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Reisekostenabrechnung 4.0 – Digital statt manuell

Die Reisekostenabrechnung nach Dienstreisen ist vielen ein Dorn im Auge. Doch in Wirklichkeit ist sie weniger kompliziert als angenommen – hier erfahren Sie, wie Sie dank Digitalisierung Ihre Prozesse optimieren.
Reisekostenabrechnung 4.0 - Digital statt manuell

In nahezu allen Betrieben gehört die Reisekostenabrechnung zum Standardprozess, insbesondere wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig werden – sei es bei Kundenbesuchen, Lieferantengesprächen, Geschäftspartnermeetings oder bei Tätigkeiten an weiteren Unternehmensstandorten.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht dabei in zweierlei Hinsicht: Zum einen müssen sie ständig wechselnde Pauschalbeträge und Steuersätze berücksichtigen; zum anderen ist es von entscheidender Bedeutung, für die Reisekostenabrechnung moderne Tools einzusetzen, um nicht im einem Durcheinander von Excel-Tabellen und Papierdokumenten den Überblick zu verlieren.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Reisekostenabrechnung: Welche Kosten können geltend gemacht werden?
Wie muss eine Reisekostenabrechnung aussehen?
Wer übernimmt die Reisekosten?
Reisekosten abrechnen mit ZEP

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung bietet eine übersichtliche Aufstellung sämtlicher Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstanden sind. Und: Reisekosten berechnen ist wichtig, denn eine präzise Dokumentation ist nicht nur für die interne Abrechnung von Bedeutung, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei eventuellen Finanzprüfungen. Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, im Falle einer Prüfung sämtliche Belege vorzeigen zu können.

Reisekostenabrechnung: Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Der Begriff Reisekosten fasst alle anfallenden Kosten während einer Dienstreise zusammen. Diese setzen sich aus diesen Hauptkategorien zusammen:

Verpflegungsmehraufwand: Umfasst Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise.

Fahrtkosten: Berücksichtigt die Aufwendungen für die An-/Abreise zum Zielort.

Übernachtungskosten: Enthält Ausgaben für Unterkünfte während der Dienstreise.

Reisenebenkosten: Beinhaltet diverse zusätzliche Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen können.

Verpflegungsmehraufwand richtig abrechnen

Der Verpflegungsmehraufwand stellt einen Pauschalbetrag dar, der Ihre Mitarbeiter während einer Dienstreise bei den Kosten für Essen und Trinken unterstützt. Die Regelungen für diese Reisekostenpauschale sind in §4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes festgelegt und integraler Bestandteil der durchschnittlichen Reisekostenabrechnung.

Gemäß Wachstumschancengesetz war zum 1. Januar 2024 eine Erhöhung der VMA auf 16 Euro bzw. 32 Euro geplant. Da das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist, tritt die Änderung erst im Laufe des Jahres 2024 in Kraft und gilt dann rückwirkend. Bis zur Verabschiedung gelten die Beträge aus dem Jahr 2023:

Dauer der Dienstreise VMA 2023 Geplante VMA 2024
Eintägige Reise <8 h 0 € 0 €
Eintägige Reise: 8 bis 24 h 14 € 16 €
Mehrtägige Reise: An-/Abreisetag (unabhängig von Dauer) Je 14 € Je 16 €
Mehrtägige Reise (voller Zwischentag 24 h) Je 28 € Je 32 €

Update: Die geplante Anhebung der Verpflegungspauschalen ab dem Jahr 2024 wurde im Vermittlungsausschuss gestrichen. Somit bleiben die bekannten Beträge von 14 EUR bzw. 28 EUR für Inlandsaufenthalte unverändert.

So können Sie Fahrtkosten abrechnen

Arbeitnehmer können Fahrtkosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen, wobei eine Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer für die einfache Strecke gilt. Diese Regelung betrifft Fahrten zur Hauptarbeitsstätte.

Auch Kosten für Dienstreisen und Weiterbildungen können geltend gemacht werden. Im Gegensatz zur Pendlerpauschale erlauben Dienstreisen die Berücksichtigung von Hin- und Rückweg. Bei mehreren Arbeitsstätten wird eine als Hauptarbeitsstätte festgelegt, für die die Pendlerpauschale gilt.

Fahrgemeinschaften können bis zu 4.500 Euro geltend machen, jedoch ohne Umwege für Mitfahrer.

So werden Übernachtungskosten richtig abgerechnet

Wenn Mitarbeiter während einer Dienstreise im Hotel übernachten, deckt das Unternehmen diese Kosten innerhalb des vereinbarten Budgets. Voraussetzung dafür ist, dass die Hotelrechnung nicht bereits durch eine unternehmenseigene Kreditkarte oder per Unternehmensüberweisung beglichen wurde.

Alternativ können Unternehmen auch eine Übernachtungspauschale anwenden. Innerhalb Deutschlands beträgt diese Pauschale 20 Euro, während sie im Ausland länderspezifisch geregelt ist und in der Regel höher liegt.

So werden Reisenebenkosten richtig abgerechnet

Arbeitgeber erstatten üblicherweise auch weitere im Zusammenhang mit der Reise entstandene Ausgaben, wie Park- oder Mautgebühren, Gebühren für dienstliche Telefonate und Schadensfälle wie Diebstahl von persönlichen oder beruflichen Gegenständen. Es ist wichtig, alle Belege aufzubewahren! Falls kein Beleg vorhanden ist, muss der Arbeitnehmer einen Eigenbeleg mit allen relevanten Informationen erstellen, um die angefallenen Kosten erstattet zu bekommen.

Diese Ausgaben werden grundsätzlich nicht erstattet

Ihre Mitarbeiter können nicht alle Ausgaben im Rahmen einer Reisekostenabrechnung geltend machen! Dazu zählen u.a.

