Digitalisierung

Digitale Projektzeiterfassung 2023

Im digitalen Zeitalter stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen bei der Projektzeiterfassung. Die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen bietet eine effektive Lösung, den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden.
Digitale Projektzeiterfassung 2023

Die Geschäftswelt stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen, insbesondere wenn es um die digitale Projektzeiterfassung geht. Die fortschreitende Digitalisierung hat viele Vorteile gebracht, aber auch neue Komplexitäten. Eine genaue und zuverlässige Projektzeiterfassung ist für Ihren Geschäftserfolg essenziell. Doch: Welche sind die zentralen Herausforderungen der Projektzeiterfassung? Warum ist die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen eine unerlässliche Notwendigkeit? Und: Wie können Sie diese Herausforderungen bewältigen?

Flexibilität & Mobilität der Arbeitskräfte

In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, drastisch verändert. Die zunehmende Verbreitung von Remote-Arbeitsplätzen und flexiblen Arbeitszeitmodellen ermöglichen es Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten. Während diese Flexibilität die Produktivität durchaus steigern kann, bringt sie doch auch einige Herausforderungen bei der Erfassung und Verwaltung von Projektzeiten mit sich. Traditionelle Zeiterfassungssysteme, die an festen Standorten installiert sind, können hier nicht mithalten und manuelle Projektzeiterfassung kann teuer, fehleranfällig und zeitaufwändig sein. Wie können Sie also Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, die Anforderungen an eine effektive und digitale Projektzeiterfassung zu erfüllen und dabei trotzdem flexibel und mobil zu bleiben? Ganz einfach: Mit der richtigen Softwarelösung. Cloudbasierte Erfassungssysteme können es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeit von überall aus zu erfassen und in Echtzeit in ein System einzutragen. Vorteil: Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden leicht anpassen, wenn sich die Anforderungen ändern, ohne dass sie physisch an einer Arbeitsstätte anwesend sein müssen. Zudem bieten mobile Apps zusätzliche Flexibilität und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch unterwegs problemlos erfassen können. Die Notwendigkeit einer modernen Software zur Projektzeiterfassung wird offensichtlich, wenn es darum geht, die Flexibilität und Mobilität Ihrer Angestellten optimal zu nutzen und gleichzeitig die Arbeitszeiten effizient zu verwalten.

Genauigkeit & Verlässlichkeit der Daten

Je genauer Projektzeiten erfasst werden, desto besser. Warum? Weil die Genauigkeit der Daten von entscheidender Bedeutung ist und direkten Einfluss auf Projektkosten, Abrechnung bei Kunden und die Berechnung zukünftiger Projektaufwände hat. Manuelle Erfassung von Projektzeiten bergen hingegen das Risiko von Fehlern und ungenauen Daten, sei es durch versehentliche Eingabefehler oder bewusstes „Zeitstehlen“. Ineffiziente oder ungenaue Projektzeiterfassung kann zu erheblichen finanziellen Verlusten führen und das Vertrauen der Kunden in die Abrechnung erschüttern. Wie können Sie dem vorbeugen? Sie ahnen es sicher: Die Nutzung von Softwarelösungen zur Projektzeiterfassung minimiert das Risiko von Fehlern und Unregelmäßigkeiten. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang zur Software und kann somit exakt die Projektzeiten erfassen, die er auch wirklich aufwendet. Ohne Wenn und Aber. Das trägt nicht nur zu einem reibungslosen Projektablauf bei, sondern unterstützt auch beim Abrechnen der aktuellen Projekte. Darüber hinaus haben Sie als Projektverantwortlicher ein Gefühl dafür, wie Sie bei zukünftigen Projekten Ihre Ressourcen optimal einsetzen können, ohne dass Ihre Mitarbeiter über- oder unterfordert sind.

Datenschutz & Sicherheit von Softwarelösungen

Mit der zunehmenden Digitalisierung und Speicherung von Daten in einer Cloud nehmen natürlich auch die Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes einen immer größeren Raum ein. Cloudbasierte Lösungen zur Projektzeiterfassung erfordern jedoch die Speicherung sensibler personenbezogener Daten, wie Arbeitszeiten und ggf. Standortinformationen Ihrer Mitarbeiter. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen und Provider solcher Cloudlösungen sicherstellen, dass diese Daten angemessen geschützt sind, um Datenschutzverletzungen und daraus resultierende rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Moderne Projektzeiterfassungssoftware – die im besten Fall auf deutschen Servern gehostet ist – nutzen hochsichere Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit aller erfassten Daten zu gewährleisten. Seriöse Software-Provider halten sich an branchenspezifische Sicherheitsstandards und entsprechen den Anforderungen der DSGVO. Dies ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, alle Vorteile der digitalen Projektzeiterfassung zu nutzen, ohne dabei die Sicherheit und den Datenschutz zu vernachlässigen.

