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6 notwendige Soft Skills für Projektmanager

Warum sind neben messbaren Hard Skills auch qualitative Soft Skills für Projektmanager entscheidende Erfolgsfaktoren? Erfahren Sie, wie ZEP die grundlegenden Kompetenzen Ihrer Projektmanager unterstützt, damit Ihre Projekte rentabel realisiert werden.
6 notwendige Soft Skills für Projektmanager

Projektmanagement umfasst das Verteilen von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, wobei für jede Interaktion im Projekt spezifische Fähigkeiten erforderlich sind. Neben den technischen Hard Skills sind auch zwischenmenschliche Kompetenzen – also Soft Skills für Projektmanager – von entscheidender Bedeutung. Während die technischen Fähigkeiten, die mit einer bestimmten Rolle verbunden sind, normalerweise gut bekannt sind, erhalten die benötigten sozialen Kompetenzen oft nicht genug Aufmerksamkeit. In diesem Blogbeitrag möchten wir die verschiedenen Hard und Soft Skills näher beleuchten und herausfinden, wie eine Software für Projektzeiterfassung dazu beitragen kann, die wichtigsten Kompetenzen von Projektmanagern zu unterstützen.

Hard Skills – Messbare Kompetenzen

Projektmanagement bedeutet, Arbeitsvorgänge effektiv zu verwalten und Ihr Team bei der erfolgreichen und möglichst reibungslosen Umsetzung eines Vorhabens zu unterstützen. Managementprozesse finden auf jeder Ebenen statt, sei es unter Mitarbeitern, im Team oder als Führungskraft Die Frage nach den im Projektmanagement relevanten Kompetenzen lässt sich also nicht so leicht beantworten. Denn: Jede Managementrolle erfordert spezifische Fähigkeiten, sei es in der Planung, Durchführung oder Abschluss eines Projektes.

Hard Skills umfassen alle messbaren Fähigkeiten, die durch nachweisbare fachliche Ausbildung oder Weiterbildung belegt ist – etwa durch Zeugnisse, Zertifikate oder Titel. Diese Fähigkeiten basieren auf einschlägigen Erfahrungen, die in einem Abschluss und dem Erwerb von spezifischem Fach Know-how resultieren. Die geforderten Hard Skills variieren je nach Branche und Position erheblich. Auf folgende Kompetenzen kommt es im Projektmanagement an:

  1. Beherrschung von Projektmanagementmethoden und Multiprojektmanagement
  2. Kenntnisse agiler Projektmanagementmethoden, wie Design Thinking
  3. Strategien zum Lernen aus Fehlern, wie Lessons Learned
  4. Kenntnis und Anwendung gesetzlicher Rahmenbedingungen

Wie Sie sehen, müssen Projektmanager über diverse Hard Skills verfügen, um Projekte erfolgreich zu leiten. Glücklicherweise werden sie heute auch von Projektmanagement-Softwares dabei unterstützt, die die Managementprozesse erheblich verbessern können. Softwares wie ZEP tragen zur Klarheit und Transparenz der Prozesse bei, fördern die Koordination und Kommunikation von Projektprozessen und unterstützen insbesondere im Multiprojektmanagement mit einer übersichtlichen Organisation mehrerer paralleler Projekte. Da aber auch Projektmanager keine Maschinen sind, nutzen Hard Skills wenig, wenn diese nicht durch Soft Skills unterstützt werden.

Soft Skills – Qualitative Kompetenzen

Während Softwares viele der möglicherweise fehlenden Projektmanagement Skills kompensieren oder unterstützen können, sind Soft Skills äußerst schwer zu substituieren. Denn: Diese Fähigkeiten stellen keine technischen Kompetenzen dar, die durch den Einsatz eines bestimmten Tools die Projektarbeit oder das Management generell verbessern können. Soft Skills repräsentieren die Kompetenzen eines Projektmanagers, die nicht quantifizierbar sind. Zumindest noch nicht! Das Vorhandensein oder Fehlen von Soft Skills hat letztendlich genauso großen Einfluss auf den Projekterfolg wie das Vorhandensein von messbaren Hard Skills.

