Als Projektmanager kennen Sie das: Eine bedeutende Ressource in Ihrem Projekt fällt kurzfristig aus, außergewöhnliche Witterungsbedingungen verzögern den Baufortschritt oder das neu implementierte System für die Dokumentenverwaltung bei Ihrem Kunden läuft nicht auf dessen veralteten Servern. Risiko? Schicksal? Pech? Seien wir ehrlich: Welches Projekt läuft 100 Prozent nach Plan? Zweifellos sind Sie als Projektmanager mit den Herausforderungen vertraut, die gut durchdachte Projektpläne regelmäßig obsolet machen.
Dennoch stellt sich die Frage: Was wäre, wenn einige dieser Ereignisse im Voraus bereits vermieden worden wären? Was, wenn das Projektbudget nicht überschritten worden wäre? Was, wenn durch zeitgerechte Intervention das Scheitern des Projektes hätte verhindert werden können?
Diese Überlegungen gehören zum Bereich des Risikomanagements in einem Projekt. Durch die frühzeitige Identifikation, Bewertung und gezielte Bearbeitung von Risiken können in vielen Fällen zeitliche Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder sogar das Scheitern des Projekts vermieden werden. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie mit 5 Vorgehensweisen das Risikomanagement für Ihre Projekte betreiben können.
Was bedeutet für Sie der Begriff Risiko? Hat dieser eher zeitlichen Bezug? Oder wirtschaftlichen? Das Gabler Wirtschaftslexikon hält folgende Definition bereit:
„Kennzeichnung der Eventualität, dass mit einer (ggf. niedrigen, ggf. auch unbekannten) Wahrscheinlichkeit ein (ggf. hoher, ggf. in seinem Ausmaß unbekannter) Schaden bei einer (wirtschaftlichen) Entscheidung eintritt oder ein erwarteter Vorteil ausbleiben kann.“
Der Begriff Risikomanagement lässt sich leicht erklären: Angenommen, Risiken könnten sich negativ auf die Erreichung Ihrer Projektziele auswirken, dann umfasst das Risikomanagement sämtliche Maßnahmen, um effektiv mit diesen Risiken umzugehen:
1. Identifikation: Welche potenziellen Risiken könnten im Rahmen Ihres Projektes auftreten? Welche unsicheren Vorkommnisse könnten die Realisierung Ihrer Projektziele gefährden?
2. Analyse: Bergen diese Risiken Gefahren? Mit welchen Konsequenzen müssen Sie rechnen? Auf welchen Risiken sollte Ihr Fokus liegen?
3. Kontrolle: Mit welchen Strategien bearbeiten Sie diese Risiken? Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um die Gefahr durch Risiken zu mindern?
4. Überwachung: Wie entwickeln sich die identifizierten Risiken im Verlauf Ihrer Projekte? Welche neuen Risiken könnten zusätzlich entstehen?
Risikomanagement zählt zu Ihren essenziellen Aufgaben als Projektmanager. Dennoch könnte es gelegentlich als undankbar erscheinen. Die Wahrheit ist: Es ist unmöglich, sämtliche Risiken gänzlich zu eliminieren. Stellt sich die Fragen, ob es dann überhaupt sinnvoll ist, diesen Versuch zu unternehmen. Ist der damit verbundene Aufwand gerechtfertigt?
Absolut! Selbst wenn eine hundertprozentige risikofreie Lösung nicht existiert, ermöglicht geschicktes Risikomanagement zumindest, das Scheitern Ihrer Projekte zu verhindern. Warum also sollten Sie sich mit Risikomanagement beschäftigen?
Ihre vorrangige Mission als Projektmanager ist es, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen, die gesetzten Ziele zu erreichen und idealerweise auch die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder sicherzustellen. In diesem Kontext ist es äußerst nützlich, durch den Einsatz spezifischer Methoden die Auswirkungen bereits eingetretener Risiken zu minimieren oder die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu verringern. Hier kommt das Risikomanagement ins Spiel: Selbst bei einem reibungslosen Ablauf kann Risikomanagement dazu beitragen, die Realisierung Ihrer Projektziele abzusichern und ein Scheitern des Projektes zu verhindern.