Integration in bestehende IT-Infrastruktur

Nutzen Sie verschiedene Softwarelösungen für HR, Abrechnung und Projektmanagement? Dann sind Sie sicher froh, wenn sich das Tool für die Projektzeiterfassung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert, richtig? Das schafft effiziente Arbeitsabläufe und kann – so wie bei ZEP – zusätzlich dazu beitragen, dass nicht mehr alle bisher eingesetzten Softwares benötigt werden. Moderne Tools fügen sich in Ihren Geschäftsalltag ein, ohne einen zusätzlichen administrativen Aufwand zu erzeugen. Mit ZEP können Sie beispielsweise Ihr gesamtes Projektmanagement abdecken – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung. Die erfassten Angebotsdaten werden automatisch in das entsprechende Projekt übernommen, Ihre Mitarbeiter stempeln Ihre Projektzeiten auf eben dieses Projekt, sodass es zu keinen Verzögerungen oder Fehlern bei der abschließenden Rechnungsstellung an Ihren Kunden kommt. Darüber hinaus ermöglicht die Integration eine bessere Datenanalyse und -auswertung, da alle relevanten Informationen in einem zentralen System zusammengeführt werden können. Die Notwendigkeit einer spezialisierten Softwarelösung zur Projektzeiterfassung wird spätestens dann deutlich, wenn sich Arbeitsabläufe optimieren und somit die Effizienz steigern lassen. Denn: Zeit ist Geld, richtig?

Widerstand gegen Veränderungen

Die beste Software ist nur halb so gut, wenn sie von den Mitarbeitern nicht akzeptiert und als zusätzlicher Klotz am Bein angesehen wird. Denn: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und kann sich nur schwer auf Neues einlassen, wenn Altbewährtes vermeintlich immer gut funktioniert hat. Deshalb ist es bei der Einführung digitaler Projektzeiterfassungssysteme besonders wichtig, Ihre Mitarbeiter von Beginn an mit ins Boot zu holen. Eine transparente Kommunikation und aktive Mitarbeiterschulungen sind hierbei das A und O. Durch Schulungen können Ihre Mitarbeiter die Vorteile der digitalen Projektzeiterfassung besser verstehen und lernen, wie sie das System optimal nutzen können. Die Beteiligung der Belegschaft von Anfang an und die Berücksichtigung ihres Feedbacks können den Widerstand reduzieren und die Akzeptanz der neuen Software erhöhen. Sie und Ihr Team können hierbei von individuellen Webinaren bei der Einführung der neuen Software profitieren oder Sie nutzen am Tagesgeschäft die Online Hilfe innerhalb des Tools. Für allgemeine Informationen können auch informative Video-Tutorials hilfreich sein. Der Vorteil: Je mehr Informationen Sie vom Produkt haben, desto besser kann eine „Hilfe zur Selbsthilfe“ gelingen. Learning by doing ist für viele Menschen der Schlüssel zum Erfolg, denn: Nur wer ein Programm richtig versteht, kann es auch effizient nutzen!

Digitale Projektzeiterfassung nutzen

Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Auswahl der richtigen Software zur Projektzeiterfassung von essenzieller Bedeutung für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Gut, wenn Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite haben. ZEP ist unsere erprobte all-in-one-Lösung, die die Anforderungen an modernes Projektmanagement erfüllt. Genauigkeit, Transparenz & Skalierbarkeit unserer Softwarelösung zur Projektzeiterfassung tragen dazu bei, dass Sie Ihr Projektgeschäft unkompliziert und kosteneffizient digitalisieren können.

Nehmen Sie die Herausforderungen des digitalen Zeitalters an und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manuellen Techniken zur Projektzeiterfassung. Unsere Softwarelösung können Sie mind. 30 Tage kostenfrei und unverbindlich testen. Bei auftretenden Fragen steht Ihnen unser persönlicher Support gerne beratend zur Seite.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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