Arbeitszeiterfassung

Flexible Arbeitszeitmodelle mit ZEP verwalten

Flexible Arbeitszeitmodelle rücken immer stärker in den Fokus. ZEP ermöglicht die Definition von Kernarbeitszeiten, Pausenregelungen und speziellen Zeiten, um den individuellen Anforderungen Ihrer Mitarbeiter & den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden.
Flexible Arbeitszeitmodelle mit ZEP verwalten

Die moderne Arbeitswelt unterliegt einem kontinuierlichen Wandel, der von technologischen Fortschritten, veränderten Lebensstilen und sich verändernden Arbeitskulturen geprägt ist. In diesem dynamischen Umfeld gewinnen flexible Arbeitszeitmodelle zunehmend an Bedeutung. Diese Modelle bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeit an individuelle Bedürfnisse und Verpflichtungen anzupassen, sei es in Form von Teilzeitbeschäftigung, Schichtarbeit oder Nachtdiensten. Die Implementierung und Verwaltung flexibler Arbeitszeitmodelle geht jedoch mit verschiedenen Herausforderungen einher, die mithilfe geeigneter Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP einfach bewältigt werden können.

Arbeitszeitgestaltung: Gesetze, Regelungen & Herausforderungen

Die Organisation und Umsetzung der genannten Arbeitszeitmodelle unterliegen in Deutschland komplexen und strengen rechtlichen Rahmenbedingung. Dieser Rahmen erstreckt sich von den Grundlagen der Arbeitszeitgestaltung bis zur akkuraten Zeiterfassung und Dokumentation. Im Mittelpunkt stehen Gesetze und Vorschriften, die Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen beachten müssen, um Bußgelder und sogar Freiheitsstrafen zu vermeiden. In diesem Zusammenhang regeln Paragraphen wie § 3 ArbZG die Arbeitszeit, Pausenzeiten und Ruhezeiten, wobei Flexibilität in Arbeitszeitmodellen zwar möglich ist, jedoch klare Richtlinien und Anforderungen erfüllt werden müssen. Darüber hinaus hat die jüngste Gesetzgebung und Urteile, wie das BAG-Urteil von September 2022 und der Referentenentwurf des BMAS im April 2023, die Art und Weise, wie Arbeitszeiten erfasst werden, verändert und erweitert. Im Folgenden werden wir die Komplexität und die Anforderungen der deutschen Arbeitszeitregelungen und Gesetze sowie die Bedeutung der Zeiterfassung und Dokumentation genauer untersuchen.

Arbeitszeitregelungen & Gesetze

In Deutschland gibt es komplexe Gesetze und Arbeitszeitvorschriften, die Sie bei der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle beachten müssen. Folgendes gilt: § 3 regelt die Arbeitszeit. Grundsätzlich ist hier von 8 Stunden täglicher Arbeit auszugehen. Ausnahme: Es dürfen 10 Stunden tgl. gearbeitet werden, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit – über einen Zeitraum von 6 Monaten bzw. 24 Wochen – 8 Stunden pro Werktag beträgt. Die entsprechenden Pausenzeiten sind in § 4 festgehalten. Hiernach gilt: mind. 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit bzw. mind. 45 Minuten Pause bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit. Pausenzeit ist nicht gleich Ruhezeit, welche in § 5 geregelt ist: Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mind. 11 Stunden eingehalten werden!

Gesetzliche Regelungen zu Überstunden, Ruhezeiten und Arbeitszeitbeschränkungen sind auf jeden Fall einzuhalten, wenn Sie Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vermeiden möchten. Unternehmen, die gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen, können mit Bußgeldern belegt werden. Die genaue Höhe hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Schwere des Verstoßes, der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter und der Wiederholung des Verstoßes. Bei beharrlicher Wiederholung eines Verstoßes drohen Arbeitgebern laut § 23 ArbZG sogar Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr.

Zeiterfassung & Dokumentation

Die korrekte und genaue Erfassung der Arbeitszeiten ist entscheidend, um die Einhaltung von Arbeitszeitvereinbarungen zu gewährleisten. Denn: Spätestens mit dem BAG-Urteil von September 2022 ist die Erfassung der Arbeitszeit Pflicht – auch in flexiblen Arbeitszeitmodellen, in denen die Arbeitszeiten variieren können und die Zeiterfassung somit besonders anspruchsvoll ist. Manuelle Zeiterfassung kann fehleranfällig sein und ungenaue Informationen liefern, was zu fehlerhaften Abrechnungen führen kann. Und auch das BMAS hat im April 2023 den lange ersehnten Referentenentwurf für ein Gesetz zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften vorgelegt, um gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Der Entwurf sieht vor, dass Arbeitgeber gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E verpflichtet werden, die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen und dies bereits am Tag der Arbeitsleistung zu tun. Im Unterschied zur Regelung aus § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG, wonach die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen muss, möchte der Entwurf keine ähnliche Regelung übernehmen. Der Entwurf sieht vor, dass die Erfassung der Arbeitszeit elektronisch erfolgen muss. Unsere Software zur (Projekt-)Zeiterfassung bietet hier eine einfache Möglichkeit, alle gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Ausnahmen von der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung bilden laut Gesetzentwurf Unternehmen, in denen ein Tarifvertrag oder eine Betriebs-/Dienstvereinbarung etwas anderes vorsieht. Unternehmen mit weniger als 10 Personen sind von der elektronischen Erfassungspflicht laut Gesetzentwurf ausgenommen.

