Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick über steuerfreie Arbeitgeberleistungen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Bei komplexen Sachverhalten oder unternehmensspezifischen Fragen sollten Sie Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro konsultieren.
Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte zwingt Unternehmen zu kreativen Lösungen. Gehaltserhöhungen versprechen viel, liefern aber nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben oft wenig. Von 100 Euro brutto mehr bleiben im Durchschnitt nur 50 Euro netto beim Mitarbeitenden. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bieten einen effizienteren Weg: Sie erhöhen das verfügbare Einkommen, ohne die üblichen Abzüge auszulösen.
Die Praxis zeigt jedoch: Viele Unternehmen scheitern an den Details. Die Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn wird missachtet, Freigrenzen werden überschritten, oder die Dokumentation fehlt. Die Folge sind Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen samt Zinsen. Dieser Artikel zeigt, welche steuerfreien Benefits 2026 tatsächlich funktionieren und wie HR und Payroll sie rechtssicher umsetzen.
Was sind steuerfreie Arbeitgeberleistungen und wie unterscheiden sie sich von steuerbegünstigten Leistungen?
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind Zuwendungen des Arbeitgebers an Mitarbeitende, die weder der Lohnsteuer noch in den meisten Fällen der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Sie erhöhen das Nettoeinkommen, ohne dass Abzüge anfallen.
Drei Kategorien der Besteuerung
Die steuerliche Behandlung von Arbeitgeberleistungen gliedert sich in drei Kategorien:
- Steuerfrei: Keine Lohnsteuer, meist keine Sozialversicherungsbeiträge. Beispiele sind Sachbezüge bis 50 Euro monatlich oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung.
- Pauschal versteuert: Der Arbeitgeber übernimmt eine pauschale Steuer, die Leistung bleibt für Mitarbeitende sozialversicherungsfrei. Typisches Beispiel sind Erholungsbeihilfen mit 25 Prozent Pauschalsteuer.
- Steuerpflichtig: Vollständige Versteuerung als Arbeitslohn mit Sozialversicherungspflicht. Hierzu zählen alle Leistungen ohne gesetzliche Steuerbefreiung.
Lohnsteuer versus Sozialversicherung
Ein verbreitetes Missverständnis: Steuerfreiheit bedeutet nicht automatisch Sozialversicherungsfreiheit. Beide Dimensionen müssen separat geprüft werden. Die meisten steuerfreien Arbeitgeberleistungen sind auch sozialversicherungsfrei, aber nicht alle.
Ein Beispiel: Betriebliche Gesundheitsförderung bis 600 Euro jährlich ist steuerfrei. Unter bestimmten Umständen kann sie jedoch sozialversicherungspflichtig sein. Die Lohnbuchhaltung muss beide Aspekte bei jeder Leistung einzeln bewerten.
Warum die Unterscheidung für die Payroll relevant ist
In der Lohnabrechnung werden steuerfreie und pauschal versteuerte Leistungen mit unterschiedlichen Lohnarten erfasst. Steuerfreie Leistungen durchlaufen die Abrechnung ohne Belastung, während pauschal versteuerte Leistungen einen Arbeitgeberanteil auslösen. Die korrekte Zuordnung ist für die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger zwingend.
Die drei Grundregeln für rechtssichere steuerfreie Benefits
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen unterliegen klaren gesetzlichen Anforderungen. Drei Prinzipien entscheiden darüber, ob eine Leistung ihre Steuerfreiheit behält oder nachträglich als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wird.
Grundregel 1: Zusätzlichkeit zum geschuldeten Arbeitslohn
Die Zusätzlichkeitsvoraussetzung ist die zentrale Hürde bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen. Eine Leistung ist nur dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Was Zusätzlichkeit konkret bedeutet
Zusätzlichkeit liegt vor, wenn die Leistung on top zum vereinbarten Gehalt kommt. Keine Anrechnung auf bestehende Gehaltsansprüche, keine Kürzung variabler Vergütungsbestandteile, keine Gehaltsumwandlung.
