In der heutigen Geschäftswelt ist es für Ihr projektorientiertes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, Ihre Geschäftsziele simultan zu verfolgen, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Dies geschieht oft durch die Durchführung verschiedener, parallel laufender Projekte. Warum tun Sie das? Die Gründe können vielfältig sein: Von der Diversifizierung des Geschäfts über die Erlangung von Wettbewerbsvorteilen bis hin zur schnellen Anpassung an Marktveränderungen. Das Mittel der Wahl in solchen Szenarien ist in der Regel das Multiprojektmanagement. Trotz seiner weit verbreiteten Anwendung gehen jedoch viele Unternehmen mit falschen Erwartungen an diese Herangehensweise und erzielen nicht immer den gewünschten Projekterfolg.
Finden Sie in diesem Beitrag heraus, mit welchen Methoden Sie die vielfältigen Herausforderungen des Multiprojektmanagements meistern und Ihre Projekte zum Erfolg führen.
Der Begriff Multiprojektmanagement wird im Gabler Wirtschaftslexikon wie folgt dargestellt:
Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft
eines Unternehmens oder einer Einheit.
Mit Multiprojektmanagement verfolgen Sie das Ziel, mehrere, gleichzeitig laufende Projekte unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen wie Mitarbeiter, finanzielle Mittel und Ausrüstung effektiv und zielgerichtet abzuschließen. Die Schwierigkeiten und Herausforderungen liegen exakt dort: Damit Sie Multiprojektmanagement erfolgreich umsetzen können, sind ein klares Konzept und eine passende Koordination erforderlich – gerade, wenn Sie mehrere Projekte parallel bewältigen müssen.
Ob ein oder mehrere Projekte, die Herangehensweise ähnelt der des klassischen Projektmanagements: Klar formulierte Ziele, die fokussiert auf das angestrebte Projektergebnis hinarbeiten. Auch das verfügbare Budget und die verantwortlichen Projektmanager sind relevante Aspekte. Diese Kriterien gewinnen jedoch zusätzlich an Bedeutung, wenn mehrere Projekte gleichzeitig realisiert werden sollen. Die größte Herausforderung im Multiprojektmanagement besteht darin, Ihre Konzepte parallel umzusetzen oder bestimmte Projekte zu priorisieren, ohne dabei den Überblick zu verlieren
Die entscheidenden Fragen lauten daher nicht nur, welches Budget, welche Mitarbeiter oder welche Ausrüstung bei Ihnen verfügbar sind, sondern vor allem: Wie können Sie Ihre Kapazitäten effektiv aufteilen, steuern und verwalten? Wie kann Ihr Team integriert und in relevante Funktionen eingebunden werden?
Als erfahrener Projektmanager kennen Sie die Herausforderung, viele Projekte mit gleichbleibenden Ressourcen bewältigen zu müssen. Fakt ist: Kein Projekt ist zu 100 Prozent planbar. Aus dieser Unsicherheit ergeben sich folgende Herausforderungen:
Multiprojektmanagement ist im Grunde nichts anderes als organisatorisches Multitasking. Die negativen Auswirkungen von Multitasking sind seit mehr als 20 Jahren bekannt. Das Springen zwischen verschiedenen Kontexten oder Aufgaben kostet Ihnen und Ihren Mitarbeitern kognitive Energie, Zeit geht verloren und die Produktivität nimmt ab. Diese ständigen Wechsel beeinträchtigen vor allem unser Kurzzeitgedächtnis und können einen Produktivitätsverlust von bis zu 40 Prozent verursachen!
Die Forschung zu den Auswirkungen von Multiprojektmanagement und Multitasking auf organisatorischer Ebene sind zwar sehr begrenzt, aber es gibt gute Gründe zur Annahme, dass ähnliche negative Effekte auftreten:
Die Verwaltung mehrerer Projekte verleitet Sie häufig dazu, zeitkritischen Aufgaben Priorität einzuräumen? Bedenken Sie: Nicht alle Aufgaben innerhalb dieser Projekte sind gleich wichtig oder entfalten die gleiche Wirkung! Einige haben das Potenzial, außerordentlich bedeutend oder wirkungsvoll zu sein, sind jedoch nicht dringlich. Andere könnten außerordentlich dringlich sein, sind jedoch weniger relevant oder haben kaum Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf.
Obwohl Sie nun annehmen könnten, dass Sie von Natur aus in der Lage sind zwischen diesen Faktoren zu unterscheiden und der Wirkung stets Vorrang vor der Dringlichkeit zu geben, ist in der Realität oft das Gegenteil der Fall. Viele Projektmanager lassen sich von dringenden Aufgaben überwältigen, selbst wenn diese weniger wichtig sind oder kaum Auswirkungen haben. Dies geschieht insbesondere dann, wenn Sie sich von einer großen Anzahl von Aufgaben überfordert fühlen. Dieses Phänomen wird auch als Mere Urgency Effect bezeichnet. Das entschiedene Abwägen zwischen Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen sollte daher zentraler Bestandteil Ihres Multiprojektmanagements sein.
