Das reibungslose Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nicht nur, wie ein erfolgreicher Onboarding-Prozess in drei Phasen strukturiert ist, sondern auch, wie Sie mit unserer Software zur Projektzeiterfassung diesen Optimise process und unterstützen können. Ein effektives Onboarding steigert nicht nur die Produktivität und Motivation Ihrer neuen Mitarbeiter, sondern trägt auch zur Festigung der Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen bei. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihr Image als Arbeitgeber aus und kann Kündigungen während der Probezeit reduzieren.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
3 important onboarding phases
Remote onboarding: familiarisation with ZEP
Structured onboarding with software for project time recording
Ein gutes Onboarding ermöglicht die zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Dabei werden Maßnahmen ergriffen, um den Einstieg für die neuen Teammitglieder so reibungslos wie möglich zu gestalten. Dies ist entscheidend, um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen und so schnell in die Arbeitsabläufe und Ihre Unternehmenskultur einzuführen.
Die Ziele für ein erfolgreiches Onboarding sind immer gleich, unabhängig für welche Position. Denn: Egal ob Hilfskraft oder Projektmanager, beim Onboarding geht es vor allem darum, neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen und sie mit Ihrer Unternehmenskultur und internen Prozessen vertraut zu machen. Doch auch die Integration des neuen Mitarbeiters in das bestehende Team ist an dieser Stelle von großer Bedeutung. Das übergeordnete Ziel eines erfolgreichen Einarbeitungsprozesses sollte darin bestehen, den neuen Mitarbeiter schnell an seine Aufgaben heranzuführen und somit die zeitnahe Produktivität zu erreichen.
Weiterer Vorteil: Die Loyalität gegenüber Ihnen als Arbeitgeber wird von Beginn an gefördert. Stichwort: Employer branding!
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Prozess, der darauf abzielt, neue Teammitglieder effektiv in das Unternehmen zu integrieren und sie für ihren Erfolg zu rüsten. Es umfasst verschiedene Aspekte, von der Vermittlung der Unternehmenskultur bis hin zur fachlichen Einarbeitung.
Main objectives and tasks:
In jedem Onboarding-Prozess gibt es bestimmte Schlüsselphasen, die von entscheidender Bedeutung sind, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Unternehmen integriert werden. Diese Phasen sollten sorgfältig strukturiert und darauf ausgerichtet sein, den Eintritt in Ihr Unternehmen so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.
Erstellen Sie eine klare Roadmap für neue Mitarbeiter, um sicherzugehen, dass diese nicht nur fachlich kompetent sind, sondern sich auch in die Unternehmenskultur und -abläufe integrieren und schnell produktiv arbeiten können. Das sorgt für einen positiven Start bei allen Beteiligten.
Three phases of the onboarding process in detail:
Der erste Eindruck zählt! Vor Beginn eines neuen Mitarbeiters sollten Sie einige Vorbereitungen treffen, um den Start reibungslos zu gestalten. Klären Sie alle Formalitäten wie Arbeitsvertrag, Zugriffsrechte und Dienstkleidung. Versorgen Sie den neuen Mitarbeiter mit relevanten Informationen zum Arbeitsbeginn, Arbeitsplatz und einer Aufgabenübersicht. Informieren Sie auch zukünftige Teammitglieder, das Sekretariat und die IT-Abteilung über den Start des neuen Kollegen.
Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet ist. Planen Sie Vorstellungsrunden und Treffen mit wichtigen Ansprechpartnern. Organisieren Sie notwendige Schulungen, etwa zu firmeninternen IT-Programmen. Bei einer neu geschaffenen Stelle kommunizieren Sie klar die Zuständigkeiten im Team. Ein kleines Willkommenspräsent kann dazu beitragen, dem neuen Mitarbeiter ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln.
Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters erfordert eine positive Atmosphäre für einen reibungslosen Start. Eine kleine Aufmerksamkeit kann ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln. Eine kurze Vorstellungsrunde mit den direkten Kollegen oder dem zugewiesenen Paten ist empfehlenswert, um den Neuankömmling in die bestehende Belegschaft zu integrieren.
