Project time tracking

Record project times " All benefits & efficient tools ✓

Recording project times is becoming increasingly important in dynamic companies. Appropriate software offers advantages, but also raises concerns among employees. Find out practical tips for successful implementation in your company here.
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Since the ECJ judgement from 2019 gewinnt die Zeiterfassung, speziell im Projektmanagement, zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die einfache Erfassung der Arbeitszeit, sondern vor allem um die detaillierte Aufzeichnung von Zeiten für spezifische Tätigkeiten innerhalb von Projekten. Während die projektbezogene Zeiterfassung klare Vorteile bietet, bestehen auch Bedenken unter den Mitarbeitern. Doch welche Argumente sprechen im Detail dafür und dagegen? Erfahren Sie hier praxisnahe Tipps zur erfolgreichen Einführung der projektbezogenen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Why is project time tracking important?
Record project times with ZEP
Expertentipps für zufriedene Mitarbeiter
Die 3 größten Fehler beim Erfassen von Projektzeiten

What is project time recording?

ℹ️ Projektzeiterfassung bezeichnet das Structured recording of time, die für die Bearbeitung einer Aufgabe oder eines Project benötigt wird.

Die Erfassung der Projektzeit ermöglicht es Projektmanagern, den tatsächlichen Aufwand mit den vorherigen Planungen zu vergleichen. Dadurch können sie die Genauigkeit ihrer Aufwandsschätzungen überprüfen und die Planung für zukünftige Projekte optimieren. Zudem dient die Time recording als Nachweis für den geleisteten Arbeitsaufwand gegenüber Kunden und hilft Unternehmen, ihre zeitlichen Ressourcen effizient zu verwalten.

Warum ist Projektzeiterfassung so wichtig? Alle Vorteile im Überblick

Viele Mitarbeiter sehen Zeiterfassungssysteme als kontrollierend an und befürchten, dass sie lediglich zur Überwachung von Anwesenheit und Produktivität dienen. Bei der Einführung einer effizienten Zeiterfassungslösung für Projekte ist es wichtig, diese Missverständnisse zu klären. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den eigentlichen Zweck der Stundenerfassung und wie sie davon profitieren können:

1. Optimierte Ressourcenplanung: Freie Kapazitäten erkennen

Die projektbezogene Zeiterfassung hilft dabei, Zeiten und Aufwände in Projekten genauer zu schätzen, indem sie sicherstellt, dass Arbeitsstunden gezielt für die richtigen Tätigkeiten eingesetzt werden. Besonders wichtig ist dies für Abteilungen wie IT, Softwareentwicklung und Verwaltung, da sie interne Dienstleistungen erbringen. Die Zeiterfassung ermöglicht es strategisch zu prüfen, ob die Zeit effektiv für Kernprojekte genutzt wird oder ob sie durch unterstützende und operative Aufgaben beansprucht wird.

2. time factor: analyse project progress with successful project controlling

Die projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Verfolgung der tatsächlich benötigten Arbeitszeit für jede Aufgabe. Durch den Vergleich mit der ursprünglichen Aufwandsplanung können Projektmanager kontrollieren, ob ihre Schätzungen realistisch waren und frühzeitig Verzögerungen erkennen. Nach Abschluss mehrerer Projekte ermöglichen die gesammelten Daten Analysen, um festzustellen, welche Projekte, Aufgaben oder Vorgänge länger oder kürzer als geplant dauerten, welchen Wert Projekte mit hohem Aufwand hatten, welche mit geringem Aufwand viel Ertrag brachten und ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen.

3. Projektumfang: Aufwandseinschätzung für zukünftige Projekte optimieren

Die Analyse vergangener Projekte liefert wertvolle Einblicke in den Aufwand für spezifische Aufgaben, die in die Schätzung künftiger Projekte einfließen. Durch präzise Project time tracking können Entwicklungs- und Produktionszeiten genau prognostiziert werden, was zu höherer Planungssicherheit führt. Dies ermöglicht es Projektmanagern, die Auswirkungen neuer Aufträge auf die Kapazitäten ihrer Teams und laufende Projekte besser zu bewerten.

