82 Milliarden Euro. So hoch beziffert das Institut der deutschen Wirtschaft die Gesamtkosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für deutsche Arbeitgeber im Jahr 2024. Und das ist nur die Seite, die sichtbar ist.

Was in vielen HR-Abteilungen und Payroll-Teams täglich passiert, ist eine andere Geschichte: Fristen werden falsch berechnet, Feiertage falsch bewertet, wiederholte Krankmeldungen inkonsistent behandelt. Das Ergebnis sind Nachforderungen, Korrekturbuchungen und im schlimmsten Fall Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat Anfang 2025 klargestellt: Einschränkungen bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sind nicht geplant. Arbeitgeber müssen das Thema also strukturiert angehen, anstatt auf politische Lösungen zu warten.

Drei typische Fehlerquellen beobachtet man in der Praxis immer wieder:

• Der Beginn der 6-Wochen-Frist wird falsch bestimmt, weil Ereignistag und Beginnfrist verwechselt werden.
• Wiederholte Krankmeldungen werden pauschal als neuer Anspruch gewertet, obwohl eine Anrechnung greifen würde.
• Feiertage innerhalb einer Krankheitsphase werden abrechnungstechnisch ignoriert oder falsch eingeordnet.

Was das konkret bedeutet: Ein IT-Dienstleister mit 120 Mitarbeitenden, der bei jedem Folge-AU-Fall manuell in Excel-Listen nachschlägt, riskiert systematische Falschabrechnungen. Eine Agentur mit 60 Personen und saisonalen Feiertags-Einsätzen verliert ohne klaren Prozess schnell den Überblick, welche Zuschläge in der Entgeltfortzahlung relevant sind.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Bei konkreten Einzelfällen empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder einem Steuerberater.

Lohnfortzahlung vs. Entgeltfortzahlung: Was bedeutet was?

Beide Begriffe bezeichnen dasselbe: Die Pflicht des Arbeitgebers, bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit das reguläre Gehalt weiterzuzahlen. Im allgemeinen Sprachgebrauch dominiert "Lohnfortzahlung", juristisch korrekt ist "Entgeltfortzahlung" nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Wer hat Anspruch?

Anspruch haben alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des EFZG, also auch Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte und Auszubildende. Ausgenommen sind Beamte und Soldaten, für die eigene Regelungen gelten.

Wichtig für die Praxis: Der Anspruch entsteht nicht ab dem ersten Arbeitstag. Es gilt eine Wartezeit von vier Wochen im Beschäftigungsverhältnis. Wer innerhalb der ersten vier Wochen krank wird, hat keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung vom Arbeitgeber, sondern erhält gegebenenfalls Krankengeld von der Krankenkasse.

Gesetzliche Grundlage und Anspruchsvoraussetzungen

Die Rechtsgrundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), insbesondere § 3 EFZG. Die Pflicht zur Fortzahlung setzt voraus:

• Die Arbeitsunfähigkeit muss ohne eigenes Verschulden eingetreten sein.
• Sie muss durch eine Krankheit verursacht sein.
• Das Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen bestehen.

Was gilt es in der Praxis zu beachten?

Arbeitgeber dürfen seit einem Kabinettsbeschluss aus dem Jahr 2025 eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Das ist keine Pflicht, aber eine Option, die viele Unternehmen nutzen, um Fehlzeiten besser zu dokumentieren und nachvollziehbar zu halten.

Typische Fehler bei den Voraussetzungen

Häufig wird die Wartezeit falsch interpretiert: Sie bezieht sich auf das Beschäftigungsverhältnis, nicht auf das Kalenderjahr oder die Dauer einer Betriebszugehörigkeit. Ein neu eingestellter Mitarbeitender, der in Woche drei krank wird, hat schlicht keinen Anspruch. Wer das in der Abrechnung nicht beachtet, zahlt zu viel.

Lohnfortzahlung bei Krankheit: Beginn und Ende der 6-Wochen-Frist

Die 6-Wochen-Frist ist das Herzstück der Lohnfortzahlung. Und genau hier entstehen die meisten Fehler.

Ereignistag oder Beginnfrist?

Laut AOK Arbeitgeberportal gibt es zwei Varianten, wie der Fristbeginn bestimmt wird:

Ereignistag: Hat der Mitarbeitende am ersten AU-Tag noch gearbeitet, beginnt die Frist erst am nächsten Tag. Hat er nicht gearbeitet (weil er direkt zum Arzt gegangen ist), zählt dieser Tag bereits als erster Tag der Frist.

Beginnfrist: Maßgeblich ist in jedem Fall der erste Tag, an dem die Person wegen der Krankheit nicht arbeitsfähig war.

