Projektmanagement

Onboarding neuer Mitarbeiter optimieren – 3-Phasen-Prozess

Optimieren Sie Ihren Unternehmenserfolg mit einem effizienten Onboarding neuer Mitarbeiter. Entdecken Sie, wie eine Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP diesen Prozess unterstützt und die Produktivität & Mitarbeiterloyalität steigern kann.
Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter optimieren

Das reibungslose Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nicht nur, wie ein erfolgreicher Onboarding-Prozess in drei Phasen strukturiert ist, sondern auch, wie Sie mit unserer Software zur Projektzeiterfassung diesen Prozess optimieren und unterstützen können. Ein effektives Onboarding steigert nicht nur die Produktivität und Motivation Ihrer neuen Mitarbeiter, sondern trägt auch zur Festigung der Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen bei. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihr Image als Arbeitgeber aus und kann Kündigungen während der Probezeit reduzieren.

Was bedeutet Onboarding?

Ein gutes Onboarding ermöglicht die zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Dabei werden Maßnahmen ergriffen, um den Einstieg für die neuen Teammitglieder so reibungslos wie möglich zu gestalten. Dies ist entscheidend, um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen und so schnell in die Arbeitsabläufe und Ihre Unternehmenskultur einzuführen.

Die Ziele für ein erfolgreiches Onboarding sind immer gleich, unabhängig für welche Position. Denn: Egal ob Hilfskraft oder Projektmanager, beim Onboarding geht es vor allem darum, neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen und sie mit Ihrer Unternehmenskultur und internen Prozessen vertraut zu machen. Doch auch die Integration des neuen Mitarbeiters in das bestehende Team ist an dieser Stelle von großer Bedeutung. Das übergeordnete Ziel eines erfolgreichen Einarbeitungsprozesses sollte darin bestehen, den neuen Mitarbeiter schnell an seine Aufgaben heranzuführen und somit die zeitnahe Produktivität zu erreichen. Weiterer Vorteil: Die Loyalität gegenüber Ihnen als Arbeitgeber wird von Beginn an gefördert. Stichwort: Employer Branding!

Onboarding-Prozess – Die 3 Phasen

In jedem Onboarding-Prozess gibt es bestimmte Schlüsselphasen, die von entscheidender Bedeutung sind, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Unternehmen integriert werden. Diese Phasen sollten sorgfältig strukturiert und darauf ausgerichtet sein, den Eintritt in Ihr Unternehmen so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten. Erstellen Sie eine klare Roadmap für neue Mitarbeiter, um sicherzugehen, dass diese nicht nur fachlich kompetent sind, sondern sich auch in die Unternehmenskultur und -abläufe integrieren und schnell produktiv arbeiten können. Das sorgt für einen positiven Start bei allen Beteiligten. Lassen Sie uns nun im Detail die drei Phasen des Onboarding-Prozesses anschauen:

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

Der erste Eindruck zählt! Deshalb sollten Sie vor Beginn des neuen Mitarbeiters einige Vorbereitungen treffen, um den Start so reibungslos wie möglich zu gestalten. Sind alle Formalitäten, wie Arbeitsvertrag, Zugriffsrechte oder die Bereitstellung der erforderlichen Dienstkleidung, geklärt? Großartig! Dann sollten Sie darauf achten, Ihren neuen Mitarbeiter vor dem Start mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Hierzu gehören Details zum Arbeitsbeginn, Arbeitsplatz und eine Aufgabenübersicht. Binden Sie nicht nur den neuen Mitarbeiter mit ein, sondern kommunizieren Sie den Start auch mit allen zukünftigen Teammitgliedern – Sekretariat, IT-Abteilung und eventuelle Paten, die den neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen und Wochen unterstützen. Außerdem sollte der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet und einsatzbereit sein. Koordinieren Sie auch am besten noch vor dem ersten Arbeitstag diverse Termine, einschließlich Vorstellungsrunden und Treffen mit wichtigen Ansprechpartnern und Kollegen – So fördern Sie den sozialen Austausch von Beginn an. Sollte Ihr neuer Mitarbeiter spezifische Schulungen oder Training zu firmeninternen IT-Programmen – wie der Projektzeiterfassung mit ZEP – benötigen, sollten diese ebenfalls vor Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter organisiert sein. Sie haben für das neue Teammitglied eine völlig neue Stelle geschaffen, die es zuvor in Ihrem Unternehmen nicht gegeben hat? Dann sollten Sie darauf achten, Zuständigkeiten im Team klar zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern. Last, but not least können Sie Ihrem neuen Teammitglied ein kleines Willkommenspräsent organisieren. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl von Wertschätzung und Willkommen-Sein zu vermitteln.