4. Rechnungsstellung: Transparenter Nachweis für erbrachte Leistungen

Die Projektzeiterfassung ist entscheidend für den Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Sie gewährleistet eine präzise Nachverfolgbarkeit abrechenbarer Leistungen und bildet die Basis für die Invoicing. Besonders für Dienstleister und honorarbasierte Unternehmen bietet sie einen wirtschaftlichen Vorteil, da sie dem Kunden durch die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eine genaue und korrekte Abrechnung ermöglicht.

5. process optimisation: identify & optimise time wasters

Die Erfassung von Projektzeiten macht verborgene Aufwände sichtbar und verbessert die Schätzung von Zeitressourcen – Stichwort: Process optimisation. Durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems dokumentieren Sie alle Aktivitäten in einem Projekt präzise, einschließlich „unsichtbarer“ Zeitdiebe wie Abstimmungstelefonate, Feedback-Schleifen und Verwaltungsaufwände. Aufgrund der erfassten Daten können diese identifiziert und durch gezielte Maßnahmen reduziert werden.

6. Mehrarbeit: Dokumentation von Überstunden bei Mitarbeitern

Zeiterfassungstools ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch bei Außenterminen wie bei Servicetechnikern, Handwerkern, Consultants and freelancers lückenlos zu dokumentieren. Dies gewährleistet eine genaue Aufzeichnung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden unabhängig vom Einsatzort. Projektmitarbeiter können dadurch ihre Overtime and assert them accordingly.

7. Motivation und Zufriedenheit steigern: Erreichte Meilensteine als Schlüssel

Eine Software zur Projektzeiterfassung erhöht die Motivation der Teammitglieder, da ihr Beitrag zum Projekterfolg für Vorgesetzte und Team sichtbar wird. Sie stellt sicher, dass die Leistung der Mitarbeiter erkannt und gewürdigt wird, was der Motivation zugutekommt. Zudem führt die kontinuierliche Erfassung der Projektzeiten zu genaueren Aufwandsschätzungen für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeitressourcen besser zu planen und Überlastung zu vermeiden.

Erfolgreich Projektzeiten erfassen mit ZEP: Das beste Tool für Ihr Unternehmen!

Wir haben spezifische Herausforderungen bei der Zeiterfassung und im Projekt-Controlling von projektorientierten Unternehmen erkannt und mit ZEP eine Softwarelösung entwickelt, die über einfache „Stechuhren“ hinausgeht, indem sie auch die Zuordnung von Arbeitszeiten zu den entsprechenden Projekten ermöglicht.

ZEP bietet zudem zusätzliche Module für Quotation preparationproject controlling and Invoicing, die direkt auf die erfassten Daten zugreifen und Fehler bei manuellen Übertragungen verhindern. Mitarbeitende können ihre Projektzeiten einfach und Mobile recording – am Rechner, Tablet oder Smartphone, egal ob vor Ort beim Kunden, auf Reisen, zu Hause oder im Büro.

Dissatisfied employees due to project time recording? Helpful expert tips!

Um möglichen Widerständen gegen eine Projektzeiterfassung bei Mitarbeitern vorzubeugen, ist es wichtig, ihre berechtigten Bedenken ernst zu nehmen und aktiv anzugehen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang in den Einführungsprozess einer solchen Software mit ein. Mit den folgenden Tipps können Sie die Akzeptanz für die Notwendigkeit und Vorteile einer projektbezogenen Zeiterfassung fördern:

⭐️ Tipp 1 Transparent communication

Openly communicate the purpose of project time recording;

Vorteile für Team und Unternehmen darlegen;

Focus on increasing efficiency

⭐️ Tipp 2 Frühzeitige Einbindung

Mitarbeiter frühzeitig z.B. durch Workshops einbeziehen;

Ask for the team's concerns & opinions;

