Seit dem EuGH-Urteil von 2019 gewinnt die Zeiterfassung, speziell im Projektmanagement, zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die einfache Erfassung der Arbeitszeit, sondern vor allem um die detaillierte Aufzeichnung von Zeiten für spezifische Tätigkeiten innerhalb von Projekten. Während die projektbezogene Zeiterfassung klare Vorteile bietet, bestehen auch Bedenken unter den Mitarbeitern. Doch welche Argumente sprechen im Detail dafür und dagegen? Erfahren Sie hier praxisnahe Tipps zur erfolgreichen Einführung der projektbezogenen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Warum ist Projektzeiterfassung wichtig?
Projektzeiten erfassen mit ZEP
Expertentipps für zufriedene Mitarbeiter
Die 3 größten Fehler beim Erfassen von Projektzeiten
Die Erfassung der Projektzeit ermöglicht es Projektmanagern, den tatsächlichen Aufwand mit den vorherigen Planungen zu vergleichen. Dadurch können sie die Genauigkeit ihrer Aufwandsschätzungen überprüfen und die Planung für zukünftige Projekte optimieren. Zudem dient die Zeiterfassung als Nachweis für den geleisteten Arbeitsaufwand gegenüber Kunden und hilft Unternehmen, ihre zeitlichen Ressourcen effizient zu verwalten.
Viele Mitarbeiter sehen Zeiterfassungssysteme als kontrollierend an und befürchten, dass sie lediglich zur Überwachung von Anwesenheit und Produktivität dienen. Bei der Einführung einer effizienten Zeiterfassungslösung für Projekte ist es wichtig, diese Missverständnisse zu klären. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den eigentlichen Zweck der Stundenerfassung und wie sie davon profitieren können:
Die projektbezogene Zeiterfassung hilft dabei, Zeiten und Aufwände in Projekten genauer zu schätzen, indem sie sicherstellt, dass Arbeitsstunden gezielt für die richtigen Tätigkeiten eingesetzt werden. Besonders wichtig ist dies für Abteilungen wie IT, Softwareentwicklung und Verwaltung, da sie interne Dienstleistungen erbringen. Die Zeiterfassung ermöglicht es strategisch zu prüfen, ob die Zeit effektiv für Kernprojekte genutzt wird oder ob sie durch unterstützende und operative Aufgaben beansprucht wird.
Die projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Verfolgung der tatsächlich benötigten Arbeitszeit für jede Aufgabe. Durch den Vergleich mit der ursprünglichen Aufwandsplanung können Projektmanager kontrollieren, ob ihre Schätzungen realistisch waren und frühzeitig Verzögerungen erkennen. Nach Abschluss mehrerer Projekte ermöglichen die gesammelten Daten Analysen, um festzustellen, welche Projekte, Aufgaben oder Vorgänge länger oder kürzer als geplant dauerten, welchen Wert Projekte mit hohem Aufwand hatten, welche mit geringem Aufwand viel Ertrag brachten und ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen.
Die Analyse vergangener Projekte liefert wertvolle Einblicke in den Aufwand für spezifische Aufgaben, die in die Schätzung künftiger Projekte einfließen. Durch präzise Projektzeiterfassung können Entwicklungs- und Produktionszeiten genau prognostiziert werden, was zu höherer Planungssicherheit führt. Dies ermöglicht es Projektmanagern, die Auswirkungen neuer Aufträge auf die Kapazitäten ihrer Teams und laufende Projekte besser zu bewerten.
Die Projektzeiterfassung ist entscheidend für den Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Sie gewährleistet eine präzise Nachverfolgbarkeit abrechenbarer Leistungen und bildet die Basis für die Rechnungsstellung. Besonders für Dienstleister und honorarbasierte Unternehmen bietet sie einen wirtschaftlichen Vorteil, da sie dem Kunden durch die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eine genaue und korrekte Abrechnung ermöglicht.
Die Erfassung von Projektzeiten macht verborgene Aufwände sichtbar und verbessert die Schätzung von Zeitressourcen – Stichwort: Prozessoptimierung. Durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems dokumentieren Sie alle Aktivitäten in einem Projekt präzise, einschließlich “unsichtbarer” Zeitdiebe wie Abstimmungstelefonate, Feedback-Schleifen und Verwaltungsaufwände. Aufgrund der erfassten Daten können diese identifiziert und durch gezielte Maßnahmen reduziert werden.
