Reisekostenabrechnung 4.0 – Digital statt manuell

Die Reisekostenabrechnung nach Dienstreisen ist vielen ein Dorn im Auge. Doch in Wirklichkeit ist sie weniger kompliziert als angenommen – hier erfahren Sie, wie Sie dank Digitalisierung Ihre Prozesse optimieren.
Reisekostenabrechnung 4.0 - Digital statt manuell

In nahezu allen Betrieben gehört die Reisekostenabrechnung zum Standardprozess, insbesondere wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig werden – sei es bei Kundenbesuchen, Lieferantengesprächen, Geschäftspartnermeetings oder bei Tätigkeiten an weiteren Unternehmensstandorten.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht dabei in zweierlei Hinsicht: Zum einen müssen sie ständig wechselnde Pauschalbeträge und Steuersätze berücksichtigen; zum anderen ist es von entscheidender Bedeutung, für die Reisekostenabrechnung moderne Tools einzusetzen, um nicht in einem Durcheinander von Excel-Tabellen und Papierdokumenten den Überblick zu verlieren.

Was sind Reisekosten?

Der Begriff Reisekosten fasst alle anfallenden Kosten während einer Dienstreise zusammen. Diese setzen sich aus vier Hauptkategorien zusammen:

1. Verpflegungsmehraufwand: Umfasst Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise.
2. Fahrtkosten: Berücksichtigt die Aufwendungen für die An-/Abreise zum Zielort.
3. Übernachtungskosten: Enthält Ausgaben für Unterkünfte während der Dienstreise.
4. Reisenebenkosten: Beinhaltet diverse zusätzliche Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen können.

Juristisch betrachtet gilt eine Tätigkeit als Dienstreise, wenn Ihre Mitarbeiter einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“ nachgehen. Die genaue Feststellung, wann sich ein Mitarbeiter auswärts befindet, erfordert einen Referenzort. Seit 2014 wird dieser im Fachjargon als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, was dem eigentlichen Arbeitsplatz entspricht. Dies ist der Ort, an dem die Arbeit in Zeiten ohne Reisetätigkeit stattfindet. Die Definition einer „ersten Tätigkeitsstätte“ bezieht sich darauf, dass Ihre Mitarbeiter dort mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen.

Wichtig: Ihre Mitarbeiter können nicht alle Ausgaben im Rahmen einer Reisekostenabrechnung geltend machen! Dazu zählen u.a. Bußgelder, privates Zusatzgepäck bei Flugreisen oder Freizeitbeschäftigungen.

Wer muss Reisekosten bezahlen?

Normalerweise übernimmt der Arbeitgeber Reisekosten – Pflicht ist das aber nicht. Der Arbeitgeber kann die Reisekosten der Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Unternehmen, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter erstatten, setzen oft Reiserichtlinien fest. Der Vorteil: Alle Mitarbeiter haben klare und einheitliche Rahmenbedingungen, an denen sie sich während der Dienstreise orientieren können.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen der Arbeitgeber nicht für entstandene Reisekosten aufkommt, wie zum Beispiel, wenn die Entfernung der eigenen Wohnung zur auswärtigen Tätigkeit kürzer ist als zur „ersten Tätigkeitsstätte“. In solchen Situationen haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, die angefallenen Reisekosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Hierfür ist es wichtig, alle relevanten Belege wie Tankquittungen, Fahrtenbücher, Hotelrechnungen oder Ticket für den ÖPNV aufzubewahren und der Steuererklärung beizufügen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung bietet eine übersichtliche Aufstellung sämtlicher Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstanden sind. Eine präzise Dokumentation ist nicht nur für die interne Abrechnung von Bedeutung, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei eventuellen Finanzprüfungen. Im Falle einer Prüfung ist es erforderlich, eine genaue Reisekostenabrechnung inklusive sämtlicher Belege vorzuzeigen.

