ZEP für IT-Dienstleister
12. Dezember 2022

Moderne IT-Dienstleister holen sich ZEP ins Haus

IT-Unternehmen gibt es wie Sand am Meer – wirklich gute IT-Dienstleister stechen aus der Masse hervor. Durch das Arbeiten mit SLAs (Service Level Agreements) haben Sie allerdings eine zeitliche Verpflichtung gegenüber Ihren Kunden, was wir als IT-Provider natürlich aus erster Hand nachvollziehen können. Aus diesem Grund setzt ZEP genau dort an und unterstützt Sie im stressigen Tagesgeschäft mit automatisierten Prozessen & einer einfachen Erfassung und Abwicklung Ihrer Projektzeiten. Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse bleibt mehr Zeit für Ihre Kunden und das Tagesgeschäft. Eine moderne Systemlandschaft mit Lösungen wie ZEP erleichtert Ihnen darüber hinaus auch die Personalsuche, denn in Zeiten des Fachkräftemangels in der IT gilt: Je attraktiver ein Arbeitgeber, desto mehr Fachkräfte bewerben sich.

Automatisierte Prozesse, statt manueller Nachverfolgung

Bereits ab einer Teamgröße von etwa fünf Mitarbeitern bedeutet eine manuelle Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, wobei der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig und vor allem fehleranfällig wird. Das kostet nicht nur „Manpower“, sondern letztlich vor allem Geld. Gerade bei IT-Dienstleistern können Projekte oft durch granulare Teilprojekte, Projektabschnitte oder Tickets geprägt sein. Das erschwert die Nachverfolgung auf manuellem Weg enorm. Aus diesem Grund setzen moderne IT-Häuser heutzutage auf automatisierte Prozesse im Rahmen ihrer Projektabwicklung. ZEP bietet hierfür ideale Rahmenbedingungen, sodass komplette Geschäftsprozesse digital abgebildet und auch kombiniert werden – egal, ob es sich um ein umfangreiches Entwicklungsprojekt handelt oder ein wiederkehrender Wartungsvertrag ist.

Tickets, Aufgaben & To-dos für Ihre Support-Anfragen

Sie suchen nach einem System, mit dem Sie Ihre Projekte in Einzelaufgaben für Ihre Mitarbeiter unterteilen können und mit dem Sie im besten Fall die Support-Anfragen Ihrer Kunden direkt als Ticket erfassen können – vor allem auch bei spontanen Support-Anfragen, die als Mail geschickt werden und dann kurzfristig bearbeitet werden müssen? Das Ticket-System in ZEP unterstützt Ihr IT-Unternehmen dabei, Tickets direkt den passenden Projekten zuzuordnen, Teilaufgaben entsprechend anzulegen um sie im Team delegieren zu können. Je Detailaufgabe kann auch die Planung des Zeitaufwands vorgenommen und die Bearbeitung im Blick behalten werden. So können Sie kurze Reaktionszeiten einhalten, um Ihren Kunden verlässliche Prozesse zu bieten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihren Ticket-Workflow mithilfe von Mailboxen zu optimieren. Hier können Sie Postfächer zum direkten Empfang von Tickets anlegen, um eingehende E-Mails zur Weiterbearbeitung in Tickets umzuwandeln. So kreieren Sie quasi einen strukturierten und direkten Draht zwischen Ihnen als IT-Dienstleister und Ihren Kunden: Kunde hat das Problem X und sendet Ihnen dazu eine E-Mail. Die ZEP Mailbox greift diese auf, legt automatisch ein Ticket an und benachrichtigt die Projektbeteiligten. Somit kann einer Ihrer Mitarbeiter das Problem direkt innerhalb des vereinbarten SLA lösen.

Sie haben bereits ein funktionierendes Ticket-System? Kein Problem! Die Anbindung an ZEP ist ebenfalls möglich. So müssen Sie nicht auf Bewährtes verzichten, können aber trotzdem Ihren kompletten Workflow digitalisieren. Hauptvorteil: Sie behalten das alte Ticket-System und die bestehenden Prozesse bei, Ihre Mitarbeiter können jedoch ihre Zeiten direkt auf die entsprechenden Tickets in ZEP erfassen. Die Arbeit wird außerhalb von ZEP gemacht, aber die Dokumentation der Zeit findet in ZEP in einer großen Detailtiefe statt.

