Zeiterfassung bei Gleitzeit – 5 Modelle

Beim Arbeitszeitmodell der Gleitzeit gestalten Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten eigenständig innerhalb eines definierten Zeitrahmens. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, konkret festzulegen, wann ihr Arbeitstag startet und endet. Um sicherzustellen, dass das gleitende Arbeiten in der Praxis effektiv umgesetzt wird, ist es ratsam, verschiedene Modelle der Gleitzeit zu untersuchen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Modelle es gibt, welche Vor- und Nachteile Gleitzeit zu bieten hat und wie Sie die Zeiterfassung bei Gleitzeit am einfachsten bewerkstelligen können.

Was ist Gleitzeit?

Gleitzeit repräsentiert ein höchst flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem Ihre Angestellten ihre individuelle Arbeitszeit innerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens eigenverantwortlich gestalten können. Im Gegensatz zum festgelegten Nine-to-Five-Job ermöglicht das Prinzip der flexiblen Zeiteinteilung eine höhere Anpassungsfähigkeit bei Arbeitnehmern und -gebern.

Um sicherzustellen, dass Sie als Arbeitgeber und Ihre Arbeitnehmer trotz aller Freiheiten, die Gleitzeit bietet, den Überblick behalten, wird oft eine Kernarbeitszeit festgelegt. Diese definierte Zeitspanne dient als Orientierung, in der alle Mitarbeiter im Unternehmen präsent sein sollen, um eine gemeinsame Arbeitszeitbasis zu gewährleisten.

Eine präzise Zeiterfassung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Gleitzeitmodell reibungslos in Ihrem Unternehmen funktioniert. Hierbei können Softwarelösungen zur Zeiterfassung oder Zeiterfassungs-Apps einen wesentlichen Beitrag leisten, indem sie nicht nur die genaue Dokumentation der Arbeitszeit ermöglichen, sondern auch eine benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung von Gleitzeitkonten und die Überwachung von Überstunden bieten.

Wie ist Gleitzeit im Arbeitszeitgesetz geregelt?

Die Einführung erfolgt in der Regel für alle Mitarbeiter eines Unternehmens und wird üblicherweise durch die Geschäftsleitung festgelegt. Individuelle vertragliche Lösungen treten nur in sehr seltenen Ausnahmefällen auf. Doch auch Gleitzeitmodelle unterliegen den Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und des Arbeitsrechts. Folgende Paragrafen sollten Sie beachten:

• § 3 ArbZG: Festlegung der täglichen Höchstarbeitszeit
• §§ 4, 5 ArbZG: Regelungen zu Pausen und Ruhezeiten
• § 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung der Arbeitszeit
• § 8 JArbSchG und § 9 MuSchG: Tägliche Höchstarbeitszeiten für Jugendliche sowie schwangere oder stillende Mütter

Die Regeln zur Gleitzeitvereinbarung müssen verbindlich und schriftlich festgehalten werden. Sofern in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser das Recht, bei der Ausgestaltung der Gleitzeit mitzubestimmen – siehe § 87 BetrVG.

Diese 5 Modelle haben sich bewährt

Angepasst an die Anforderungen Ihres betrieblichen Alltags und die spezifische Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen, besteht die Möglichkeit, flexible Arbeitszeitmodelle in unterschiedlichen Varianten zu implementieren. Diese fünf Modelle haben sich besonders in der Praxis bewährt:

Modell 1: Gleitzeit mit Kernarbeitszeit

Sie möchten neben der flexiblen Gleitzeit auch eine Kernarbeitszeit in Ihrem Unternehmen integrieren, die für alle Mitarbeiter verbindlich ist? Hier ein Vorschlag:

• Ankommen: 7:00 bis 9:30 Uhr
• Kernarbeitszeit: 9:30 bis 15:00 Uhr
• Feierabend: 15:00 bis 18:00 Uhr

Bei diesem Modell erstreckt sich die Kernarbeitszeit über 5,5 Stunden, in denen die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter obligatorisch ist. Sie können die Kernarbeitszeiten bei diesem Modell flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Denn: Sie wissen am besten, wann Ihre Kunden am häufigsten die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter benötigen. Und Ihre Mitarbeiter haben die Flexibilität ihren eigenen Arbeitstag individuell zu gestalten. Wenn eine Mitarbeiterin um 8 Uhr mit ihrer Arbeit beginnt und eine 30-minütige Mittagspause einlegt, kann sie ihren Arbeitsplatz nach einer Regelarbeitszeit von acht Stunden um 16:30 Uhr verlassen. Ein anderer Mitarbeiter ist ein Morgenmuffel und startet lieber später? Kein Problem! Er kommt um 9:30 Uhr ins Büro, macht ebenfalls eine 30-minütige Pause und kann seinen Arbeitsplatz nach 8 Stunden um 18 Uhr verlassen.