Innerhalb einer Reisekostenabrechnung können auch Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale je nach Bedarf berücksichtigt werden.

Wie muss eine Reisekostenabrechnung aussehen?

Formal gibt es für eine Reisekostenabrechnung keine festen Vorgaben. Aus gesetzlicher Sicht ist weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular erforderlich. Das bedeutet, dass theoretisch eine handschriftliche Reisekostenabrechnung durchgeführt werden kann. Praktisch empfiehlt es sich jedoch, interne Standards zu etablieren, um die Prüfung durch die Buchhaltung zu erleichtern und mögliche Fehler zu vermeiden.

In einer Reisekostenabrechnung müssen sämtliche Quittungen, Belege und Rechnungen enthalten sein, welche während der beruflichen Auswärtstätigkeit angefallen sind. Voraussetzung: Es handelt sich um Ausgaben, die dienstlich bedingt sind. Zusätzlich sind wesentliche Reiseinformationen von Bedeutung, wie etwa der Name des Reisenden, Abreise- und Zielort, Zwischenaufenthalte, Termin, Dauer & Zweck der Reise sowie zurückgelegte Kilometer, wenn mit einem Pkw gefahren wird.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand stellt einen Pauschalbetrag dar, der Ihre Mitarbeiter während einer Dienstreise bei den Kosten für Essen und Trinken unterstützt. Die Regelungen für diese Pauschale sind in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes festgelegt und integraler Bestandteil der durchschnittlichen Reisekostenabrechnung.

Gemäß Wachstumschancengesetz war zum 1. Januar 2024 eine Erhöhung der VMA auf 16 Euro bzw. 32 Euro geplant. Da das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist, tritt die Änderung erst im Laufe des Jahres 2024 in Kraft und gilt dann rückwirkend. Bis zur Verabschiedung gelten die Beträge aus dem Jahr 2023:

Verpflegungsmehraufwand 2023/2024

Herausforderungen manueller Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung spielt eine zentrale Rolle bei der finanziellen Gesundheit von Unternehmen und ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Bevor wir uns mit innovativen Lösungen beschäftigen, möchten wir die Herausforderungen des traditionellen Ansatzes beleuchten. Die traditionelle Reisekostenabrechnung stützt sich größtenteils auf manuelle Prozesse und papierbasierte Abrechnungen. Hieraus ergeben sich verschiedene Herausforderungen, die die Effizienz der Geschäftsprozesse beeinträchtigen können:

Manueller Aufwand

Die manuelle Erfassung von Reisedaten und Ausgaben ist zeitaufwendig und ressourcenintensiv. Mitarbeiter müssen eine beträchtliche Menge an Belegen sammeln, sortieren und die Daten anschließend manuell in das System eingeben.

Fehleranfälligkeit

In manuellen Prozessen sind Fehler nahezu unvermeidlich, sei es durch Übertragungsfehler von Zahlen oder komplexe Probleme bei der Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen. Diese Fehler können zu falschen Abrechnungen, finanziellen Verlusten und Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen.

Verzögerungen bei der Abrechnung

Papierbasierte Belegabrechnungen sind oft langwierig und führen zu erheblichen Verzögerungen bei der Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter. Dies kann die finanzielle Belastung erhöhen und die Zufriedenheit mit dem Unternehmen beeinträchtigen.

Mangelnde Transparenz

Traditionelle Ansätze bieten oft nicht die erforderliche Transparenz bezüglich der Ausgaben. Die Nachverfolgung von Kosten, Zuordnung zu Projekten und die Erstellung von umfassenden Berichten gestalten sich als mühsam und liefern unvollständige Informationen.

Fehlende Mobilität

In einer sich wandelnden Arbeitswelt müssen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Reisekosten auch unterwegs effizient zu erfassen. Papierbasierte Systeme können dieser Anforderung nicht gerecht werden.