Zeiterfassungstools ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch bei Außenterminen wie bei Servicetechnikern, Handwerkern, Beratern und freien Mitarbeitern lückenlos zu dokumentieren. Dies gewährleistet eine genaue Aufzeichnung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden unabhängig vom Einsatzort. Projektmitarbeiter können dadurch ihre Überstunden genau erfassen und entsprechend geltend machen.
Eine Software zur Projektzeiterfassung erhöht die Motivation der Teammitglieder, da ihr Beitrag zum Projekterfolg für Vorgesetzte und Team sichtbar wird. Sie stellt sicher, dass die Leistung der Mitarbeiter erkannt und gewürdigt wird, was der Motivation zugutekommt. Zudem führt die kontinuierliche Erfassung der Projektzeiten zu genaueren Aufwandsschätzungen für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeitressourcen besser zu planen und Überlastung zu vermeiden.
Wir haben spezifische Herausforderungen bei der Zeiterfassung und im Projekt-Controlling von projektorientierten Unternehmen erkannt und mit ZEP eine Softwarelösung entwickelt, die über einfache “Stechuhren” hinausgeht, indem sie auch die Zuordnung von Arbeitszeiten zu den entsprechenden Projekten ermöglicht.
ZEP bietet zudem zusätzliche Module für Angebotserstellung, Projekt-Controlling und Fakturierung, die direkt auf die erfassten Daten zugreifen und Fehler bei manuellen Übertragungen verhindern. Mitarbeitende können ihre Projektzeiten einfach und mobil erfassen – am Rechner, Tablet oder Smartphone, egal ob vor Ort beim Kunden, auf Reisen, zu Hause oder im Büro.
Nutzen Sie verschiedene Softwarelösungen für HR, Abrechnung und Projektmanagement? Dann sind Sie sicher froh, wenn sich das Tool für die Projektzeiterfassung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert, richtig? Das schafft effiziente Arbeitsabläufe und kann – so wie bei ZEP – zusätzlich dazu beitragen, dass nicht mehr alle bisher eingesetzten Softwares benötigt werden. Moderne Tools fügen sich in Ihren Geschäftsalltag ein, ohne einen zusätzlichen administrativen Aufwand zu erzeugen. Mit ZEP können Sie beispielsweise Ihr gesamtes Projektmanagement abdecken – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung.
Die erfassten Angebotsdaten werden automatisch in das entsprechende Projekt übernommen, Ihre Mitarbeiter stempeln Ihre Projektzeiten auf dieses Projekt, sodass es zu keinen Verzögerungen oder Fehlern bei der abschließenden Rechnungsstellung an Ihren Kunden kommt. Darüber hinaus ermöglicht die Integration eine bessere Datenanalyse und -auswertung, da alle relevanten Informationen in einem zentralen System zusammengeführt werden können. Die Notwendigkeit einer spezialisierten Softwarelösung zur Projektzeiterfassung wird spätestens dann deutlich, wenn sich Arbeitsabläufe optimieren und somit die Effizienz steigern lassen. Denn: Zeit ist Geld, richtig?
Die Digitalisierung hat die manuelle Projektzeiterfassung revolutioniert. Moderne Softwarelösungen erleichtern den Arbeitsalltag, sparen Zeit und minimieren Fehler im Vergleich zu manuellen Methoden. Digitale Systeme ermöglichen eine präzisere Planung und Durchführung von Projekten, da sie menschliche Fehler reduzieren und genaue Daten liefern. Mitarbeiter können ihre Zeiten bequem online oder über mobile Apps erfassen, was die Produktivität erhöht, da weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet wird.
Digitale Zeiterfassung bietet zudem Echtzeitanalysen von Arbeitszeiten und Projektfortschritten, sodass Projektmanager Engpässe und Verzögerungen frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen können. Viele Softwares lassen sich mittels Schnittstellen in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, um Datensynchronisation zu gewährleisten und doppelte Eingaben zu vermeiden. Dies reduziert Verwaltungsaufwand und verbessert die Datenintegrität.
Mobile Projektzeiterfassung ist unverzichtbar für den modernen Arbeitsstil. Ihre Mitarbeiter sind flexibel, ob im Homeoffice, beim Kunden oder auf Geschäftsreise, und können ihre Projektzeiten überall erfassen. Mobile Apps ermöglichen eine mühelose, Echtzeit-Erfassung von Zeiten über Smartphones oder Tablets, ohne an bestimmte Geräte oder Orte gebunden zu sein.
