Projektmanagement

Personaleinsatzplanung für effiziente Projektsteuerung

Die Ressourcenplanung in ZEP ermöglicht eine optimale Auslastung Ihrer Mitarbeiter, eine genaue Projektzuordnung und die Vermeidung von Engpässen, um Projekte gezielt und erfolgreich umzusetzen.
Ressourcenplanung in ZEP

Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Instrument, um in Projekten eine effiziente Planung und Steuerung von Arbeitsaufgaben sicherzustellen. Dabei geht es darum, festzulegen, welcher Mitarbeiter wann und in welchem Umfang an einem bestimmten Vorgang oder Ticket eines Projekts in ZEP arbeiten soll. Ein zusätzliches zentrales Element der Ressourcenplanung in ZEP sind die sogenannten Arbeitspakete. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit der Funktionsweise von Arbeitspaketen und den Einsatzmöglichkeiten der Ressourcenplanung beschäftigen.

Effiziente Ressourcenplanung zur Projektsteuerung

Die Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung sind wichtige Instrumente zur Steuerung von Projekten und zur Optimierung der Mitarbeiterauslastung in Ihrem Unternehmen. Sie helfen dabei, Arbeitsaufwände zu planen, Ressourcen effizient einzusetzen und Engpässe zu vermeiden. Eine der wichtigsten Funktionen der Ressourcenplanung ist die Abbildung der realen Projektzuordnung. Mit dieser Einplanung können Sie Projekteinsätze und Tage vor Ort explizit planen und dokumentieren. Arbeitspakete und Auslastungskurven in ZEP berücksichtigen diese Einplanungen und zeigen so detailliert die Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Mitarbeiter an. Dadurch können Sie Projekte gezielt und effizient umsetzen.
Eine weitere zentrale Funktion der Ressourcenplanung in ZEP ist die Zuweisung von Arbeitspaketen. In der Übersicht der Arbeitspakete oder direkt in der Zeiterfassungsmaske sieht der Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Arbeitspakete und kann Zeiten auf diese buchen. Die Arbeitspakete dienen dabei als „Favoriten“ und erleichtern die Zeiterfassung sowie die Abrechnung.

Durch konsequente Verwendung von Arbeitspaketen in einem einzelnen Projekt können den Projektmitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, wobei sowohl die gesamte Verfügbarkeit aller Projektmitarbeiter als auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die Auslastungsgrafiken wird es möglich, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch überlastet werden. Neben der Optimierung der Auslastung einzelner Mitarbeiter trägt die Ressourcenplanung in ZEP auch zur Optimierung der Gesamtauslastung Ihres Unternehmens bei. Durch die Verwendung von Arbeitspaketen in allen Projekten sowie die passende Definition der Projektverfügbarkeiten wird die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im gesamten Unternehmen abgebildet. Dadurch erkennen Sie freie Kapazitäten oder Überlastung und können diesen frühzeitig gegensteuern. So können Sie Ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen und Projekte gezielter und erfolgreicher umsetzen.

Effektives Arbeitszeitmanagement – Projektzuordnung Ihrer Mitarbeiter

Ein wichtiger Aspekt bei der Planung von Arbeitszeiten ist die genaue Zuordnung Ihrer Mitarbeiter zu Projekten. Hierbei ist es notwendig, die Projektverfügbarkeit der Mitarbeiter zu berücksichtigen. In ZEP haben Sie aus diesem Grund die Möglichkeit, die prozentuale Zuordnung Ihrer Mitarbeiter zum Projekt zu bestimmen. Dadurch können Sie genau festlegen, wer wann und wie lange an einem Projekt arbeitet. Der Umfang kann hierbei tagesgenau in Stunden oder sogar mit spezifischen Uhrzeiten angegeben werden. Arbeitspakte, die zu jedem Projekt gehören, verwenden diese Angaben, um den Aufwand und die Dauer des Projekts genau zu bestimmen. Ein Arbeitspaket ist ein Teil des Projekts, der von einem Mitarbeiter bearbeitet werden kann. Es umfasst eine bestimmte Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden müssen. Um sicherzustellen, dass die Planung der Arbeitszeiten reibungslos verläuft, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Einblick in den Projektzeitplan haben. Sie sollten in der Lage sein, bestehende Einplanungen in ihrem Kalender zu sehen und Zeiten darauf zu buchen. Darüber hinaus können sie berechtigt werden, ihre eigenen Einplanungen vorzunehmen oder zu bearbeiten. Dies gibt Ihren Mitarbeitern mehr Autonomie und Kontrolle über ihre Arbeit.

Eine weitere wichtige Funktion der Planung und Dokumentation von Arbeitszeiten ist die Möglichkeit, auswertbare Daten zu generieren. Durch die Analyse dieser Daten können Sie herausfinden, ob und ab wann ein Mitarbeiter oder das Unternehmen ausgelastet ist oder freie Kapazitäten hat. Auswertungen und Grafiken auf Mitarbeiter- oder Projektebene ermöglichen es Ihnen, diese Informationen visuell zu präsentieren, was es einfacher macht, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. Ihre Mitarbeiter sehen also auf einen Blick, in welchem Umfang sie an einem Projekt arbeiten, was Ihnen die Möglichkeit gibt, sich von manuellen Tabellenkalkulationen zu verabschieden. ZEP bildet Ihre komplette Projekt- und Mitarbeiterplanung ab und gibt Ihnen eine übersichtliche Auswertung aller Projektparameter. Auf Knopfdruck.