Modell 2: Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit

Innerhalb eines Zeitrahmens von beispielsweise elf Stunden – unter der Annahme, dass Ihre Betriebszeit von 7 bis 18 Uhr geht – haben Ihre Beschäftigten in diesem Modell die Freiheit, ihre Anwesenheit flexibel zu gestalten. Voraussetzung: Sie erfüllen dabei ihre tägliche Arbeitszeit. Dieses Konzept erweist sich besonders für Abteilungen oder Bereiche als sinnvoll, die einen hohen Grad an Unabhängigkeit in ihrer Arbeitsweise aufweisen – Forschung, Homeoffice, etc. Ihre Mitarbeiter können also frei wählen, wann und wie sie ihre tägliche Regelarbeitszeit in diesem Zeitraum ableisten. Möchte ein Mitarbeiter seine 8 Stunden täglich lieber am Stück arbeiten? Kein Problem. Start ist um 7 Uhr, Arbeitsende ist um 15:30 Uhr (inkl. Mittagspause). Ein anderer Kollege möchte lieber vormittags und nachmittags arbeiten, da dieses Modell besser zu seinem Lebensrhythmus passt? Mit diesem Modell kann er seinen Arbeitsalltag so gestalten, wie es am besten in seinen Zeitplan passt,

Modell 3: Qualifizierte Gleitzeit

Unter der qualifizierten Gleitzeit haben Ihre Mitarbeiter gemäß der Gleitzeitdefinition nicht nur die Möglichkeit, die Verteilung ihrer Arbeitszeit über den Tag zu wählen, sondern auch selbst festzulegen, wie viele Stunden sie pro Tag arbeiten möchten. Ihre Mitarbeiter genießen somit höchste Flexibilität, müssen aber im gleichen Zug auch ein hohes Maß an Disziplin aufbringen. In ihren Arbeitsverträgen sind die wöchentlichen, monatlichen oder sogar jährlichen Arbeitsstunden vertraglich festgelegt, Ihre Mitarbeiter haben jedoch die Freiheit, ihre Arbeitsstunden entsprechend ihrer Präferenzen zu verteilen. Insbesondere bei diesem Modell ist die Nutzung einer Softwarelösung zur Zeiterfassung sehr empfehlenswert. Eine Zeiterfassungs-App ist die einfache Lösung, um Arbeitszeiten exakt und schnell zu erfassen – egal, wie oft sich ein Mitarbeiter ein- und ausstempelt. Somit gewährleisten sie, dass sämtliche Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung vereinfacht gerade bei qualifizierter Gleitzeit erheblich den Verwaltungsaufwand – für Ihre Mitarbeiter und Sie.

Modell 4: Gleitzeit mit Funktionszeit

Eine Alternative zur Festlegung einer Kernarbeitszeit ist die Einführung der Funktionszeit. Hierbei wird die Arbeitszeit nicht durch eine festgelegte Kernarbeitszeit, sondern vielmehr durch die spezifische Funktion Ihres Mitarbeiters definiert. Ein Beispiel für die Anwendung der Funktionsarbeitszeit ist die Zeitspanne, in der ein Mitarbeiter für Kunden, Lieferanten oder ähnliches erreichbar sein muss. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Funktion oder die Arbeit an sich abgedeckt ist.

Gleitzeit mit Funktionszeit eignet sich besonders gut für Organisationen, in denen die Beschäftigten in der Lage sind, sich bei sämtlichen Aufgaben vollständig und gegenseitig zu vertreten, wie beispielsweise in Callcentern. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist ein gut funktionierendes Team mit kooperativer Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Etwaige Minus- oder Plusstunden können über eine Software zur Zeiterfassung verwaltet werden.

