Die KOGIT GmbH in Darmstadt ist Spezialist für Identity Management Infrastrukturen. Die Leistungen der Berater umfassen die Analyse bestehender Strukturen und Prozesse ebenso wie Technologie-, Strategie- und Prozessberatung sowie Realisierung, Customizing und Rollout. Den Praxisalltag beherrscht eine Vielzahl komplexer Projekte in Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Für ein effizientes Projektcontrolling und zuverlässige Rechnungslegung sorgt der Einsatz von ZEP, der Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Lösung von provantis.
Andre Peternell arbeitet im Back-Office und ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter ihre Leistungen zeitnah, vollständig und korrekt erfassen. Er sagt: „Die Revisionsanforderungen an große Unternehmen sind gestiegen, ebenso wie die Anforderungen an die Sicherheit in der IT. Ein ganzheitliches, unternehmensweit zentralisiertes Management der Zugriffsrechte, das auch externen gesetzlichen Vorgaben gerecht wird, gehört dabei zu den Grundvoraussetzungen.“ Die KOGIT-Experten helfen, die internen Richtlinien unternehmensspezifisch zu gestalten und umzusetzen. Dazu gehört die Definition kundenspezifischer Genehmigunsprozesse bezüglich Rollen und Zugriffsrechten und ihre Abbildung auf IT-gestützte automatisierte Verfahren, die revisionssicher sind. „80 Prozent des Aufwands in unseren Projekten betrifft organisatorische – und nicht technische – Abläufe und muss auch vom Kunden getragen werden. Wir unterstützen sie dabei mit unserer Expertise in der Beratung und Umsetzung“, so Peternell.
Das Geschäftsmodell von KOGIT ist fokussiert auf langfristige Kundenprojekte, die aufgrund ihrer Komplexität und Dauer in der Regel in Teilprojekte aufgeteilt und bearbeitet werden. Selbstredend war KOGIT bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware anspruchsvoll: das gesuchte Produkt sollte dieses Geschäftsmodell abbilden können. Als oberste Maßgabe galt: es sollten keine Änderungen an den bestehenden firmeninternen Abläufen erforderlich sein.
Das Unternehmen wurde über das Internet auf ZEP aufmerksam und nutzte die Möglichkeit, bei provantis einen Testzugang einzurichten. Nach dem ersten positiven Eindruck wurde KOGIT kurzfristig ein Pilot-Zugang zur Verfügung gestellt, um eine Demo-Installation als Entscheidungshilfe für die Geschäftsleitung aufbauen zu können. Nach der internen Demo erfolgte eine Vorstellung des Systems durch provantis. Die Geschäftsleitung von KOGIT war sich nach der Vorstellung des Systems einig: „Die provantis-Experten haben Eindruck gemacht: Sie stehen 100 Prozent hinter dem Produkt. ZEP ist ihr Baby, das hat man gemerkt.“
Ein besonderes Argument zugunsten von ZEP war seine Flexibilität. Schon nach den ersten Tests war abzusehen, dass ZEP das Potenzial hat, die Anforderungen von KOGIT – Abbildung des Geschäftsmodells und der internen Abläufe – zu erfüllen. Die anschließende Pilotphase bestätigte dies vollständig. Das System konnte an die Organisation und die Prozesse von KOGIT in kürzester Zeit durch einfache Konfiguration angepasst werden. Überaus hilfreich dabei waren die sehr ausführliche Dokumentation mit Beispielen aus der Alltagspraxis, sowie der eintägige In-House Workshop.
Der Nutzen stellte sich ebenfalls schnell ein: bereits einen Monat nach der Lizenzierung konnten alle Mitarbeiter Ihre Leistungen mit wenig Aufwand entsprechend der jeweils im ZEP hinterlegten Projektstruktur so erfassen, dass die gewünschte Transparenz bezüglich der Projektaufwände und der Budgetstati für die Projektleiter und die Geschäftsleitung mit Hilfe der verfügbaren Auswertungen hergestellt werden konnte. Durch die automatisch erstellten Leistungsnachweise bei der Rechnungsstellung wird diese Transparenz jetzt auch an die Kunden weitergegeben, mit positiven Rückmeldungen. Dies alles hat zu deutlich weniger Fehlern geführt – und auch Nachfragen gibt es keine mehr.
Die Bedienung von ZEP erfolgt über einen Web-Browser und über Clients für mobile Geräte. Jede(r) registrierte(r) Mitarbeiter(in) kann seine/ihre Zeiten auf die für ihn/sie freigegebenen Projekte buchen und dokumentieren. Der Einführungsaufwand war minimal: Für die erfassenden Mitarbeiter nahezu Null, da alle Funktionen, die sie bisher zu Verfügung hatten, auch im ZEP vorhanden sind. Die zusätzlichen Funktionen wurden sehr begrüßt. Für das Back-Office bestand der Einführungsaufwand darin, die bestehenden Abläufe in ZEP zu übernehmen sowie darin, die neuen Möglichkeiten zu nutzen, Projekte und Tätigkeiten so zu strukturieren, dass sie zu einem für die Kunden nachvollziehbaren Rechnungsaufbau führen. „Die Software ist sehr logisch aufgebaut, sehr, sehr gut durchdacht“, so das Lob von Peternell, der selbst früher als Softwareentwickler tätig war.