Ein Beispiel: Jemand erkrankt am Montag, geht zum Arzt und arbeitet an diesem Tag nicht mehr. Die 6-Wochen-Frist beginnt am Montag selbst. 42 Kalendertage später endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung. Was danach kommt, ist Krankengeld.

In der Praxis entsteht der Fehler häufig so: Die Krankmeldung wird per E-Mail gemeldet, HR trägt das Datum in eine Excel-Liste ein, zählt sechs Wochen weiter, allerdings in Arbeitstagen statt Kalendertagen. Das Problem fällt oft erst auf, wenn die Krankenkasse rückwirkend korrigiert oder bei einer internen Prüfung Abweichungen auffallen.

Wann endet die Frist?

Die Frist berechnet sich in Kalendertagen, nicht in Arbeitstagen. 6 Wochen entsprechen 42 Kalendertagen. Wochenenden, Feiertage und arbeitsfreie Tage werden mitgezählt, nicht herausgerechnet.

Das ist ein häufiger Irrtum in der Praxis: Wer 42 Arbeitstage zählt, kommt auf fast drei Monate und zahlt deutlich zu lang. Das kostet Geld.

Was passiert nach 6 Wochen Krankheit?

Nach Ablauf der 42 Kalendertage geht die Zahlungspflicht auf die Krankenkasse über. Der Mitarbeitende erhält Krankengeld, das in der Regel 70 Prozent des Bruttolohns beträgt, maximal aber 90 Prozent des Nettolohns.

Was muss der Arbeitgeber tun?

Die Pflicht des Arbeitgebers endet mit dem letzten Tag der Entgeltfortzahlung. Allerdings: Die Dokumentation endet nicht. Für eine spätere Prüfung muss nachvollziehbar sein, ab wann die 6-Wochen-Frist lief und wann sie endete. Fehlt diese Dokumentation, kann das im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Rückforderungen führen.

Praktisch relevant: Viele Payroll-Teams informieren die Krankenkasse nicht proaktiv über den Übergang. Das ist rechtlich nicht zwingend, vermeidet aber Unklarheiten und Rückfragen.

Wiederholte Arbeitsunfähigkeit: neuer Anspruch oder Anrechnung?

Das ist die komplexeste Frage in der täglichen Abrechnung. Die Antwort hängt von zwei Faktoren ab: der Diagnose und dem zeitlichen Abstand zur vorigen AU. Im Unternehmensalltag wird genau diese Prüfung häufig nicht strukturiert durchgeführt. Stattdessen verlässt man sich auf Erinnerungen oder verstreute Dokumentation. Gerade bei mehreren Kurz-AUs im Jahr verliert HR schnell den Überblick, ob eine Anrechnung greifen müsste. Hier entstehen systematische Überzahlungen. Nicht aus Unwissenheit, sondern aus fehlender Prozessunterstützung.

Gleiche Diagnose

Meldet sich eine Person erneut mit derselben Diagnose krank, greift nach Angaben der Techniker Krankenkasse folgende Logik:

Ein neuer Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung entsteht nur dann, wenn zwischen den beiden Krankheitsphasen mindestens sechs Monate ohne AU wegen derselben Krankheit liegen, oder wenn seit dem Beginn der ersten AU mindestens 12 Monate vergangen sind.

Andere Diagnose

Bei einer anderen Grunderkrankung beginnt die Frist von vorne, unabhängig davon, wie kurz die Unterbrechung war. Der neue Anspruch gilt vollständig.

Der Entscheidungsbaum für die Praxis

Ein einfacher Entscheidungspfad, den Payroll-Teams im Alltag nutzen können:

Schritt 1: Liegt dieselbe Diagnose vor wie bei der vorigen AU?

Schritt 2 (Ja): Waren seit der letzten AU mehr als 6 Monate vergangen? Nein: Liegt die Ersterkrankung mehr als 12 Monate zurück? Wenn ja: neuer Anspruch. Wenn nein: Anrechnung der bisherigen Tage.

Schritt 2 (Nein): Neue Diagnose, neuer voller Anspruch.

Wer diesen Pfad nicht systematisch abarbeitet, produziert Fehler. In einem IT-Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden und häufigen Kurz-AUs summieren sich diese Fehler schnell.

Lohnfortzahlung am Feiertag: Was gilt in der Praxis?

Laut Arbeitskammer des Saarlandes besteht auch an gesetzlichen Feiertagen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn der Mitarbeitende an diesem Tag gearbeitet hätte. Das gilt unabhängig davon, ob bereits eine Krankheit vorliegt oder nicht.

Drei Konstellationen, die in der Praxis auftreten

Feiertag zu Beginn der Krankheit: Wird jemand an einem Feiertag krank, zählt dieser Tag als erster AU-Tag, wenn an diesem Tag reguläre Arbeitspflicht bestanden hätte.

