Employing freelancers - 1×1 for employers

Freie Mitarbeiter, die Sie für bestimmte Projekte engagieren, stellen eine äußerst wertvolle Ressource für Ihr Unternehmen und Ihren Projekterfolg dar. Durch ihre besonderen Fähigkeiten und ihre Flexibilität können sie Ihre festen Mitarbeiter effektiv ergänzen. Aber: Freelancer weisen arbeitsrechtlich wesentliche Unterschiede zu Festangestellten auf.

In diesem Blogartikel erläutern wir, in welchen Branchen sie am häufigsten eingesetzt werden, welche Unterschiede es zu festangestellten Mitarbeitern gibt und was Sie als Arbeitgeber bzw. Auftraggeber in Sachen Scheinselbstständigkeit beachten müssen.

What are freelancers?

Freie Mitarbeiter unterscheiden sich von festangestellten Arbeitnehmern, da sie unabhängige Geschäftspartner sind, die Aufträge von Ihrem Unternehmen annehmen. Die Zusammenarbeit erfolgt nicht auf Basis eines Arbeitsvertrags, sondern beruht auf einem Honorarvertrag, Dienstvertrag, Werkvertrag oder einer Kombination dieser Vertragsformen.

In der Regel arbeiten Freelancer gleichzeitig mit verschiedenen Auftraggebern und treffen eigenständige Entscheidungen darüber, welche Aufträge sie annehmen möchten. Dabei unterliegen sie nicht den sozialrechtlichen Bestimmungen für Arbeitnehmer, sondern müssen für ihre Krankenkasse oder Rente selbst Sorge tragen. Ebenso ist es die Aufgabe eines freien Mitarbeiters, selbstständig Steuern auf das Einkommen zu entrichten.

Freelancer, Freiberufler, freie Mitarbeiter – Oder einfach Selbstständige?

Der Unterschied zwischen einem freien Mitarbeiter und einem Freelancer ist rein sprachlicher Natur. Beide Begriffe bezeichnen dasselbe: einen zeitweiligen Mitarbeiter, der eigenständig wirtschaftet. Die Wahl der Bezeichnung variiert je nach Branche, wobei in den Bereichen Medien, Design und Werbung häufiger von Freelancern die Rede ist. Anwälte, Ärzte oder Lehrbeauftragte bevorzugen hingegen eher den Begriff des freien Mitarbeiters.

Die Bezeichnung „Freiberufler“ hat eine steuerrechtliche Bedeutung. Denn: Obwohl Freiberufler selbstständig sind, ist nicht jeder Selbstständige gemäß § 84 Abs. 1 Handelsgesetzbuch automatically classified as freelancers. The clear definition is provided by tax law, in particular by § 18 Einkommensteuergesetz. Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Hebammen, Rechtsanwälte, Steuerberaterarchitects and Engineers are clearly considered freelancers and are therefore not subject to trade tax.

In areas such as IT services or Agencies ordnen einige Finanzämter Selbstständige eher den Gewerbetreibenden zu als den Freiberuflern. Wenn IT-Fachleute beispielsweise ausschließlich als Dozenten für mehrere Institutionen arbeiten, können sie sich auf den Status als Freiberufler berufen. Ein IT-Experte, der Unternehmen berät, wie Anlagen und Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen, wird jedoch als Gewerbetreibender erfasst und muss dieses Gewerbe beim zuständigen Amt auch anmelden.

In which sectors are freelancers used?

Üblicherweise werden freie Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum für bestimmte Projekte eingesetzt. In der IT-Branche hat sich die Beauftragung von Freelancern schon seit Jahren etabliert. So kann ein erfahrener Programmierer beispielsweise innerhalb eines Jahres bei verschiedenen Unternehmen einige Monate lang an der Entwicklung neuer Software beteiligt sein.

Freie Mitarbeiter sind jedoch auch in verschiedenen Beratungsfunktionen – such as the management consultancy – tätig. Ebenso sind sie häufig in der Medienbranche anzutreffen. In diesem Zusammenhang setzen viele Zeitungen zunehmend auf einen kleinen festen Stamm von Redaktionsmitarbeitern und beziehen Artikel oder Reportagen von freiberuflichen Redakteuren.

Freie Mitarbeiter vs. Festangestellte – Wo liegen die Unterschiede?

Im Vergleich zu festangestellten Arbeitnehmern genießen Freelancer gesetzlich eine geringere Absicherung. Während sie im Krankheitsfall keine Lohnfortzahlung erhalten und auch während des Urlaubs nicht entlohnt werden, ist ihre vertragliche Bindung in der Regel auf ein Projekt befristet. Die Fälligkeit und Höhe des Entgelts, das je nach Branche als Honorar oder Gage bezeichnet wird, richten sich nach dem individuellen Vertrag. Darüber hinaus ist die Krankenversicherung zu berücksichtigen. Freie Mitarbeiter sind nicht automatisch gesetzlich versichert. Hier gibt es die Möglichkeit des freiwilligen Beitrags für Krankenkassen. Kommen Freelancer in Ihrem Unternehmen zum Einsatz, sollten Sie beachten, in welcher Weise sie sich von Ihren Festangestellten unterscheiden:

- Social security: Freie Mitarbeiter zahlen diese selbstständig.
- Working hours: Freie Mitarbeiter können sich i.d.R. ihre Zeit selbst einteilen – unabhängig von betrieblichen Arbeitszeiten.
- Kündigungsschutz: Besteht für freie Mitarbeiter nicht. Alle Regelungen im Falle einer Kündigung sind individuell vertraglich festgehalten.
- Prioritäten: Als Auftraggeber müssen Sie damit rechnen bei einem Freelancer nicht immer die erste Priorität zu haben. Insbesondere, wenn der Freelancer mehrere Auftraggeber parallel hat.

