Project management

Multi-project management " Definition + 7 success factors ✓

How can multi-project management help your company to manage and successfully complete several projects at the same time? We clarify the definition of multi-project management and seven key success factors.
Multi-project management " Definition + 7 success factors ✓

In der heutigen Geschäftswelt müssen projektorientierte Unternehmen ihre Geschäftsziele gleichzeitig verfolgen, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Dies erfolgt oft durch parallele Projekte, um das Geschäft zu diversifizieren, Wettbewerbsvorteile zu erlangen und sich schnell an Marktveränderungen anzupassen. Hierbei ist Multiprojektmanagement das Mittel der Wahl. Viele Unternehmen haben jedoch falsche Erwartungen an diese Methode und erzielen nicht immer den gewünschten Erfolg.

Find out in this article how you can master the challenges of multi-project management and optimise your Projekte erfolgreich abschließen.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Challenges in multi-project management
Multi-project management with ZEP
The 7 success factors
Advantages of multi-project management

Definition: What is multi-project management?

Multi-project management is used in Gabler Business Dictionary described as:

„Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens“ beschrieben.

Mit Multiprojektmanagement zielen Sie darauf ab, mehrere parallel laufende Projekte unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen wie Mitarbeiter, finanzielle Mittel und Ausrüstung effektiv abzuschließen. Dies erfordert ein klares Konzept und eine passende Koordination. Die Herangehensweise ähnelt dem klassischen Projektmanagement: klar formulierte Ziele, verfügbares Budget und verantwortliche Project Manager. Diese Kriterien sind jedoch besonders wichtig, wenn mehrere Projekte gleichzeitig realisiert werden. Die größte Herausforderung ist die parallele Umsetzung oder Priorisierung von Projekten, ohne den Überblick zu verlieren.

Entscheidende Fragen sind daher: Wie teilen, steuern und verwalten Sie Ihre Kapazitäten effektiv? Wie wird Ihr Team integriert und in relevante Funktionen eingebunden?

Strategic multi-project management

Strategisches Multiprojektmanagement ist ein Ansatz, bei dem Unternehmen Projekte langfristig auswählen, koordinieren und strategisch ausrichten, um ihre übergeordneten Ziele zu erreichen und sie strategische Ausrichtung des Unternehmens zu festigen.

Goals Methods
Auswahl der Projekte mit dem höchsten Nutzen Bewertung der Projekte nach Attraktivität und Risiko
Prioritisation of current projects Project selection based on strategic importance and urgency
Ensuring a balanced project portfolio in terms of risk Pair comparison of projects based on defined criteria
Aufzeigen der Auswirkungen von Planänderungen Influence matrix of the projects among each other
Compliance with project governance Correlation analysis

Operational multi-project management

Operatives Multiprojektmanagement zielt auf die effektive Steuerung einzelner Projekte ab. Dabei geht es um die optimale Verteilung der Ressourcen, die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Teams und die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts.

Goals Mögliche Methoden
Efficient use of resources Evaluation of projects according to strategic goals and resources

Optimum allocation of resources

Timely completion of projects Planung von Zeitplänen & Budgets unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten
Einhaltung von Qualitätsstandards Status reporting and progress tracking
Risk management Planung von Zeitplänen & Budgets unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten

Escalation management for conflicts

Cooperation between project team & stakeholders Status reporting and progress tracking

Escalation management for conflicts

Multiprojektmanagement: Diese Herausforderungen müssen bewältigt werden

Als erfahrener Projektmanager kennen Sie die Herausforderung, viele Projekte mit gleichbleibenden Ressourcen bewältigen zu müssen. Fakt ist: Kein Projekt ist zu 100 Prozent planbar. Aus dieser Unsicherheit ergeben sich folgende Herausforderungen:

Multitasking – Nicht für jedes Team geeignet

Multiprojektmanagement ist organisatorisches Multitasking, dessen negative Auswirkungen wie erhöhter kognitiver Energieaufwand, Zeitverlust und Produktivitätsminderung seit langem bekannt sind. Diese Wechsel beeinträchtigen das Kurzzeitgedächtnis und können Produktivitätsverluste von bis zu 40 Prozent verursachen. Forschung zeigt, dass auch auf organisatorischer Ebene ähnliche negative Effekte auftreten können, wie erhöhte Fehlerquoten, längere Wartezeiten und Dauerstress, der zu Burnout bei Projektmanagern führen kann. Effizientes Multiprojektmanagement sollte daher darauf abzielen, Kontextwechsel zu minimieren, um diese negativen Effekte zu reduzieren.

