Projektzeiten erfassen » Alle Vorteile & effiziente Tools ✓

Die projektbezogene Zeiterfassung hilft dabei, Zeiten und Aufwände in Projekten genauer zu schätzen, indem sie sicherstellt, dass Arbeitsstunden gezielt für die richtigen Tätigkeiten eingesetzt werden. Besonders wichtig ist dies für Abteilungen wie IT, Softwareentwicklung und Verwaltung, da sie interne Dienstleistungen erbringen. Die Zeiterfassung ermöglicht es strategisch zu prüfen, ob die Zeit effektiv für Kernprojekte genutzt wird oder ob sie durch unterstützende und operative Aufgaben beansprucht wird.

Die projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Verfolgung der tatsächlich benötigten Arbeitszeit für jede Aufgabe. Durch den Vergleich mit der ursprünglichen Aufwandsplanung können Projektmanager kontrollieren, ob ihre Schätzungen realistisch waren und frühzeitig Verzögerungen erkennen. Nach Abschluss mehrerer Projekte ermöglichen die gesammelten Daten Analysen, um festzustellen, welche Projekte, Aufgaben oder Vorgänge länger oder kürzer als geplant dauerten, welchen Wert Projekte mit hohem Aufwand hatten, welche mit geringem Aufwand viel Ertrag brachten und ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen.

Die Analyse vergangener Projekte liefert wertvolle Einblicke in den Aufwand für spezifische Aufgaben, die in die Schätzung künftiger Projekte einfließen. Durch präzise Projektzeiterfassung können Entwicklungs- und Produktionszeiten genau prognostiziert werden, was zu höherer Planungssicherheit führt. Dies ermöglicht es Projektmanagern, die Auswirkungen neuer Aufträge auf die Kapazitäten ihrer Teams und laufende Projekte besser zu bewerten.

Die Projektzeiterfassung ist entscheidend für den Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Sie gewährleistet eine präzise Nachverfolgbarkeit abrechenbarer Leistungen und bildet die Basis für die Rechnungsstellung. Besonders für Dienstleister und honorarbasierte Unternehmen bietet sie einen wirtschaftlichen Vorteil, da sie dem Kunden durch die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eine genaue und korrekte Abrechnung ermöglicht.

Die Erfassung von Projektzeiten macht verborgene Aufwände sichtbar und verbessert die Schätzung von Zeitressourcen – Stichwort: Prozessoptimierung. Durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems dokumentieren Sie alle Aktivitäten in einem Projekt präzise, einschließlich “unsichtbarer” Zeitdiebe wie Abstimmungstelefonate, Feedback-Schleifen und Verwaltungsaufwände. Aufgrund der erfassten Daten können diese identifiziert und durch gezielte Maßnahmen reduziert werden.

Zeiterfassungstools ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch bei Außenterminen wie bei Servicetechnikern, Handwerkern, Beratern und freien Mitarbeitern lückenlos zu dokumentieren. Dies gewährleistet eine genaue Aufzeichnung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden unabhängig vom Einsatzort. Projektmitarbeiter können dadurch ihre Überstunden genau erfassen und entsprechend geltend machen.

Eine Software zur Projektzeiterfassung erhöht die Motivation der Teammitglieder, da ihr Beitrag zum Projekterfolg für Vorgesetzte und Team sichtbar wird. Sie stellt sicher, dass die Leistung der Mitarbeiter erkannt und gewürdigt wird, was der Motivation zugutekommt. Zudem führt die kontinuierliche Erfassung der Projektzeiten zu genaueren Aufwandsschätzungen für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeitressourcen besser zu planen und Überlastung zu vermeiden.

In vielen mittelständischen Unternehmen, besonders im Dienstleistungsbereich, erfolgt die Projektzeiterfassung immer noch manuell über Excel-Listen oder interne Tools. Diese Aufgabe empfinden Mitarbeiter oft als lästige Pflicht, die gerne aufgeschoben wird. Besonders problematisch wird dies bei Krankheit oder Urlaub, wenn niemand die Zeiten erfassen kann. Der enge Kundenkontakt erschwert zudem die zeitnahe Dokumentation der Projektzeiten. Die Verwendung von Excel für das Projekt-Controlling und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen verstärkt den nicht skalierbaren und manuellen Charakter dieses Prozesses weiter.

Aus dem improvisierten Einsatz der Microsoft-Office-Suite für Zeiterfassung und Projekt-Controlling ergibt sich zwangsläufig der zweite Fehler: Es entstehen Ungenauigkeiten. Aufgaben, die keiner gerne macht, die häufig auf die lange Bank geschoben werden und urlaubs- oder krankheitsbedingt liegen bleiben, führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. “Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?” ist eine Frage, die gar nicht so leicht zu beantworten ist, wenn seit den Arbeiten bereits einige Tage bzw. sogar Wochen vergangen sind. Ein kontinuierlich wachsendes Projektvolumen und eine immer größere Vielfalt an Projektarbeiten machen die Antwort noch komplizierter. Und so kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitszeiten nicht erfasst werden, dem falschen Projekt zugeordnet werden oder erst dann auffallen, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, der Projektbeteiligte aber krank oder im Urlaub war.

Fehler in der Dokumentation der geleisteten Projektarbeitszeiten führen zwangsläufig dazu, dass es auch Fehler bei der Projektabrechnung gibt. Denn was nicht dokumentiert wurde, kann auch nicht abgerechnet werden. Viele für die Projektabrechnung Verantwortlichen beklagen bereits den hohen Aufwand, den es erfordert, zum Abrechnungszeitpunkt die Projektzeiten überhaupt erst einmal vollständig und präzise zu erfassen.

Denn nicht nur beim Erfassen von Projektzeiten können Fehler auftreten, sondern auch bei der Übernahme in die Rechnungserstellung. Geschieht diese mit Microsoft Word, sind Fehler quasi vorprogrammiert, doch selbst eine manuelle Übernahme in eine professionelle Faktura-Lösung erhöht die Fehleranfälligkeit.

Projektzeiterfassung ist sinnvoll für Dienstleistungsunternehmen zur genauen Abrechnung und Effizienzsteigerung, Projektmanager und -teams für bessere Planung und Überwachung von Projekten, Freiberufler und Selbstständige zur detaillierten Dokumentation geleisteter Stunden, kreative und technische Berufe zur Analyse und Verbesserung der Produktivität, Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern zur genauen Arbeitszeiterfassung unterwegs sowie Organisationen mit komplexen Projekten für eine effiziente Projektsteuerung und Ressourcennutzung.

Die Projektlaufzeit bezeichnet den Zeitraum, der von Beginn bis zum Abschluss eines Projekts reicht. Sie umfasst alle Phasen, von der Planung und Durchführung bis hin zur Abnahme und dem Abschlussbericht. Die genaue Festlegung der Projektlaufzeit ist entscheidend für die Planung und Steuerung der Ressourcen und Aufgaben im Projekt.