Feiertag während der Krankenphase: Der Feiertag unterbricht die AU nicht und verlängert die 6-Wochen-Frist nicht. Die Kalendertage laufen weiter.

Zuschläge an Feiertagen: Zuschläge für Feiertagsarbeit gehören nicht automatisch zur Berechnungsgrundlage der Lohnfortzahlung. Maßgeblich ist das "regelmäßige Arbeitsentgelt" nach § 4 EFZG. Ob und welche Zuschläge einzubeziehen sind, hängt davon ab, ob diese regelmäßig anfallen.

Das ist genau der Punkt, an dem Agenturen mit Feiertagseinsätzen und variablen Zuschlägen ins Stolpern geraten. Wer hier keine klare Berechnungslogik hat, riskiert entweder Unterzahlungen oder Überzahlungen.

Lohnfortzahlung berechnen: 3 typische Abrechnungsmodelle und Fehlerquellen

Modell 1: Monatslohn

Bei einem festen Bruttogehalt ist die Berechnung einfach: Das Gehalt wird weiterhin in voller Höhe gezahlt. Schwierig wird es bei variablen Bestandteilen, Provisionen oder unregelmäßigen Zuschlägen.

Fehlerquelle: Provisionen werden pauschal aus der Berechnung ausgeschlossen, obwohl sie regelmäßig anfallen und damit einzubeziehen wären.

Modell 2: Stundenlohn / Teilzeit

Hier gilt das sogenannte Lohnausfallprinzip: Es wird gezahlt, was der Mitarbeitende verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte. Relevant ist der Schichtplan bzw. der vereinbarte Arbeitsplan.

Fehlerquelle: Bei Teilzeitkräften mit wechselnden Arbeitstagen wird pauschal ein Tagessatz aus dem Monatslohn errechnet, anstatt die tatsächlich ausgefallenen Stunden zugrunde zu legen.

Besonders problematisch wird es bei wechselnden Teilzeitmodellen oder hybriden Arbeitsplänen. Wenn der tatsächliche Einsatzplan nicht sauber dokumentiert ist, wird oft pauschal gerechnet. Das wirkt im Einzelfall unkritisch, summiert sich aber über das Jahr zu relevanten Abweichungen.

Modell 3: Schichtarbeit / unregelmäßige Dienste

Das ist der komplexeste Fall. Laut pronova BKK ist bei unregelmäßigen Schichten ein Referenzzeitraum zu bilden, der das durchschnittliche Entgelt abbildet.

Fehlerquelle: Der Referenzzeitraum wird willkürlich gewählt oder die Berechnung erfolgt rein kalendarisch, ohne Schichtbezug.

Praxisbeispiel: In einem Produktionsbetrieb mit 200 Mitarbeitenden und 3-Schicht-System erkrankt eine Mitarbeiterin an einem Mittwoch, an dem sie Nachtschicht gehabt hätte. Der korrekte Tagessatz ergibt sich aus dem Durchschnitt der letzten drei Monate inklusive Nacht- und Schichtzulagen, sofern diese regelmäßig anfallen. Wer hier nur den Grundlohn nimmt, zahlt zu wenig.

Checkliste für Arbeitgeber: Prozess, Dokumentation und typische Rückfragen

Eine saubere Lohnfortzahlungs-Verwaltung funktioniert nur, wenn der Prozess klar ist, bevor der erste Krankheitsfall eintritt.

Basis-Anforderungen (Muss):

• Krankmeldungen werden zentral erfasst und mit Eingangsdatum dokumentiert.
• AU-Bescheinigungen werden aufbewahrt (digital oder physisch, mindestens 4 Jahre).
• Beginn und Ende der 6-Wochen-Frist werden je Fall schriftlich festgehalten.
• Bei Wiederholungs-AUs wird die Diagnose-Logik (gleich/andere Erkrankung) dokumentiert.

Erweiterte Anforderungen (Sollte):

• Fristenlogik (6 Monate, 12 Monate) ist im HR-System oder in einer Prozess-Vorlage hinterlegt.
• Berechnungsgrundlage (welche Entgeltbestandteile fließen ein) ist schriftlich definiert.
• Zuständigkeiten zwischen HR und Payroll sind klar geregelt.