Ein konkretes Negativbeispiel: Ein Mitarbeitender verdient 4.000 Euro brutto. Das Unternehmen bietet an, 50 Euro davon in einen steuerfreien Sachbezug umzuwandeln. Das neue Bruttogehalt beträgt 3.950 Euro plus 50 Euro Sachbezug. Diese Konstruktion erfüllt die Zusätzlichkeit nicht, da die 50 Euro ohnehin als Gehalt geschuldet waren.
Wie Zusätzlichkeit rechtssicher funktioniert
Rechtssicher ist dagegen: Das Unternehmen zahlt weiterhin 4.000 Euro brutto und gewährt zusätzlich einen Sachbezug von 50 Euro monatlich. Das Gesamtpaket beträgt nun 4.000 Euro Gehalt plus 50 Euro steuerfrei. Die 50 Euro sind eine echte Zusatzleistung.
Grundregel 2: Freigrenzen versus Freibeträge verstehen
Bei der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Der Unterschied hat erhebliche finanzielle Konsequenzen.
Freigrenze: Alles oder nichts
Eine Freigrenze funktioniert nach dem Prinzip: Bis zur Grenze ist alles frei, ein Cent darüber macht alles steuerpflichtig. Bei 50,01 Euro Sachbezug werden die kompletten 50,01 Euro als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.
Freibetrag: Nur Überschreitung steuerpflichtig
Ein Freibetrag würde bedeuten: Die ersten 50 Euro bleiben frei, nur der überschreitende Betrag ist steuerpflichtig. Diese Regelung gilt bei Sachbezügen jedoch nicht.
Praktische Konsequenzen für die Lohnabrechnung
Die Freigrenze erfordert präzise Kontrolle. Viele Unternehmen setzen Sachbezüge bewusst auf 49,90 Euro oder 49,99 Euro an, um Rundungsfehler in der Abrechnungssoftware zu vermeiden. Eine versehentliche Überschreitung um wenige Cent kostet die komplette Steuerfreiheit.
Grundregel 3: Nachweis und Dokumentation sicherstellen
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen erfordern vollständige Dokumentation. Das Finanzamt kann bei Lohnsteueraußenprüfungen folgende Unterlagen anfordern:
Welche Nachweise erforderlich sind
- Belege über die tatsächliche Gewährung der Leistung
- Nachweis der Zweckbindung bei Zuschüssen wie Jobtickets oder Kinderbetreuung
- Bestätigung der Zusätzlichkeit durch Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen
- Korrekte Erfassung in der Lohnabrechnung mit passenden Abrechnungscodes
Was bei fehlender Dokumentation passiert
Unvollständige oder fehlende Nachweise führen zur rückwirkenden Aberkennung der Steuerfreiheit. Die Nachzahlung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen samt Säumniszuschlägen liegt beim Arbeitgeber. Eine strukturierte Ablage ist daher unverzichtbar.
Sachbezüge steuerfrei: Die 50-Euro-Freigrenze in der Praxis
Der steuerfreie Sachbezug ist der häufigste Benefit in deutschen Unternehmen. Die monatliche Freigrenze von 50 Euro ermöglicht flexible Zuwendungen ohne steuerliche Belastung.
Was als Sachbezug gilt und was nicht
Ein Sachbezug liegt vor, wenn Mitarbeitende Waren oder Dienstleistungen statt Geld erhalten. Die Abgrenzung zu Geldleistungen ist in der Praxis entscheidend.
Typische Beispiele für steuerfreie Sachbezüge
- Gutscheinkarten für Supermärkte, Tankstellen oder Onlineshops
- Warengutscheine für bestimmte Produkte oder Produktkategorien
- Sachgeschenke wie Elektronik, Sportartikel oder Haushaltswaren
Was nicht als Sachbezug zählt
Bargeld oder bargeldäquivalente Leistungen sind kein Sachbezug. Reine Geldkarten, die wie Bargeld verwendet werden können, sind vollständig als Arbeitslohn zu versteuern. Die Rechtsprechung hat die Anforderungen an Sachbezüge in den letzten Jahren verschärft.
