Travel expense accounting 4.0 - digital instead of manual

Travel expense accounting after business trips is a thorn in the side of many. But in reality, it is less complicated than you might think - find out here how you can optimise your processes thanks to digitalisation.
Travel expense accounting 4.0 - digital instead of manual

In nahezu allen Betrieben gehört die Reisekostenabrechnung zum Standardprozess, insbesondere wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig werden – sei es bei Kundenbesuchen, Lieferantengesprächen, Geschäftspartnermeetings oder bei Tätigkeiten an weiteren Unternehmensstandorten.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht dabei in zweierlei Hinsicht: Zum einen müssen sie ständig wechselnde Pauschalbeträge und Steuersätze berücksichtigen; zum anderen ist es von entscheidender Bedeutung, für die Reisekostenabrechnung moderne Tools einzusetzen, um nicht in einem Durcheinander von Excel-Tabellen und Papierdokumenten den Überblick zu verlieren.

What are travel expenses?

Der Begriff Reisekosten fasst alle anfallenden Kosten während einer Dienstreise zusammen. Diese setzen sich aus vier Hauptkategorien zusammen:

1. additional catering expenses: Umfasst Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise.
2. travelling expenses: Berücksichtigt die Aufwendungen für die An-/Abreise zum Zielort.
3. Übernachtungskosten: Enthält Ausgaben für Unterkünfte während der Dienstreise.
4. incidental travelling expenses: Beinhaltet diverse zusätzliche Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen können.

From a legal perspective gilt eine Tätigkeit als Dienstreise, wenn Ihre Mitarbeiter einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“ nachgehen. Die genaue Feststellung, wann sich ein Mitarbeiter auswärts befindet, erfordert einen Referenzort. Seit 2014 wird dieser im Fachjargon als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, was dem eigentlichen Arbeitsplatz entspricht. Dies ist der Ort, an dem die Arbeit in Zeiten ohne Reisetätigkeit stattfindet. Die Definition einer „ersten Tätigkeitsstätte“ bezieht sich darauf, dass Ihre Mitarbeiter dort mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen.

Wichtig: Ihre Mitarbeiter können nicht alle Ausgaben im Rahmen einer Reisekostenabrechnung geltend machen! Dazu zählen u.a. Bußgelder, privates Zusatzgepäck bei Flugreisen oder Freizeitbeschäftigungen.

Who has to pay travelling expenses?

Normalerweise übernimmt der Arbeitgeber Reisekosten – Pflicht ist das aber nicht. Der Arbeitgeber kann die Reisekosten der Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Unternehmen, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter erstatten, setzen oft Reiserichtlinien fest. Der Vorteil: Alle Mitarbeiter haben klare und einheitliche Rahmenbedingungen, an denen sie sich während der Dienstreise orientieren können.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen der Arbeitgeber nicht für entstandene Reisekosten aufkommt, wie zum Beispiel, wenn die Entfernung der eigenen Wohnung zur auswärtigen Tätigkeit kürzer ist als zur „ersten Tätigkeitsstätte“. In solchen Situationen haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, die angefallenen Reisekosten über die Einkommensteuer als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Hierfür ist es wichtig, alle relevanten Belege wie Tankquittungen, Fahrtenbücher, Hotelrechnungen oder Ticket für den ÖPNV aufzubewahren und der Steuererklärung beizufügen.

What is a travel expense report?

Die Reisekostenabrechnung bietet eine übersichtliche Aufstellung sämtlicher Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstanden sind. Eine präzise Dokumentation ist nicht nur für die interne Abrechnung von Bedeutung, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei eventuellen Finanzprüfungen. Im Falle einer Prüfung ist es erforderlich, eine genaue Reisekostenabrechnung inklusive sämtlicher Belege vorzuzeigen.

Innerhalb einer Reisekostenabrechnung können auch Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale je nach Bedarf berücksichtigt werden.

What should a travel expense report look like?

Formal gibt es für eine Reisekostenabrechnung keine festen Vorgaben. Aus gesetzlicher Sicht ist weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular erforderlich. Das bedeutet, dass theoretisch eine handschriftliche Reisekostenabrechnung durchgeführt werden kann. Praktisch empfiehlt es sich jedoch, interne Standards zu etablieren, um die Prüfung durch die Buchhaltung zu erleichtern und mögliche Fehler zu vermeiden.

In einer Reisekostenabrechnung müssen sämtliche Quittungen, Belege und Rechnungen enthalten sein, welche während der beruflichen Auswärtstätigkeit angefallen sind. Voraussetzung: Es handelt sich um Ausgaben, die dienstlich bedingt sind. Zusätzlich sind wesentliche Reiseinformationen von Bedeutung, wie etwa der Name des Reisenden, Abreise- und Zielort, Zwischenaufenthalte, Termin, Dauer & Zweck der Reise sowie zurückgelegte Kilometer, wenn mit einem Pkw gefahren wird.

What is additional catering expenditure?

Der Verpflegungsmehraufwand stellt einen Pauschalbetrag dar, der Ihre Mitarbeiter während einer Dienstreise bei den Kosten für Essen und Trinken unterstützt. Die Regelungen für diese Pauschale sind in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes and an integral part of the average travel expense report.