Dringlichkeit – Macht blind für Relevanz

Bei der Verwaltung mehrerer Projekte neigen viele dazu, zeitkritischen Aufgaben Priorität einzuräumen, obwohl not all equally important or effective sind. Manche Aufgaben sind bedeutend, aber nicht dringlich, während andere dringlich, aber weniger relevant sind. Oft überfordert von der Menge an Aufgaben, geben Projektmanager häufig den dringenden, aber unwichtigeren Aufgaben Vorrang, ein Phänomen bekannt als Mere Urgency Effect. Ein zentrales Ziel im Multiprojektmanagement sollte daher sein, sorgfältig zwischen Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen abzuwägen.

Deadlines – Hemmen die Produktivität

Deadlines sind oft unerlässlich, um Arbeitsphasen im Multiprojektmanagement zu koordinieren und die Verfügbarkeit hochspezialisierter Teammitglieder zu steuern, wie es etwa bei großen Bauvorhaben oder in der Softwareentwicklung der Fall ist. Obwohl sie notwendig sind, können Deadlines auch die Produktivität mindern. Eine Untersuchung der Universität Oxford zeigt, dass entfernte Deadlines den Eindruck erwecken, eine Aufgabe sei schwieriger und zeitaufwendiger als tatsächlich. Dieses Phänomen wird durch die Parkinsonschen Gesetze beschrieben, wonach „Arbeit sich in dem Maß ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht“, was oft dazu führt, dass Teams erst kurz vor Ablauf der Frist beginnen.

Starre Pläne – Sprengen das Budget

According to a survey by the Project Management Institute (PMI) wurden 2021 in Europa nur 50 Prozent der Projekte termingerecht abgeschlossen, 57 Prozent blieben im Budgetrahmen, und 40 Prozent scheiterten komplett, was zu Budgetverlusten führte. Ein Hauptgrund dafür ist Scope Creep, das schleichende Ausweiten des Projektumfangs während des Prozesses ohne Berücksichtigung der Auswirkungen auf Zeit, Budget und Qualität. Zusätzliche Anforderungen oder Änderungen, oft bedingt durch neue Erwartungen oder strategische Anpassungen, machen das Problem im Multiprojektmanagement noch komplexer. Trotzdem werden Projekte oft in unflexiblen, langfristigen Zeitrahmen geplant, die solche Anpassungen nicht berücksichtigen.

Peanut Butter Approach – Zu viele Aufgaben

Ein Beispiel verdeutlicht den Sachverhalt: Ein Unternehmen benötigt in mehreren Projekten einen Spezialisten für Künstliche Intelligenz, doch es gibt nur eine qualifizierte Person. In Organisationen mit unklarer Priorisierung und hohem Arbeitsvolumen wird diese Person oft auf zu viele Projekte verteilt. Dieses Multitasking hat nicht nur negative Auswirkungen, sondern führt auch dazu, dass Hardly any progress made become. This procedure, known in the US as the Peanut Butter Approach, describes the zu dünne Verteilen von Ressourcen. Daher ist im Multiprojektmanagement eine klare Priorisierung der Zuständigkeiten entscheidend.

Multiprojektmanagement mit ZEP: Mehr Überblick für Ihre Projekte!

Mit ZEP behalten Sie im Multiprojektmanagement die Kontrolle und können mehrere Projekte gleichzeitig managen. Unsere Software für Project time tracking ermöglicht eine effiziente Verwaltung, strategische Resource planning und klare Priorisierung, um Überlastung zu vermeiden. Transparenz wird durch das Ticket system geschaffen, mit welchem Projekte in priorisierbare Einzelaufgaben aufgeteilt werden können.