Der beste Freund Ihrer Buchhaltung

Die umfassende Funktionalität von ZEP deckt die weitreichenden Anforderungen projektorientierter IT-Dienstleister ab. Im Rahmen der Implementierung – die in der Regel nur wenige Manntage, je nach Funktionsumfang, beträgt – werden bisherige manuelle Zeiterfassungslösungen und Prozesse zur Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. Von der einfachen Abrechnung bis zur Erstellung individueller Zahlungspläne unterstützt Sie unser Modul zur Rechnungsstellung. Sie können in ZEP erfasste Aufwände Ihrer IT-Berater direkt in Rechnung stellen und sogar für Ihre Buchhaltung konfigurieren. Wie das? Unsere Lösung generiert automatisch fortlaufende Rechnungsnummern, der Rechnungsversand kann direkt per Mail erfolgen und Sie können zur Rechnungserstellung automatisierte Textbausteine nutzen. Weiter haben Sie die Möglichkeit, das Zahlungsziel je Kunde zu definieren oder auch prozentuale Zuschläge oder Rabatte zu integrieren. ZEP könnte also zum besten Freund Ihrer Buchhaltung werden, weil Sie nie mehr vergessen, erbrachte Leistungen zu Ihren Projekten abzurechnen. Egal, ob Sie nach Stundensatz oder zum Festpreis arbeiten, detaillierte Rechnungsanhänge für Ihre Kunden benötigen oder das Mahnwesen mit Zahlungserinnerungen und Nachverfolgung integrieren möchten, der Funktionsumfang der ZEP Rechnungsstellung ist so vielseitig wie Ihre Bedürfnisse und gewährt dank der Auswertbarkeit Ihrer Projekte auch einen interessanten Einblick hinter die Kulissen. Hier kann Ihre Buchhaltung sämtliche Rechnungspositionen einsehen, offene Posten direkt angezeigt bekommen und den Gesamtstatus Ihrer bereits abgerechneten Leistungen abfragen.

Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung leicht gemacht

Mit der praktischen Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung können Sie als IT-Dienstleister alle Arten von Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter vollumfänglich managen. Behalten Sie im Blick, wer aus Ihrem Team wann fehlt und welche Mitarbeiter anwesend sind. Je Mitarbeiter können Sie darüber hinaus ein individuelles Überstundenkonto führen. Hierfür hinterlegen Sie in ZEP einfach die jeweilige Regelarbeitszeit. Den Freizeitausgleich für den Überstundenabbau können Ihre Mitarbeiter dann ganz bequem direkt über den ZEP Kalender beantragen. Und dank der Fehlzeitenverwaltung macht Ihnen ZEP die Personaleinsatzplanung um ein Vielfaches leichter. Fehlzeiten können Sie übersichtlich direkt im Kalender erkennen. Ein Mitarbeiter möchte Urlaub beantragen? Auch für diesen Vorgang benötigen Sie mit ZEP keine Zettelwirtschaft mehr. Urlaube oder andere Fehlgründe können Ihre Teammitglieder ebenfalls über den Kalender beantragen. Als Administrator haben Sie stets im Blick, wer wann im Urlaub ist und wie viel Resturlaub noch zur Verfügung steht. So ersparen Sie sich lästiges Suchen in dicken Ordnern. Und: Als IT-Dienstleister stellen Sie so sicher, dass für Ihre Kunden jederzeit ein passender Ansprechpartner erreichbar ist.

Digitale Lösungen für Ihr IT-Unternehmen

IT-Dienstleister, die auch im Jahre 2022 noch immer auf eine Projektzeiterfassung mit Excel setzen, verlieren schnell den Anschluss an die moderne, digitale Arbeitswelt. Kontinuierlich wachsende Projektvolumen zeigen der Zeiterfassung mit Excel schnell ihre Grenzen auf. Und auch eigenentwickelte Lösungen stoßen bei facettenreichen Projekten oftmals an ihre Grenzen, da sie nicht endlos skalierbar sind. ZEP erfüllt alle Anforderungen Ihrer technisch sehr versierten Mitarbeiter, die sich auf eine professionelle Softwarelösung verlassen wollen.

Und falls Sie doch mal auf ein Problem stoßen, das Sie selbst nicht beheben können, ist der „heiße Draht“ zu unserem kostenlosen Support jederzeit für Sie freigeschaltet.