Wie Sie sehen, gehen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen diverse Herausforderungen und gesetzliche Regelungen einher. Doch, für welches Modell greift welche Vorschrift?

Vollzeit

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in Deutschland die Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten von Arbeitnehmern. Vollzeitbeschäftigte dürfen in der Regel nicht mehr als 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche arbeiten. Arbeitnehmern steht es laut § 5 ArbZG zu, nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zu haben.

Teilzeit

Die Flexibilität von Teilzeitarbeit kann Ihr Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen stellen. Denn: Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) legt fest, dass Arbeitnehmer das Recht haben, von Vollzeit auf Teilzeit und umgekehrt zu wechseln. Als Arbeitgeber sollten Sie flexibel auf Anfragen von Mitarbeitern nach Teilzeitarbeit reagieren. Dies erfordert natürlich eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass der Betriebsablauf nicht gestört wird.

Schichtdienst

Die Zeiterfassung im Schichtdienst birgt eine Reihe von rechtlichen Herausforderungen, die sich Sie als Arbeitgeber, Ihre Mitarbeiter und die Genauigkeit der Aufzeichnungen auswirken können. So sind Schichtpläne oft komplex, mit wechselnden Arbeitszeiten- und -tagen. Auch sind im Schichtdienst Überstunden und Pausen oft unregelmäßig. Deshalb sollten die Verwaltung der Schichtpläne und die korrekte Erfassung der Arbeitszeit höchste Priorität genießen, um rechtlichen Konsequenzen bzgl. Ruhezeiten, Maximalarbeitszeit, etc. aus dem Weg zu gehen.

Nachtarbeit

Nachtarbeit ist im Sinne des ArbZG Arbeitsstunden, die zwischen 23 Uhr des einen und 6 Uhr des Folgetages geleistet werden. Nachtarbeiter dürfen laut § 6 ArbZG nicht länger als 8 Stunden pro Arbeitstag arbeiten, wenn sie ausschließlich Nachtschichten ausführen. Diese Zeitspanne kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen ein bestimmter Schwellenwert nicht überschritten wird. Nachtarbeiter haben Anspruch auf eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden pro Arbeitstag. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten von Nachtarbeitern genau zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

Die Rolle von ZEP

Wie Sie sehen, werden flexible Arbeitszeitmodelle in der modernen Arbeitswelt immer wichtiger, da sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Arbeit und Privatleben besser in Einklang zu bringen. ZEP lässt sich nahtlos an Ihre Arbeitszeitmodelle anpassen. Wie das? ZEP kann so konfiguriert werden, dass es den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und auch Ihren Unternehmensrichtlinien entspricht. Lassen Sie uns dies nun im Detail betrachten:

Flexible Regelarbeitszeit für flexible Arbeitszeitmodelle

ZEP bietet Unterstützung für sämtliche Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen. Es ermöglicht sowohl die Abbildung einer 6/7-Tage-Woche als auch Teilzeitbeschäftigung mit variablen Arbeitszeiten pro Arbeitstag sowie reine Nachtarbeit. Sie haben die Wahl zwischen der Festlegung der Arbeitsstunden pro Tag oder pro Monat. Für jeden Mitarbeiter können individuelle Arbeitstage und Arbeitszeiten definiert werden – egal ob der Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder ausschließlich Nachtarbeit bei Ihnen angestellt ist. Dies kann entweder durch die Eingabe der Stunden pro Tag erfolgen oder durch Angabe der monatlichen Arbeitsstunden und Festlegung der Arbeitstage. ZEP berechnet dann die Regelarbeitszeit pro Arbeitstag dynamisch, basierend auf den eingestellten Parametern.

Standardmäßig wird in ZEP die Regelarbeitszeit pro Tag verwendet, wie Sie es in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegen. Das System ermöglicht hierbei die exakte Abbildung der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten – je nach Anstellungsverhältnis. Die Regelarbeitszeit können Sie für jedes Arbeitszeitmodell individuell mit einem „gültig ab“-Datum versehen. Dies ist z.B. von Vorteil, wenn sich etwas am Arbeitszeitmodell Ihrer Mitarbeiter ändert (Voll- auf Teilzeit, Teil- auf Vollzeit, Tag- auf Nachtschicht, usw.). Optional können monatliche Stundenobergrenzen und Pausenregelungen mit der Regelarbeitszeit verknüpft werden.