Optimale Anforderungen (Kann):

• Auswertungen zu wiederkehrenden Abwesenheitsmustern stehen zur Verfügung.
• Übergabe an nachgelagerte Prozesse (Payroll, Controlling) erfolgt ohne Medienbruch.
• AU-Verläufe sind für Prüfungen auf Knopfdruck abrufbar.
• Automatische Erinnerungen bei Fristablauf oder Anrechnungsprüfung
• Transparente Auswertung, wie viele Entgeltfortzahlungsfälle pro Jahr anfallen und welche Kosten entstehen

Zur Frage, ob Arbeitgeber AU ab Tag 1 verlangen dürfen: Ja, das ist seit 2025 ausdrücklich möglich. Eine interne Policy, die das einheitlich regelt, verhindert Ungleichbehandlung und schützt beide Seiten.

So sieht ein sauberer Lohnfortzahlungs-Prozess im Unternehmensalltag aus

Die meisten Fehler entstehen im Tagesgeschäft zwischen Krankmeldung per E-Mail, unübersichtlichen oder veralteten Excel-Listen, Rückfragen der Payroll und fehlender Fristübersicht.

Ein strukturierter Prozess verhindert genau das.

1. Krankmeldung wird zentral erfasst, nicht per Zuruf

Die AU wird digital dokumentiert. Erfasst werden:

• Datum des Eingangs
• erster AU-Tag
• geplantes Ende
• Diagnose-Hinweis (relevant für Wiederholungsprüfung)

So ist von Beginn an klar, wann die 6-Wochen-Frist startet.

2. Fristbeginn wird systematisch bestimmt

Das System unterscheidet automatisch:

• Hat die Person am ersten AU-Tag gearbeitet?
• Oder war dieser Tag bereits ein vollständiger Ausfall?

Damit entfällt das manuelle Nachrechnen in Kalendertagen oder Excel-Formeln.

3. Wiederholungslogik läuft regelbasiert

Bei jeder neuen AU wird geprüft:

• Gleiche Diagnose?
• Liegen 6 Monate ohne AU dazwischen?
• Liegt der ursprüngliche Beginn 12 Monate zurück?

HR muss nicht jedes Mal juristisch nachdenken. Die Logik ist hinterlegt.

4. Feiertage und Zuschläge werden korrekt berücksichtigt

Das System prüft:

• Hätte an diesem Tag Arbeitspflicht bestanden?
• Welche regelmäßigen Zuschläge sind Bestandteil des Entgelts?

So werden Über- oder Unterzahlungen vermieden, gerade bei Schichtmodellen oder Agenturen mit Feiertagseinsätzen.

5. Übergabe an Payroll erfolgt ohne Medienbruch

• Alle relevanten Daten sind dokumentiert
• Beginn und Ende der Frist sind klar markiert
• Der Übergang ins Krankengeld ist nachvollziehbar

Keine E-Mail-Ketten, keine manuelle Nachpflege.

6. Dokumentation ist prüfungssicher abrufbar

Für eine Betriebsprüfung lässt sich je Krankheitsfall nachvollziehen:

• Fristbeginn
• Fristende
• Anrechnungslogik
• Berechnungsgrundlage

Das reduziert Haftungsrisiken erheblich.

Fazit: 3 Schritte, um Lohnfortzahlung sauber zu managen

Schritt 1: Prozess definieren, bevor der nächste Krankheitsfall kommt. Wer erst beim dritten Wiederholungsfall nachschlägt, ob die 6-Monats-Frist greift, macht Fehler. Legen Sie die Entscheidungslogik einmal sauber fest und kommunizieren Sie sie ins Team.

Schritt 2: Berechnungsgrundlagen schriftlich fixieren. Welche Entgeltbestandteile fließen in die Fortzahlung ein? Was gilt bei Schichtarbeit, Zuschlägen, Feiertagen? Diese Fragen brauchen eine einheitliche Antwort, keine Einzelfallentscheidung.

Schritt 3: Abwesenheitsdaten zentral erfassen. Ob mit einer Speziallösung oder einem integrierten System: Solange Krankmeldungen über E-Mail, Excel und Zuruf verwaltet werden, fehlt die Datenbasis für korrekte Abrechnungen und auditfähige Dokumentation. ZEP unterstützt HR-Teams dabei, Abwesenheiten und Fehlzeiten strukturiert zu erfassen, inklusive sauberer Fristenlogik, transparenter Dokumentation und klarer Übergabe an die Entgeltabrechnung.

Konkret bedeutet das:

• Zentrale Erfassung aller Krankmeldungen
• Nachvollziehbarer Fristbeginn in Kalendertagen
• Dokumentierte Anrechnungslogik bei Wiederholungs-AU
• Auswertbare Fehlzeitenstatistik für HR und Controlling
• Medienbruchfreie Übergabe an Payroll

Statt Excel-Listen und Einzelfallentscheidungen entsteht ein klarer, auditfähiger Prozess. Genau diese Transparenz entscheidet im Zweifel bei einer Betriebsprüfung und entlastet HR im Alltag spürbar.