Stellen Sie sich folgendes vor: Ein unerwartetes Problem tritt im Projektverlauf auf und Sie müssen unverzüglich handeln. Wäre es nicht viel effizienter, wenn Sie bereits in der Projektplanung über Risiken nachgedacht hätten und sogar vorbereitende Maßnahmen getroffen hätten? Damit Sie im Zweifel schnell auf Probleme reagieren können, ist es sinnvoll, sich bereits zu Beginn des Projektes intensiv mit möglichen Risiken auseinanderzusetzen.
Einige Probleme lassen sich durch frühzeitige Überlegungen und gezielte Gegenmaßnahmen entweder reduzieren oder sogar gänzlich vermeiden. Und genau darum geht es beim Risikomanagement. Wenn Sie außerhalb der Stoßzeiten fahren, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit im Stau zu stehen. Logisch, oder? Durch die Auswahl von zertifizierten Lieferanten reduzieren Sie die Möglichkeit von minderwertigen Produkten. Wenn im Projektverlauf vermehrt unerwartete Risiken auftreten, werden Sie als Projektmanager schnell zum Krisenmanager.
Natürlich können unerwartete Situationen auch bei einem effektiven Risikomanagement auftreten. In den meisten Fällen tritt allerdings das Gegenteil ein: Als Projektmanager bleiben Sie handlungsfähig, weil Sie sich vor Projektstart Gedanken über mögliche Risiken gemacht haben und sich der Gefahren bewusst sind. Das fördert nicht nur Ihren Projekterfolg, sondern verleiht Ihnen ein gewisses Maß an Sicherheit.
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen oder Ihren Projekten nicht scheitern möchten, dann reicht es nicht aus, irgendwann mal auf die Risiken zu schauen und dann irgendetwas dagegen zu tun. Deshalb sollten Sie das Risikomanagement als Kreis verstehen – als etwas, das Sie immer wieder tun (müssen), damit Ihre Projekte erfolgreich werden. Beim Thema Risikomanagement ist es in der Regel so, dass jeder weiß, dass es irgendwie wichtig ist. Risiken lauern schließlich überall: in jedem Vorhaben, in jedem Projekt und für jedes Unternehmen.
Und trotzdem: In vielen Fällen wird Risikomanagement nur halbherzig betrieben. Bevor ein Projekt startet, machen Sie sich Gedanken darüber, was das Ziel sein soll und welche Risiken ggf. auftreten könnten. Vielleicht definieren Sie sogar konkrete Maßnahmen. Aber: Wissen Sie, ob Ihre Maßnahmen überhaupt greifen? Oder was machen Sie, wenn sich die Risikolage verändert? Risikomanagement ist ein Rad, das Sie immer wieder drehen sollten, um nicht zum Stillstand zu kommen. Folgende sieben Methoden helfen Ihnen dabei:
Damit Sie überhaupt erst Maßnahmen für eventuelle Risiken ausarbeiten können, müssen Sie die Risiken zuerst identifizieren. Und genau dort setzt Schritt 1 des Risikomanagements an. Stellen Sie sich zu Beginn eines jeden Projektes daher die Frage: Was kann alles schiefgehen? Was ist eventuell bei ähnlichen Projekten in der Vergangenheit schon schiefgegangen und wie haben Sie darauf reagiert? Wenn Sie bereits eine Umfeldanalyse gemacht haben, könnten Sie dort Hinweise auf mögliche Risiken finden. Wichtig: Die Identifizierung von Risiken sollten Sie nicht im Alleingang bewältigen. Beziehen Sie das komplette Projektteam und auch Ihre Stakeholder mit ein! Je mehr Input Sie bekommen, desto umfangreicher können Sie eventuelle Risiken ausmachen. Doch: Wo lauern Risiken? Welche potenziellen Quellen können Sie für Risiken identifizieren?
1. Konkurrierende Ziele: Projektziele beeinflussen sich idealerweise gegenseitig positiv. Es gibt aber auch Projektziele, die miteinander konkurrieren oder sich gegenseitig ausschließen können. Dies kann zu Risiken für Ihr aktuelles Projekt führen.