7 Erfolgsfaktoren für effizientes Multiprojektmanagement

Als erfahrener Projektmanager kennen Sie vermutlich sämtliche genannten Herausforderungen. Und sicher haben Sie versucht, die dadurch entstehenden Probleme zu lösen. Heute haben wir einfachen Zugang zu Multiprojektmanagement Tools, die eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Bewältigung dieser Probleme bieten. Lernen Sie die sieben erfolgreichsten Methoden für Multiprojektmanagement kennen, mit denen Sie Ihre Successful project planning, durchführen und abschließen können:.

1. Überblick behalten

Behalten Sie die Kontrolle über zahlreiche parallel laufende Projekte. Mit einer zentralen Datenbasis können Sie vielfältige informative Berichte für fundierte Entscheidungen generieren. Im besten Fall nutzen Sie eine Software wie ZEP, die neben einer zentralen Projektliste und einer Übersicht über Ressourcen auch die Möglichkeit bietet, Statusberichte und Budgetplanung zu exportieren. Durch eine einheitliche Lösung für Ihr Project management haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Informationen von der aggregierten Übersicht bis ins kleinste Detail zu verfolgen. Mit ZEP können Sie erst einmal mit einer geringeren Funktionalität starten und bei Bedarf weitere Module hinzubuchen.

2. use software

Damit Sie eine effiziente Verwaltung Ihrer Multiprojektmanagement-Umgebung gewährleisten können, müssen Ihre Projekte bestimmten Struktur- und Aufgabenstandards entsprechen. Zusätzlich dazu ist es notwendig, Prozesse festzulegen, nach denen Ihre Projekte geplant und gesteuert werden sollen. In ZEP können Sie dafür das Additional module planned hours utilise.

Da Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben können, sollten Ihre Projekte im gleichen Takt und mit möglichst aktuellen Daten gesteuert werden. Sie als Projektmanager müssen genau wissen, was wann und wie zu tun ist. Eine Software für Projektzeiterfassung wie ZEP gewährleistet mit geeigneten Prozessen und hoher Datenqualität eine professionelle Steuerung in Ihrem Multiprojektmanagement.

3. prioritise correctly

Um Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, konzentrieren Sie sich auf die wichtigen und dringlichen Projekte und beschränken Sie sich darauf. Legen Sie mit ZEP Prioritäten fest, die im Einklang mit Ihrer Unternehmensstrategie stehen.
Ihr Ziel sollte sein, den angemessenen Verwaltungs- und Steuerungsaufwand entsprechend des Projektumfangs zu betreiben. Stellen Sie also sicher, dass für die wichtigsten Projekte tatsächlich die meisten Ressourcen eingesetzt werden (Stichwort: Peanut Butter Approach).

4. strategic planning

In der strategischen Ressourcenplanung geht es darum, im Voraus sicherzustellen, dass Sie über Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Zusätzlich dazu müssen Sie sicherstellen, dass strategisch wichtige Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit qualifizierten Mitarbeitern umgesetzt werden können. Andernfalls können Ihre Projekte aufgrund unzureichender Ressourcenausstattung nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Dies treibt Ihre Projektkosten unnötig in die Höhe und resultiert am Ende in unzufriedener Kundschaft. Mit dem ZEP Modul Resource planning behalten Sie stets die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick und können direkt erkennen, welche Aufgaben als nächstes anstehen.

5. tactical resource planning

Die taktische Ressourcenplanung konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für spezifische Projekte verfügbar sind. Dies ist entscheidend, um Projekte termingerecht abzuschließen und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Mangelnde Ressourcen können zu Verzögerungen führen und die Projektkosten erhöhen. Moderne Tools wie das ZEP Modul Ressourcenplanung ermöglichen es, die Mitarbeiterauslastung zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig gegenzusteuern und den Projekterfolg zu sichern.

6. create transparency

Im Multiprojektmanagement können ständig neue Vorgaben auftauchen, beispielsweise in Bezug auf bedeutende Meilensteine in einem Projekt. Diese Vorgaben werden von der Führungsetage in die entsprechenden Projekte verteilt und Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, für die Umsetzung zu sorgen. Sorgen Sie hierbei für Transparenz, damit alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem identischen Wissensstand sind und bleiben. Mit dem ZEP Ticket system haben Sie dir Möglichkeit, Ihre Projekte in priorisierbare Einzelaufgaben für Ihre Mitarbeiter aufzuteilen. So vermeiden Sie Überarbeitung und schaffen gleichzeitig Transparenz in Sachen Zuständigkeiten.