So bietet Ihnen ZEP volle Flexibilität bei der Verwaltung komplexer und flexibler Arbeitszeitmodelle – auch wenn diese sich ab einem gewissen Zeitpunkt für Ihre Mitarbeiter ändern.

Flexible Pausenregelungen

In ZEP können Sie – entsprechend des Arbeitszeitmodells Ihrer Mitarbeiter – Pausenregelungen definieren, um die Einhaltung gesetzlicher Pausenbestimmungen zu gewährleisten. Die Pausenregelung in ZEP ermöglicht die Festlegung von gesetzlich vorgeschriebenen Mindestruhezeiten und maximalen Arbeitszeiten pro Tag. Vorteil: Die Pausenregelung zeigt Ihnen an, ob Ihre Mitarbeiter die festgelegten Ruhezeiten, Mindestpausen und Kernarbeitszeiten einhalten. Bei Nichteinhaltung können Sie entsprechende Warnhinweise aktivieren. Dies dient in erster Linie der Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben.

Wichtig: Beachten Sie, die Mindestlänge einer Pause und die Mindestpausen für verschiedene Arbeitszeitdauern, gemäß gesetzlicher Bestimmungen, festzulegen. Bei Arbeitszeiten von 6 bis 9 Stunden ist eine gesetzliche Pause von 30 Minuten einzuhalten. Bei Arbeitszeiten von mehr als 9 Stunden müssen Ihre Mitarbeiter mindestens 45 Minuten Pause machen. Achtung: Pausen von weniger als 15 Minuten werden gesetzlich NICHT als Ruhepause betrachtet, es sei denn, es gibt entsprechende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Spezielle Zeiten & Zeitzuschläge

Jetzt wird es richtig individuell, denn: In ZEP können Sie „spezielle interne Zeiten“ definieren, die individuelle Zeitabschnitte innerhalb der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter darstellen. Diese Zeiten können Sie sich in der Monatsende-Auswertung je Mitarbeiter anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Zeiträume sorgfältig festlegen müssen, vor allem wenn es sich um reine Nachtarbeit handelt. Hierbei sollten Sie stets die Regelungen, die in § 6 ArbZG beschrieben sind, beachten. In der Monatsende-Auswertung wird dann eine Spalte namens „Nachtzeit“ angezeigt und enthält Arbeitszeiten, die zwischen 23 Uhr eines Tages und 6 Uhr des Folgetages angefallen sind.

Kommen wir nun zu den Zeitzuschlägen in ZEP. Zeitzuschläge sind eine Möglichkeit, Zuschläge für Arbeitszeiten während spezieller Zeiträume, wie z.B. Feiertagen, in ZEP zu berücksichtigen und auf das Überstundenkonto der Mitarbeiter zu addieren. In unserem Tool können Sie spezielle Zeiten an Feiertagen definieren, zum Beispiel “Feiertags von 0:00 Uhr bis 6:00 Uhr mit 50% Zuschlag”. Das bedeutet, wenn an einem Feiertag mit einem Zuschlag von 100% in der Zeit zwischen 0:00 Uhr und 6:00 Uhr Arbeitszeit erfasst wird, wird zusätzlich zum 100% Zuschlag auch ein 50% Zuschlag berücksichtigt, was insgesamt einen Zuschlag von 150% ergibt. In der Monatsende-Auswertung eines Mitarbeiters werden Ihnen dann separate Spalten für Zeitzuschläge und die Gesamtsumme der Zuschläge angezeigt.

Ein starkes Fundament für flexible Arbeitszeitmodelle

Wie Sie sehen, erfordern die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt innovative Lösungen, um flexible Arbeitszeitmodelle effizient zu verwalten. ZEP unterstützt Sie bei der Implementierung und Verwaltung flexibler Arbeitszeitmodelle mit umfangreichen Funktionen. Durch die flexible Regelarbeitszeit ermöglicht ZEP, individuelle Arbeitszeiten und Arbeitstage für jeden Mitarbeiter festzulegen. Dabei berücksichtigt unsere Software gesetzliche Pausenbestimmungen und bietet Ihnen die Möglichkeit zur Definition spezieller Zeiten und Zeitzuschläge. Unsere Software erleichtert die genaue Zeiterfassung, automatisiert die Berechnung von Überstunden und Urlaubstagen und bietet eine verbesserte Übersicht über den Projektfortschritt. Dies führt nicht nur zu höherer Effizienz, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die sich auf transparente und zuverlässige Projektzeiterfassung verlassen können.

Optimieren Sie Ihr Arbeitszeitmanagement und entdecken Sie, wie ZEP Ihre flexiblen Arbeitszeitmodelle perfekt ergänzt – und dabei alle Herausforderungen flexibler Arbeitszeitmodelle meistert. Sie nutzen ZEP bisher noch nicht? Testen Sie unsere Software für mindestens 30 Tage kostenlos und unverbindlich. Unser Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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