Soft Skills werden häufig als Schlüsselqualifikationen bezeichnet, die die zwischenmenschlichen Aspekte im Projektmanagement verbessern können. Der Psychologe Gerhard Blickle hat Soft Skills in drei übergeordneten Bereichen definiert:

1. Soziale Kompetenz

Soziale Kompetenz befähigt dazu, kooperative und kommunikative Fähigkeiten zu nutzen, um Ziele im sozialen Interaktionsbereich zu erreichen. Dazu gehören die Fähigkeiten, sich in Mitarbeiter hineinzuversetzen, fair zu handeln, Empathie zu zeigen, kommunikationsfähig zu sein und Kritikfähigkeit zu besitzen. Soziale Kompetenz ist in vielen Rollen und Positionen im Projekt gefragt, insbesondere von Führungskräften und Managementrollen wird eine hohe soziale Kompetenz erwartet.

2. Personale Kompetenz

Personale Kompetenz bezieht sich auf die Selbststeuerung und umfasst Aspekte wie die Kontrolle eigener Motivationen und Emotionen im beruflichen Handeln. Diese Kompetenz entsteht aus persönlichen Eigenschaften, Wertehaltungen und individuellen Bedürfnissen. Die persönlichen Einstellungen beeinflussen das Selbstbild und das Selbstbewusstsein. Der Abgleich der Selbstkompetenz mit den Unternehmenswerten kann dazu beitragen, eine positive Außenwirkung zu erzeugen und die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken.

3. Methodische Kompetenz

Methodische Kompetenz bezieht sich auf die Fähigkeit, neue und komplexe berufliche Aufgaben zu bewältigen, insbesondere in der Projektarbeit. Die Schnelllebigkeit im Projektgeschäft erfordert Flexibilität und die Bereitschaft, sich in neue und komplexe Methoden des Projektmanagements einzuarbeiten und auf neue Herausforderungen bestmöglich zu reagieren. Methodische Kompetenz basiert auf grundlegender Intelligenz und Expertise, die es ermöglichen, flexibel und situationsübergreifend Fähigkeiten und Fertigkeiten einzusetzen.

6 unverzichtbare Soft Skills für Projektmanager

Wahrscheinlich sind Sie gut darüber informiert, welche Hard Skills Sie von Ihren Projektmanagern erwarten. Aber auf welche Soft Skills legen Sie eigentlich wert? Gerade diese „weichen Kompetenzen“ können für den Erfolg Ihrer Projekte ausschlaggebend sein. Daher sollten Sie auf die sechs folgenden Soft Skills achten, wenn Sie Projektmanager im Einsatz haben:

1. Führungskompetenzen

Die Führung oder Leitung ist eine zentrale Aufgabe im Projektmanagement. Führung ist nicht nur die Bezeichnung einer Rolle, sondern auch ein entscheidender Soft Skill. Verschiedene Führungsstile erfordern bestimmte Kompetenzen, sowohl in der Teamführung als auch in der Unternehmensführung. Die Projektleitung erfordert besonders hohe soziale Kompetenz, da verschiedene Mitarbeiter verschiedene Führungsstile benötigen. Eine gute Führungskraft weiß das zu erkennen und dem gekonnt zu begegnen, damit alle Mitarbeiter zufrieden sind und zielgerichtet arbeiten können. Eine authentische Identifikation des Projektmanagers mit den Werten Ihres Unternehmens ist ebenfalls wichtig, um das Image zu wahren bzw. zu verbessern.

2. Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

Klare Ziele sind wichtig, aber es ist genauso wichtig, flexibel zu sein, wenn Ziele nicht wie geplant erreicht werden. Unvorhersehbare Ereignisse können auftreten und Ihr Projektmanager muss in solchen Situationen besonnen und effektiv reagieren können. Sie können sich dies wie einen Werkzeugkoffer vorstellen, der alle benötigten Werkzeuge (also Fähigkeiten) enthält. Ein kompetenter Projektmanager weiß in jeder Situation genau, welches Werkzeug er wofür benutzen muss, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Diese Anpassungsfähigkeit ist Teil der methodischen Kompetenz und basiert auf Selbstvertrauen und Intelligenz.