Eine Auflistung mit Namen und Positionen der Kollegen kann dem neuen Mitarbeiter helfen, bei Fragen die richtigen Ansprechpartner zu finden. Ein gemeinsames Mittagessen am ersten Arbeitstag fördert den Teamgeist und legt den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Zukunft.
In der ersten Arbeitswoche sollten Sie einen Überblick über den Onboarding-Prozess geben und klare Erwartungen und Ziele für die neue Position besprechen. Dies fördert eine angenehme Arbeitsatmosphäre und beugt Missverständnissen vor. Integrieren Sie den neuen Kollegen von Anfang an in Projekte und weisen Sie ihm spannende Aufgaben zu, um die Begeisterung für Ihr Unternehmen zu wecken.
Bieten Sie eine Führung durch alle Abteilungen Ihres Unternehmens an und geben Sie eine ausführliche Einführung in die Produkte und Dienstleistungen. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter mit den täglich genutzten Tools, wie der Software for project time recordingis familiarised with.
Nach der ersten Arbeitswoche im Unternehmen gibt es weiterhin wichtige Aspekte zu berücksichtigen, um den Onboarding-Prozess erfolgreich fortzusetzen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Eindrücke und Erfahrungen des neuen Mitarbeiters während der ersten Woche zu erfragen. Dies ermöglicht es Ihnen, eventuelle Probleme oder Bedenken frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Vermeiden Sie dabei Informationsüberflutung, indem Sie wichtige Informationen und Schulungen schrittweise bereitstellen. Dies ermöglicht es Ihrem neuen Teammitglied, das Gelernte zu verarbeiten und anzuwenden, ohne dabei überfordert zu sein.
Nach vier bis acht Wochen ist es Zeit, den Onboarding-Prozess erneut zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr neues Teammitglied gut im Unternehmen angekommen ist. Regelmäßige Feedback-Gespräche können hierbei sehr hilfreich sein.
Bei ZEP legen wir großen Wert auf ein strukturiertes und herzliches Onboarding, auch im Remote-Setup. Unser Ziel ist es, New employees optimal auf ihren Start vorzubereiten und ihnen einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die wir in unserem Remote-Onboarding-Prozess umsetzen:
📧 Preparation before the first day: Technische Einrichtung der Zugänge (Hardware, Software, etc.) und Vorbereitung der notwendigen Kommunikationskanäle.
👋 First working day: Stand-Up-Meeting mit der Geschäftsführung für persönliches Kennenlernen und eine umfassende Einführung in die Unternehmensstruktur und -werte.
📅 Structured onboarding: Durchgeplante erste Woche mit einer Mischung aus Fachlichem und Persönlichem, gefolgt von gezielten Themenblöcken in den folgenden Wochen.
🗂️ Onboarding board: Zugriff auf ein strukturiertes Onboarding-Board online, das den Fortschritt dokumentiert und Transparenz über die erwarteten Aufgaben bietet.
📊 Product demonstrations: Teilnahme an Produkt-Demos unserer Software in den ersten zwei bis drei Wochen, um ein tiefes Verständnis für unser Angebot zu entwickeln.
🔄 Regelmäßige Check-Ins: Monatliche Gespräche und umfassende Reviews nach drei und sechs Monaten zur Bewertung des Fortschritts und Klärung von Fragen.
