Projektzeiterfassung gesucht. ZEP Compact gefunden.
8. November 2022

Projektzeiterfassung gesucht. ZEP Compact gefunden.

Wo die manuelle Zeiterfassung und die Koordination verschiedener Kundenprojekte mit Excel an ihre Grenzen stoßen, hat die Stunde von ZEP Compact geschlagen. Die intelligente Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Arbeitszeiten projekt- und kundenspezifisch zu erfassen, sodass Sie stets den Überblick über alle Leistungen und Zeitaufwände behalten. ZEP Compact ist die effiziente Lösung zur einfachen Projektzeiterfassung und Projektauswertung.

Diese Vorteile genießt auch unsere Persona Elke für sich und ihr Team. Elke steht stellvertretend für alle, die ZEP Compact für die vereinfachte Projektzeiterfassung und das damit verbundene Projekt-Controlling über verschiedene Kundenprojekte hinweg nutzen. Die Suche nach der passenden Lösung war nicht einfach, hat sich am Ende für Elke aber gelohnt.

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Elke leitet ein mittelständisches IT-Dienstleistungsunternehmen mit 24 Angestellten. Das Unternehmen hat Standorte in Berlin und Wien, sodass länderübergreifend Kundenprojekte erfasst und abgerechnet werden müssen. In den vergangenen Jahren ist Elkes Unternehmen stark gewachsen, sodass eine manuelle projekt- und auftragsorientierte Zeiterfassung mit Excel an ihre Grenzen gestoßen ist. Es schlichen sich Fehler ein, der Aufwand stieg ins Unermessliche und die Skalierbarkeit war nicht gegeben. Also sah sich Elke nach einer passenden Lösung um, die alle ihre Bedürfnisse abdecken sollte – von der reinen Zeiterfassung beim morgendlichen Betreten des Büros über länderübergreifende Teamverwaltung bis hin zur individuellen Abrechnung aller Kundenprojekte. Und das am besten ohne Papierkram und so intuitiv wie möglich.

Nach eingehender Recherche wurde Elke auf ZEP Compact aufmerksam. Die Software-Lösung bietet projektorientierten Unternehmen – wie Elkes IT-Dienstleister – eine zuverlässige Komplettlösung u.a. für die Bereiche Zeiterfassung, Projektmanagement, Projekt-Controlling und Projektabrechnung. Das war genau das, was Elke gesucht hat. Durch die 30-Tage-Testversion konnte Elke für sich und ihr Team herausfinden, ob sich ZEP individuell und flexibel auf ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Volltreffer! Durch eine intensive Demo mit dem provantis Support wurde Elke in das Programm eingeführt, die wichtigsten Funktionen erläutert und alle offenen Fragen geklärt. Der Funktionsumfang von ZEP hat die Anforderungen am besten abgedeckt. Die Entscheidung fiel daher nicht schwer: Ab sofort nutzt Elke ZEP Compact – Nadel im Heuhaufen gefunden!

Probe aufs Exempel – ZEP im Tagesgeschäft

Der Betrieb der Softwareanwendung ZEP stellt für Elkes IT-Dienstleistungsunternehmen keine große Herausforderung dar. Das Programm ist intuitiv und kann von allen Angestellten gleichermaßen über den Web-Browser oder das Smartphone genutzt werden. Das beginnt bereits am Morgen, wenn sich die Büromitarbeiter per RFID-Chip am ZEP Terminal einstempeln. Die Kolleg:innen im Außendienst starten ihre Zeiterfassung hingegen ganz bequem per App. ZEP erfreut sich einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern und wird intensiv genutzt.

Eine große Erleichterung stellt das Projekt-Controlling dar. Warum? Durch verschiedene Auswertungen und Mechanismen zur Budgetnachverfolgung, weiß Elke immer, wo das jeweilige Projekt steht und wenn ein bestimmter Schwellenwert eines Projektes erreicht wurde. Wenn auf einem Projekt beispielsweise bereits 75 Prozent der vereinbarten Stunden erreicht wurden, kann Elke entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit das Projekt noch gewinnbringend zu Ende gebracht werden kann. ZEP passt sich Elkes Tagesgeschäft individuell an und erleichtert darüber hinaus, die Übersicht über alle Kundenprojekte in Deutschland und Österreich zu behalten.

Elke ist aber nicht nur begeisterte ZEP-Userin, sondern nutzt für ihr Personalmanagement seit einiger Zeit Personio. Durch die flexibel zubuchbare Personio-Schnittstelle, kann Elke nun ihr komplettes Projektgeschäft digital abdecken und parallel ihr Personalmanagement automatisieren. Denn: Die Zeiterfassung kann mit ZEP noch umfangreicher erfolgen, wobei die Anbindung an ein HR-System die zentrale Verwaltung der Mitarbeiterdaten erheblich erleichtert. Elke konnte die in Personio angelegten Mitarbeiterstammdaten mühelos nach ZEP übernehmen, sodass Zeitbuchungen automatisch an Personio übermittelt werden können.

Ergänzend hat sich Elke für das Überstunden-/Urlaubsmodul in ZEP entschieden. So kann sie die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter:innen und eventuelle Personalausfälle noch besser lenken und planen. Mit dem detaillierten Urlaubs- und Fehlzeitenkalender hat Elke die An-/Abwesenheiten ihres Teams stets im Blick. Das damit verbundene Überstundenkonto, dient als zusätzlicher Mechanismus, um die Auslastung ihres Teams im Blick zu behalten und bei Bedarf angemessenen Freizeitausgleich zu gewähren.

Der Weg war das Ziel

Nachdem Elke und ihr Team nun einige Zeit bereits ZEP Compact nutzen, fällt das Fazit von allen Seiten positiv aus: Das Tool ist so individuell wie gewünscht, so flexibel wie benötigt und kommt komplett ohne lästigen Papierkram aus. ZEP ist im Arbeitsalltag zu 100 Prozent integriert, sodass das Tool bei Elkes Team sehr beliebt ist und zu einer deutlich höheren Genauigkeit bei der Zeiterfassung führt. Elke ist vor allem glücklich, dass ein präzises und umfassendes Projekt-Controlling mit ZEP nun endlich möglich ist. Und das ganz unabhängig von Anzahl, Dauer, Umfang und Format der einzelnen Projekte.

Elkes IT-Unternehmen ist nach wie vor auf einem hohen Wachstumskurs. Und auch hier weiß Elke: ZEP Compact kann sie jederzeit individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen und mitwachsen lassen. 2 Lizenzen mehr im nächsten Monat? Kein Problem! Ein Anruf oder eine Mail beim Support und schon wird ihr ZEP angepasst. Auch wenn Elke in Zukunft noch ein weiteres Zusatzmodul benötigt, meldet sie sich ganz unverbindlich beim Support-Team und lässt sich beraten, welches Modul am besten ihre Anforderungen erfüllt.

Elke und ihr Team sind sich einig: ZEP Compact ist das zentrale System im Unternehmen!