Die 50-Euro-Grenze ist nicht übertragbar
Die monatliche Freigrenze von 50 Euro gilt strikt pro Monat. Nicht genutzte Beträge können nicht in Folgemonate übertragen werden.
Warum Ansparen nicht funktioniert
Ein Mitarbeitender erhält im Januar keinen Sachbezug. Im Februar kann das Unternehmen nicht 100 Euro steuerfrei gewähren, indem es den Januar-Betrag nachholt. Jeder Monat steht für sich. Ein Sachbezug über 100 Euro im Februar führt dazu, dass die kompletten 100 Euro steuerpflichtig werden.
Wie regelmäßige Zuwendungen die Lösung sind
Unternehmen sollten Sachbezüge gleichmäßig über das Jahr verteilen. Monatliche Gutscheine über 49,90 Euro sind verlässlicher als sporadische höhere Beträge.
Der häufigste Fehler: Freigrenze überschritten
Die Überschreitung der Freigrenze ist der Klassiker unter den Fehlern bei Sachbezügen. Die Konsequenzen sind drastisch.
Was bei Überschreitung passiert
Ein Gutschein über 52 Euro führt dazu, dass die gesamten 52 Euro als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Die Steuerfreiheit entfällt komplett, nicht nur für die überschreitenden 2 Euro.
Wie Unternehmen sich absichern
Viele Payroll-Systeme arbeiten mit Sicherheitsabstand. Sachbezüge werden automatisch auf 49,90 Euro begrenzt. Diese Vorsichtsmaßnahme verhindert versehentliche Überschreitungen durch Rundungsfehler oder Systemupdates.
Mobilität: Jobticket und Deutschlandticket als steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
Die steuerliche Förderung nachhaltiger Mobilität macht öffentliche Verkehrsmittel für Arbeitgeber und Mitarbeitende attraktiv. Besonders das Deutschlandticket wird intensiv genutzt.
Steuerfreiheit von ÖPNV-Zuschüssen im Detail
Zuschüsse zum Jobticket sind steuerfrei, wenn sie für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr verwendet werden. Das umfasst Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr.
Deutschlandticket als Arbeitgeberleistung
Das Deutschlandticket ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt oder einen entsprechenden Zuschuss zahlt. Bei einem Ticketpreis von 49 Euro monatlich kann der Arbeitgeber maximal diesen Betrag steuerfrei zuschießen.
Zweckbindung als Voraussetzung
Die Steuerfreiheit ist an eine Zweckbindung gekoppelt. Der Zuschuss muss nachweislich für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel verwendet werden. Arbeitgeber sollten Kopien der Tickets oder Abbuchungsbelege archivieren.
Wie die Abrechnung bei Jobtickets funktioniert
Die Abrechnungslogik bei Jobtickets ist in der Payroll entscheidend. Fehler in der Erfassung kosten die Steuerfreiheit.
Direkte Übernahme versus Zuschuss
Arbeitgeber können Jobtickets entweder direkt bei Verkehrsbetrieben kaufen oder Mitarbeitenden einen Zuschuss zahlen. Bei direkter Übernahme ist die Zweckbindung automatisch erfüllt. Bei Zuschüssen muss die Verwendung nachgewiesen werden.
Gehaltsumwandlung beim Jobticket ist kritisch
Die Zusätzlichkeitsvoraussetzung gilt auch beim Jobticket. Wird das Jobticket durch Gehaltsumwandlung finanziert, entfällt die Steuerfreiheit. Die Leistung wird als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt. Rechtssicher ist nur die zusätzliche Gewährung ohne Gehaltskürzung.
Kinderbetreuung: Steuerfreie Zuschüsse mit präzisen Anforderungen
Zuschüsse zur Kinderbetreuung gehören zu den wertvollsten steuerfreien Arbeitgeberleistungen für Eltern. Die gesetzlichen Anforderungen sind jedoch strikt.
