Personalmanagement
Alles zur Person an einem Ort
Vergütung, Skills, Mitarbeitergespräche, Notizen, Inventar sowie Steuer- und Versicherungsdaten liegen direkt in der Mitarbeiterakte, neben Arbeitszeit, Urlaub und Projekten. Ohne zweites System für die Daten, die Sie im Alltag brauchen.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen auf ZEP
Personaldaten neben Zeiten und Projekten
Gehalt, Skills, Gesprächstermine und Steuerklasse liegen oft an fünf Stellen. Das Personalmanagement holt sie in die Mitarbeiterakte, neben Arbeitszeit und Urlaub.
Grundvergütung und Zulagen an einer Stelle
Hinterlegen Sie die Grundvergütung als Festgehalt oder Stundenlohn und dazu variable Bestandteile nach frei definierbaren Arten, vorbelegt etwa mit Sonderzahlung, Altersvorsorge, Sachbezug oder Mobilitätszuschuss. Die Monatsübersicht zeigt, was in welchem Monat anfällt. Steht eine Gehaltsrunde an, ändern Sie die Vergütung für mehrere Mitarbeitende in einem Schritt.
Wissen, wer was kann, ohne herumzufragen
Pflegen Sie einen Skill-Katalog mit Kategorien und weisen Sie Skills mit Kenntnisstufe, Bemerkung und Nachweis zu. Die Top Skills stehen gut sichtbar in der Mitarbeiterakte, und Mitarbeitende pflegen ihre eigenen Skills selbst im Profil. Im ZEP Assistant, dem KI-Chat in ZEP, reicht eine Frage wie „Wer hat Kenntnisse in SAP?“.
Gespräche vorbereiten, Termine nicht verpassen
Bauen Sie eigene Gesprächsformulare aus Textfeldern, Ja/Nein-Fragen, Zahlen, Datumsfeldern, Auswahllisten und Checklisten. Regeltermine legen Sie je Person fest, und das Dashboard erinnert 90 Tage vorher an das nächste Gespräch. So wird kein Jahresgespräch mehr vergessen.
Lohnstammdaten mit „Gültig ab“ statt Überschreiben
Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Rentenversicherung stehen in ZEP, ausgerichtet auf Deutschland. Jede Änderung bekommt ein Datum, ab dem sie gilt, und der Verlauf bleibt erhalten: Eine Heirat ändert die Steuerklasse ab dem Heiratsmonat, ein Kassenwechsel gilt ab einem Monatsersten. Die Löhne rechnet weiter Ihre Lohnbuchhaltung ab, ZEP bereitet die Übergabe vor.
Jetzt die Möglichkeiten von ZEP entdecken
Mehr aus dem Personalmanagement
Neben den vier großen Bereichen machen diese fünf Funktionen im Alltag den Unterschied:
Fragen an die Personaldaten per Chat stellen
Der ZEP Assistant liest Vergütung, Skills, Notizen, Inventar sowie Steuer- und Versicherungsdaten im Rahmen Ihrer Rechte, etwa „Fass mir die Akte von Max zusammen“. Die Steuer-ID blendet er bis auf die letzten Stellen aus.
Mitarbeitende pflegen ihre Daten selbst
Unter „Mein Profil“ sehen Mitarbeitende ihre eigene Akte. Mit Personalmanagement hinterlegen sie dort auch Bank-, Steuer- und Versicherungsdaten sowie ihre eigenen Skills. Das spart Rückfragen per E-Mail und Abtippen.
Vertrauliche Notizen direkt an der Person
Halten Sie Absprachen und Hinweise als formatierte Notiz an der Mitarbeiterakte fest. Ersteller und letzte Änderung stehen dabei, damit klar bleibt, von wem eine Notiz stammt.
Wissen, wer welches Notebook hat
Ausgegebene Gegenstände wie Notebook, Smartphone oder Schlüssel stehen mit Ausgabe- und Rückgabedatum an der Person. Beim Austritt sehen Sie sofort, was zurückkommen muss.