2. Projektumfeld: Es gibt immer wieder Faktoren aus Ihrem Projektumfeld, die das Projekt einschränken können, wie beispielsweise Deadlines, Regularien, Wetter. Durch die Frage, was bei Nichtbeachtung dieser Faktoren geschieht, können Sie schnell mögliche Risiken identifizieren.
3. Stakeholder: Ihre Stakeholder können maßgeblich zum Scheitern eines Projektes beitragen, insbesondere wenn sie hohen Einfluss auf Ihre Projekte haben.
4. Projektstrukturplan: Der PSP enthält alle Arbeitspakete, die Sie im Projektverlauf erledigen müssen. Ein Blick darauf ermöglicht Ihnen oft Erkenntnisse, welche Arbeitspakete potenziell kritisch werden könnten.
5. Ablaufpläne: Alle Projekte sind grundsätzlich zeitkritisch. Die Arbeitspakete, die im PSP aufgelistet sind und potenziell risikoreich sein können, werden erst sichtbar, wenn Sie einen präzisen Ablaufplan Ihres Projektes erstellen.
6. Eigene Erfahrungen: Hören Sie auf Ihren Bauch, wenn es um die Identifizierung möglicher Risiken geht. Vielleicht können Sie aus persönlichen Erfahrungen heraus potenzielle Risiken identifizieren.
Sobald Sie eine Sammlung aller möglichen Risiken erstellt haben, sollten Sie diese Risiken bewerten – also priorisieren. So finden Sie heraus, welche Risiken wirklich wichtig sind, denn: nicht alle Risiken haben gleichermaßen Einfluss auf Ihr Projekt. Konzentrieren Sie sich auf die bedrohlichsten Risiken und erörtern Sie:
1. Mit welcher Wahrscheinlichkeit das Risiko eintreten kann
2. Welchen Schaden Ihr Projekt nimmt, sollte das Risiko eintreten
3. Wie hoch der finanzielle Schaden sein könnte
Die Risikobewertung im Projektmanagement ist nicht schwer, denn Risiken werden in der Regel nach zwei Kriterien bewertet: der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Tragweite. Multiplizieren Sie diese beiden Faktoren, haben Sie den Risikowert für Ihr Projekt ermittelt. Auf dieser Basis können Sie nun mögliche Strategien definieren.
Sobald es darum geht, Strategien für einzelne Risiken zu entwickeln, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
1. Welche Risiken müssen auf jeden Fall vermieden werden? Gelegentlich ist es angebracht, Risiken gänzlich zu vermeiden. Dies können Sie erreichen, indem Sie die Ursache des Risikos vollständig beseitigen. Es kann aber auch erforderlich sein, den Projektplan zu modifizieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie das Risiko als besonders gravierend einschätzen und eine potenzielle Gefährdung für Ihren Projekterfolg befürchten.
2. Welche Risiken können reduziert werden? Diese Strategie wird am häufigsten verwendet, denn hierbei können Sie versuchen, die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu verringern oder die Auswirkungen bzw. den Schaden im Eintrittsfall zu minimieren.
3. Welche Risiken können Sie an andere weitergeben? Das Verlagern von Risiken ist in Situationen, in denen mehrere Beteiligte gemeinsam an einem Projekt arbeiten, manchmal angebracht. Dabei steht im Fokus, das Risiko nicht selbst zu tragen, sondern es auf einen anderen Projektbeteiligten zu übertragen. Aber Vorsicht: Diese Methode sollten Sie sorgfältig überdenken, da die Übertragung des Risikos nicht zwangsläufig zu einer Minderung des Gesamtrisikos für Ihr Projekt führt.
4. Welche Risiken können Sie akzeptieren? Risiken, die Ihren Projekterfolg nur geringfügig beeinträchtigen, können Sie vorerst ignorieren. Aber auch hier ist Vorsicht geboten, denn Risiken können sich im Projektverlauf durchaus ändern. Daher sollten Sie auch bei scheinbar wenig bedrohlichen Risiken von Zeit zu Zeit einen prüfenden Blick darauf werfen.
