sind gut vorangekommen.“ Gleichzeitig nähern sich Budgets dem Limit, Deadlines geraten unter Druck und Stakeholder stellen kritische Fragen. Spätestens dann zeigt sich: Subjektive Einschätzungen reichen nicht. Was es braucht, ist eine Methode, die Fortschritte objektiv messbar macht.
Hier kommt das Earned Value Management ins Spiel, ein bewährter Ansatz, der Zeit, Kosten und Leistung in Beziehung setzt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie EVM funktioniert, wie Sie zentrale Kennzahlen berechnen, wie sich die Methode auch in agilen Projekten einsetzen lässt und warum gerade kleine und mittlere Unternehmen von einem Tool profitieren, das EVM mit wenigen Klicks verfügbar macht.
Was ist Earned Value Management?
Earned Value Management (EVM) ist eine Methode des Projektcontrollings, mit der sich der Projektfortschritt quantitativ bewerten lässt. Der Clou: EVM verknüpft drei Dimensionen miteinander: den geplanten Aufwand, den tatsächlichen Aufwand und die tatsächlich erbrachte Leistung.
Die zentrale Idee: Es reicht nicht, nur auf das ausgegebene Budget oder die verstrichene Zeit zu schauen. Entscheidend ist, wie viel Wert (Earned Value) ein Projekt zum aktuellen Zeitpunkt tatsächlich erzeugt hat.
Im Kern basiert EVM auf drei Werten:
- Planned Value (PV): Was sollte laut Plan bis heute erledigt sein? In Euro oder Stunden.
- Earned Value (EV): Was wurde tatsächlich geleistet? Bewertet mit dem geplanten Aufwand.
- Actual Cost (AC): Welche Kosten sind bis heute tatsächlich angefallen?
Indem Sie diese drei Größen miteinander ins Verhältnis setzen, erhalten Sie aussagekräftige Kennzahlen, die zeigen, ob ein Projekt effizient läuft oder aus dem Ruder gerät.
EVM-Kennzahlen berechnen: Beispiel
Sobald Sie PV, EV und AC kennen, lassen sich vier zentrale Kennzahlen berechnen. Diese geben Aufschluss über Zeit- und Budgeteffizienz sowie darüber, wie sich ein Projekt voraussichtlich entwickeln wird.
Relevante Kennzahlen im Überblick
Beispiel:
Ein Projekt hat laut Plan (PV) 40.000 € leisten sollen. Tatsächlich wurden Leistungen im Wert von 35.000 € erbracht (EV), bei tatsächlichen Kosten von 42.000 € (AC).
→ CPI = 35.000 / 42.000 ≈ 0,83 → Sie arbeiten kostenineffizient.
→ SPI = 35.000 / 40.000 = 0,875 → Sie sind im Zeitverzug.
Mit diesen Zahlen lässt sich gezielt steuern: Muss das Projekt beschleunigt werden? Müssen Budgets angepasst werden? Oder kann man mit optimierten Ressourcen weiterarbeiten?
Earned Value Management in agilen Projekten
Auf den ersten Blick scheint EVM eine klassische Methode zu sein, ideal für Wasserfallprojekte mit festen Meilensteinen. Doch auch agile Teams profitieren von EVM, wenn die Methode angepasst wird.
In agilen Kontexten wie Scrum oder Kanban lassen sich Story Points, Velocity und Aufwandsschätzungen als Grundlage für die Berechnung des Earned Value nutzen. Ein Sprint-Backlog kann dabei als Projektumfang dienen, während abgeschlossene User Stories als „geleistete Arbeit“ zählen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Team plant für den Sprint einen Aufwand von 80 Stunden (PV). Nach dem Sprint wurden Aufgaben im Umfang von 60 Stunden abgeschlossen (EV), bei einem tatsächlichen Aufwand von 75 Stunden (AC).
- CPI = 60 / 75 = 0,8 → wirtschaftlich ineffizient
- SPI = 60 / 80 = 0,75 → Sprint-Ziel nicht erreicht
Auch wenn agile Projekte flexibler verlaufen, liefert EVM hier wertvolle Frühindikatoren, ob der Fortschritt zu Aufwand und Planung passt. Wichtig ist, die Kennzahlen als Trend-Werkzeuge zu verstehen, nicht als starre Kontrolle.
{{blog-cta}}
EVM-Software für kleine und mittlere Unternehmen
Großunternehmen verfügen oft über eigene PMO-Strukturen und spezialisierte Tools. KMUs hingegen brauchen lösungsorientierte Werkzeuge, die einfach, schnell und verständlich sind, gerade wenn Projektcontrolling nicht Bestandteil der täglichen Arbeit ist.
