PIM-Consult GmbH

Zeiterfassung bei PIM-Consult: „Klassische“ Kombination aus MS-Word und MS-Excel

Zu Beginn der Geschäftstätigkeit vor mittlerweile vier Jahren erfolgten Erfassung und Abrechnung der Projektzeiten bei PIM-Consult über die in vielen projektorientierten Unternehmen eingesetzte Kombination aus Excel-Liste zum Eintragen der geleisteten Projektzeiten und Word-Dokument zum Erstellen der Abrechnungen an den Kunden. „Für jedes neue Projekt wurde zu Beginn eine eigene neue Excel-Liste erstellt“, erinnert sich Sandra Gröning, Executive Assistant bei PIM-Consult, an die anfängliche Vorgehensweise. Als „Herrin“ des PIM-Consult Backoffice ist sie für alle administrativen und organisatorischen Aufgaben im Unternehmen verantwortlich. Da jedes Projekt natürlich etwas anders gelagert war, sah auch jede Excel-Liste etwas anders aus, was eine standardisierte Erfassung und Abrechnung der Projektzeiten nahezu unmöglich machte. Dies führte zu immer mehr Fehlerquellen, immer häufiger wurde vergessen, Projektzeiten präzise zu erfassen, der Aufwand für Zeiterfassung und die Übernahme der erfassten Zeiten in die Abrechnung stieg kontinuierlich an. Frau Gröning bestätigt: „Irgendwann dauerte es dann fast zwei komplette Arbeitstage, um gerade einmal eine Handvoll Kundenprojekte abzurechnen.“ Da das Projektvolumen kontinuierlich stieg, reifte bei PIM-Consult rasch die Erkenntnis, sich nach einer Alternative für die bisherige MS-Word-/Excel-Kombination umzusehen.

„Bereits in der Demophase mit einem Testzugang auf ZEP konnten wir feststellen, dass die Lösung alle unsere Anforderungen erfüllte und die Defizite unserer bisherigen Vorgehensweise bei der Zeiterfassung und -abrechnung beseitigte.“

Über eine Internetrecherche stieß PIM-Consult Principal Julian Herzog, der für die IT-Ausstattung des Beratungsunternehmens verantwortlich ist, auf die Softwarelösung ZEP der Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen.

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Nach einem etwas längeren Auswahlprozess, der hauptsächlich dem raschen Firmenwachstum und den damit verbundenen zahlreichen neuen Projektaufträgen geschuldet war, entschied sich PIM-Consult letztendlich im Februar 2017 für den Einsatz von ZEP.

Frau Gröning erläutert: „Bereits in der Demophase mit einem Testzugang auf ZEP konnten wir feststellen, dass die Lösung alle unsere Anforderungen erfüllte und die Defizite unserer bisherigen Vorgehensweise bei der Zeiterfassung und -abrechnung beseitigte.“

Neben der reinen ZEP-Zeiterfassung nutzt PIM-Consult das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie das Faktura-Modul für die Abrechnung.

Die richtige Lösung für die „Generation Cloud“

Als Betriebsmodell entschied sich PIM-CONSULT für den Betrieb von ZEP im Cloud Computing-Modell. ZEP kann sowohl als Cloud Service, als auch als On-Premise-Lösung genutzt werden. Sandra Gröning erklärt: „Als Beratungsunternehmen im IT-Umfeld gehören wir mittlerweile zur ‚Generation Cloud‘ und betreiben eigentlich alle unsere Software-Anwendungen in der Wolke.“ Die Thematik Datenschutz und Datensicherheit spielt dabei natürlich eine zentrale Rolle. Als „Cloud Service Made in Germany“ wird ZEP in einem zertifizierten (ISO 27001, IT Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland betrieben. Die Internetanbindung zu den ZEP-Servern erfolgt mit 1000 Mbit/s über redundante Glasfaserleitungen. Der zwischen ZEP-Kunden und der Firma provantis geschlossene Nutzungsvertrag enthält natürlich auch den seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschriebenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

„Wir sind uns sehr wohl der Tatsache bewusst, dass 100 % Kontrolle nicht möglich sind, fühlen uns aber in der deutschen ZEP-Cloud gut aufgehoben. Wir setzen volles Vertrauen darauf, dass die Firma provantis als professioneller Cloud Service Provider alles dafür tut, um ein Maximum an Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten“, bestätigt Sandra Gröning. Bisher wurde dieses Vertrauen nicht enttäuscht.

Tagesgeschäft eines Beratungsunternehmens: Mobilität und Benutzerfreundlichkeit sind ein Muss

Wie in vielen projektorientierten Unternehmen sind auch die Berater von PIM-Consult größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Für die Eingabe ihrer Projektzeiten nutzen sie deshalb neben der webbasierten Benutzeroberfläche von ZEP auch die mobilen Apps der Lösung, die für Android und iOS zur Verfügung stehen. Sandra Gröning: „Als typisches Beratungsunternehmen sind unsere Mitarbeiter in der Regel vier Tage die Woche unterwegs. Aus diesem Grund muss ein möglichst einfaches Reporting gewährleistet sein. Über die mobilen Apps von ZEP können unsere Mitarbeiter beispielsweise ihre Belege einfach mit ihrem mobilen Endgerät (Handy oder Tablet/iPad) abfotografieren und so erfassen.“

Als Verantwortliche für die Abrechnung freut sich Frau Gröning zum einen darüber, dass mit ZEP nun alle Projektzeiten über eine einheitliche Oberfläche und Struktur an einer zentralen Stelle erfasst werden und das lästige, fehleranfällige und zeitaufwändige „Zusammentragen“ der Daten aus unterschiedlichen Excel-Listen entfällt. Darüber hinaus erleichtert die intuitive und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche das Erstellen der Abrechnung und führt damit auch in diesem Bereich zu einem deutlich geringeren Aufwand.

Und wenn es doch einmal Fragen zur Nutzung gibt, steht der ZEP-Support mit Rat und Tat zur Seite. Frau Gröning erklärt: „ZEP hat sich mittlerweile zu einem sehr mächtigen und leistungsfähigen Tool entwickelt, dass weit über das hinaus geht, was wir als ‚Durchschnittsanwender‘ für unsere Arbeit benötigen. Häufig sind es reine Einstellungsfragen, bei denen mir der ZEP-Support dann in der Regel innerhalb kürzester Zeit eine Antwort liefert.“