Multiprojektmanagement » Definition + 7 Erfolgsfaktoren ✓

Multitasking – Nicht für jedes Team geeignet

Multiprojektmanagement ist organisatorisches Multitasking, dessen negative Auswirkungen wie erhöhter kognitiver Energieaufwand, Zeitverlust und Produktivitätsminderung seit langem bekannt sind. Diese Wechsel beeinträchtigen das Kurzzeitgedächtnis und können Produktivitätsverluste von bis zu 40 Prozent verursachen. Forschung zeigt, dass auch auf organisatorischer Ebene ähnliche negative Effekte auftreten können, wie erhöhte Fehlerquoten, längere Wartezeiten und Dauerstress, der zu Burnout bei Projektmanagern führen kann. Effizientes Multiprojektmanagement sollte daher darauf abzielen, Kontextwechsel zu minimieren, um diese negativen Effekte zu reduzieren.

Dringlichkeit – Macht blind für Relevanz

Bei der Verwaltung mehrerer Projekte neigen viele dazu, zeitkritischen Aufgaben Priorität einzuräumen, obwohl nicht alle gleich wichtig oder wirkungsvoll sind. Manche Aufgaben sind bedeutend, aber nicht dringlich, während andere dringlich, aber weniger relevant sind. Oft überfordert von der Menge an Aufgaben, geben Projektmanager häufig den dringenden, aber unwichtigeren Aufgaben Vorrang, ein Phänomen bekannt als Mere Urgency Effect. Ein zentrales Ziel im Multiprojektmanagement sollte daher sein, sorgfältig zwischen Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen abzuwägen.

Deadlines – Hemmen die Produktivität

Deadlines sind oft unerlässlich, um Arbeitsphasen im Multiprojektmanagement zu koordinieren und die Verfügbarkeit hochspezialisierter Teammitglieder zu steuern, wie es etwa bei großen Bauvorhaben oder in der Softwareentwicklung der Fall ist. Obwohl sie notwendig sind, können Deadlines auch die Produktivität mindern. Eine Untersuchung der Universität Oxford zeigt, dass entfernte Deadlines den Eindruck erwecken, eine Aufgabe sei schwieriger und zeitaufwendiger als tatsächlich. Dieses Phänomen wird durch die Parkinsonschen Gesetze beschrieben, wonach „Arbeit sich in dem Maß ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht“, was oft dazu führt, dass Teams erst kurz vor Ablauf der Frist beginnen.

Starre Pläne – Sprengen das Budget

Laut einer Umfrage des Project Management Institute (PMI) wurden 2021 in Europa nur 50 Prozent der Projekte termingerecht abgeschlossen, 57 Prozent blieben im Budgetrahmen, und 40 Prozent scheiterten komplett, was zu Budgetverlusten führte. Ein Hauptgrund dafür ist Scope Creep, das schleichende Ausweiten des Projektumfangs während des Prozesses ohne Berücksichtigung der Auswirkungen auf Zeit, Budget und Qualität. Zusätzliche Anforderungen oder Änderungen, oft bedingt durch neue Erwartungen oder strategische Anpassungen, machen das Problem im Multiprojektmanagement noch komplexer. Trotzdem werden Projekte oft in unflexiblen, langfristigen Zeitrahmen geplant, die solche Anpassungen nicht berücksichtigen.

Peanut Butter Approach – Zu viele Aufgaben

Ein Beispiel verdeutlicht den Sachverhalt: Ein Unternehmen benötigt in mehreren Projekten einen Spezialisten für Künstliche Intelligenz, doch es gibt nur eine qualifizierte Person. In Organisationen mit unklarer Priorisierung und hohem Arbeitsvolumen wird diese Person oft auf zu viele Projekte verteilt. Dieses Multitasking hat nicht nur negative Auswirkungen, sondern führt auch dazu, dass kaum Fortschritte erzielt werden. Dieses Vorgehen, im amerikanischen Raum als Peanut Butter Approach bekannt, beschreibt das zu dünne Verteilen von Ressourcen. Daher ist im Multiprojektmanagement eine klare Priorisierung der Zuständigkeiten entscheidend.

