Mitte November 2020 war es wieder soweit: Mit der Version 6.4 wurde ein neues Major Release von ZEP, einer cloudbasierten Software für Zeiterfassung und Projekt-Controlling veröffentlicht. Das Rollout fand an einem Wochenende statt, ab Montag konnten dann alle ZEP Cloud-Anwender auf die neue Version zugreifen.

Insgesamt enthält die neue Version im Vergleich zur Vorgängerversion mehrere Dutzend Neuerungen und Erweiterungen. Dazu gehört beispielsweise Support für die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. Diese beiden Formate sind für ZEP-Kunden mit öffentlichen Auftraggebern seit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes verpflichtend. Österreichische Kunden sind mit der neuen Version von ZEP in der Lage, Jahresurlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter nach Eintrittsdatum/ Arbeitsjahr Tag-genau zu berechnen. Weitere neue Funktionen basieren auf dem Feedback der mittlerweile mehr als 900 Kunden beim täglichen Arbeiten mit der Lösung.

Cloud-Software: Bereitstellung auf einer zentralen Plattform

Das Beispiel ZEP 6.4 zeigt einen großen Vorteil des Cloud-Betriebssystems. Die Softwarelösung wird für alle Nutzer zentral auf einer Plattform zur Verfügung gestellt. Sollen neue Funktionen ergänzt werden, werden diese zuerst ausgiebig getestet und dann in das Produktivsystem übernommen. Damit stehen sie dann allen Benutzern „per Knopfdruck“ zur Verfügung. Würde die Software dagegen im klassischen On-Premise-System betrieben, müssten alle ZEP-Kunden diese selbst vor Ort in ihrem Unternehmen installieren und an die bestehende IT-Umgebung (Hardware, Betriebssystem, Endgeräte) anpassen. Beim Cloud-Betrieb erfolgt der Zugriff dagegen über einen konventionellen Webbrowser unabhängig von der eingesetzten IT-Infrastruktur. Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise die eingangs genannten Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes an das Rechnungsformat müssen können so zentral zur Verfügung gestellt werden, ohne dass der Endanwender selbst tätig werden muss.

Gemeinsame Weiterentwicklung mit Kunden

Ein weiterer Vorteil des Cloud-Betriebsmodells besteht darin, dass Kundenwünsche schneller und einfacher in die Software integriert werden können. Da alle Anwender auf derselben Plattform arbeiten, können deren Feedback und Änderungswünsche einfacher verglichen und auf ihre Relevanz für andere Anwender überprüft werden. Im Gegenzug kann die Firma provantis als Softwareanbieter sicher sein, dass alle Änderungen von allen Anwendern in gleicher Weise genutzt werden können, wenn sie per Browser mit der Software arbeiten.

Den Vorteil dieser Vorgehensweise bestätigt beispielsweise Christian Korn, Partner und Chief Financial Officer (CFO) bei der KORN CONSULT GROUP: "Interessant ist es […] zu sehen, dass unsere Änderungswünsche im Rahmen von Updates in die Gesamtplattform einfließen und damit auch anderen ZEP-Anwendern zu Gute kommen. Umgekehrt profitieren natürlich auch wir von den Vorschlägen anderer ZEP-Nutzer."

Christoph Stiens, NetzWerkStadt GmbH & Co.KG (NWS), bestätigt: "Die rasche Integration kundenspezifischer Anpassungen in neue Versionen der Lösung führt dazu, dass ZEP kontinuierlich gemeinsam mit den Anwendern weiterentwickelt wird."

Andrea Renk, Senior Consultant bei Uzuner Consulting, erklärt : "Änderungsvorschläge werden aufgegriffen und schnell in neue Updates/Versionen integriert." Das Unternehmen hatte bereits bei einer Vorgängerversion den Wunsch nach einer bestimmten Auswertungsmöglichkeit geäußert, der dann im Rahmen des nächsten ZEP-Updates integriert wurde und so nicht nur Uzuner Consulting, sondern auch allen anderen ZEP-Kunden zu Gute kam.

Und so sind auch in ZEP 6.4 wieder zahlreiche Vorschläge für Erweiterungen und neue Funktionen eingeflossen. Eine komplette Aufstellung der neuen Funktionen von ZEP 6.4 steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

On-Premise als Option

Wichtiger Hinweis zum Schluss: Sollten Unternehmensphilosophie oder andere Gründe gegen eine Nutzung in der Cloud sprechen, kann ZEP auch On-Premise auf eigenen Systemen installiert und genutzt werden.

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