Für alle Projekte, die sie weder ignorieren noch an Dritte abgeben können, müssen Sie selbst geeignete Maßnahmen entwickeln. Wenn Sie Risiken dabei nicht komplett vermeiden können, sollten Sie sie wenigstens reduzieren. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Sie reduzieren die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Tragweite, also den Schaden. Um die Auswirkungen bei Eintritt der Risiken möglichst gering zu halten, können Sie entweder präventive oder korrektive Maßnahmen ergreifen:
• Präventive Maßnahmen: Mit präventiven Maßnahmen zielen Sie darauf ab, das Risiko von vornherein zu verhindern. Um als präventiv betrachtet zu werden, muss die Maßnahme daher auf die Ursache des Risikos abzielen. Vorbeugende Maßnahmen reduzieren die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos und können unter bestimmten Umständen auch die Auswirkungen oder den Schaden mindern.
• Korrektive Maßnahmen: Wenn das Risiko bereits eingetreten ist, sollten Sie auf korrektive Maßnahmen zurückgreifen. Anstatt die Ursache zu beheben, zielt eine korrektive Maßnahme darauf ab, den entstandenen Schaden zu reduzieren. Die Eintrittswahrscheinlichkeit bleibt bei der Wahl dieser Maßnahme unberührt, da die Ursache nicht verhindert wird (oder verhindert werden kann).
Ein häufig missverstandenes Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Versicherung. Diese wird im Voraus abgeschlossen, zählt aber nicht als präventive Maßnahme. Warum? Eine Versicherung ist immer eine korrektive Maßnahme, da sie nicht die Eintrittswahrscheinlichkeit reduziert, sondern darauf ausgerichtet ist, den Schaden nach Eintritt des Risikos möglichst klein zu halten. Aber: Sollten Sie nicht immer darauf abzielen, die Ursachen zu bekämpfen und präventiven Maßnahmen den Vorzug geben? Nicht unbedingt. Korrektive Maßnahmen sind dann sinnvoll, wenn die Kosten und der Aufwand für präventive Maßnahmen sehr hoch sind oder das Risiko eine sehr geringe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweist.
Sobald Sie für Ihr Projekt geeignete Maßnahmen zum Risikomanagement definiert haben, geht es an die Umsetzung. Bei der Umsetzung geht es vor allem darum, Arbeitspakete für jede einzelne Maßnahme zu etablieren. Warum? Die Umsetzung jeder Maßnahme sollte einer verantwortlichen Person oder einem verantwortlichen Team obliegen. Diese sind für die korrekte Umsetzung der Maßnahme verantwortlich. Wenn Sie als Projektmanager die Maßnahmen nicht selbst umsetzen, delegieren Sie diese an geeignete Teammitglieder.
In vielen projektorientierten Unternehmen hört das Risikomanagement mit der Umsetzung aller geeigneten Maßnahmen auf. Und wer kontrolliert, ob diese Maßnahmen den gewünschten Effekt haben? Nur wenn Sie Maßnahmen nachhalten und prüfen, können Sie feststellen, ob Ihr Risikomanagement überhaupt erfolgreich war. Und auch für das Reporting an Ihren Kunden spielt diese Auswertung eine wichtige Rolle. Folgende Fragen sollten Sie in dieser Phase des Risikomanagements beantworten können:
• Wurden die definierten Maßnahmen überhaupt umgesetzt?
• Waren die ergriffenen Maßnahmen erfolgreich?
• Konnten Risiken durch die Umsetzung der Maßnahmen vermieden oder reduziert werden?
Wenn Sie diesen drei Fragen an dieser Stelle Ihres Projektes nicht nachgehen, sind Sie quasi im Blindflug und die vorherige Arbeit war umsonst. Denn: Ohne Überprüfung der Maßnahmen können Sie kaum noch etwas ändern, sollten Risiken eintreten oder Ihr Projekt scheitern.
Es ist von zentraler Bedeutung, während des gesamten Projektverlaufes ein Augenmerk auf mögliche Risiken zu richten. Wie Sie wissen, handelt es sich bei Risiken meist nicht um statische Strukturen, sondern um dynamische Elemente. Aber warum sollten Sie regelmäßige Risikoüberwachungen bzw. ein kontinuierliches Risikomonitoring durchführen?