Behalten Sie die Kontrolle über zahlreiche parallel laufende Projekte. Mit einer zentralen Datenbasis können Sie vielfältige informative Berichte für fundierte Entscheidungen generieren. Im besten Fall nutzen Sie eine Software wie ZEP, die neben einer zentralen Projektliste und einer Übersicht über Ressourcen auch die Möglichkeit bietet, Statusberichte und Budgetplanung zu exportieren. Durch eine einheitliche Lösung für Ihr Projektmanagement haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Informationen von der aggregierten Übersicht bis ins kleinste Detail zu verfolgen. Mit ZEP können Sie erst einmal mit einer geringeren Funktionalität starten und bei Bedarf weitere Module hinzubuchen.

Damit Sie eine effiziente Verwaltung Ihrer Multiprojektmanagement-Umgebung gewährleisten können, müssen Ihre Projekte bestimmten Struktur- und Aufgabenstandards entsprechen. Zusätzlich dazu ist es notwendig, Prozesse festzulegen, nach denen Ihre Projekte geplant und gesteuert werden sollen. In ZEP können Sie dafür das Zusatzmodul Planstunden nutzen.

Da Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben können, sollten Ihre Projekte im gleichen Takt und mit möglichst aktuellen Daten gesteuert werden. Sie als Projektmanager müssen genau wissen, was wann und wie zu tun ist. Eine Software für Projektzeiterfassung wie ZEP gewährleistet mit geeigneten Prozessen und hoher Datenqualität eine professionelle Steuerung in Ihrem Multiprojektmanagement.

Um Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, konzentrieren Sie sich auf die wichtigen und dringlichen Projekte und beschränken Sie sich darauf. Legen Sie mit ZEP Prioritäten fest, die im Einklang mit Ihrer Unternehmensstrategie stehen.
Ihr Ziel sollte sein, den angemessenen Verwaltungs- und Steuerungsaufwand entsprechend des Projektumfangs zu betreiben. Stellen Sie also sicher, dass für die wichtigsten Projekte tatsächlich die meisten Ressourcen eingesetzt werden (Stichwort: Peanut Butter Approach).

In der strategischen Ressourcenplanung geht es darum, im Voraus sicherzustellen, dass Sie über Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Zusätzlich dazu müssen Sie sicherstellen, dass strategisch wichtige Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit qualifizierten Mitarbeitern umgesetzt werden können. Andernfalls können Ihre Projekte aufgrund unzureichender Ressourcenausstattung nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Dies treibt Ihre Projektkosten unnötig in die Höhe und resultiert am Ende in unzufriedener Kundschaft. Mit dem ZEP Modul Ressourcenplanung behalten Sie stets die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick und können direkt erkennen, welche Aufgaben als nächstes anstehen.

Die taktische Ressourcenplanung konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für spezifische Projekte verfügbar sind. Dies ist entscheidend, um Projekte termingerecht abzuschließen und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Mangelnde Ressourcen können zu Verzögerungen führen und die Projektkosten erhöhen. Moderne Tools wie das ZEP Modul Ressourcenplanung ermöglichen es, die Mitarbeiterauslastung zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig gegenzusteuern und den Projekterfolg zu sichern.

Im Multiprojektmanagement können ständig neue Vorgaben auftauchen, beispielsweise in Bezug auf bedeutende Meilensteine in einem Projekt. Diese Vorgaben werden von der Führungsetage in die entsprechenden Projekte verteilt und Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, für die Umsetzung zu sorgen. Sorgen Sie hierbei für Transparenz, damit alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem identischen Wissensstand sind und bleiben. Mit dem ZEP Ticketsystem haben Sie dir Möglichkeit, Ihre Projekte in priorisierbare Einzelaufgaben für Ihre Mitarbeiter aufzuteilen. So vermeiden Sie Überarbeitung und schaffen gleichzeitig Transparenz in Sachen Zuständigkeiten.

Im Multiprojektmanagement-Umfeld sind zahlreiche Stakeholder in verschiedenen Projekten involviert. Hier besteht ein hoher Bedarf an inhaltlichem Feedback. Ihre Stakeholder verspüren möglicherweise das Bedürfnis, die eigene Perspektive an verschiedenen Stellen einzubringen, um ein Gefühl der Kontrolle zu haben. Sie als Projektmanager und auch Ihr Team möchten möglicherweise sicherstellen, dass niemand übergangen wird und sich gegen Kritik absichern. Häufig werden dafür Meetings einberufen oder E-Mail-Verteiler mit langen Konversationen und zahlreichen Empfängern gepflegt. Dies führt vor allem zu einem: Projektverzögerungen. Um dem entgegenzuwirken, lernen Sie in unserem 10-Punkte-Plan, wie Sie eine konstruktive Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen etablieren können.