Dynamische Arbeitspakete in der Projektplanung und -steuerung

Arbeitspakete sind ein wichtiges Werkzeug in der Projektplanung und -steuerung in ZEP. Sie definieren, welcher Mitarbeiter wie lange an welchem Projekt arbeiten soll. Auf Basis dieser Informationen wird die Auslastung Ihres Mitarbeiters ermittelt und angezeigt. Die Auslastung des Mitarbeiters wird auf Basis der ihm zugewiesenen Arbeitspakete in Relation zu der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit des Mitarbeiters berechnet. Die verfügbare Arbeitszeit ergibt sich aus der Regelarbeitszeit Ihres Mitarbeiters, wobei Feiertage, Wochenenden sowie Fehlzeiten und Urlaube berücksichtigt werden.

Beispiel: Ein Arbeitspaket hat einen Umfang von 20 Stunden in 5 Tagen. Der Mitarbeiter hat in diesen 5 Tagen eine Verfügbarkeit von 5 * 8 Stunden = 40 Stunden. Um das Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit abzuarbeiten, muss der Mitarbeiter 50 % seiner verfügbaren Arbeitszeit an dem Arbeitspaket arbeiten, das Arbeitspaket bringt eine Auslastung von 50 %.

Die Auslastung Ihres Mitarbeiters wird nicht nur auf Projektebene, sondern auch projektübergreifend betrachtet. Die Projektauslastung beschreibt dabei die Mitarbeiterauslastung aus Projektsicht. Bei der Bestimmung der Auslastung wird die Projektverfügbarkeit des Mitarbeiters entsprechend berücksichtigt. Die Gesamtauslastung ist die projektübergreifende Auslastung Ihres Mitarbeiters durch alle ihm zugeordneten Arbeitspakete. In ZEP erstellte Arbeitspakete sind dynamisch und passen sich an, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Eine Anpassung kann durch jede Zeitbuchung auf das Arbeitspaket bzw. den diesem zugrunde liegenden Vorgang oder Ticket erfolgen. Auch eine Eingabe einer Restaufwandsschätzung oder die Anlage eines Feiertags, die Genehmigung eines Urlaubs oder die Eintragung einer Fehlzeit haben Auswirkungen auf die Auslastung des Mitarbeiters. Darüber hinaus können auch Anpassungen des Planaufwands oder der Laufzeit des Arbeitspakets zu Veränderungen führen. Die Verringerung der verfügbaren Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets wird täglich berücksichtigt und hat automatisch eine Auswirkung auf die Projekt- und Gesamtauslastung Ihres Mitarbeiters sowie auf den angezeigten Arbeitspaket-Status.

Die Funktionsweise von Arbeitspaketen in ZEP umfasst die Definition von Arbeitspaketen mit geplantem Aufwand und Terminen zu Vorgängen, Tickets und Teilaufgaben direkt im Projektplan. Arbeitspakete werden an Mitarbeiter zugewiesen und es werden der Soll-/Ist-Aufwand je Arbeitspaket sowie die aktuelle Mitarbeiterauslastung angezeigt.

Mitarbeiterauslastung in der Projekt- und Ressourcenplanung

Die Auslastung Ihrer Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor bei der Planung und Steuerung von Projekten und der Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen. Eine effektive Personaleinsatzplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter produktiv arbeiten und Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Die Auslastung des Mitarbeiters wird auf Basis der ihm zugewiesenen Arbeitspakete in Relation zu der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit bestimmt. Dabei ergibt sich die verfügbare Arbeitszeit aus der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters, unter Berücksichtigung von Feiertagen, Wochenenden, Fehlzeiten und Urlauben.

Eine hohe Auslastung kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter überlastet sind und Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit innerhalb der vorgegebenen Fristen zu erledigen. Auf der anderen Seite kann eine zu geringe Auslastung dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter unterfordert sind und sich langweilen. Daher ist es wichtig, die Auslastung der Mitarbeiter auf einem angemessenen Niveau zu halten. Eine effektive Personaleinsatzplanung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Projektauslastung und die Gesamtauslastung Ihrer Mitarbeiter zu optimieren. Indem Arbeitspakete und Projekte sorgfältig in ZEP geplant und zugewiesen werden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter weder über- noch unterfordert sind und dass Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Sie haben Fragen zur Ressourcenplanung in ZEP? Unser Support-Team steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Und wenn Sie keine News rund um ZEP relevante Themen verpassen möchten, können Sie sich hier zu unserem monatlichen Newsletter anmelden.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

Weitere interessante Artikel

Agiles Arbeiten erklärt: Vorteile, Beispiele und Tipps
Wie kann ZEP Ihr Team dabei unterstützen, kurze Zeitintervalle effektiv zu nutzen und den Fokus auf wichtige Aufgaben zu lenken? Nutzen Sie die digitale Unterstützung, um agiles Arbeiten in Ihrem Team erfolgreich umzusetzen und die Rentabilität Ihrer Projekte zu maximieren.

Artikel lesen

Mobile Zeiterfassung im Fokus: Vorteile und Apps

Mobile Zeiterfassungs-Apps sind unverzichtbar in einer sich wandelnden Arbeitswelt, ermöglichen genaue Arbeitszeiterfassung und bieten einige Vorteile. Die ZEP-App ist eine komfortable Lösung mit vielfältigen Funktionen.

Artikel lesen