Projektmanager und Führungskräfte profitieren ebenfalls, da sie stets aktuelle Daten zu Projektzeiten haben und besser Ressourcen und Aufgaben planen können. Zudem können Reisekosten und Kundentermine einfach erfasst werden, was eine präzise Abrechnung und transparente Kommunikation ermöglicht. Mobile Zeiterfassung steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, da diese ihre Arbeit flexibler in ihren Tagesablauf integrieren können.
Um möglichen Widerständen gegen eine Projektzeiterfassung bei Mitarbeitern vorzubeugen, ist es wichtig, ihre berechtigten Bedenken ernst zu nehmen und aktiv anzugehen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang in den Einführungsprozess einer solchen Software mit ein. Mit den folgenden Tipps können Sie die Akzeptanz für die Notwendigkeit und Vorteile einer projektbezogenen Zeiterfassung fördern:
| ⭐️ Tipp 1 |
Transparente Kommunikation
Zweck der Projektzeiterfassung offen kommunizieren; Vorteile für Team und Unternehmen darlegen; Fokus auf Effizienzsteigerung legen |
| ⭐️ Tipp 2 |
Frühzeitige Einbindung
Mitarbeiter frühzeitig z.B. durch Workshops einbeziehen; Bedenken & Meinungen des Teams erfragen; Gemeinsame Strategieentwicklung & Umsetzung |
| ⭐️ Tipp 3 |
Schulung und Support
Mitarbeiter bzgl. technischer Aspekte der Zeiterfassung schulen; Interne Unterstützungsstrukturen schaffen |
| ⭐️ Tipp 4 |
Vorteile verdeutlichen
Optimierung von Arbeitsprozessen, genauere Abrechnungen und effizienteren Ressourcennutzung; Vorteile für die Work-Life-Balance und die Mitarbeiter selbst |
| ⭐️ Tipp 5 |
Datenschutz betonen
Schutz der Mitarbeiterdaten hervorheben; Transparent erklären, wie Informationen genutzt werden; Vertraulichkeitsverpflichtung gemäß Datenschutzrichtlinien |
| ⭐️ Tipp 6 |
Pilotphase starten
Zeiterfassung zunächst in Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitern einführen; Feedback nutzen, um Anpassungen vorzunehmen und Bedenken frühzeitig anzugehen |
| ⭐️ Tipp 7 |
Kontinuierliches Feedback
Regelmäßiges, konstruktives Feedback der Mitarbeiter einholen; System entsprechend anpassen, um Bedürfnisse und Anforderungen des Teams zu erfüllen |
| ⭐️ Tipp 8 |
Anreize schaffen
Einführung von Anreizen für die aktive Teilnahme an der Zeiterfassung erwägen; Motivation der Mitarbeiter steigern und Akzeptanz des Systems fördern |
| ⭐️ Tipp 9 |
Vorbildfunktion der Führungsebene
Führungsebene sollte Zeiterfassung für Projekte aktiv unterstützen und nutzen |
| ⭐️ Tipp 10 |
Geduld und Kontinuität
Investition von Zeit in kontinuierliche und geduldige Bemühungen, um die Akzeptanz der Zeiterfassung im Unternehmen langfristig zu fördern. |
Unternehmen in projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung, der IT-Dienstleistung oder dem Ingenieurwesen stehen bei der Zeiterfassung vor der besonderen Herausforderung, dass es nicht nur darum geht, wer wann gearbeitet hat, sondern auch für wen. Denn am Ende des Tages müssen die geleisteten Projektarbeitszeiten den entsprechenden Projekten zugeordnet werden, damit sie am Projekt- oder Monatsende auch dem passenden Auftraggeber in Rechnung gestellt werden können.
Betrachtet man die aktuelle Praxis bei der Zeiterfassung und -abrechnung in projektorientierten Unternehmen, so stößt man allzu oft noch auf die folgenden drei Fehler.