Freie Mitarbeiter einsetzen: Vorteile für Arbeitgeber

Sie haben ein spezifisches Projekt, wofür Sie einen freien Mitarbeiter beauftragen möchten? Diese Vorteile können Sie aus einer Zusammenarbeit ziehen:

- Project planning: Freelancer sind besonders nützlich, wenn Sie für umfangreiche und bedeutende Projekte zusätzliches Personal oder spezielle Fähigkeiten benötigen. Externe Freelancer können für die Dauer des Projektes zum Team hinzustoßen und genau in dieser Zeitspanne zum Projekterfolg beitragen.
- Cost efficiency: Da freie Mitarbeiter nicht angestellt sind, entfallen für Sie Sozialabgaben, wie sie bei Festangestellten üblich sind. Somit kann ein freier Mitarbeiter kostengünstiger für Ihr Unternehmen sein als ein Festangestellter.
- Flexibilität: Bei freier Mitarbeit besteht grundsätzlich kein Anspruch auf eine Kündigungsfrist, was eine kurzfristige Beendigung der Zusammenarbeit ermöglicht.

Als Arbeitgeber können Sie davon profitieren, dass Freelancer sich schnell in neue Aufgabenfelder einarbeiten und innerhalb kurzer Zeit eine hohe Produktivität erreichen können. Zudem verfügen sie aufgrund ihrer Beteiligung an verschiedenen Projekten oft über einen breiten Erfahrungsschatz. Freelancer sind Experten auf einem spezifischen Gebiet, was Sie für klar definierte Aufgaben innerhalb Ihres Projektes einsetzen können. Ein höheres Honorar sollte Sie nicht abschrecken, da sich dies durchaus rentieren kann. Aufgrund des starken Wettbewerbs unter Freelancern können Sie zusätzlich mit einem hohen Leistungsniveau rechnen.

Arbeitet der freie Mitarbeiter nicht direkt in Ihrem Unternehmen, sondern mit eigener Infrastruktur, besteht für Sie hier ein erheblicher Kostenvorteil, da Sie weder Computer noch Telefon oder Büroräume zur Verfügung stellen müssen.

Freie Mitarbeiter einsetzen: Nachteile für Arbeitgeber

Da jede Medaille bekanntermaßen zwei Seiten hat, können für Sie als Auftraggeber bei einer Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern auch Nachteile entstehen:

- Availability: Freelancer sind in der Regel für verschiedene Auftraggeber tätig. Dies kann bedeuten, dass ihre Verfügbarkeit nicht automatisch für Ihren Auftrag gewährleistet ist. Es kann sein, dass ein bereits bewährter Freelancer beim nächsten Projekt keine Kapazitäten hat und Sie deshalb auf eine Alternative zurückgreifen müssen.
- Familiarisation: Jeder Freelancer ist zwar Experte auf seinem Fachgebiet, jedoch variieren die Arbeitsweisen zwischen Unternehmen mitunter sehr stark. Daher müssen Sie bei jeder Zusammenarbeit mit einem neuen Freelancer erneut Ihre Arbeitsweise erklären, um ein optimales Projektergebnis zu erhalten.
- Teamgefühl: Freie Mitarbeiter, die regelmäßig kommen und gehen, sind oft nicht vollständig in Ihr Team integriert. Dies kann das Betriebsklima beeinflussen und dazu führen, dass kein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht. Ressourcen, die in die Integration freier Mitarbeiter investiert werden, könnten Sie ebenso zur Stärkung der Loyalität Ihrer festangestellten Mitarbeiter nutzen.

Ein gewisses Maß an Vertrauen ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern unerlässlich, da sie oft umfassende Einblicke in Ihr Unternehmen bekommen. Eine Verschwiegenheitsklausel im Kooperationsvertrag schafft hierbei Sicherheit.

Achtung Scheinselbstständigkeit!

Wie wird Scheinselbstständigkeit definiert? Die German Pension Insurance writes about this:

„Als scheinselbstständige Arbeitnehmer werden Personen bezeichnet, die formal wie selbstständig Tätige (Auftragnehmer) auftreten, tatsächlich jedoch abhängig Beschäftigte im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV sind.“

Ein Beispiel für Scheinselbstständigkeit könnte folgender Fall sein:

„Annika ist als Grafikdesignerin tätig und arbeitet seit mehreren Jahren ausschließlich für ein Designstudio. Obwohl Annika formell als selbstständige Freiberuflerin agiert und Honorarverträge dem Designstudio abschließt, erfüllt ihre Arbeitsweise und ihre Abhängigkeit von diesem die Kriterien der Scheinselbstständigkeit.