Modell 5: Gleitzeit mit Jahresarbeitszeit oder Lebensarbeitszeit

Maximale Flexibilität für Ihre Mitarbeiter! Wenn Sie die Arbeitszeiten auf jährlicher Basis vereinbart haben, genießen Ihre Mitarbeiter die Freiheit zu entscheiden, wann und wie lange sie arbeiten. Vorausgesetzt, dass die vereinbarte Sollarbeitszeit bis zum Jahresende erfüllt wird. Diese Form der Flexibilität ist besonders für Beschäftigte charakteristisch, die ihre Arbeitszeit – unter Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes – ganz nach ihren individuellen Bedürfnissen gestalten können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass am Ende des Geschäftsjahres die vertraglich festgelegte durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums erbracht wurde.

Die erbrachte Arbeitszeit wird, wie es bei allen flexiblen Modellen der Fall ist, am besten mit einer etablierten Software zur Zeiterfassung präzise dokumentiert. Beim Lebensarbeitszeitmodell wird die Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum angespart und kann dann beispielsweise in Form eines Sabbatjahres oder eines vorzeitigen Renteneintritts genutzt werden.

Vor- und Nachteile von Gleitzeit

Das Arbeiten in Gleitzeit ist vor allem bei Arbeitnehmern sehr beliebt – mehr Flexibilität, bessere Work-Life-Balance, etc. Aber auch Sie als Arbeitgeber profitieren in ähnlichem Maße von den verschiedenen Gleitzeit Modellen.

Vor- und Nachteile von Gleitzeit für Arbeitnehmer

Die Vorteile der Gleitzeit für Arbeitnehmer sind vielfältig und machen dieses Arbeitszeitmodell zu einem attraktiven Benefit mit zahlreichen positiven Aspekten:

• Vereinbarkeit von Beruf & Privatleben: Gleitzeit ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Termine besser zu koordinieren und Berufliches und Privates effektiver miteinander zu vereinen. Insbesondere für Familien stellt dies ein unschlagbares Argument für Sie als Arbeitgeber dar.
• Stressfreie Gestaltung der Arbeitswege: Die flexible Gestaltung von Gleitzeit reduziert den Stress bei der täglichen Anreise, da Ihre Mitarbeiter nicht mehr zwingend zu Stoßzeiten erscheinen müssen. Dadurch können sie Staus und überfüllte öffentliche Verkehrsmittel umgehen.
• Berücksichtigung individueller Lebensstile: Gleitzeit erlaubt es jedem Ihrer Mitarbeiter, seinen Tag nach den eigenen Präferenzen zu gestalten. Ob Frühaufsteher oder Nachteule – mit diesem Arbeitszeitmodell berücksichtigen Sie individuelle Lebensstile.
• Mehr Motivation & Produktivität: Die erhöhte Flexibilität und Eigenverantwortung führen zu einem höheren Maß an Autonomie für Ihre Mitarbeiter. Dies trägt dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, was wiederum die Motivation und die Produktivität steigert.

Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt. Trotz vieler positiver Aspekte gibt es auch potenzielle Nachteile der Gleitzeit, die sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihnen als Arbeitgeber bewusst sein sollten:

• Erschwerte Zusammenarbeit: Die begrenzte gemeinsame Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter kann die Organisation von Meetings und Absprachen erschweren. Zudem könnte der Teamgeist leiden, da Kollegen sich nur in kurzen Zeitspannen am Tag begegnen.
• Transparenz: Die unterschiedlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfordern eine verstärkte Kommunikation, um den Überblick über Aufgaben und Projekte zu behalten. Dies kann die Transparenz innerhalb des Teams beeinflussen.
• Zeiterfassung: Bei der Gleitzeit müssen Ihre Mitarbeiter selbst darauf achten, ihre vertraglich festgelegten Arbeitszeiten einzuhalten und Minus- oder Überstunden zu vermeiden. Der Wechsel von Vertrauensarbeitszeit zur Zeiterfassung kann anfangs eine Herausforderung darstellen, hält aber viele Vorteile für Ihre Mitarbeiter bereit.