Welche Voraussetzungen gelten für Kinderbetreuungszuschüsse?
Zuschüsse zur Kinderbetreuung sind steuerfrei, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Altersgrenzen bei der Kinderbetreuung
Das Kind darf das Schulalter noch nicht erreicht haben. Sobald ein Kind eingeschult wird, entfällt die Steuerfreiheit für Betreuungszuschüsse. Auch Zuschüsse für Hort oder Nachmittagsbetreuung an Schulen sind nicht steuerfrei.
Anerkannte Betreuungseinrichtungen
Die Betreuung muss in einer Kindertagesstätte, bei einer Tagespflegeperson oder in einer vergleichbaren Einrichtung erfolgen. Private Babysitter ohne entsprechende Qualifikation werden nicht anerkannt.
Zweckbindung und Zusätzlichkeit
Der Zuschuss muss nachweislich für Betreuungskosten verwendet werden und zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
Die Entgeltumwandlungs-Falle bei Kita-Zuschüssen
Der häufigste Fehler bei Kinderbetreuungszuschüssen ist die Gehaltsumwandlung. Die Konsequenzen sind gravierend.
Wie die Falle in der Praxis aussieht
Ein Unternehmen bietet an, dass Mitarbeitende 200 Euro ihres Bruttogehalts in einen Kinderbetreuungszuschuss umwandeln können. Das Bruttogehalt sinkt von 4.000 auf 3.800 Euro, dafür gibt es 200 Euro Betreuungszuschuss. Diese Konstruktion erfüllt die Zusätzlichkeit nicht.
Warum das Finanzamt die Steuerfreiheit aberkennt
Die 200 Euro waren als Gehalt ohnehin geschuldet. Durch die Umwandlung wird lediglich die Bezeichnung geändert, nicht aber die wirtschaftliche Substanz. Das Finanzamt behandelt den gesamten Zuschuss als steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Was bei Nachzahlungen passiert
Bei Betriebsprüfungen werden solche Konstruktionen regelmäßig aufgedeckt. Die Nachzahlung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen samt Zinsen kann mehrere Jahre betreffen. Die finanzielle Belastung für das Unternehmen ist erheblich.
Welche Nachweise in der Praxis erforderlich sind
Arbeitgeber müssen die zweckgebundene Verwendung dokumentieren. Typische Nachweise sind:
- Kopie des Betreuungsvertrags mit der Einrichtung
- Regelmäßige Belege über gezahlte Betreuungskosten
- Bestätigung, dass das Kind noch nicht schulpflichtig ist
Die Dokumentation sollte jährlich aktualisiert werden, da sich Betreuungssituationen ändern.
Anlassbezogene Zuwendungen: Geschenke und Aufmerksamkeiten
Geschenke zu persönlichen Anlässen können unter bestimmten Bedingungen steuerfrei bleiben. Die Abgrenzung zwischen Aufmerksamkeit und steuerpflichtigem Arbeitslohn ist praxisrelevant.
Persönliche Anlässe und Wertgrenzen
Bei persönlichen Anlässen wie Geburtstagen oder Hochzeiten können Arbeitgeber Geschenke bis 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei gewähren.
Welche Anlässe anerkannt werden
Typische Anlässe sind:
- Geburtstage
- Hochzeiten
- Geburt eines Kindes
- Bestandene Prüfungen oder Abschlüsse
- Dienstjubiläen
Die 60-Euro-Grenze in der Praxis
Die 60-Euro-Grenze ist keine gesetzlich fixierte Freigrenze, sondern orientiert sich an Rechtsprechung und Verwaltungspraxis. Bei Überschreitung wird der Gesamtbetrag steuerpflichtig. Unternehmen sollten daher konservativ kalkulieren und eher 55 Euro ansetzen.
Aufmerksamkeit versus Sachbezug
Der Unterschied zwischen Aufmerksamkeit und Sachbezug liegt im Anlass. Aufmerksamkeiten sind anlassbezogen und persönlich, Sachbezüge werden regelmäßig ohne besonderen Anlass gewährt.