Joint strategy development & implementation

⭐️ Tipp 3 Training and support

Train employees on the technical aspects of time recording;

Interne Unterstützungsstrukturen schaffen

⭐️ Tipp 4 Clarify advantages

Optimisation of work processes, more accurate billing and more efficient use of resources;

Vorteile für die Work-Life-Balance und die Mitarbeiter selbst

⭐️ Tipp 5 Emphasise data protection

emphasise the protection of employee data;

Transparent erklären, wie Informationen genutzt werden;

Vertraulichkeitsverpflichtung gemäß Privacy policy

⭐️ Tipp 6 Start pilot phase

Zeiterfassung zunächst in Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitern einführen;

Feedback nutzen, um Anpassungen vorzunehmen und Bedenken frühzeitig anzugehen

⭐️ Tipp 7 Continuous feedback

Regelmäßiges, Constructive feedback of the employees;

System entsprechend anpassen, um Bedürfnisse und Anforderungen des Teams zu erfüllen

⭐️ Tipp 8 Create incentives

Einführung von Anreizen für die aktive Teilnahme an der Zeiterfassung erwägen;

Motivation der Mitarbeiter steigern und Akzeptanz des Systems fördern

⭐️ Tipp 9 Vorbildfunktion der Führungsebene

Führungsebene sollte Zeiterfassung für Projekte aktiv unterstützen und nutzen

⭐️ Tipp 10 Geduld und Kontinuität

Investition von Zeit in kontinuierliche und geduldige Bemühungen, um die Akzeptanz der Zeiterfassung im Unternehmen langfristig zu fördern.

Die 3 größten Fehler beim Erfassen & Abrechnen von Projektzeiten

Unternehmen in projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung, der IT-Dienstleistung oder dem Ingenieurwesen stehen bei der Zeiterfassung vor der besonderen Herausforderung, dass es nicht nur darum geht, wer wann gearbeitet hat, sondern auch für wen. Denn am Ende des Tages müssen die geleisteten Projektarbeitszeiten den entsprechenden Projekten zugeordnet werden, damit sie am Projekt- oder Monatsende auch dem passenden Auftraggeber in Rechnung gestellt werden können.

Betrachtet man die aktuelle Praxis bei der Zeiterfassung und -abrechnung in projektorientierten Unternehmen, so stößt man allzu oft noch auf die folgenden drei Fehler.

Error 1: Manual recording

In vielen mittelständischen Unternehmen, besonders im Dienstleistungsbereich, erfolgt die Projektzeiterfassung immer noch manuell über Excel-Listen oder interne Tools. Diese Aufgabe empfinden Mitarbeiter oft als lästige Pflicht, die gerne aufgeschoben wird. Besonders problematisch wird dies bei Krankheit oder Urlaub, wenn niemand die Zeiten erfassen kann. Der enge Kundenkontakt erschwert zudem die zeitnahe Dokumentation der Projektzeiten. Die Verwendung von Excel für das Projekt-Controlling und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen verstärkt den nicht skalierbaren und manuellen Charakter dieses Prozesses weiter.

Error 2: Incorrect recording

Aus dem improvisierten Einsatz der Microsoft-Office-Suite für Zeiterfassung und Projekt-Controlling ergibt sich zwangsläufig der zweite Fehler: Es entstehen Ungenauigkeiten. Aufgaben, die keiner gerne macht, die häufig auf die lange Bank geschoben werden und urlaubs- oder krankheitsbedingt liegen bleiben, führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. „Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?“ ist eine Frage, die gar nicht so leicht zu beantworten ist, wenn seit den Arbeiten bereits einige Tage bzw. sogar Wochen vergangen sind. Ein kontinuierlich wachsendes Projektvolumen und eine immer größere Vielfalt an Projektarbeiten machen die Antwort noch komplizierter. Und so kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitszeiten nicht erfasst werden, dem falschen Projekt zugeordnet werden oder erst dann auffallen, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, der Projektbeteiligte aber krank oder im Urlaub war.