In vielen mittelständischen Unternehmen, besonders im Dienstleistungsbereich, erfolgt die Projektzeiterfassung immer noch manuell über Excel-Listen oder interne Tools. Diese Aufgabe empfinden Mitarbeiter oft als lästige Pflicht, die gerne aufgeschoben wird. Besonders problematisch wird dies bei Krankheit oder Urlaub, wenn niemand die Zeiten erfassen kann. Der enge Kundenkontakt erschwert zudem die zeitnahe Dokumentation der Projektzeiten. Die Verwendung von Excel für das Projektcontrolling und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen verstärkt den nicht skalierbaren und manuellen Charakter dieses Prozesses weiter.
Aus dem improvisierten Einsatz der Microsoft-Office-Suite für Zeiterfassung und Projektcontrolling ergibt sich zwangsläufig der zweite Fehler: Es entstehen Ungenauigkeiten. Aufgaben, die keiner gerne macht, die häufig auf die lange Bank geschoben werden und urlaubs- oder krankheitsbedingt liegen bleiben, führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. “Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?” ist eine Frage, die gar nicht so leicht zu beantworten ist, wenn seit den Arbeiten bereits einige Tage bzw. sogar Wochen vergangen sind. Ein kontinuierlich wachsendes Projektvolumen und eine immer größere Vielfalt an Projektarbeiten machen die Antwort noch komplizierter. Und so kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitszeiten nicht erfasst werden, dem falschen Projekt zugeordnet werden oder erst dann auffallen, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, der Projektbeteiligte aber krank oder im Urlaub war.
Fehler in der Dokumentation der geleisteten Projektarbeitszeiten führen zwangsläufig dazu, dass es auch Fehler bei der Projektabrechnung gibt. Denn was nicht dokumentiert wurde, kann auch nicht abgerechnet werden. Viele für die Projektabrechnung Verantwortlichen beklagen bereits den hohen Aufwand, den es erfordert, zum Abrechnungszeitpunkt die Projektzeiten überhaupt erst einmal vollständig und präzise zu erfassen.
Denn nicht nur beim Erfassen von Projektzeiten können Fehler auftreten, sondern auch bei der Übernahme in die Rechnungserstellung. Geschieht diese mit Microsoft Word, sind Fehler quasi vorprogrammiert, doch selbst eine manuelle Übernahme in eine professionelle Faktura-Lösung erhöht die Fehleranfälligkeit.
Eine Zeiterfassung per se bringt für Arbeitnehmer keine Nachteile mit sich, jedoch bestehen häufig negative Assoziationen, die sich als Herausforderungen bei der firmeninternen Arbeitszeiterfassung manifestieren können:
Die Einführung einer projektbezogenen Zeiterfassung muss keine Angst hervorrufen – im Gegenteil, sie kann sich als äußerst wertvolles Werkzeug erweisen, um Projekte effizienter und transparenter zu gestalten.
Sie bietet klare Vorteile: präzisere Ressourcenplanung, bessere Kontrolle über Projektverläufe, optimierte Aufwandseinschätzung und eine nachvollziehbare Rechnungsstellung. Wichtig ist, den Mitarbeitern die positiven Aspekte dieser Systeme zu vermitteln, ihre Bedenken ernst zu nehmen und sie aktiv in den Einführungsprozess einzubeziehen.
So wird die Zeiterfassung nicht als Kontrollinstrument, sondern als Unterstützung für eine produktivere und zufriedenstellendere Arbeitsumgebung wahrgenommen. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Tools wie ZEP kann die Zeiterfassung ein Gewinn für das gesamte Unternehmen sein.
Projektzeiterfassung ist sinnvoll für Dienstleistungsunternehmen zur genauen Abrechnung und Effizienzsteigerung, Projektmanager und -teams für bessere Planung und Überwachung von Projekten, Freiberufler und Selbstständige zur detaillierten Dokumentation geleisteter Stunden, kreative und technische Berufe zur Analyse und Verbesserung der Produktivität, Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern zur genauen Arbeitszeiterfassung unterwegs sowie Organisationen mit komplexen Projekten für eine effiziente Projektsteuerung und Ressourcennutzung.
Die Projektlaufzeit bezeichnet den Zeitraum, der von Beginn bis zum Abschluss eines Projekts reicht. Sie umfasst alle Phasen, von der Projektplanung und -durchführung bis hin zur Abnahme und dem Abschlussbericht. Die genaue Festlegung der Projektlaufzeit ist entscheidend für die Planung und Steuerung der Ressourcen und Aufgaben im Projekt.
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