Project time tracking

Invoicing: Your guide to efficient accounting!

Challenges and solutions in invoicing: This guide will help you optimise your accounting processes.
Invoicing: Your guide to efficient accounting!

Die Faktura, als essenzieller Bestandteil des Buchhaltungswesens, steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, denen Buchhalter täglich gegenüberstehen. Von der Komplexität internationaler Transaktionen bis hin zur Verwaltung von Zahlungseingängen und der Automatisierung von Prozessen – die Fakturierung birgt zahlreiche Hürden, die es zu überwinden gilt.

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genauen Blick auf die verschiedenen Schwierigkeiten, mit denen Buchhalter konfrontiert werden sowie auf die Lösungsansätze, die dazu beitragen, einen reibungslosen und effizienten Fakturierungsprozess zu gewährleisten.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

What is the difference between invoice & invoice?
What mandatory information must an invoice contain?
What are the advantages of invoicing with ZEP?

What is an invoice?

Die Fakturierung, ursprünglich aus dem Lateinischen („factura“) abgeleitet, umfasst den gesamten Prozess der Invoicing. This includes the correct issuing and posting of invoices as well as the dunning process. There are two types of invoicing:

  1. Subsequent invoicing after service provision
  2. Pre-invoicing before service provision

Dieser Prozess ist Teil des Forderungsmanagements, um eine angemessene Bezahlung für Ihre Produkte oder Dienstleistungen sicherzustellen. Die erzeugte Faktura dient als Grundlage für die Buchhaltung und umfasst verschiedene Belegarten wie Rechnungen, Quittungen und Eigenbelege.

Important: Every invoice is an invoice, but not every invoice is an invoice! This is because it can also include other documents such as receipts or own receipts.

What is the difference between an invoice and a bill?

Der Unterschied zwischen Faktura und Rechnung liegt hauptsächlich in ihrem Begriffsverständnis und ihrer Verwendung. Faktura ist der Oberbegriff für den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, während eine Rechnung ein spezifisches Dokument innerhalb dieses Prozesses ist.

What is an invoice number?

An invoice number is a unique identification number that is assigned to a specific invoice, which is why it is also known as an invoice number. Invoice number is labelled. It is used to identify the invoice and distinguish it from other invoices.

Die Faktura Nummer wird üblicherweise vom Unternehmen vergeben und kann je nach Unternehmenspraxis verschiedene Formate und Nummernkreise haben. Sie erleichtert die Verwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden.

Anforderungen an eine Rechnung im Überblick

The components of a legally correct invoice are listed in §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetz geregelt. Folgende Checkliste zeigt Ihnen, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  • Tax number or VAT identification number of the supplier.
  • Date of issue of the invoice.
  • Consecutive invoice number to identify the invoice.
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
  • Time of delivery or other service.
  • Aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie vereinbarte Minderungen des Entgelts.
  • Applicable tax rate and amount of tax due on the consideration or reference to tax exemption.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur in bestimmten Fällen).
  • Bei Gutschriften, die durch den Leistungsempfänger oder einen beauftragten Dritten erstellt werden: Angabe „Gutschrift“.

Create an invoice: These are the advantages of invoicing with ZEP!

Auch für erfahrene Unternehmen kann die Verwaltung von Abrechnungen und Invoicing eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. ZEP bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, Ihre Buchhaltungsabläufe zu optimieren und den Arbeitsaufwand zu minimieren:

  • Efficient billing options: ZEP offers a wide range of options for billing services correctly, whether for individual or multiple customer projects, hourly/daily rate billing or fixed prices.
  • Detailed invoicing: Projektspezifische Detaillierung Ihrer Rechnungen bis hin zu einzelnen Mitarbeitern sowie das Anhängen von präzisen Zeitangaben und Belegen.
  • Simple invoice programme: Abschlagszahlungen bis zur Schlussrechnung und Unterstützung von Eingangsgutschriften – ZEP bietet eine breite Palette von Funktionen.
  • Planning and memories: Planung der Rechnungsstellung bereits bei Projektanlage. ZEP erinnert zusätzlich an noch nicht abgerechnete Aufwände.
  • Quality control: Vier-Augen-Prinzip zur Prüfung und Freigabe von Rechnungspositionen durch die Projektleitung für zusätzliche Sicherheit.
  • Transparent evaluation: Vielfältige Einblicke wie Rechnungspositionen, offene Posten, Umsatzprognosen und Gesamtstatus der Faktura.
  • Customisation to customer needs: Support for various invoice formats, currencies and configuration options such as sending invoices by e-mail or defining payment terms make ZEP flexible and customer-orientated.

Wenn zusätzliche Funktionen gewünscht sind, steht Ihnen unser Ticket system für eine effiziente Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern zur Verfügung. Alternativ können Sie das Modul Document management nutzen, um Ihre Dokumente strukturiert zu organisieren. ZEP bietet außerdem eine umfassende Lösung zur Project time tracking and an intuitive Software for recording working hoursto improve your work processes.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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