Beide Kategorien parallel nutzen
Ein Mitarbeitender kann monatlich einen 50-Euro-Sachbezug erhalten und zusätzlich zum Geburtstag eine Aufmerksamkeit im Wert von 60 Euro. Beide Leistungen sind unabhängig voneinander und kumulieren nicht.
Was seit 2025 nicht mehr steuerfrei funktioniert: Inflationsausgleichsprämie
Die Inflationsausgleichsprämie war eine zeitlich befristete Steuerbegünstigung. Seit 2025 ist diese Möglichkeit nicht mehr verfügbar.
Steuerfreiheit endete am 31. Dezember 2024
Die Steuerbefreiung für die Inflationsausgleichsprämie endete mit Ablauf des 31. Dezember 2024. Arbeitgeber konnten bis zu diesem Datum insgesamt 3.000 Euro steuerfrei auszahlen.
Welche Bedingungen galten
Die Prämie musste zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Eine Anrechnung auf Lohn- oder Gehaltsansprüche war nicht zulässig. Der Auszahlungszeitraum lief vom 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024.
Nachzahlung in 2025 ist nicht mehr begünstigt
Eine häufige Frage: Kann eine Inflationsausgleichsprämie rückwirkend in 2025 ausgezahlt werden? Die Antwort ist eindeutig: Nein.
Warum rückwirkende Zahlungen nicht funktionieren
Die Steuerbegünstigung war an den Auszahlungszeitraum gebunden. Zahlungen, die erst 2025 erfolgen, fallen nicht mehr unter die Steuerbefreiung, selbst wenn sie sich auf Zeiträume vor dem 31. Dezember 2024 beziehen. Sie sind als regulärer Arbeitslohn zu versteuern und sozialversicherungspflichtig.
Lohnerhöhung 2025 ist keine Inflationsausgleichsprämie
Unternehmen, die 2025 Gehälter erhöhen, können sich nicht auf die frühere Inflationsausgleichsprämie berufen. Eine Gehaltserhöhung ist regulärer Arbeitslohn, der vollständig der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt.
Kommunikation mit Mitarbeitenden
Die interne Kommunikation sollte klar trennen: Gehaltsanpassungen 2025 sind keine steuerfreien Prämien. Falsche Erwartungen führen zu Enttäuschung, wenn die volle steuerliche Belastung sichtbar wird.
Best Practices: Benefit-Setups für HR und Payroll
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen entfalten ihren Wert nur bei sauberer administrativer Umsetzung. Ein strategischer Benefit-Mix berücksichtigt Zielgruppen und Prozesse.
Pendler und Außendienstmitarbeitende
Jobticket oder Deutschlandticket als monatlicher Zuschuss sind ideal. Kombination mit Sachbezügen für flexible Nutzung maximiert den Nettovorteil.
Eltern mit betreuungspflichtigen Kindern
Kinderbetreuungszuschüsse bieten den höchsten Nettovorteil, da sie nicht gedeckelt sind. Zusätzlich Sachbezüge für Alltagsausgaben.
Remote-Mitarbeitende
Sachbezüge als flexibler Benefit funktionieren ortsunabhängig. Digitale Gutscheine für Onlineshops oder Streaming-Dienste sind praxistauglich.
Auszubildende und Berufseinsteiger
Der 50-Euro-Sachbezug wirkt bei niedrigeren Gehältern prozentual stärker. Kombination mit anlassbezogenen Geschenken schafft Wertschätzung.
Standardprozesse in der Lohnabrechnung
Erfolgreiche Benefit-Programme benötigen klare Prozesse:
Antragstellung strukturieren
Mitarbeitende beantragen Benefits schriftlich, idealerweise digital über HR-Software. Formulare sollten alle erforderlichen Nachweise abfragen.
Nachweis zentral sammeln
Belege werden systematisch in der Personalakte hinterlegt. Digitale Dokumentenmanagementsysteme erleichtern den Zugriff bei Prüfungen.