Mangelnde Compliance

Die Einhaltung von Richtlinien und steuerlichen Vorschriften ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Bei manuellen Prozessen fehlt oft klare Kontrolle, was die Einhaltung erschwert.

Die oben genannten Herausforderungen zeigen, dass der traditionelle Ansatz für das Reisekostenmanagement in der heutigen Geschäftswelt möglicherweise nicht mehr zeitgemäß ist. Unternehmen suchen daher vermehrt nach modernen Technologien und Lösungen, um diese Hindernisse zu überwinden und die Zukunft der Reisekostenabrechnung zu gestalten.

Effiziente & transparente Reisekostenabrechnung. Mit ZEP.

Effiziente Reisekostenabrechnung 4.0 mit ZEP

Die sich rasant verändernde Geschäftswelt erfordert ständige Anpassungen Ihrer Prozesse, und die Reisekostenabrechnung bildet dabei keine Ausnahme. In diesem Kontext setzt unser Modul Reisekostenabrechnung neue Maßstäbe und transformiert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen verwalten. Das Modul ist mit folgenden Funktionen für die Programme ZEP Compact und ZEP Professional erhältlich.

Belegerfassung leicht gemacht

Mit dem ZEP Modul Reisekostenabrechnung beschleunigen Sie die Erfassung von Belegen wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets. Dies ermöglicht deren Zuordnung zu Projekten nahezu mühelos. Reisedaten und Belege können gemeinsam auf ein bestimmtes Projekt erfasst werden, was eine transparente und präzise Zuweisung der Kosten ermöglicht.

Mobile Erfassung von unterwegs

Mit der mobilen ZEP App für iOS und Android erfassen Ihre Mitarbeiter unkompliziert Belege und Ausgaben von unterwegs. Durch das einfache Hochladen von Belegen in das entsprechende Projekt beschleunigen Sie den gesamten Abrechnungsprozess.

Vielseitige Erfassung von Einzelbelegen

Das Modul ermöglicht die Erfassung mehrerer Einzelbeträge pro Beleg, selbst wenn diese unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Kosten übersehen werden und die Abrechnung präzise erfolgen kann.

Automatische Währungsumrechnung

Die integrierte Währungsumrechnung in die Kundenwährung eliminiert manuelle Berechnungen und erhöht die Genauigkeit der Abrechnung in einer globalisierten Geschäftswelt.

Verpflegungsmehraufwendungen

Die automatisierte Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen vereinfacht den komplexen Prozess und ermöglicht die Definition von Arbeitsorten mit den entsprechenden Pauschalen sowie konfigurierbare prozentuale Abzüge für erhaltene Mahlzeiten.

Professionelles Projekt-Controlling

Das Modul bietet eine umfassende Projekt-Controlling-Funktion, die sicherstellt, dass alle Kosten präzise erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet werden. Damit behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Kosten, sondern können auch die Rentabilität Ihrer Projekte maximieren.

Die Zukunft der Reisekostenabrechnung ist digital

In einer Zeit, in der Effizienz und Präzision den Unterschied zwischen Wettbewerbsfähigkeit und Stagnation ausmachen, spielt die Reisekostenabrechnung eine entscheidende Rolle. Moderne Tools wie ZEP unterstützen Sie bei der Automatisierung von Prozessen, der vielseitigen Erfassung von Ausgaben und bei einem professionellen Projekt-Controlling.

Unser Zusatzmodul ermöglicht nicht nur die fehlerfreie Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, sondern auch eine präzise Zuordnung zu Projekten, was wiederum die Wirtschaftlichkeit steigert. Dies bedeutet nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen, sondern auch eine deutliche Steigerung der Effizienz. Ihre Mitarbeiter können sich somit auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Prozessen zu verschwenden.

Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Methoden und nutzen Sie die Chancen der digitalen Transformation. Das ZEP Modul Reisekostenabrechnung können Sie, wie alle anderen Zusatzmodule, 30 Tage kostenfrei und unverbindlich testen.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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