Vergütung und Notizen sieht nicht jeder
Für Vergütung, Skills, Notizen und Mitarbeitergespräche gibt es eigene Rechte. Standardmäßig haben Admin, Controller und Abteilungsleitung Zugriff, Mitarbeitende und Projektcontrolling nicht.
Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP
Das System für Projektdienstleister - von Startup bis zum Großkonzern.
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
Weitere Funktionen
Weitere Möglichkeiten von ZEP
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Häufige Fragen zum Personalmanagement
Häufig gestellte Fragen und Antworten.
Was ist das Personalmanagement in ZEP?
Das Personalmanagement ist ein Zusatzmodul, das die Mitarbeiterakte in ZEP um Vergütung, Skills, Mitarbeitergespräche, Notizen, Inventar sowie Steuer- und Versicherungsdaten erweitert. Die Daten stehen damit an derselben Stelle wie Arbeitszeit, Urlaub und Projekte. Mitarbeitende pflegen einen Teil davon selbst unter „Mein Profil“.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeiterakte und Personalmanagement?
Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeiterakte und Mitarbeiter-Dashboard sind in jeder ZEP-Produktlinie ohne Aufpreis enthalten. Sie zeigen Stammdaten, Arbeitszeitmodell, Projekte, Urlaub und Überstunden. Das Personalmanagement ist das Zusatzmodul, das neue Daten dazubringt: Vergütung, Skills, Mitarbeitergespräche, Notizen, Inventar sowie Steuer- und Versicherungsdaten.
Was kostet das Personalmanagement und in welchen Produktlinien gibt es es?
Das Personalmanagement kostet 2,50 € pro Nutzer und Monat und ist in ZEP Clock zubuchbar. In ZEP Business ist es ohne Aufpreis enthalten. In ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations ist es nicht verfügbar. Der Jahresrabatt gilt nur auf die Produktlinie, der Add-on-Preis ist im Monats- und im Jahresvertrag gleich.
Rechnet ZEP mit dem Personalmanagement auch Löhne ab?
Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Die Lohnabrechnung ist rechtlich an eine Zertifizierung gebunden und bleibt bei Ihrer Lohnbuchhaltung. ZEP führt die Steuer- und Versicherungsdaten mit „Gültig ab“ und übergibt Stunden und Abwesenheiten per Export, zum Beispiel an DATEV.
Ersetzt das Personalmanagement unser HR-System, etwa Personio?
Nein. Wer Personio oder ein anderes HR-System nutzt, behält es. ZEP führt die Personaldaten mit, die für Arbeitszeit, Projekte und Abrechnung gebraucht werden. Die Schnittstelle zu Personio und anderen Systemen ist in jeder Produktlinie inklusive.
Wer sieht Vergütung, Notizen und Mitarbeitergespräche?
Das regeln eigene Rechte für Vergütung, Skills, Notizen und Mitarbeitergespräche. Standardmäßig haben Admin, Controller und Abteilungsleitung Zugriff, Mitarbeitende und Projektcontrolling nicht. Die eigene Akte sieht jede Person unter „Mein Profil“.
Gelten die Steuer- und Versicherungsfelder auch für Österreich und die Schweiz?
Heute sind die Steuer- und Versicherungsfelder auf Deutschland ausgerichtet. Vergütung, Skills, Mitarbeitergespräche, Notizen und Inventar lassen sich unabhängig vom Land nutzen.
Kann der ZEP Assistant auf die Personaldaten zugreifen?
Ja, lesend und im Rahmen der Rechte der angemeldeten Person. Der ZEP Assistant, der KI-Chat in ZEP, liest Vergütung, Skills, Notizen, Inventar sowie Steuer- und Versicherungsdaten und blendet die Steuer-ID bis auf die letzten Stellen aus. Auf Mitarbeitergespräche hat er keinen Zugriff.
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