Payroll-Codes korrekt hinterlegen
Jede steuerfreie Leistung erhält einen eigenen Abrechnungscode in der Lohnsoftware. Die Zuordnung muss mit den gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen.
Monatliche Kontrollen durchführen
Die Einhaltung von Freigrenzen wird bei jedem Lohnlauf überprüft. Automatische Warnmeldungen verhindern versehentliche Überschreitungen.
Jahresabschluss vorbereiten
Dokumentation für potenzielle Betriebsprüfungen wird zusammengestellt. Alle Nachweise sollten vollständig und lückenlos verfügbar sein.
Zehn-Punkte-Checkliste für steuerfreie Benefits
Zusätzlichkeit ist immer zwingend
Bei allen Benefits gilt: Die Leistung muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Keine Anrechnung auf Gehaltsansprüche.
Freigrenzen präzise einhalten
Bei Sachbezügen und Geschenken darf die Grenze nicht überschritten werden. Ein Cent zu viel kostet die komplette Steuerfreiheit.
Zweckbindung nachweisen
Jobticket und Kinderbetreuung erfordern Belege für die zweckgebundene Verwendung. Ohne Nachweis entfällt die Steuerfreiheit.
Dokumentation vollständig führen
Alle Belege, Verträge und Nachweise müssen vollständig archiviert werden. Lückenhafte Unterlagen führen zu Nachzahlungen.
Payroll-Codes korrekt nutzen
Jede Leistung muss mit dem passenden Abrechnungscode erfasst werden. Falsche Codes führen zu Fehlern in der Steuermeldung.
Schulpflicht jährlich prüfen
Bei Kinderbetreuungszuschüssen muss jährlich geprüft werden, ob Kinder noch nicht schulpflichtig sind. Mit Einschulung endet die Steuerfreiheit.
Anlass klar zuordnen
Geschenke müssen einem konkreten persönlichen Anlass zugeordnet sein. Ohne Anlass ist die Leistung ein steuerpflichtiger Sachbezug.
Bargeld ist ausgeschlossen
Steuerfreie Sachbezüge dürfen nicht als Bargeld oder bargeldäquivalente Leistungen gewährt werden.
Übertragbarkeit beachten
Sachbezüge können nicht über Monate angespart werden. Jeder Monat steht für sich.
Betriebsprüfung vorbereiten
Vollständige Unterlagen sollten jederzeit für Finanzamtsprüfungen verfügbar sein. Strukturierte Ablage spart Zeit und Nerven.
Fazit: Steuerfreie Arbeitgeberleistungen als strategischer Nettohebel
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind ein wirksames Instrument im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. Sie erhöhen das verfügbare Einkommen von Mitarbeitenden, ohne die Lohnnebenkosten des Unternehmens überproportional zu steigern.
Der Erfolg hängt von drei Faktoren ab: Strikte Einhaltung der Zusätzlichkeitsvoraussetzung, präzise Beachtung von Freigrenzen und lückenlose Dokumentation. Unternehmen, die diese Grundregeln befolgen, nutzen steuerfreie Benefits als effektiven Hebel für Mitarbeiterbindung und Employer Branding.
Für HR und Payroll bedeutet das: Benefit-Programme müssen von Anfang an rechtssicher aufgesetzt werden. Nachträgliche Korrekturen sind aufwändig und können zu erheblichen Nachzahlungen führen. Die Investition in klare Prozesse und regelmäßige Kontrollen zahlt sich aus, sowohl für zufriedenere Mitarbeitende als auch für eine prüfungssichere Lohnabrechnung.
FAQ
Was bedeutet "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen?
Zusätzlichkeit bedeutet, dass die Leistung on top zum vereinbarten Gehalt gewährt wird. Das Bruttogehalt darf nicht gekürzt werden und die Leistung darf nicht auf bestehende Gehaltsansprüche angerechnet werden. Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender verdient 4.000 Euro brutto und erhält zusätzlich 50 Euro Sachbezug. Das Gesamtpaket beträgt dann 4.000 Euro Gehalt plus 50 Euro steuerfrei. Wird dagegen das Gehalt auf 3.950 Euro reduziert und dafür ein 50-Euro-Sachbezug gewährt, liegt keine Zusätzlichkeit vor. Die Steuerfreiheit entfällt komplett.