Häufig sind Deadlines unerlässlich, insbesondere wenn Arbeitsphasen im Multiprojektmanagement aufeinander abgestimmt werden müssen oder die Verfügbarkeit hochspezialisierter Teammitglieder gesteuert werden soll. Große Bauvorhaben beispielsweise werden oft in mehrere Projekte mit gestaffelten Fristen aufgeteilt, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen. In der Softwareentwicklung versucht man, durch die Festlegung von Fristen, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten zu managen oder Experten für Schlüsseltechnologien gezielter einzusetzen.
Trotz ihrer Notwendigkeit gibt es Anzeichen dafür, dass Deadlines auch zu einem Rückgang der Produktivität führen können. Eine Untersuchung der Universität Oxford zeigt, dass insbesondere weit entfernte Deadlines Menschen dazu verleiten können, anzunehmen, dass eine Aufgabe schwieriger zu lösen ist und mehr Zeit sowie Budget erfordert, als es tatsächlich der Fall ist. Ein ähnliches Phänomen wird durch die sogenannten Parkinsonschen Gesetze beschrieben:
Das bedeutet, wenn Ihr Team beispielsweise einen Monat Zeit hat, um ein Projekt abzuschließen, neigt es dazu, erst im letzten Moment zu beginnen – ab dem Zeitpunkt, ab dem es sicher sein kann, das Projekt rechtzeitig fertigzustellen.
Das Project Management Institute (PMI) erfasste mit seiner weltweiten Umfrage im Jahr 2021, dass in Europa nur 50 Prozent aller Projekte innerhalb der geplanten Zeit abgeschlossen wurden. Lediglich 57 Prozent blieben im festgelegten Budgetrahmen, während 40 Prozent vollständig scheiterten und das aufgewendete Budget als Verlust verbucht werden musste.
Es gibt zweifelsohne erhebliche Unterschiede je nach Land und Branche, aber sie alle haben eine gemeinsame Ursache: Scope Creep, das schleichende Ausweiten des Projektumfangs während des laufenden Prozesses, ohne die Auswirkungen auf Zeit, Budget und Qualität zu bedenken. Dies können zusätzliche Features oder Anforderungen sein, neue Erwartungen Ihrer Kunden oder Stakeholder sowie Änderungen Ihrer strategischen Ausrichtung. Was bereits bei einem einzelnen Projekt eine erhebliche Herausforderung darstellt, wird im Multiprojektmanagement deutlich komplexer. Trotzdem werden Projekte immer noch in unflexiblen, langfristigen Zeitrahmen vorausgeplant, in denen solche (mitunter auch sinnvollen) Anpassungen oder unvorhersehbare Ereignisse nicht berücksichtigt werden.
Ein anschauliches Beispiel verdeutlicht den Sachverhalt: In einem Unternehmen wird in mehreren Projekten ein Spezialist für Künstliche Intelligenz benötigt, wobei aktuell nur eine Person im gesamten Unternehmen über diese Fähigkeiten verfügt. In Organisationen mit unklarer Priorisierung und hohem Arbeitsvolumen wird diese Person häufig einfach gleichermaßen auf so viele Projekte wie möglich verteilt.
Abgesehen davon, dass dieses Multitasking bereits genannte negative Auswirkungen hat, ergibt dies auch unternehmerisch betrachtet wenig Sinn. Denn: Die verfügbare Zeit dieser Person pro Projekt ist so knapp bemessen, dass letztendlich kaum Projektfortschritte erzielt werden können. Im amerikanischen Raum wird dieses Vorgehen auch Peanut Butter Approach genannt. Damit ist das zu dünne Verteilen von zu wenig Erdnussbutter auf zu viele Scheiben Toast gemeint. Daher sollten Sie beim Multiprojektmanagement eine klare Priorisierung der Zuständigkeiten vornehmen.
Als erfahrener Projektmanager kennen Sie vermutlich sämtliche genannten Herausforderungen. Und sicher haben Sie versucht, die dadurch entstehenden Probleme zu lösen. Heute haben wir einfachen Zugang zu neuen Technologien, die eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Bewältigung dieser Probleme bieten. Lernen Sie nun sechs Methoden für Multiprojektmanagement kennen, mit denen Sie Ihre Projekte erfolgreich planen, durchführen und abschließen können:
Behalten Sie die Kontrolle über zahlreiche parallel laufende Projekte. Mit einer zentralen Datenbasis können Sie vielfältige informative Berichte für fundierte Entscheidungen generieren. Im besten Fall nutzen Sie eine Software wie ZEP, die neben einer zentralen Projektliste und einer Übersicht über Ressourcen auch die Möglichkeit bietet, Statusberichte und Budgetplanung zu exportieren. Durch eine einheitliche Lösung für Ihr Projektmanagement haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Informationen von der aggregierten Übersicht bis ins kleinste Detail zu verfolgen. Mit ZEP können Sie erst einmal mit einer geringeren Funktionalität starten und bei Bedarf weitere Module hinzubuchen.