7. obtain feedback

Im Multiprojektmanagement-Umfeld sind zahlreiche Stakeholder in verschiedenen Projekten involviert. Hier besteht ein hoher Bedarf an inhaltlichem Feedback. Ihre Stakeholder verspüren möglicherweise das Bedürfnis, die eigene Perspektive an verschiedenen Stellen einzubringen, um ein Gefühl der Kontrolle zu haben. Sie als Projektmanager und auch Ihr Team möchten möglicherweise sicherstellen, dass niemand übergangen wird und sich gegen Kritik absichern. Häufig werden dafür Meetings einberufen oder E-Mail-Verteiler mit langen Konversationen und zahlreichen Empfängern gepflegt. Dies führt vor allem zu einem: Projektverzögerungen. Um dem entgegenzuwirken, lernen Sie in unserem 10-Punkte-Plan, wie Sie eine Constructive feedback culture in Ihrem Unternehmen etablieren können.

Das sind die Vorteile von Multiprojektmanagement im Überblick!

Multiprojektmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern und zu überwachen. Dadurch können Ressourcen effizienter genutzt, Risiken besser gemanagt und die Produktivität gesteigert werden. Das sind die wichtigsten Vorteile des Multiprojektmanagements:

🌿 Effiziente Ressourcennutzung Durch die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte können Ressourcen optimal verteilt und Engpässe vermieden werden.
⚠️ Verbesserte Risikoüberwachung Risiken werden frühzeitig erkannt und können durch eine zentrale Koordination effektiver gemanagt werden.
🔄 Höhere Flexibilität Das Management mehrerer Projekte ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Veränderungen und Anpassungen an neue Gegebenheiten.
🗣️ Bessere Kommunikation Eine zentrale Steuerung sorgt für einen besseren Informationsfluss und eine klare Kommunikation zwischen den Projektteams.
💰 Kosteneinsparungen Durch die Bündelung von Projekten lassen sich Kosten senken, da gemeinsame Ressourcen und Synergien genutzt werden können.
🔍 Mehr Transparenz Das Multiprojektmanagement schafft einen besseren Überblick über den Fortschritt und die Leistung aller Projekte, was eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.
🚀 Erhöhte Produktivität Die koordinierte Zusammenarbeit und das Teilen von Best Practices tragen zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei.

Conclusion

Multiprojektmanagement heißt: Potenziale ausschöpfen, um Projekte erfolgreich abzuschließen. ZEP unterstützt Sie als Software für Projektzeiterfassung dabei, langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Sie nutzen ZEP noch nicht? Unser Tool können Sie Test 30 days free of charge & without obligation.

Wenn Sie bereits zu den mehr als 1.800 ZEP-Usern gehören und sich für eines unserer Zusatzmodule interessieren, das sie bisher nicht genutzt haben, können Sie sich contact our support team oder Sie nutzen die Möglichkeit, das gewünschte Modul im Selfservice-Tool einmalig zum kostenfreien Test für 30 Tage freizuschalten.

FAQ

Ab wie vielen Projekten benötigen Sie Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement wird erforderlich, wenn Ihr Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt und dabei Ressourcen effizient verwalten muss. Insbesondere bei drei oder mehr parallel laufenden Projekten, die um ähnliche Ressourcen konkurrieren oder komplexe Abhängigkeiten aufweisen, wird ein systematisches Multiprojektmanagement unverzichtbar.

What are the benefits of a PPM system in multi-project management?

Ein PPM-System (Portfolio- und Projektmanagement-System) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, mehrere Projekte gleichzeitig zu planen, zu überwachen und zu steuern. Es bietet Funktionen zur effizienten Verwaltung von Ressourcen, zur Überwachung des Projektfortschritts, zur Risikobewertung und zur strategischen Ausrichtung der Projekte. Ein PPM-System verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektteams und erleichtert die Entscheidungsfindung durch eine zentrale Datenbasis und umfassende Berichterstattung.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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