Phase 2a: Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters steht an – Schaffen Sie eine positive Atmosphäre, damit der Start reibungslos gelingt. Die kleine Aufmerksamkeit, die Sie bereits vorher besorgt haben, kommt nun zum Einsatz und trägt dazu bei, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Diese kleinen Gesten haben eine große Wirkung und prägen den Einstieg Ihres neuen Teammitgliedes. Um einen neuen Mitarbeiter in die bestehende Belegschaft zu integrieren, empfiehlt sich eine kurze Vorstellungsrunde. Es ist bei großen Teams nicht notwendig, dass alle anwesend sind, aber zumindest die direkten Kollegen in derselben Abteilung oder der zuvor ausgewählte Pate sollten sich und ihre Aufgabenbereiche am ersten Tag vorstellen. Hierbei kann eine Auflistung mit Name und Position/Tätigkeit für den neuen Mitarbeiter sehr hilfreich sein, damit dieser bei Fragen zu speziellen Themen direkt weiß, wen er ansprechen muss. Dies erleichtert den Kontakt und ermutigt den neuen Mitarbeiter, bei Fragen oder Anliegen auf seine Kollegen zuzugehen. Das gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen am ersten Arbeitstag fördert darüber hinaus den Teamgeist und legt den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Zukunft.

Phase 2b: Die erste Arbeitswoche

In der ersten Arbeitswoche stehen verschiedene Aufgaben an, um sicherzustellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter einen reibungslosen Einstieg erlebt. Geben Sie daher einen Überblick über den Ablauf des Onboarding-Prozesses. Dies ermöglicht es dem neuen Teammitglied, sich auf das Kommende vorzubereiten. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass klare Erwartungen und Ziele für die neue Position und die nächsten Wochen besprochen werden. Dies fördert nicht nur eine angenehme Arbeitsatmosphäre, sondern beugt auch Missverständnissen und falschen Erwartungen vor. Integrieren Sie den neuen Kollegen von Anfang an in Projekte und weisen Sie ihm spannende Aufgaben zu, um die Begeisterung für Ihr Unternehmen zu wecken. In der ersten Arbeitswoche können Sie Ihrem neuen Teammitglied auch eine Führung durch alle Abteilungen Ihres Unternehmens anbieten. Geben Sie dabei eine ausführliche Einführung in die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens, aber auch in die Produkte, mit denen das neue Teammitglied ab sofort täglich in Berührung kommt – wie zum Beispiel die Software zur (Projekt-) Zeiterfassung, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.

Phase 3: Nach der ersten Arbeitswoche

Nach der ersten Arbeitswoche im Unternehmen gibt es weiterhin wichtige Aspekte zu berücksichtigen, um den Onboarding-Prozess erfolgreich fortzusetzen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Eindrücke und Erfahrungen des neuen Mitarbeiters während der ersten Woche zu erfragen. Dies ermöglicht es Ihnen, eventuelle Probleme oder Bedenken frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Vermeiden Sie dabei Informationsüberflutung, indem Sie wichtige Informationen und Schulungen schrittweise bereitstellen. Dies ermöglicht es Ihrem neuen Teammitglied, das Gelernte zu verarbeiten und anzuwenden, ohne dabei überfordert zu sein.