Typische Anforderungen an EVM-Software in KMUs:
- Einfache Bedienung: Keine komplexen Konfigurationen oder Schulungen nötig
- Direkte Integration: Anbindung an Zeiterfassung und Projektstruktur
- Klar verständliche Kennzahlen: CPI, SPI und Co. auf Knopfdruck berechnen
- Transparente Reports: Visualisierungen für Team und Stakeholder
- Schneller ROI: Spart Zeit in der Analyse und verhindert Budgetüberschreitungen
Warum ZEP die ideale Lösung für Earned Value Management in KMU ist
Viele Projektverantwortliche kennen das Dilemma: klassische EVM-Methoden sind theoretisch überzeugend, aber in der Praxis oft zu komplex, zu aufwändig oder schlicht nicht auf kleine, agile Teams zugeschnitten. Genau hier setzt ZEP an: ein Tool, das Controlling-Standards wie Earned Value Management zugänglich, effizient und anwendungsnah macht:
- Einfache Integration statt Systembruch
ZEP vereint Zeiterfassung, Projektplanung und Budgetkalkulation in einem System. Das bedeutet: Sie müssen keine isolierten Tabellen pflegen oder manuell Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen. Alle relevanten Ist- und Planwerte für EVM sind bereits im Tool vorhanden, tagesaktuell & automatisch.
- EVM-Kennzahlen auf Knopfdruck verfügbar
Ob CPI, SPI oder Earned Value, ZEP berechnet die Kennzahlen automatisch auf Basis Ihrer Projektzeiterfassungsdaten. Sie erhalten sofort Einsicht in Budget- und Zeitabweichungen, ohne Formeln oder komplexe Konfigurationen.
- Intuitive Visualisierung für klare Entscheidungen
ZEP bietet Dashboards und Reportings, die auch ohne Controlling-Vorkenntnisse verständlich sind. Ob Ampel-Logik, Diagramme oder Tabellen: Sie sehen auf einen Blick, wie effizient ein Projekt verläuft und können bei Abweichungen direkt handeln.
- Perfekt für agile und hybride Projekte
Viele Kunden nutzen ZEP in agilen oder hybriden Projektsettings. Dank flexibler Zeitbuchung, Aufgabenstrukturen und projektübergreifender Sicht auf Aufwand und Fortschritt ist die Software auch in Sprints oder iterativen Prozessen ideal.
- Entlastung für Projektverantwortliche
Projektleiter:innen oder Geschäftsführer:innen kleiner Unternehmen brauchen Lösungen, die Zeit sparen und keine zusätzlichen Aufgaben schaffen. Mit ZEP entfällt der Aufwand für manuelle Reportings, unklare Statusbesprechungen oder mühsame Budgetkontrollen.
- Kostentransparenz ohne Controlling-Abteilung
Auch ohne eigenes PMO erhalten Sie mit ZEP echte Projekttransparenz: Aufwände pro Kunde, Projekt oder Teammitglied, Forecasts basierend auf Ist-Werten und die Möglichkeit, Stakeholder mit fundierten Daten zu überzeugen.
ZEP macht Earned Value Management einfach und zugänglich, sodass es auch für kleinere Teams im Alltag funktioniert, ganz ohne Controller oder Excel-Akrobatik.
Fazit: Bauchgefühl ersetzt kein Controlling
Earned Value Management ist keine komplizierte Theorie, sondern ein praxisnahes Werkzeug, um Projekte fundiert zu steuern. Wer EVM nutzt, erkennt frühzeitig Abweichungen, kommuniziert sicherer und handelt datenbasiert statt gefühlsgeleitet.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist EVM ein echter Hebel: Es schützt vor Budgetüberschreitungen, verbessert die Planbarkeit und stärkt das Vertrauen aller Beteiligten.
FAQ
Was versteht man unter Earned Value Management?
Earned Value Management (EVM) ist eine Methode im Projektcontrolling, bei der der Projektfortschritt durch den Vergleich von geplantem Wert, erbrachter Leistung und tatsächlichen Kosten bewertet wird. Sie erhalten damit eine objektive Einschätzung, ob Sie im Zeit- und Budgetplan liegen.
Wie berechnet man CPI und SPI im Projektmanagement?
Der Cost Performance Index (CPI) wird berechnet als: Earned Value geteilt durch Actual Cost (EV / AC). Der Schedule Performance Index (SPI) ergibt sich aus: Earned Value geteilt durch Planned Value (EV / PV). Beide Werte zeigen, wie effizient ein Projekt hinsichtlich Budget und Zeit läuft.
Kann man Earned Value Management auch in agilen Projekten anwenden?
Ja, EVM lässt sich auch in agilen Projekten einsetzen. Dabei dienen Story Points oder Aufwandsschätzungen als Grundlage für den Earned Value. So lassen sich auch in Scrum oder Kanban Aussagen über Budget- und Zeitabweichungen treffen.
Welche Tools eignen sich für Earned Value Management in KMUs?
Für kleine und mittlere Unternehmen eignet sich eine integrierte Lösung wie ZEP. Sie kombiniert Zeiterfassung, Projektstruktur und automatische EVM-Auswertungen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche, ohne komplexe Konfiguration oder externe Tools.