1. Rahmenbedingungen: Es gibt sicher kein Projekt, das von Anfang an in einem gänzlich statischen Umfeld agiert. Auf jedes Ihrer Projekte wirken externe Einflüsse ein, die Sie berücksichtigen sollten. Die anfängliche Risikoanalyse haben Sie unter bestimmten Annahmen durchgeführt. Sobald sich Änderungen dieser Annahmen ergeben, müssen Sie zwangsläufig auch die möglichen Risiken neu überdenken.
2. Eintrittswahrscheinlichkeit: Die Risikoanalyse, die Sie zu Beginn eines Projektes gestartet haben, stützt sich auf die zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Informationen. Diese Informationen können jedoch jederzeit im Projektverlauf geändert werden. Ein Risiko, das Sie anfangs als sehr unwahrscheinlich priorisiert haben, kann plötzlich eine höhere Relevanz erlangen. Das Gegenteil ist ebenso möglich. Wenn sich die Eintrittswahrscheinlichkeiten also ändern, hat dies auch unmittelbaren Einfluss auf Ihre definierten Maßnahmen. Bleiben Sie also flexibel.
3. Maßnahmen überwachen: Sie haben geeignete Maßnahmen festgelegt, um die Projektrisiken zu minimieren? Sehr gut! Zum Risikomonitoring gehört aber auch die Überprüfung, ob die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden. Selbst wenn Sie diese Verantwortlichkeit auf eines Ihrer Teammitglieder übertragen haben, sollten Sie als verantwortlicher Projektmanager weiterhin den Fortschritt überprüfen.
4. Überwachung der Effekte: Auch wenn sämtliche Maßnahmen wie vorgesehen umgesetzt wurden, bedeutet das nicht, dass die Risiken tatsächlich reduziert sind. Und: Was passiert, wenn die Maßnahmen nicht die erwartete Wirkung zeigen? Oder wenn sich die Projekteinflüsse geändert haben? Prüfen Sie im Rahmen des Risikomonitoring auf jeden Fall, ob die Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen auch Ihren Erwartungen entsprechen.
Als Projektmanager sollten Sie die sieben Schritte des Risikomanagements als leitenden Rahmen betrachten, um Risiken im Projekt systematisch zu bearbeiten. Es ist nicht nur wichtig, alle Schritte zu durchlaufen, sondern auch, das Risikomanagement als einen kontinuierlichen Prozess zu verstehen, der sich bis zum Abschluss des Projekts erstreckt.
Eine Risikoanalyse mag nicht immer als angenehm empfunden werden, aber sie zählt zu den unverzichtbaren Werkzeugen eines Projektmanagers. Trotz der scheinbaren Ausführlichkeit der beschriebenen Schritte sollten Sie den Aufwand an die Größe des Projekts anpassen. Selbst für Mini-Projekte könnten bereits 30 Minuten ausreichend sein. Das Wichtigste dabei ist, sich bewusst zu sein, wie stark vernachlässigte Risiken das Projekt gefährden können – und dass in den meisten Fällen Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.
Die Risikoanalyse ist entscheidend, doch ebenso wertvoll ist eine kontinuierliche Überwachung der Risiken bis zum Projektende. In Anlehnung an das Motto „Es läuft ohnehin nichts wie geplant“ sollten Sie stets bedenken, dass sich Rahmenbedingungen ständig ändern können und geplante Maßnahmen besser oder schlechter als erwartet wirken können.
Selbst nach dem Durchlaufen der 7 Schritte des Risikomanagement-Prozesses ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Vielmehr durchlaufen Sie während der gesamten Projektlaufzeit einen kontinuierlichen Zyklus. In späteren Projektphasen kann sich die Bewertung von Risiken ändern, Prioritäten können sich verschieben, Risiken können wegfallen oder neu auftreten. Dabei ist die Integration einer Software für Projektzeiterfassung wie ZEP essenziell, um den Fortschritt im Projektverlauf zu verfolgen und sicherzustellen, dass die gesetzten Zeitrahmen eingehalten werden.
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