Nach vier bis acht Wochen ist es Zeit, den Onboarding-Prozess erneut zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr neues Teammitglied gut im Unternehmen angekommen ist. Regelmäßige Feedback-Gespräche können hierbei sehr hilfreich sein.

Strukturiertes Onboarding mit Software zur Projektzeiterfassung

Durch eine strukturierte Einarbeitung finden sich neue Teammitglieder schneller in ihre Aufgaben und in das bestehende Team Ihres Unternehmens ein. Eine Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP lässt sich unterstützend in den Onboarding-Prozess integrieren. Weiterer Vorteil: Sobald Ihr neuer Mitarbeiter das eigene Onboarding mit ZEP durchlaufen hat, kennt er das Tool so gut, dass es ihm im Geschäftsalltag leichtfällt, mit dem Programm auch für Kundenprojekte zu arbeiten. Welche Zusatzmodule eignen sich besonders für ein gelungenes Onboarding?

Modul: Tickets, Aufgaben & To dos

Ein strukturiertes Onboarding ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Einstieg neuer Mitarbeiter. Unser ZEP Zusatzmodul Tickets, Aufgaben & To dos bietet eine umfassende Lösung, um diesen Prozess effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden. Mit diesem Modul können Sie ein übergeordnetes Onboarding-Projekt anlegen, das alle relevanten Informationen und Aufgaben für den Einstieg Ihres neuen Mitarbeiters enthält. Jeder Schritt wird dann als Ticket oder Teilaufgabe hinterlegt, um eine klare Struktur und Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Dabei können Sie die Teilaufgaben nutzen, um spezifische Aspekte der Einarbeitung zu untergliedern. Die direkte Erfassung von Zeiten auf Tickets und Teilaufgaben ermöglicht eine genaue Analyse des zeitlichen Aufwands für jeden Schritt des Onboardings. Dies ist nicht nur für Ihren neuen Mitarbeiter interessant (wie lange brauche ich für welche Aufgaben?), sondern auch für Sie. Warum? Nun, mit den Analysedaten können Sie auch zukünftige Onboardings für ähnliche Positionen effizienter planen und Ressourcen optimal einsetzen. Ein weiterer Pluspunkt dieses Moduls ist die Funktion, zusätzliche Informationen je Ticket manuell einzutragen. So erhalten Sie direktes Feedback des neuen Teammitglieds je Onboarding-Schritt, das Sie für zukünftige Einarbeitungen nutzen können. Die Planung des Zeitaufwandes für die Bearbeitung jedes Tickets sorgt außerdem dafür, dass realistische Zeitvorgaben gesetzt werden und der Onboarding-Prozess möglichst reibungslos verläuft. Die Zuordnung von Ticket-Kategorien ermöglicht die Implementierung professioneller Workflows, was nicht nur die Organisation, sondern auch die Auswertung des Onboarding-Prozesses erleichtert. Für eine effiziente Teamarbeit bietet das Modul konfigurierbare Benachrichtigungen, d.h. Onboarding-Verantwortliche werden über Bearbeitungsfortschritte des neuen Mitarbeiters informiert, was die Zusammenarbeit optimiert und sicherstellt, dass kein Schritt der Einarbeitung übersehen wird.