6 unverzichtbare Soft Skills für Projektmanager

3. Teamwork

Obwohl Projektmanager oft an der Spitze stehen, wird die Fähigkeit zum Teamwork vorausgesetzt. Gerade Projektmanager müssen Teamplayer sein, um Ihre Projekte effizient zum Erfolg zu führen. Das geht natürlich nicht alleine. Denn: Projektmanager sind die Schnittstelle zwischen Team und Unternehmensführung und müssen die Interessen beiderseits kommunizieren. Und gerade aus diesen Gründen müssen Projektmanager die Fähigkeit des Delegierens beherrschen. Sie müssen wissen, wer im Team welche Fähigkeiten besitzt, die Aufgaben entsprechend verteilen und so das Projekt zum Erfolg bringen. Voraussetzung hierfür ist eine hohe soziale Kompetenz!

4. Konfliktmanagement

In jedem guten Team kann es – besonders in stressigen Situationen oder bei knappen Deadlines – natürlich auch den ein oder anderen Konflikt oder unterschiedliche Herangehensweisen geben. Ihre Projektmanager sollten daher die grundlegenden Konfliktmanagement-Methoden (Analyse, Moderation, Intervention) verstehen und beherrschen, um kooperativ und kommunikativ bei der Entscheidungsfindung in Konflikten reagieren zu können.

5. Kritisches Denken

Ihre Projektmanager müssen Entscheidungen auf einem logischen Fundament treffen und nicht einfach Dinge als gegeben hinnehmen. Die Fähigkeit zum kritischen Denken ist wichtig, um auf Fakten basierende Entscheidungen zu treffen. Dies erfordert methodische Kompetenz aus Expertenwissen und Intelligenz.

6. Kreative Ideenfindung

Ihr Projektmanagement ist eher träge und wenig erfolgreich? Setzen Sie Projektmanager ein, die auch mal „über den Tellerrand hinaus“ denken. Nur so können Ihre Projekte wieder Fahrt aufnehmen. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Ihre Projektmanager über grundlegende methodische Kompetenzen verfügen. Denn: Nur wenn diese Basis vorhanden ist, nur wenn der Manager weiß, was er will, wo er selbst steht und Vertrauen in seine Fähigkeiten hat, nur dann ist er offen für kreative Ideenfindung zur Problembehebung. Dazu gehören eine gewisse Berufserfahrung, Intelligenz und Flexibilität, die den Design Thinking Prozess (verstehen, beobachten, Sichtweise definieren, Ideen finden, Prototypen entwickeln, testen) unterstützen können.

Digitale Unterstützung mit ZEP

Ob als Konfliktmanagement-Beauftragter, Teamleader oder in generellen Führungsfunktionen – jede Managementrolle erfordert bestimmte Soft Skills. Diese Kompetenzen sind im Einstellungsverfahren nicht so leicht überprüfbar wie Hard Skills. Statt Zertifikate zu prüfen, verlassen sich Ihre Personaler bei der Bewertung von Soft Skills oft auf ihr Bauchgefühl (oder jahrelange Berufserfahrung). Allerdings können Soft Skills ebenso wie Hard Skills effektiv überprüft werden. Hierfür sind aufwendigere Verfahren und ggf. Eignungstests erforderlich. Der Blick auf die Soft Skills, die keinem Projektmanager fehlen sollten, verdeutlicht: Der Aufwand lohnt sich! Anstatt nur über technisches Know-how zu verfügen, bringen Soft Skills das gewisse Extra und ein Maß an Cleverness in Ihre Projekte mit ein.

Die Kombination machts, denn Soft und Hard Skills gehen Hand in Hand und beleben sich gewissermaßen gegenseitig. Diese Kompetenzen können mit Projektmanagement-Softwares wie ZEP unterstützt werden. Denn: Softwares wie ZEP unterstützen Sie bei der Planung, dem Projekt-Controlling und der transparenten Abrechnung Ihrer Projekte. Das heißt: Gutes Projektmanagement besteht immer aus drei Gliedern – Soft Skills, Hard Skills und begleitender Software. Unterstützen Sie Ihre Projektmanager. Probieren Sie es jetzt gleich aus! ZEP können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen!

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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