Projektmanagement

Prokrastination im Projektgeschäft – 8 Tipps gegen Aufschieberitis

Prokrastination kann langfristige Folgen für Ihre Gesundheit und berufliche Entwicklung haben. Wir stellen Ihnen 8 Methoden vor, wie Sie die Aufschieberitis im Projektalltag überwinden können.
Prokrastination im Projektgeschäft – 8 Tipps gegen Aufschieberitis

Ein altes deutsches Sprichwort besagt: „Morgen, morgen … nur nicht heute, sagen alle faulen Leute.“ Es spiegelt die Neigung vieler Menschen wider, sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken. Statt sich mit unliebsamen Pflichten auseinanderzusetzen und wichtige Projekte zeitnah anzugehen. Damit man nicht in Stress gerät, wird die Zeit häufig mit Ablenkungen aller Art, wie dem Checken von E-Mails oder süßen Katzenvideos verbracht. Solange dies sporadisch geschieht, ist es vielleicht kein großes Problem – bis die Deadline erreicht ist.

Doch wenn die Aufschieberitis zur Gewohnheit wird, kann dies krankhaft werden und den Namen Prokrastination tragen. In diesem Zustand beginnt der Mensch unter der Situation zu leiden. Und: Die Auswirkungen von Prokrastination sind nicht zu unterschätzen! Wenn sich die Berge unerledigter Arbeit vor einem auftürmen, beeinträchtigt dies nicht nur Ihre Produktivität, sondern auch das eigene Selbstwertgefühl erheblich. Es wird zu einem Teufelskreis, der die Lebensqualität und Ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen kann. Daher zeigen wir Ihnen neben potenziellen Gründen und Folgen heute acht praktische Tipps gegen Prokrastination und wie Projektzeiterfassung dabei eine entscheidende Rolle spielen kann.

Gründe für Prokrastination

Die Frage nach den Ursachen der Prokrastination birgt eine Vielzahl von Erklärungen. Aber: Warum schieben wir unangenehme Aufgaben überhaupt gerne vor uns her? Diese Frage gestaltet sich komplex, denn jeder Mensch ist einzigartig und hat individuelle Gründe für das Aufschieben. Wenn Prokrastination jedoch zu ernsthaften Problemen führt, die unsere Zielerreichung beeinträchtigen, ist es ratsam professionelle Hilfe in Betracht zu ziehen. Welches sind die häufigsten Gründe für Prokrastination?

Unklare Prioritäten

Wenn Sie sich im Projektalltag unsicher über die langfristigen Ziele oder die Prioritäten Ihrer Projekte fühlen, kann dies Ihre Motivation beeinträchtigen. Zum Beispiel könnten unklare Anweisungen seitens des Managements oder fehlende Klarheit über die strategischen Ziele des Projektes dazu führen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sich auf die Umsetzung der Aufgaben zu konzentrieren.

Perfektionismus

Insbesondere im Projektmanagement kann der Hang zum Perfektionismus zu Verzögerungen führen. Wenn Sie beispielsweise ständig versuchen, jeden Aspekt eines Projektes perfekt zu gestalten, können Sie in endlosen Planungsschleifen gefangen sein, anstatt die eigentliche Arbeit zu beginnen. Diese Suche nach Perfektion kann den Fortschritt des Projektes erheblich verlangsamen.

Überforderung

In Projekten kann Überforderung auftreten, wenn beispielsweise zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind oder wenn die Projektziele unrealistisch hoch gesteckt wurden. Folge: Sie ziehen sich zurück und versuchen, durch Prokrastination der Überforderung zu entkommen, anstatt konkrete Schritte zur Bewältigung der Aufgaben zu unternehmen.

Mangelnde Motivation

In Projektteams kann mangelnde Motivation auftreten, wenn die Mitglieder die Relevanz oder den Nutzen ihrer Aufgaben nicht verstehen. Wenn Sie zum Beispiel in einem Marketingprojekt nicht die nötige Motivation für die Marktforschung aufbringen können, kann dies dazu führen, dass die Recherche vernachlässigt wird, was die Qualität der Marketingstrategie erheblich beeinträchtigen kann.

Angst vor dem Scheitern

Die Angst vor dem Scheitern der Projekte kann dazu führen, dass Sie sich vor der Übernahme von Verantwortung scheuen. Wenn Sie beispielsweise befürchten, dass ein Projektziel nicht erreicht wird, halten Sie sich zurück, um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden, anstatt aktiv an Lösungen zu arbeiten.

Ablenkung

Prokrastination ist vor allem eines: Ablenkung! Ständige Erreichbarkeit und die Versuchung, soziale Medien zu durchsuchen, können im Projektmanagement besonders ausgeprägt sein. Wenn Sie beispielsweise in einer hektischen Projektsituation stecken, ist es verführerisch, sich mit E-Mails oder sozialen Netzwerken vor drängenderen Aufgaben abzulenken. Tun Sie das besser nicht! Der Projekterfolg könnte davon beeinträchtigt werden!

Diese Gründe können Sie aktiv in Ihrem Arbeitsalltag beeinflussen. Doch: Die Neigung zu Prokrastination ist nicht nur auf mangelnde Willenskraft zurückzuführen. Tiefgreifende neurobiologische Ursachen spielen eine bedeutende Rolle bei diesem Verhaltensmuster und beeinflussen maßgeblich unsere Emotionen, Selbstkontrolle, Motivation und Lernprozesse. Was passiert in unserem Gehirn bei Prokrastination genau?