Annika arbeitet ausschließlich in den Räumlichkeiten ihres Auftraggebers, nutzt dessen Computer und Software, folgt den Arbeitsanweisungen der Studioleitung und ist in den festen Arbeitszeiten des Studios eingebunden. Obwohl sie formal selbstständig ist, spiegelt die tatsächliche Ausgestaltung ihrer Arbeit eher die eines festangestellten Mitarbeiters wider.

In diesem Fall könnte die Deutsche Rentenversicherung Annikas Tätigkeit als scheinselbstständig einstufen. Dies hätte für beide Seiten, Annika und das Designstudio, ernsthafte rechtliche Konsequenzen.“

Im Falle der Feststellung von Scheinselbstständigkeit stehen sowohl der als scheinselbstständig eingestufte Auftragnehmer als auch Sie als Auftraggeber vor finanziellen Konsequenzen und möglichen Strafen.

In der Regel werden beide Parteien aufgefordert, rückwirkend sämtliche Beiträge zur gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung nachzuzahlen. Die Auswirkungen können existenzbedrohlich sein, abhängig von der Dauer und Höhe der nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträge.

Zusätzlich können strafrechtliche Konsequenzen drohen. Nach § 266a StGB kann bei nachgewiesenem Vorsatz Geld- oder Freiheitsstrafe für Sozialversicherungsbetrug verhängt werden. Dies gilt insbesondere, wenn das Beschäftigungsverhältnis allein dazu diente, Sozialversicherungsbeiträge zu sparen oder der Scheinselbstständige parallel Sozialleistungen bezogen hat.

Wenn Sie einen scheinselbstständigen Freelancer beschäftigen, ergeben sich für Sie als Auftraggeber rechtliche Konsequenzen. Sie müssen nicht nur Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer nachzahlen, sondern der Selbstständige wird auch zum Angestellten mit allen damit verbundenen Rechten, einschließlich Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch und Lohnfortzahlungsverpflichtung. Das Finanzamt kann rückwirkend bis zu vier Jahre Lohnsteuernachzahlungen einfordern.

Achtung: Bei nachgewiesener vorsätzlicher Scheinselbstständigkeit können Bußgelder und sogar Gefängnisstrafen verhängt werden.

Freelancer geschickt einsetzen & mühelos abrechnen

Die Entscheidung, ob Sie neue Teammitglieder durch Freelancer oder Festanstellung in Ihrem Unternehmen integrieren, sollten Sie je nach Bedarf entscheiden. Langfristig könnte die Kombination aus freien Mitarbeitern und Festangestellten die optimale Lösung darstellen. Wenn Sie sich dazu entschließen, regelmäßig Freelancer in Ihrem Unternehmen einzusetzen, ist eine effiziente Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Unsere Software ZEP bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Zusammenarbeit zu vereinfachen, indem Sie gemeinsam mit Ihren freien Mitarbeitern in einem Tool arbeiten. Mit dem Additional module for freelancers können Sie die erfassten Zeitaufwände direkt als Gutschriften auszahlen.

ZEP bietet Ihnen vielfältige Features, die auf die Bedürfnisse der Zusammenarbeit mit Freelancern zugeschnitten sind. Dazu gehören die Kennzeichnung von Mitarbeitern als freie Mitarbeiter sowie die Auswahlmöglichkeit, ob ein Freelancer Rechnungen stellen oder Gutschriften erhalten soll. Durch die Möglichkeit, interne Stunden- und Tagessätze je Mitarbeiter zu hinterlegen und diese auch projektspezifisch anzupassen, haben Sie maximale Flexibilität in der Honorargestaltung. Zusätzlich ermöglicht ZEP eine umfassende Auswertung, die Ihnen einen Überblick über bereits erstellte Gutschriften verschafft.

Das Gutschriftenverfahren erleichtert Ihrer Buchhaltung die Abrechnung erheblich. Durch das direkte Auszahlen von erfassten Zeitaufwänden sparen Sie sich den komplexen Rechnungsprozess. Und so einfach funktioniert das Gutschriftenverfahren:

1. Creation & storage of credit notes: Basierend auf den erfassten Zeitbuchungen erstellen Sie einfach und schnell Gutschriften für Ihre freien Mitarbeiter. Diese werden sicher und übersichtlich in ZEP gespeichert.
2. Konfiguration von MwSt. & Währung: Passen Sie die Mehrwertsteuer und Währung für jede Gutschrift individuell an, um den rechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen Ihrer Freelancer gerecht zu werden.
3. Automatic numbering: ZEP ermöglicht die automatische Nummerierung von Gutschriften in einem konfigurierbaren Format, was Ihnen die Verwaltung und Nachverfolgung erheblich erleichtert.

Mit ZEP machen Sie die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern transparent, effizient und rechtssicher – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Erfolg Ihrer Projekte.