Auslastungen von Mitarbeitern planen
Ressourcenplanung
Wie liegen Sie in der Zeit? Planen Sie Ihre Projekte mit Weitblick. Dafür müssen Sie stets im Blick behalten, wie Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind und welche Aufgaben als nächstes anstehen.
Arbeitspakete
Mit einem Arbeitspaket wird festgelegt:
- Welcher Mitarbeiter
- Von wann bis wann
- In welchem Umfang
- An einem Vorgang oder Ticket arbeiten soll.
Arbeitspakete sind dynamisch:
Die sich durch ein Arbeitspaket ergebende Auslastung wird ständig angepasst:
- Durch jede Zeitbuchung auf das Arbeitspaket bzw. den diesem zugrunde liegenden Vorgang oder Ticket
- Eingabe einer Restaufwandsschätzung
- Anlage eines Feiertags
- Genehmigung eines Urlaubs oder Eintragung einer Fehlzeit
- Anpassung des Planaufwands oder der Laufzeit des Arbeitspaketes
- Täglich durch die Verringerung der verfügbaren Zeit bis zum Ende des Arbeitspaketes
Jede Anpassung hat automatisch auch eine Auswirkung auf die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters sowie auf den angezeigten Arbeitspaket-Status.
Funktionsweise von Arbeitspaketen:
- Definition von Arbeitspaketen mit geplantem Aufwand und Terminen zu Vorgängen, Tickets und Teilaufgaben direkt im Projektplan
- Zuweisen von Arbeitspaketen an Mitarbeiter
- Anzeige des Soll-/Ist-Aufwands je Arbeitspaket sowie der aktuellen Mitarbeiterauslastung
- Berücksichtigung von Feiertagen, Urlauben und Fehlzeiten für die Mitarbeiterauslastung
- Restaufwandsschätzung je Arbeitspaket
- Definition der Projektverfügbarkeit jedes Mitarbeiters
- Übersicht der anstehenden Aufgaben je Mitarbeiter auswerten
- Mitarbeiterauslastung in einem Projekt auswerten
- Mitarbeiterauslastung im Unternehmen zur Ermittlung freier Kapazitäten auswerten
Status von Arbeitspaketen: grün, gelb, rot
Die Auslastung eines Mitarbeiters durch ein Arbeitspaket wird farblich wie folgt dargestellt:
- Unkritisch (grün): Die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiters reichen aus, den noch offenen Umfang des Arbeitspaketes zu leisten.
- Kritisch (gelb): Die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiters reichen nicht aus, den im Arbeitspaket noch offenen Umfang zu leisten. Der Mitarbeiter hat durch das Arbeitspaket eine Auslastung >100 %, hier ist ein Einschreiten durch den Projektleiter erforderlich.
- Eskaliert (rot): Die Laufzeit des Arbeitspaketes ist überschritten, das Arbeitspaket wurde aber nicht fertig gemeldet. Daher ist eine Anpassung des Planaufwands oder eine Verschiebung des Arbeitspaketes erforderlich.
- Fertig (grau): Ein fertig gemeldetes Arbeitspaket (i.e. Restaufwand 0 h) wird grau angezeigt. Es sind keine Maßnahmen notwendig.
Restaufwandsschätzung und Fertigmeldung
Projektverfügbarkeit
Damit ein Mitarbeiter Zeiten auf ein Projekt erfassen kann, muss er dem Projekt als Projektmitarbeiter zugeordnet werden. Mit der Ressourcenplanung kann (neben anderen Parametern) die Verfügbarkeit des Mitarbeiters für das Projekt in Prozent definiert werden. Diese Verfügbarkeit kann über die Zeit auch variieren. Die Projektverfügbarkeit gibt an, wie viel Prozent seiner Arbeitszeit ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht.
Auslastung
Die Auslastung eines Mitarbeiters wird auf Basis der ihm zugewiesenen Arbeitspakete in Relation zu der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit des Mitarbeiters.
Die verfügbare Arbeitszeit ergibt sich dabei aus der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters, wobei Feiertage und Wochenenden sowie Fehlzeiten und Urlaube berücksichtigt werden.
Beispiel: Ein Arbeitspaket hat einen Umfang von 20 h in 5 Tagen. Der Mitarbeiter hat in diesen 5 Tagen eine Verfügbarkeit von 5 * 8 h = 40 h. Um das Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit abzuarbeiten, muss der Mitarbeiter 50 % seiner verfügbaren Arbeitszeit an dem Arbeitspaket arbeiten, das Arbeitspaket bringt eine Auslastung von 50 %.
Projektauslastung
Gesamtauslastung
Die Gesamtauslastung ist die projektübergreifende Auslastung eines Mitarbeiters durch alle ihm zugeordneten Arbeitspakete.
Beispiel: Einem Mitarbeiter ist ein Arbeitspaket zugewiesen, das ihn zu 25 % auslastet, i.e. 2 h an einem Arbeitstag mit 8 h Regelarbeitszeit. Ist er dem Projekt zu 50 % zugeordnet, so steht er dem Projekt insgesamt 4 h/Tag zur Verfügung. Durch das Arbeitspaket ist er damit aus Projektsicht zu 50 % ausgelastet (Projektauslastung), aus Gesamtsicht jedoch nur zu 25 % (Gesamtauslastung).
Personaleinsatzplanung
Planen und dokumentieren, wer wann in welchem Umfang für welches Projekt arbeitet
Über die Einplanung kann die prozentuale Zuordnung eines Mitarbeiters zum Projekt (Projektverfügbarkeit) weiter verfeinert werden. Der Umfang der Mitarbeit kann dabei tagesgenau in Stunden oder sogar mit Uhrzeiten angegeben werden. Arbeitspakte verwenden diese Angaben.
Ein Mitarbeiter sieht bestehende Einplanungen in seinem Kalender, kann Zeiten auf diese buchen und optional dazu berechtigt werden, seine Einplanung selbst vorzunehmen oder zu bearbeiten.
Auswertungen und Grafiken auf Mitarbeiter- oder Projektebene zeigen, ob und ab wann ein Mitarbeiter oder das Unternehmen ausgelastet ist oder freie Kapazitäten hat.
Einsatzmöglichkeiten der Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung
Abbildung der realen Projektzuordnung
Mit der Einplanung können Projekteinsätze und Tage vor Ort granular geplant und dokumentiert werden. Arbeitspakete und Auslastungskurven berücksichtigen diese Einplanungen und zeigen so detailliert die Verfügbarkeit und Auslastung von Mitarbeitern an.
Zuweisung von Arbeitspaketen
Durch Anlage von Arbeitspaketen und Zuweisung an Mitarbeiter können einem Mitarbeiter konkret zu leistende Aufgaben zugewiesen werden. In der Übersicht der Arbeitspakete oder direkt in der Zeiterfassungsmaske sieht der Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Arbeitspakete und kann Zeiten auf diese buchen. Die Arbeitspakete dienen dabei als „Favoriten“.
Projektauslastung optimieren
Durch konsequente Verwendung von Arbeitspaketen in einem einzelnen Projekt können den Projektmitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, wobei sowohl die gesamte Verfügbarkeit aller Projektmitarbeiter als auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die Auslastungsgrafiken wird es möglich, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch überlastet werden.
Gesamtauslastung des Unternehmens
Durch die Verwendung von Arbeitspaketen in allen Projekten sowie die passende Definition der Projektverfügbarkeiten wird die Auslastung der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen abgebildet, gleichzeitig können freie Kapazitäten oder Überlastung erkannt und diesen gegengesteuert werden.