Ein professionelles Onboarding ist entscheidend für den Erfolg neuer Mitarbeitender und die langfristige Bindung an Ihr Unternehmen. Eine gut strukturierte Onboarding-Checkliste sorgt dafür, dass alle wichtigen Schritte beachtet und keine Aufgaben übersehen werden. Egal, ob Sie Ihre Onboarding-Prozesse manuell oder mit Software unterstützen, diese Checkliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und einen reibungslosen Start für Ihre neuen Teammitglieder zu gewährleisten.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Punkte, die in Ihrer Onboarding-Checkliste enthalten sein sollten:
| Preboarding | Requesting documents: Collecting documents and information | ☐ |
| Organisatorische Vorbereitungen: Büroausstattung, Systemzugänge, E-Mail-Adresse einrichten | ☐ | |
| Einladung zu Firmenveranstaltungen: Tag der offenen Tür, Team-Events, etc. | ☐ | |
| Versenden eines Willkommensschreibens: Informationen für den ersten Arbeitstag verschicken | ☐ | |
| Erstellen einer Begrüßungsmappe: Wichtige Informationen und Ansprechpartner aufbereiten | ☐ | |
| Einladung zu Schulungsmaßnahmen: Vorab über interne/externe Schulungen informieren | ☐ | |
| First working day | Begrüßung durch die Führungskraft und Vorstellung des Teams | ☐ |
| Übergabe von Willkommensgeschenk und Begrüßungsmappe | ☐ | |
| Einführung in den neuen Arbeitsplatz und Arbeitsmittel | ☐ | |
| Überreichung von Passwörtern, Telefonnummern, etc. | ☐ | |
| Start of the sponsorship programme: Assignment of a contact person | ☐ | |
| Erläuterung des Einarbeitungsplans: Überblick über den Einarbeitungsprozess geben | ☐ | |
| Tour and lunch together: Integration into the team | ☐ | |
| Besprechen der ersten Arbeitsaufträge und Abstimmung weiterer Termine | ☐ | |
| Abschlussgespräch am Ende des ersten Arbeitstags: Feedback und Fragen klären | ☐ | |
| Ongoing onboarding | Regelmäßige Feedback-Runden und Anpassungen des Einarbeitungsplans | ☐ |
| Teilnahme an weiteren Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten | ☐ |
Nutzen Sie diese Checkliste, um einen strukturierten und positiven Onboarding-Prozess zu gewährleisten.
A structured induction programme allows new team members to familiarise themselves more quickly with their tasks and the existing team at your company. Software for project and Work time tracking wie ZEP lässt sich unterstützend in den Onboarding-Prozess integrieren. Weiterer Vorteil: Sobald Ihr neuer Mitarbeiter das eigene Onboarding mit ZEP durchlaufen hat, kennt er das Tool so gut, dass es ihm im Geschäftsalltag leichtfällt, mit dem Programm für Kundenprojekte zu arbeiten – per App sogar von unterwegs. Welche Zusatzmodule eignen sich besonders für ein gelungenes Onboarding?
Ein strukturiertes Onboarding ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Einstieg neuer Mitarbeiter. Unser ZEP Ticket system bietet eine umfassende Lösung, um diesen Prozess effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden. Mit diesem Modul können Sie ein übergeordnetes Onboarding-Projekt anlegen, das alle relevanten Informationen und Aufgaben für den Einstieg Ihres neuen Mitarbeiters enthält. Jeder Schritt wird dann als Ticket oder Teilaufgabe hinterlegt, um eine klare Struktur und Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Die Teilaufgaben ermöglichen es, spezifische Aspekte der Einarbeitung zu untergliedern.
Die direkte Erfassung von Zeiten auf Tickets und Teilaufgaben ermöglicht eine genaue Analyse des zeitlichen Aufwands für jeden Schritt des Onboardings. Dies ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter interessant, sondern auch für die Planung zukünftiger Onboardings. Die Analysedaten helfen, zukünftige Einarbeitungen effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal einzusetzen. Weitere Funktionen wie das manuelle Eintragen zusätzlicher Informationen je Ticket und konfigurierbare Benachrichtigungen sorgen dafür, dass der Onboarding-Prozess möglichst reibungslos verläuft und kein Schritt übersehen wird.
