ZEP Professional

Die Digitalisierung Ihres Projektgeschäfts

Projektzeiterfassung, Projektplanung und Projekt-Controlling inklusive Reisekostenmanagement – digitalisieren Sie Ihre Prozesse, damit Sie und Ihr Team stets optimal in der Zeit liegen.

30 Tage unverbindlich

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

ZEP Professional digitalisiert jede Phase Ihres Projekts, von der Planung bis zum Reisekostenmanagement.

ZEP Professional Funktionen

  • Detaillierte Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten für Projekte, deren Vorgänge und Tätigkeiten
  • Kennzeichnung von fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Projektzeiten
  • Buchungen je Mitarbeiter auf bestimmte Projekte und Vorgänge beschränken
  • Vielfältige andere Einstellungen
  • Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten
  • Zuweisung von Berechtigungen und Rollen
  • Kundendatenbank inklusive Ansprechpartnern und Kontaktdaten
  • Hinterlegung von kundenspezifischen Einstellungen
  • Projektdatenbank inklusive Abrechnungsarten, Spesenregelungen und Laufzeiten
  • Abbildung der Projektstruktur mittels Vorgängen und Tätigkeiten
  • Grafischer Projektplan zur Visualisierung
  • Verwaltung von Preisgruppen (z.B. Senior, Junior, Verwaltung)
  • Kunden- und projektspezifische Preistabellen mit Stunden- und Tagessätzen
  • Projektspezifische Erfassung von Belegen für Fremdkosten
  • Erfassung der Reisezeiten, VMA, km-Pauschalen und weiteren Belegen
  • Einfache digitale Abrechnung und Rückerstattung
  • Weiterfakturierung von Reisekosten über das Projekt an den Kunden
  • Aufwandsplanung in Stunden bei Projekten und Vorgängen
  • Überbuchungslimits bei Projekten und Vorgängen
  • Vereinfachtes Projektcontrolling durch Abgleich mit geplanten Aufwänden
  • Zeiterfassung jederzeit unterwegs auf iOS- und Android-Geräten
  • Erkennung von Reisen mittels GPS
  • Erfassung von Reisekosten mit Anhängen
  • Praxisbewährtes Rollen- und Rechtesystem
  • Single-Sign-On Integrationen
  • Individuelles Firmenbriefpapier für Rechnungen und Auswertungen hinterlegen
  • Optimiert für die Verwendung mit Tablets
30 Tage unverbindlich

Zusatzmodule für ZEP Professional

Ihr Unternehmen wächst? ZEP wächst mit! Wählen Sie aus praktischen Zusatzmodulen.

besonders beliebt

Abteilungen, Niederlassungen & Standorte

Das gesamte Unternehmen inklusive interner Kostenverrechnung abbilden:

  • Individuelle Organisationstruktur mittels Abteilungen und Standorten
  • Auswertungen für das Gesamtunternehmen als auch auf Abteilungsebene
  • Abteilungsleiter als Empfänger für Urlaubsanträge
  • Hinterlegung von eigenen Währungen auf Abteilungsebene

nur für ZEP Professional

Angebote

Standardisierte Angebotserstellung mit Vorlagen, Bearbeitungsrechten und Freigabemechanismen:

  • Angebotsvorlagen zur schnellen Anlage standardisierter Angebote
  • Mitwirken mehrerer Mitarbeiter bei Erstellung, Prüfung und Abgabe von Angeboten
  • Direkter Versand eines Angebots per Mail nach Freigabe
  • Überführung des Angebots in ein Projekt oder einen Vorgang nach Beauftragung

Anwesenheit

Die digitale Stempeluhr für die Erfassung von Anwesenheitszeiten:

  • Minutengenaue Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende per Browser und per App
  • Kombination mit unserem RFID Terminal möglich, für die Zeiterfassung vor Ort
  • Verknüpfung beliebig vieler Smartphones oder Tablets
  • Automatisierte Kontrolle der Einhaltung von Kernarbeitszeiten

Dokumentenverwaltung

Zentrales Online-Archiv für alle Projektdokumente und beliebige andere Dateien:

  • Frei definierbare Ordnerstrukturen für Dokumente wie Handbücher oder Projektpläne
  • Berechtigungssystem zum Schreiben und Lesen mit Änderungshistorie
  • Dateien und Links zu Projekten, Mitarbeitern und Kunden zentral ablegen
  • Zuordnung von Schlagworten und Kategorien zu Dokumenten

nur für ZEP Professional

Export für Buchhaltung

Kosten und Rechnungen einfach und standardisiert übermitteln:

  • Export von Rechnungen, Kosten und Belegen im CSV-Format für DATEV, Lexware, o.ä.
  • Berücksichtigung von Wechselkursen bei Rechnungen in Fremdwährung
  • Hinterlegung von Kostenstellen oder Kostenträgern
  • Vorgefertigter Export von Debitoren und Kreditoren

Freie Mitarbeiter

Einfache Planung und Abrechnung von externen Mitarbeitern:

  • Zeitaufwände direkt auf das Projekt erfassen und die Kosten im Blick behalten
  • Schnellere Rechnungsprüfung mittels erfasster Aufwände
  • Direkte Abrechnung mit Gutschriften statt separater Rechnungen für externe Mitarbeiter
  • Verwaltung von Stammdaten wie Tages- und Stundensätzen

Personio-Schnittstelle

Zeiterfassung mit ZEP & HR mit Personio – Ein perfektes Team:

  • Übernahme neu in Personio angelegter Mitarbeiter und Stammdaten nach ZEP
  • Zeitbuchungen automatisiert an Personio übermitteln
  • Erhalten von Zeitbuchungen, die direkt in Personio erfasst oder geändert wurden
  • Übermittlung von Abwesenheiten aus ZEP nach Personio oder umgekehrt

nur für ZEP Professional

Rechnungsstellung

Projektzeiten und Spesen direkt in Rechnung stellen und keine geleisteten Aufwände mehr vergessen:

  • Berücksichtigung verschiedener Abrechnungsarten (Tagessatz, Festpreis, etc.)
  • Individueller Detaillierungsgrad der Rechnungen (Zeitnachweise, Belegaufstellung, etc.)
  • Nachverfolgung von noch nicht bezahlten Rechnungen und Mahnungen
  • Automatisierte Rechnungsstellung per Mail nach Freigabe

Ressourcenplanung

Arbeitspakete, Aufwand und Auslastungen smart planen:

  • Arbeitspakete zur Aufgabenverteilung und Auslastungssteuerung von Mitarbeitern
  • Ermittlung der Mitarbeiter-, Projekt- und Gesamtauslastung
  • Auslastungen der Mitarbeiter bei parallelen Projekteinsätzen steuern
  • Personaleinsatzplanung auf Projektebene und Live-Anzeige des Soll/Ist-Aufwands

Salesforce-Schnittstelle

Kundendaten zentral in Salesforce verwalten und in ZEP immer auf dem neuesten Stand halten: 

  • Salesforce als führendes System zur Kundenverwaltung beibehalten
  • Standardisierte Übernahme der Kunden und Ansprechpartner auf Knopfdruck
  • Optionale Erweiterung der Schnittstelle gemäß Ihren Anforderungen

besonders beliebt

SOAP-Schnittstelle

Standardisierter XML-basierter Datenaustausch mit dem Rest der Welt:

  • Anbindungen an CRM-, HR-, Ticket-Systeme oder ähnliches
  • Abfrage, Anlage und Änderung von Projekten, Kunden, Mitarbeitern und Zeitbuchungen
  • Zugriff auf ein Excel-basiertes beispielhaftes Import-/Export-Programm

Tickets, Aufgaben & To-dos

Direkte Erfassung von Arbeitszeiten auf Tickets und Teilaufgaben:

  • Projektspezifische Tickets, To-do-Listen und Teilaufträge verwalten
  • Erleichterte Zusammenarbeit durch Mail-Benachrichtigungen
  • Mail-basierter Ticket-Workflow mit Mailboxen für den Ticketempfang aus anderen Systemen
  • Optionaler Kundenzugang, um Tickets anlegen, verwalten oder abnehmen zu lassen

besonders beliebt

Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub

Abwesenheiten und Personalausfälle besser lenken und planen:

  • Schnelle und übersichtliche Verwaltung von Urlauben und Fehlzeiten
  • Automatische Führung eines Überstundenkontos je Mitarbeiter
  • Beantragungs- und Genehmigungsverfahren von Abwesenheiten
  • Detaillierter und übersichtlicher Urlaubs- und Fehlzeitenkalender für das gesamte Team
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