  • Bußgelder
  • privates Zusatzgepäck bei Flugreisen
  • Freizeitbeschäftigungen

Geschäfts- und Dienstreisen: Was zählt dazu?

Juristisch betrachtet gilt eine Tätigkeit als Dienstreise, wenn Ihre Mitarbeiter einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“ nachgehen. Die genaue Feststellung, wann sich ein Mitarbeiter auswärts befindet, erfordert einen Referenzort.

Seit 2014 wird dieser im Fachjargon als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, was dem eigentlichen Arbeitsplatz entspricht. Dies ist der Ort, an dem die Arbeit in Zeiten ohne Reisetätigkeit stattfindet. Die Definition einer „ersten Tätigkeitsstätte“ bezieht sich darauf, dass Ihre Mitarbeiter dort mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen.

Wer übernimmt die Reisekosten?

Normalerweise übernimmt der Arbeitgeber Reisekosten – Pflicht ist das aber nicht. Unternehmen legen oft Reiserichtlinien fest, um klare Rahmenbedingungen für Dienstreisen zu schaffen.

Wenn der Arbeitgeber keine Kosten übernimmt und die Entfernung zur Arbeitsstätte kürzer ist als zur Dienstreise, können Mitarbeiter die Kosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten absetzen, müssen jedoch alle relevanten Belege für die Steuererklärung aufbewahren.

Wie muss eine Reisekostenabrechnung aussehen?

Formal gibt es für eine Reisekostenabrechnung keine festen Vorgaben. Aus gesetzlicher Sicht ist weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular erforderlich. Das bedeutet, dass theoretisch eine handschriftliche Reisekostenabrechnung durchgeführt werden kann. Praktisch empfiehlt es sich jedoch, interne Standards zu etablieren, um die Prüfung durch die Buchhaltung zu erleichtern und mögliche Fehler zu vermeiden.

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Eine Reisekostenabrechnung kann von jedem erstellt werden, der beruflich oder geschäftlich veranlasste Reisen unternimmt und anschließend seine Ausgaben abrechnen muss. Die genauen Richtlinien und Prozesse für die Erstellung der Reisekostenabrechnung können je nach Unternehmen oder Organisation variieren. Oftmals gibt es jedoch entsprechende interne Richtlinien oder Software für Reisekostenabrechnungen, die den Prozess unterstützen.

Reisekosten richtig abrechnen: Mit ZEP

Die sich rasant entwickelnde Geschäftswelt erfordert ständige Anpassungen, wobei die Dienstreiseabrechnung keine Ausnahme bildet. In diesem Kontext setzt unser Modul Reisekostenabrechnung neue Maßstäbe und transformiert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen verwalten. Das Modul ist mit folgenden Funktionen für die Programme ZEP Compact und ZEP Professional erhältlich:

Das sind die Vorteile der Belegerfassung von ZEP

Mit dem ZEP Modul Reisekostenabrechnung beschleunigen Sie die Erfassung von Belegen wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets. Dies ermöglicht deren Zuordnung zu Projekten nahezu mühelos. Reisedaten und Belege können gemeinsam auf ein bestimmtes Projekt erfasst werden, was eine transparente und präzise Zuweisung der Kosten ermöglicht.

Mobile Erfassung von unterwegs

Mit der mobilen ZEP App für iOS und Android erfassen Ihre Mitarbeiter unkompliziert Belege und Ausgaben von unterwegs. Durch das einfache Hochladen von Belegen in das entsprechende Projekt beschleunigen Sie den gesamten Abrechnungsprozess.

Vielseitige Erfassung von Einzelbelegen

Unsere Reisekostenabrechnung Software ermöglicht die Erfassung mehrerer Einzelbeträge pro Beleg, selbst wenn diese unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Kosten übersehen werden und die Abrechnung von Reisekosten präzise erfolgen kann.

Automatische Währungsumrechnung

Die automatische Währungsumrechnung in die Kundenwährung eliminiert manuelle Berechnungen und erhöht die Genauigkeit der Abrechnung in einer globalisierten Geschäftswelt.

Verpflegungsmehraufwendungen

Die automatisierte Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen vereinfacht den komplexen Prozess und ermöglicht die Definition von Arbeitsorten mit den entsprechenden Pauschalen sowie konfigurierbare prozentuale Abzüge für erhaltene Mahlzeiten.

Professionelles Projekt-Controlling

Das Modul bietet eine umfassende Projekt-Controlling-Funktion, die sicherstellt, dass alle Kosten präzise erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet werden. Damit behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Kosten, sondern können auch die Rentabilität Ihrer Projekte maximieren.

FAQ Reisekosten abrechnen

Kann ich rückwirkend eine Reisekostenabrechnung machen?

Ja, aber Sie müssen Ihre Reisekostenabrechnungen innerhalb einer angemessenen Frist einreichen, die üblicherweise vom Arbeitgeber festgelegt und mitgeteilt wird. Diese Fristen können im Arbeitsvertrag oder in einer Reisekostenrichtlinie des Unternehmens festgelegt sein und haben Vorrang vor der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die vom Arbeitgeber festgelegten Fristen dürfen jedoch nicht kürzer als drei Monate sein. Wenn sie Ihre Reisekostenabrechnung nicht innerhalb dieser Frist einreichen, verlieren sie ihren Anspruch auf Rückerstattung der Ausgaben.

Wie schnell müssen Reisekosten erstattet werden?

In Deutschland müssen Arbeitgeber in der Regel entstandene Reisekosten innerhalb von drei Monaten erstatten. Falls nicht alle erforderlichen Belege eingereicht wurden, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, sechs Monate nach Ende der Dienstreise eine vorläufige Erstattung zu leisten.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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