Ein reibungsloses Onboarding erfordert klare Schritte und eine präzise Planung der benötigten Ressourcen. Das ZEP Zusatzmodul Planned hours ermöglicht es Ihnen, den Aufwand für das Onboarding neuer Mitarbeiter detailliert zu planen und zu steuern. Die Funktion, dynamische oder fixe Planzahlen zu hinterlegen, gibt Ihnen die nötige Flexibilität. Fixe Planzahlen ermöglichen eine Top-Down-Planung, indem eine vordefinierte Stundenzahl auf Vorgänge oder Untervorgänge des Onboarding-Prozesses verteilt wird. Dynamische Planzahlen hingegen führen zu einer Bottom-Up-Planung, bei der die Summe der Planzahlen den Gesamtaufwand für das Onboarding bestimmt.
Die Auswertungsmöglichkeiten bieten einen umfassenden Soll-Ist-Vergleich der gesamten Zeitaufwände. So haben Sie als Verantwortlicher des Onboardings sowie Ihre neuen Mitarbeiter stets den Fortschritt des Einarbeitungsprozesses im Blick. Mit dem Modul Planstunden können Sie den Onboarding-Prozess zeitlich einteilen, indem Sie je Onboarding-Station den geplanten Aufwand in Stunden hinterlegen. Die vielfältigen Anzeigemöglichkeiten von Planzahlen gewährleisten, dass alle Beteiligten stets den gesamten Einarbeitungsplan im Blick behalten.
It is crucial to continuously improve the onboarding process, Feedback from new employees. The right questions will help you to identify weak points and recognise potential for optimisation. Here you can find out which questions you should ask to gain valuable insights into the experiences of your new employees:
How would you rate the entire onboarding process on a scale of 1 to 10?
Wurden alle relevanten Informationen und Ressourcen zur Verfügung gestellt, die Sie für Ihren Einstieg benötigt haben?
Wie klar waren die Erwartungen an Ihre Rolle und Ihre Aufgaben während des Onboardings?
Were there any aspects of onboarding that were unclear or confusing? If so, which ones?
Wie hilfreich waren die Schulungen und Einarbeitungsmaßnahmen für Ihre schnelle Integration ins Team?
Haben Sie ausreichend Unterstützung von Ihrem Vorgesetzten oder Mentor erhalten?
How effective was the communication between you and the onboarding team?
Welche Verbesserungen würden Sie für den Onboarding-Prozess vorschlagen?
Haben Sie sich während des Onboardings ausreichend willkommen und integriert gefühlt?
Gab es spezielle Ressourcen oder Unterstützung, die Ihnen gefehlt haben?
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter. Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung der drei Phasen – vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche – legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Integration in Ihr Unternehmen. Bei ZEP haben wir durch unsere Remote-Strategie und die Nutzung moderner Softwarelösungen wie der Project time tracking sichergestellt, dass der Einstieg neuer Teammitglieder reibungslos und effektiv verläuft.
Indem wir den Onboarding-Prozess mit klar definierten Zielen, einem strukturierten Einarbeitungsplan und regelmäßigen Feedback-Gesprächen gestalten, fördern wir nicht nur die Produktivität und Motivation der neuen Mitarbeiter, sondern stärken auch deren Loyalität und Identifikation mit unserem Unternehmen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess zu optimieren und so Ihr Arbeitgeberimage zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
An onboarding concept should include a clear structure in three phases: Before the first day of work, on the first day of work and during the first week of work. Start by preparing all the administrative and technical details, plan a warm welcome and create a detailed induction plan that covers both professional and cultural aspects.
Häufige Fehler im Onboarding-Prozess sind unzureichende Vorbereitung und fehlende Kommunikation, die zu einem chaotischen Einstieg für neue Mitarbeiter führen können. Auch eine Überflutung mit Informationen am ersten Tag oder das Vernachlässigen von regelmäßigen Feedback-Gesprächen können die Integration erschweren.
Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel mindestens drei bis sechs Monate, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vollständig integriert sind und sich in ihrer Rolle sicher fühlen. Die erste Woche ist oft sehr intensiv, während die folgenden Monate für die kontinuierliche Anpassung und Entwicklung des Mitarbeiters genutzt werden.
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