Error 3: Incorrect accounting

Fehler in der Dokumentation der geleisteten Projektarbeitszeiten führen zwangsläufig dazu, dass es auch Fehler bei der Projektabrechnung gibt. Denn was nicht dokumentiert wurde, kann auch nicht abgerechnet werden. Viele für die Projektabrechnung Verantwortlichen beklagen bereits den hohen Aufwand, den es erfordert, zum Abrechnungszeitpunkt die Projektzeiten überhaupt erst einmal vollständig und präzise zu erfassen.

Denn nicht nur beim Erfassen von Projektzeiten können Fehler auftreten, sondern auch bei der Übernahme in die Rechnungserstellung. Geschieht diese mit Microsoft Word, sind Fehler quasi vorprogrammiert, doch selbst eine manuelle Übernahme in eine professionelle Faktura-Lösung erhöht die Fehleranfälligkeit.

Häufige Hürden bei der Projektzeiterfassung auf einen Blick!

Eine Zeiterfassung per se bringt für Arbeitnehmer keine Nachteile mit sich, jedoch bestehen häufig negative Assoziationen, die sich als Herausforderungen bei der firmeninternen Arbeitszeiterfassung manifestieren können:

  • Many employees do not understand the purpose of recording working hours.
  • The complicated operation of many time recording systems is a deterrent.
  • Die Wahrnehmung, dass Arbeitszeiterfassung mit großem Aufwand verbunden ist, ist weit verbreitet.
  • Angst, die erwarteten Leistungen nicht erfüllen zu können, kann Widerstand hervorrufen.
  • Working hours are often not entered consistently.
  • Fehlendes Feedback zur Produktivität kann die Motivation zur Mitwirkung mindern.
  • Nur wenige Mitarbeiter erfassen ihre Arbeits- und Projektzeiten gewissenhaft; andere kümmern sich überhaupt nicht darum, was Manipulationen ermöglicht und die Genauigkeit der Stundenerfassung beeinträchtigen kann.

Conclusion

Die Einführung einer projektbezogenen Zeiterfassung muss keine Angst hervorrufen – im Gegenteil, sie kann sich als äußerst wertvolles Werkzeug erweisen, um Projekte effizienter und transparenter zu gestalten.

Sie bietet klare Vorteile: präzisere Resource planning, bessere Kontrolle über Projektverläufe, optimierte Aufwandseinschätzung und eine nachvollziehbare Rechnungsstellung. Wichtig ist, den Mitarbeitern die positiven Aspekte dieser Systeme zu vermitteln, ihre Bedenken ernst zu nehmen und sie aktiv in den Einführungsprozess einzubeziehen.

So wird die Zeiterfassung nicht als Kontrollinstrument, sondern als Unterstützung für eine produktivere und zufriedenstellendere Arbeitsumgebung wahrgenommen. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Tools wie ZEP kann die Zeiterfassung ein Gewinn für das gesamte Unternehmen sein.

FAQ

Für wen ist Projektzeiterfassung sinnvoll?

Projektzeiterfassung ist sinnvoll für Dienstleistungsunternehmen zur genauen Abrechnung und Effizienzsteigerung, Projektmanager und -teams für bessere Planung und Überwachung von Projekten, Freiberufler und Selbstständige zur detaillierten Dokumentation geleisteter Stunden, kreative und technische Berufe zur Analyse und Verbesserung der Produktivität, Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern zur genauen Work time tracking unterwegs sowie Organisationen mit komplexen Projekten für eine effiziente Projektsteuerung und Ressourcennutzung.

What does project duration mean?

Die Projektlaufzeit bezeichnet den Zeitraum, der von Beginn bis zum Abschluss eines Projekts reicht. Sie umfasst alle Phasen, von der Planung und Durchführung bis hin zur Abnahme und dem Abschlussbericht. Die genaue Festlegung der Projektlaufzeit ist entscheidend für die Planung und Steuerung der Ressourcen und Aufgaben im Projekt.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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