Bereits nach zwei Wochen entschied die Geschäftsleitung von KOGIT, ein Pilotprojekt mit allen Projekten eines Kunden zu starten. Nach erfolgreichem Abschluss am Ende der Rechnungsperiode wurde das Pilotsystem durch provantis in Produktionsstatus gesetzt, somit standen alle Vorarbeiten der Pilotphase zur Verfügung. Alle aktiven Projekte wurden innerhalb einer Rechnungsperiode in ZEP übernommen, und die Erfassung erfolgte fortan nur noch in ZEP.
Die KOGIT GmbH mietet ZEP als SaaS (Software as a Service) bei provantis seit August 2010. Lizenziert ist die Software für 30 Benutzer. KOGIT nutzt ZEP Professional mit den Zusatzmodulen „Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub“, „Faktura“, „Dokumenten-Generator“, „Dokumenten-Verwaltung“ sowie das „Ticket-System“ und „ZEP-Offline“ für den Laptop. Da KOGIT keine eigene produktive IT-Infrastruktur betreibt, war das von provantis angebotene kostengünstige SaaS-Modell ebenfalls ein wichtiges Argument zugunsten von ZEP. Der Mietpreis deckt den laufenden Betrieb und die Softwarewartung des Systems – inklusive der KOGIT-spezifischen Erweiterungen – durch provantis ab.
„ZEP wurde von unseren Mitarbeitern mit Begeisterung angenommen“, berichtet Peternell. Besonders geschätzt werden ihre sehr gute Bedienbarkeit und die Benutzeroberfläche. „Wichtig ist für die Kollegen die ZEP-Offline-Funktion: Wenn sie in der Bahn sind, können sie die Zeit nutzen, um ihre Daten in das System einzutragen – zeitnah nach einem Kundentermin.“
Gerade bei Projekten, in denen die Leistung immer dieselbe ist, kann der Mitarbeiter jeden Eintrag einfach über einen Klick kopieren, lediglich Datum und Uhrzeit werden neu ergänzt. „Man merkt auch hier, dass bei der Entwicklung von ZEP mitgedacht wurde. Das System ist sehr praxisnah“, lobt Peternell. Die Projektleiter sind besonders zufrieden: Sie können jederzeit den Budgetstatus ihrer Projekte in Echtzeit sehen. Und die Administratoren? Sie schätzen die intelligente, konsistente und benutzerfreundliche Menüführung, insbesondere die Tatsache, dass jede Funktion auch in einem neuen Fenster ausgeführt werden kann. Das bringt eine bedeutende Zeitersparnis. Man merkt, dass die provantis-Experten selbst das Produkt benutzen.
Sehr gut kommt bei KOGIT die immanente Flexibilität bei der Rechnungserstellung an. Hier gibt es die Möglichkeit, die erzeugten Word- Dokumente nachzubearbeiten. So lassen sich Rechnungen kundenspezifisch inhaltlich und gestalterisch genau auf die Kundenanforderungen anpassen, sei es bei der Leistungsbezeichnung oder bei der Projektdarstellung. ZEP erlaubt, die gesamte Dokumentation der Aufträge und Projekte jetzt an einer Stelle zusammenzufassen: vom gültigen Angebot über den Auftrag und den Planzahlen bis hin zur Leistungserfassung, den Auswertungen und den Rechnungen. „Es wird eine höhere Disziplin beim Erfassen und Abrechnen eingehalten und der Zeitaufwand für die Rechnungsstellung ist deutlich niedriger als früher“, fügt Peternell hinzu.
Als Nächstes steht die Abwicklung der Reisekosten an. „Wir wissen schon jetzt, dass auch hier unsere Abläufe in ZEP übernommen werden können”, sagt die Geschäftsführerin Katarina Kreutzfeldt. Ihr bisheriges Fazit über den Einsatz der Zeiterfassungs-, Controlling- und Rechnungsstellungslösung bei KOGIT: „ZEP ist ein sehr gut durchdachtes System. Die klare Architektur und die konsistente Menüstruktur macht seine Bedienung sehr einfach. Die Flexibilität ist beispielhaft und der Nutzen kurzfristig erreichbar. Es eignet sich bestens für kleinere Unternehmen, da der organisatorische und finanzielle Aufwand überschaubar bleibt.“
Rheinstraße 40-42
D-64283 Darmstadt
Wir beantworten Ihre Fragen schnell & kompetent. Kontaktieren Sie uns per Telefon oder E-Mail.
+49 7156 43623-0 oder Kontaktformular