50-Euro-Sachbezug: Freigrenze oder Freibetrag und was passiert bei Überschreitung?
Die 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag. Der Unterschied ist erheblich: Bei einer Freigrenze ist bis zur Grenze alles steuerfrei, ein Cent darüber macht den gesamten Betrag steuerpflichtig. Ein Sachbezug von 50,01 Euro führt dazu, dass die kompletten 50,01 Euro als Arbeitslohn versteuert werden müssen. Bei einem Freibetrag wären nur die überschreitenden Cent steuerpflichtig, diese Regelung gilt jedoch nicht. Unternehmen sollten Sachbezüge daher auf 49,90 Euro begrenzen, um Rundungsfehler zu vermeiden.
Ist das Deutschlandticket als Arbeitgeberleistung steuerfrei?
Ja, das Deutschlandticket ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt oder einen Zuschuss zahlt. Die Steuerfreiheit ist auf die tatsächlichen Aufwendungen begrenzt. Bei einem Ticketpreis von 49 Euro monatlich kann der Arbeitgeber maximal diesen Betrag steuerfrei zuschießen. Entscheidend ist die Zusätzlichkeit: Der Zuschuss muss zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Wird das Deutschlandticket durch Gehaltsumwandlung finanziert, entfällt die Steuerfreiheit komplett. Die Zweckbindung muss durch Ticketkopien oder Abbuchungsbelege nachgewiesen werden.
Ist ein Kita-Zuschuss bei Gehaltsumwandlung noch steuerfrei?
Nein, bei Gehaltsumwandlung entfällt die Steuerfreiheit vollständig. Wenn ein Mitarbeitender 200 Euro seines Bruttogehalts in einen Kinderbetreuungszuschuss umwandelt, erfüllt dies nicht die Zusätzlichkeitsvoraussetzung. Die 200 Euro waren als Gehalt ohnehin geschuldet. Das Finanzamt behandelt den gesamten Zuschuss als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei Betriebsprüfungen werden solche Konstruktionen regelmäßig aufgedeckt, mit Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen samt Zinsen. Rechtssicher ist nur die zusätzliche Gewährung ohne Gehaltskürzung.
Kann man die Inflationsausgleichsprämie noch steuerfrei auszahlen?
Nein, die Steuerbefreiung für die Inflationsausgleichsprämie endete mit Ablauf des 31. Dezember 2024. Zahlungen, die erst 2025 erfolgen, fallen nicht mehr unter die Steuerbefreiung, selbst wenn sie sich auf Zeiträume vor dem 31. Dezember 2024 beziehen. Sie sind als regulärer Arbeitslohn zu versteuern und sozialversicherungspflichtig. Die Steuerbegünstigung war strikt an den Auszahlungszeitraum zwischen 26. Oktober 2022 und 31. Dezember 2024 gebunden. Gehaltserhöhungen 2025 sind keine steuerfreien Prämien mehr.
Was lohnt sich mehr: 100 Euro brutto mehr Gehalt oder steuerfreie Benefits?
Steuerfreie Benefits bringen deutlich mehr beim Mitarbeitenden an. Von 100 Euro Bruttogehaltserhöhung bleiben nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialabgaben durchschnittlich nur 50 Euro netto übrig. Ein steuerfreier Sachbezug von 50 Euro kommt dagegen komplett beim Mitarbeitenden an, ohne Abzüge. Für Arbeitgeber sind die Lohnnebenkosten bei Benefits ebenfalls niedriger, da keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Ein Kinderbetreuungszuschuss von 200 Euro steuerfrei entspricht etwa einer Bruttogehaltserhöhung von 400 Euro. Die Voraussetzung: Zusätzlichkeit, korrekte Dokumentation und Einhaltung aller Freigrenzen.