Vor- und Nachteile von Gleitzeit für Arbeitgeber

Gleitzeit bietet nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer, sondern stellt auch einen Mehrwert für Sie als Arbeitgeber dar:

• Produktivität & Mitarbeiterzufriedenheit: Motivierte Mitarbeiter neigen dazu, seltener krank zu sein, effektiver zu arbeiten und zeigen eine höhere Zufriedenheit mit ihrer Arbeit. Dies wirkt sich positiv auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens aus.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitern genießen einen besseren Ruf auf dem Arbeitsmarkt. Mit einer positiven Unternehmenskultur und hohen Mitarbeiterzufriedenheit ziehen Sie qualifizierte Talente und Fachkräfte an, was zu einer Stärkung Ihres Unternehmens sowie Wettbewerbsvorteilen führt.
• Langfristige Planung durch Loyalität: Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und mehr Autonomie am Arbeitsplatz haben, neigen dazu, länger im Unternehmen zu bleiben. Die große Mitarbeiterloyalität ermöglicht Ihnen eine stabilere und langfristigere Planung.

Obwohl die Nachteile für Sie als Arbeitgeber begrenzt sind, können bei der Einführung von Gleitzeit bestimmte Herausforderungen auftreten:

• Erhöhter Bedarf an Transparenz: Die flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit erfordert eine verstärkte Kommunikation und klare Absprachen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
• Kosten & Verwaltungsaufwand: Die Einführung von Gleitzeit kann zusätzliche Kosten und einen höheren Verwaltungsaufwand für die korrekte Zeiterfassung bedeuten.
• Unübersichtliche Arbeitsabläufe: Die flexiblen Arbeitszeiten können zu einer weniger strukturierten Arbeitsumgebung führen, was möglicherweise eine herausfordernde Planung der Arbeitsabläufe zur Folge hat.

Insgesamt überwiegen für Sie als Arbeitgeber die Vorteile von Gleitzeit. Mit einer präzisen Zeiterfassung können Sie die potenziellen Herausforderungen proaktiv angehen und effektive Strategien für eine reibungslose Umsetzung etablieren. Das erfordert am Anfang vielleicht ein wenig mehr Aufwand, zahlt sich am Ende aber für alle Beteiligten aus.

Zeiterfassung bei Gleitzeit

Wie können Sie nun die Integration der Gleitzeit mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bewerkstelligen, ohne die Flexibilität der Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen einzuschränken? Mit einem passenden Tool wie ZEP gestaltet sich dieser Prozess unkompliziert. Egal, ob mobil von zuhause oder stationär im Büro – mittels digitaler Zeiterfassung per App können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit und von überall aus erfassen. Die erfassten Daten werden direkt mit der Software auf dem PC synchronisiert. So haben Sie als Arbeitgeber stets im Blick, wer wie viel und wann gearbeitet hat.

Das Ziel einer Software wie ZEP besteht darin, Ihnen so viel Aufwand wie möglich abzunehmen. Statt auf Stift und Papier zu setzen, die leicht verloren gehen können, ermöglicht Ihnen ZEP die digitale Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub können Sie sich An- und Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter per Mausklick anzeigen lassen. Durch die elektronische Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten entsteht trotz Gleitzeit ein präziser Überblick über angesammelte Minus- oder Überstunden, die später ausgeglichen werden können.

Überstunden bei Gleitzeit

Im Arbeits- oder Tarifvertrag ist üblicherweise festgehalten, wie Überstunden behandelt werden sollen. Gleitzeit-bedingte Mehrarbeit wird auf ähnliche Weise behandelt. Diese kann entweder finanziell abgegolten werden, beispielsweise bei der Kündigung, per Freizeitausgleich. In ZEP hat jeder Mitarbeiter ein persönliches Überstundenkonto. Mit dem Fehlzeiten-Modul wird durch den Abgleich mit der Zeiterfassung jede Überstunde registriert. Im ZEP Kalender können Ihre Mitarbeiter ganz einfach den Freizeitausgleich für den Überstundenabbau beantragen.

Pausenregelung bei Gleitzeit

Selbst bei einer Gleitzeitregelung müssen die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten werden. Auch bei qualifizierter Gleitzeit, bei welcher Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und -dauer selbst festlegen können. Auch hier ist es erforderlich, mittels Zeiterfassung die Einhaltung der vorgeschriebenen Pausen zu überwachen. Hierfür sind Sie als Arbeitgeber zuständig. Die genauen Pausenregelungen können Sie in § 4 ArbSchG nachlesen. Denn: Auch bei Gleitzeit müssen Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nachkommen.