Modul: Planstunden

Ein reibungsloses Onboarding erfordert aber nicht nur klare Schritte, sondern auch eine präzise Planung der benötigten Ressourcen. Das ZEP Zusatzmodul Planstunden bietet Ihnen die Möglichkeit, den Aufwand für das Onboarding neuer Mitarbeiter detailliert zu planen und zu steuern. Die Funktion, dynamische oder fixe Planzahlen zu hinterlegen, gibt Ihnen die Flexibilität, die zu Ihrem individuellen Bedarf passt. Die Verwendung fixer Planzahlen ermöglicht eine Top-Down-Planung, indem eine vordefinierte Stundenzahl auf Vorgänge oder Untervorgänge des Onboarding-Prozesses verteilt wird. Auf der anderen Seite führen dynamische Planzahlen zu einer Bottom-Up-Planung, bei der die Summe der Planzahlen den Gesamtaufwand für das Onboarding bestimmt. Die Auswertungsmöglichkeiten sind vielfältig und bieten einen umfassenden Soll-Ist-Vergleich der gesamten Zeitaufwände. So haben Sie als Verantwortlicher des Onboardings, wie auch Ihre neuen Mitarbeiter, stets den Fortschritt des Einarbeitungsprozesses im Blick. Mit dem Modul Planstunden können Sie nicht nur Kundenprojekte managen, sondern auch den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter zeitlich einteilen. Hinterlegen Sie je Onboarding-Station den geplanten Aufwand in Stunden und behalten so den Überblick, um die Einarbeitung möglichst reibungslos zu steuern. Die vielfältigen Anzeigemöglichkeiten von Planzahlen – also verschiedener Onboarding-Stationen – gewährleisten, dass alle Beteiligten stets den gesamten Einarbeitungsplan im Blick behalten.

Schnittstelle zu Personio

Sie managen bereits Ihre Personalangelegenheiten und Mitarbeiterstammdaten mit der Software von Personio? Prima! ZEP und Personio verbindet eine Schnittstelle, die Ihnen die Verwaltung und Synchronisation ohne Mehraufwand ermöglicht. Die automatische Datenübertragung zwischen ZEP und Personio trägt entscheidend zu einem reibungslosen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter bei. Durch die Integration werden alle relevanten Informationen, die Sie in Personio einpflegen, nahtlos an ZEP übertragen. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter automatisch in ZEP angelegt werden, sobald sie in Personio erfasst wurden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch potenzielle Fehler bei der manuellen Dateneingabe. So können Sie neue Mitarbeiter schneller, effizienter und sicherer in Ihre Arbeitsabläufe integrieren, was die Gesamtdauer des Einarbeitungsprozesses deutlich verkürzen kann.

Onboarding 4.0: Strukturiert, effizient & innovativ – Mit ZEP

Ein gut durchdachtes Onboarding ist das Fundament für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Die Implementierung moderner Software für Projektzeiterfassung – wie ZEP – hebt nicht nur den Prozess selbst auf ein neues Level, sondern bringt auch erhebliche Vorteile für Sie als Unternehmen. Von der gründlichen Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag bis zur sorgfältigen Planung der ersten Arbeitswochen ermöglicht ZEP eine strukturierte Integration neuer Teammitglieder. Die Module Tickets, Aufgaben & To dos sowie Planstunden bieten nicht nur klare Planungsinstrumente, sondern ermöglichen auch eine detaillierte Analyse des Zeitaufwands. Die Schnittstelle zu Personio erleichtert die Datenverwaltung und -synchronisation zusätzlich.

Doch auch über die Softwarenutzung hinaus ist ein erfolgreiches Onboarding durch eine positive Unternehmenskultur, klare Kommunikation und soziales Teambuilding geprägt. Ein strukturiertes Onboarding trägt nicht nur zur raschen Integration neuer Mitarbeiter bei, sondern stärkt auch das Employer Branding und minimiert Kündigungen während der Probezeit. Die Investition in einen reibungslosen Einarbeitungsprozess ist nicht nur eine Notwendigkeit, sondern eine strategische Maßnahme zur Steigerung von Produktivität, Motivation und Mitarbeiterloyalität, was gerade in Zeiten des Fachkräftemangels für Unternehmen aller Art und Größe relevant ist. Sie wollen keine weiteren Themen rund um aktuelle Trends und Methoden in der (Projekt-)Zeiterfassung verpassen? Hier können Sie sich zu unserem monatlichen Newsletter anmelden, damit Sie immer up-to-date sind.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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