Gemäß Wachstumschancengesetz war zum 1. Januar 2024 eine Erhöhung der VMA auf 16 Euro bzw. 32 Euro geplant. Da das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist, tritt die Änderung erst im Laufe des Jahres 2024 in Kraft und gilt dann rückwirkend. Bis zur Verabschiedung gelten die Beträge aus dem Jahr 2023:

Additional catering expenses 2023/2024

Challenges of manual travel expense accounting

Die Reisekostenabrechnung spielt eine zentrale Rolle bei der finanziellen Gesundheit von Unternehmen und ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Bevor wir uns mit innovativen Lösungen beschäftigen, möchten wir die Herausforderungen des traditionellen Ansatzes beleuchten. Die traditionelle Reisekostenabrechnung stützt sich größtenteils auf manuelle Prozesse und papierbasierte Abrechnungen. Hieraus ergeben sich verschiedene Herausforderungen, die die Effizienz der Geschäftsprozesse beeinträchtigen können:

Manual effort

Die manuelle Erfassung von Reisedaten und Ausgaben ist zeitaufwendig und ressourcenintensiv. Mitarbeiter müssen eine beträchtliche Menge an Belegen sammeln, sortieren und die Daten anschließend manuell in das System eingeben.

Fehleranfälligkeit

In manuellen Prozessen sind Fehler nahezu unvermeidlich, sei es durch Übertragungsfehler von Zahlen oder komplexe Probleme bei der Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen. Diese Fehler können zu falschen Abrechnungen, finanziellen Verlusten und Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen.

Verzögerungen bei der Abrechnung

Papierbasierte Belegabrechnungen sind oft langwierig und führen zu erheblichen Verzögerungen bei der Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter. Dies kann die finanzielle Belastung erhöhen und die Zufriedenheit mit dem Unternehmen beeinträchtigen.

Lack of transparency

Traditionelle Ansätze bieten oft nicht die erforderliche Transparenz bezüglich der Ausgaben. Die Nachverfolgung von Kosten, Zuordnung zu Projekten und die Erstellung von umfassenden Berichten gestalten sich als mühsam und liefern unvollständige Informationen.

Fehlende Mobilität

In einer sich wandelnden Arbeitswelt müssen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Reisekosten auch unterwegs effizient zu erfassen. Papierbasierte Systeme können dieser Anforderung nicht gerecht werden.

Lack of compliance

The Compliance with guidelines and tax regulations is crucial to avoid legal problems. Manual processes often lack clear controls, which makes compliance more difficult.

Die oben genannten Herausforderungen zeigen, dass der traditionelle Ansatz für das Reisekostenmanagement in der heutigen Geschäftswelt möglicherweise nicht mehr zeitgemäß ist. Unternehmen suchen daher vermehrt nach modernen Technologien und Lösungen, um diese Hindernisse zu überwinden und die Zukunft der Reisekostenabrechnung zu gestalten.

Efficient & transparent travel expense accounting. With ZEP.

Efficient travel expense accounting 4.0 with ZEP

Die sich rasant verändernde Geschäftswelt erfordert ständige Anpassungen Ihrer Prozesse, und die Reisekostenabrechnung bildet dabei keine Ausnahme. In diesem Kontext setzt unser Modul Reisekostenabrechnung neue Maßstäbe und transformiert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen verwalten. Das Modul ist mit folgenden Funktionen für die Programme ZEP Compact and ZEP Professional erhältlich.

Document entry made easy

Mit dem ZEP Modul Reisekostenabrechnung beschleunigen Sie die Erfassung von Belegen wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets. Dies ermöglicht deren Zuordnung zu Projekten nahezu mühelos. Reisedaten und Belege können gemeinsam auf ein bestimmtes Projekt erfasst werden, was eine transparente und präzise Zuweisung der Kosten ermöglicht.

Mobile capture on the move

With the mobile ZEP app for iOS and Android your employees can easily record receipts and expenses while on the move. By simply uploading receipts to the corresponding project, you can speed up the entire accounting process.

Versatile capture of individual receipts

Das Modul ermöglicht die Erfassung mehrerer Einzelbeträge pro Beleg, selbst wenn diese unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine Kosten übersehen werden und die Abrechnung präzise erfolgen kann.

Automatische Währungsumrechnung

Die integrierte Währungsumrechnung in die Kundenwährung eliminiert manuelle Berechnungen und erhöht die Genauigkeit der Abrechnung in einer globalisierten Geschäftswelt.

Additional catering expenses

Die automatisierte Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen vereinfacht den komplexen Prozess und ermöglicht die Definition von Arbeitsorten mit den entsprechenden Pauschalen sowie konfigurierbare prozentuale Abzüge für erhaltene Mahlzeiten.

Professional project controlling

Das Modul bietet eine umfassende Projekt-Controlling-Funktion, die sicherstellt, dass alle Kosten präzise erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet werden. Damit behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Kosten, sondern können auch die Rentabilität Ihrer Projekte maximise.

The future of travel expense accounting is digital

In einer Zeit, in der Effizienz und Präzision den Unterschied zwischen Wettbewerbsfähigkeit und Stagnation ausmachen, spielt die Reisekostenabrechnung eine entscheidende Rolle. Moderne Tools wie ZEP unterstützen Sie bei der Automatisierung von Prozessen, der vielseitigen Erfassung von Ausgaben und bei einem professionellen Projekt-Controlling.

Our additional module ermöglicht nicht nur die fehlerfreie Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, sondern auch eine präzise Zuordnung zu Projekten, was wiederum die Wirtschaftlichkeit steigert. Dies bedeutet nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen, sondern auch eine deutliche Steigerung der Effizienz. Ihre Mitarbeiter können sich somit auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Prozessen zu verschwenden.

Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Methoden und nutzen Sie die Chancen der digitalen Transformation. Das ZEP Modul Reisekostenabrechnung können Sie, wie alle anderen Zusatzmodule, Test 30 days free of charge and without obligation.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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