Reisekostenabrechnung

Erfassen Sie Ihre Reisedaten gemeinsam mit Ihren Arbeitszeiten. Für eine vereinfachte Abrechnung Ihrer Ausgaben ordnen Sie Belege wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets einem Projekt zu.

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ZEP Reisekosten

Alle Funktionen der Reisekostenabrechnung von ZEP auf einen Blick

Die Reisekostenabrechnung von ZEP bietet eine umfassende Lösung zur einfachen Erfassung und Abrechnung von Fremdkosten im Rahmen von Projekten und Kundenbeziehungen. Mit einer Vielzahl von Funktionen unterstützt unser Reisekostenabrechnung Tool Unternehmen dabei, Reisekosten effizient zu verwalten und transparent abzurechnen.

Funktionen der Reisekostenabrechnung Software von ZEP im Überblick:

  • Erfassung von Belegen und Reisedaten mobil über die iOS- und Android-App
  • Möglichkeit zur Erfassung mehrerer Einzelbeträge pro Beleg, auch mit unterschiedlichen Steuersätzen
  • Flexible Zuordnung von Reisekosten zu Projekten und Kunden
  • Automatische Währungsumrechnung in die Kundenwährung
  • Berücksichtigung von abweichenden Leistungsdaten für im Voraus gebuchte Flüge
  • Möglichkeit zur Zuordnung von Dokumenten, um Originalbelege oder Rechnungen anzuhängen

Belegerfassung

Das sind die Vorteile der Belegerfassung von ZEP: So einfach kann die Reisekostenabrechnung sein

  • Erfassung von unterwegs mit unserer iOS- und Android-App: Mitarbeiter können ihre Belege und Reisedaten direkt von ihren Smartphones aus erfassen, was die Effizienz und Genauigkeit der Reisekostenabrechnung erhöht.
  • Mehrere Einzelbeträge pro Beleg, auch zu unterschiedlichen Steuersätzen: Diese Flexibilität ermöglicht eine präzise Aufschlüsselung der Kosten und eine korrekte Zuordnung zu den entsprechenden Projekten und Kunden.
  • Reisekostenregelungen zur Weiterverrechnung je Projekt: Durch die Möglichkeit, Reisekostenregelungen individuell je Projekt festzulegen, können Unternehmen ihre Abrechnungsprozesse optimieren und eine transparente Kostenzuweisung sicherstellen.
  • Automatische Währungsumrechnung in die Kundenwährung: Die automatische Umrechnung der Fremdwährung in die Kundenwährung spart Zeit und minimiert Fehler bei der Abrechnung von internationalen Geschäftsreisen.
  • Abweichendes Leistungsdatum für bspw. im Voraus gebuchte Flüge: Diese Funktion ermöglicht es, das Leistungsdatum flexibel anzupassen, um im Voraus gebuchte Flüge oder andere Dienstleistungen korrekt abzurechnen.
  • Zuordnung von Dokumenten, um Originalbelege oder Rechnungen anzuhängen: Durch die Möglichkeit, Dokumente direkt den erfassten Belegen zuzuordnen, können Unternehmen eine lückenlose Dokumentation ihrer Ausgaben gewährleisten und problemlos auf Originalbelege zugreifen. Als Ergänzung hierzu empfiehlt sich auch das Modul Dokumentenverwaltung in ZEP.

Verpflegungsmehraufwendung

Automatische Berechnung von VMA

ZEP erstellt die komplette Kostenabrechnung inkl. VMA

  • Definition von Arbeitsorten mit den entsprechenden Pauschalen
  • Konfigurierbare prozentuale Abzüge für erhaltene Mahlzeiten
  • Definition von Fahrzeugtypen mit km-Geld und Mitfahrerpauschalen
  • Anwendung der 70/30-Regel für die Abzugsfähigkeit von Bewirtungsbelegen
  • Mitternachtsregelung für mehrtägige Dienstreisen und Schichtarbeit
  • Weiterfakturierung der VMA an den Kunden je Projekt konfigurierbar

Rechnungsstellung

Beliebtes Zusatzmodul

  • Erstellung von Rechnungspositionen für Belege und VMA
  • Ausweisung der VMA und Belege im Rechnungsanhang
  • Erzeugung eines Beleg-PDFs als Rechnungsanhang

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Export für Buchhaltung

Beliebtes Zusatzmodul

  • Standardisierter Kostenexport zur einfachen Datenübernahme
  • Kompatibilität mit DATEV, Lexware und anderen Systemen
  • Unterstützung des Exports von Belegen für DATEV

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Konfigurierbarkeit

  1. Schritt: Belege und Reisedaten mobil am Smartphone oder Desktop hochladen
  2. Schritt: Reisekosten automatisiert an Kunden weiterverrechnen und an Mitarbeiter zurückerstatten
  3. Schritt: Professionelles Projekt-Controlling inklusive Reisekosten und standardisierter Export in die Buchhaltung

 

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FAQ

In ZEP können Sie Ihre Reisedaten und Arbeitszeiten mühelos erfassen, indem Sie Belege wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets einem spezifischen Projekt zuordnen.

Die übersichtliche Erfassung ermöglicht eine vereinfachte Abrechnung Ihrer Ausgaben.

Die Belegerfassung in ZEP für Fremdkosten erlaubt die einfache Zuordnung von Belegen zu Projekten und Kunden. Sie können mehrere Einzelbeträge pro Beleg mit unterschiedlichen Steuersätzen erfassen, sogar unterwegs über unsere iOS- und Android-App.

Automatische Währungsumrechnung, Abweichung des Leistungsdatums und Zuordnung von Dokumenten sind ebenfalls möglich.

ZEP automatisiert die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) durch die Definition von Arbeitsorten mit entsprechenden Pauschalen.

Konfigurierbare prozentuale Abzüge für erhaltene Mahlzeiten, die Anwendung der 70/30-Regel für Bewirtungsbelege sowie die Mitternachtsregelung für mehrtägige Dienstreisen und Schichtarbeit sind integrierte Funktionen.

Die Digitalisierung Ihrer Reisekosten in ZEP erfolgt in drei Schritten:

  1. Laden Sie Belege und Reisedaten mobil am Smartphone oder Desktop hoch.
  2. Anschließend werden die Reisekosten automatisiert an Kunden weiterverrechnet und an Mitarbeiter zurückerstattet.
  3. Abschließend ermöglicht ZEP ein professionelles Projekt-Controlling inklusive standardisierter Exporte in die Buchhaltung.

Ja, in ZEP ist die Weiterfakturierung der Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden je Projekt konfigurierbar. Damit haben Sie volle Kontrolle über die Abrechnung und können die Kosten transparent und effizient an Ihre Kunden weitergeben.

Ja, das Modul Reisekostenabrechnung ist für die Programme ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der User pro Monat. In unserem Preisrechner können Sie sich Ihren individuellen Monatsbeitrag übersichtlich anzeigen lassen.