Damit Sie eine effiziente Verwaltung Ihrer Multiprojektmanagement-Umgebung gewährleisten können, müssen Ihre Projekte bestimmten Struktur- und Aufgabenstandards entsprechen. Zusätzlich dazu ist es notwendig, Prozesse festzulegen, nach denen Ihre Projekte geplant und gesteuert werden sollen. In ZEP können Sie dafür das Zusatzmodul Planstunden nutzen.
Da Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben können, sollten Ihre Projekte im gleichen Takt und mit möglichst aktuellen Daten gesteuert werden. Sie als Projektmanager müssen genau wissen, was wann und wie zu tun ist. Eine Software wie ZEP gewährleistet mit geeigneten Prozessen und hoher Datenqualität eine professionelle Steuerung in Ihrem Multiprojektmanagement.
Um Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, konzentrieren Sie sich auf die wichtigen und dringlichen Projekte und beschränken Sie sich darauf. Legen Sie mit ZEP Prioritäten fest, die im Einklang mit Ihrer Unternehmensstrategie stehen.
Ihr Ziel sollte sein, den angemessenen Verwaltungs- und Steuerungsaufwand entsprechend des Projektumfangs zu betreiben. Stellen Sie also sicher, dass für die wichtigsten Projekte tatsächlich die meisten Ressourcen eingesetzt werden (Stichwort: Peanut Butter Approach).
In der strategischen Ressourcenplanung geht es darum, im Voraus sicherzustellen, dass Sie über Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Zusätzlich dazu müssen Sie sicherstellen, dass strategisch wichtige Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit qualifizierten Mitarbeitern umgesetzt werden können. Andernfalls können Ihre Projekte aufgrund unzureichender Ressourcenausstattung nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Dies treibt Ihre Projektkosten unnötig in die Höhe und resultiert am Ende in unzufriedener Kundschaft. Mit dem ZEP Modul Ressourcenplanung behalten Sie stets die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick und können direkt erkennen, welche Aufgaben als nächstes anstehen.
Im Multiprojektmanagement können ständig neue Vorgaben auftauchen, beispielsweise in Bezug auf bedeutende Meilensteine in einem Projekt. Diese Vorgaben werden von der Führungsetage in die entsprechenden Projekte verteilt und Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, für die Umsetzung zu sorgen. Sorgen Sie hierbei für Transparenz, damit alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem identischen Wissensstand sind und bleiben. Mit dem ZEP Modul Tickets, Aufgaben & To-dos haben Sie dir Möglichkeit, Ihre Projekte in priorisierbare Einzelaufgaben für Ihre Mitarbeiter aufzuteilen. So vermeiden Sie Überarbeitung und schaffen gleichzeitig Transparenz in Sachen Zuständigkeiten.
Im Multiprojektmanagement-Umfeld sind zahlreiche Stakeholder in verschiedenen Projekten involviert. Hier besteht ein hoher Bedarf an inhaltlichem Feedback. Ihre Stakeholder verspüren möglicherweise das Bedürfnis, die eigene Perspektive an verschiedenen Stellen einzubringen, um ein Gefühl der Kontrolle zu haben. Sie als Projektmanager und auch Ihr Team möchten möglicherweise sicherstellen, dass niemand übergangen wird und sich gegen Kritik absichern. Häufig werden dafür Meetings einberufen oder E-Mail-Verteiler mit langen Konversationen und zahlreichen Empfängern gepflegt. Dies führt vor allem zu einem: Projektverzögerungen. Um dem entgegenzuwirken, lernen Sie in unserem 10-Punkte-Plan, wie Sie eine konstruktive Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen etablieren können.
Multiprojektmanagement heißt: Potenziale ausschöpfen, um Projekte erfolgreich abzuschließen. ZEP unterstützt Sie als Software zur Projektzeiterfassung dabei, langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Sie nutzen ZEP noch nicht? Unser Tool können Sie 30 Tage kostenfrei & unverbindlich testen. Wenn Sie bereits zu den mehr als 1.600 ZEP-Usern gehören und sich für eines unserer Zusatzmodule interessieren, das sie bisher nicht genutzt haben, können Sie sich an unser Support-Team wenden oder Sie nutzen die Möglichkeit, das gewünschte Modul im Selfservice-Tool einmalig zum kostenfreien Test für 30 Tage freizuschalten.
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