Das passiert in unserem Gehirn bei Prokrastination.
Prokrastination – Das geschieht in unserem Gehirn, wenn wir wichtige Aufgaben verschieben.

Die Wechselwirkungen dieser neurobiologischen Elemente veranschaulichen deutlich, wie tiefgreifend sie unsere Neigung zur Prokrastination beeinflussen können. Ein besseres Verständnis dieser Mechanismen ermöglicht es Ihnen, gezielte Maßnahmen zur Selbstkontrolle und Effizienzsteigerung zu entwickeln, um die teils schwerwiegenden Konsequenzen von Prokrastination zu umgehen.

Folgen von Prokrastination

Die ständige Tendenz zum Aufschieben von unangenehmen Aufgaben – also Prokrastination – kann erhebliche Folgen, die weit über das bloße Vermeiden von Pflichten hinausgehen. Insbesondere, wenn Sie unter starkem Leistungsdruck stehen, können Sie schnell in einen Teufelskreis geraten, der langfristig negative Konsequenzen mit sich bringt:

Leistungsdruck

Das ständige Verschieben wichtiger Aufgaben mag kurzfristig zu einem Gefühl der Erleichterung führen, jedoch summiert sich der Druck. Wenn dieser Druck zu groß wird, können Sie leicht in eine negative Abwärtsspirale geraten, um dem Druck immer weiter aus dem Weg zu gehen.

Schuldgefühle

Prokrastination geht oft mit Schuldgefühlen und Selbstvorwürfen einher. Wenn Sie sich selbst wegen vermeintlicher Faulheit oder mangelnder Disziplin immer wieder selbst beschuldigen, verstärken Sie den psychologischen Druck und erschweren sich den Umgang mit anstehenden Aufgaben.

Gesundheit

Chronisches Aufschieben begünstigt nicht nur Stress, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf Ihre körperliche und psychische Gesundheit – von Muskelverspannungen über Herz-Kreislauf-Probleme bis hin zu schweren Depressionen.

Berufliche Entwicklung

Die langfristigen Folgen der Prokrastination zeigen sich auch in der beruflichen Entwicklung. Das dauerhafte Hinauszögern wichtiger Aufgaben führt zu mangelhaften Ergebnissen und verpassten Deadlines. Dies wiederum kann berufliche Probleme und finanzielle Nachteile mit sich ziehen.

Soziale Beziehungen

Wenn Sie ständig wichtige Aufgaben umgehen und aufschieben kann dies direkte Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit Ihren Teamkollegen haben. Frust, Unverständnis und Vertrauensverlust belasten zwischenmenschliche Beziehungen und können im schlimmsten Fall zu sozialer Isolation führen.

Obwohl ein fortwährendes Hinauszögern Ihr persönliches und berufliches Leben erheblich beeinträchtigen kann, können Sie Prokrastination überwinden! Es gibt vielfältige Herangehensweisen und Methoden, um Aufschieberitis zu bekämpfen.

8 Tipps gegen Prokrastination

Eine pauschale Methode gegen Prokrastination gibt es nicht, da die Ursachen und Gründe für dieses Verhalten bei jedem Menschen unterschiedlich sind. Daher ist es entscheidend, verschiedene Techniken und Strategien zu kennen und zu testen! So können Sie herausfinden, welche am besten für Sie funktionieren.

Tipp 1: Setzen Sie Prioritäten

Das Festlegen von Prioritäten stellt eine effektive Methode gegen Prokrastination dar. Durch die gezielte Sortierung Ihrer Aufgaben nach Prioritäten gewinnen Sie Klarheit darüber, welche Schritte als nächstes erfolgen sollten. Indem Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben fokussieren, vermeiden Sie Ablenkungen durch Nebentätigkeiten. Dieser klare Fokus unterstützt den schnellen Einstieg in Ihre Arbeit und trägt dazu bei, den Zustand der Prokrastination zu minimieren. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, jeden Tag maximal fünf Aufgaben zu erledigen. Von diesen sollten Sie auf jeden Fall 2-3 erledigen, damit Sie Ihren Tag als erfolgreich ansehen können. Zur Priorisierung Ihrer anstehenden Aufgaben können Sie auf bewährte Methoden, wie die Eisenhower-Methode, die ABC-Analyse oder das Pareto-Prinzip zurückgreifen.

Methoden gegen Prokrastination
Mit diesen bewährten Methoden setzen Sie klare Prioritäten!

Tipp 2: Erstellen Sie Teilaufgaben

Die Untergliederung von Aufgaben in kleinere Teile kann Ihnen dabei helfen, komplexe und umfangreiche Aufgaben in leichter handhabbare Schritte zu zerlegen, was Ihnen den Einstieg erleichtert. Insbesondere bei großen Projekten kann das Gefühl der Überforderung entstehen. Zudem kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und die Verbindungen zwischen den einzelnen Teilaufgaben eines Projektes zu verstehen. Wenn eine Aufgabe besonders wichtig oder komplex ist, können Ängste vor Fehlern oder Versagen dazu führen, dass Sie den Start komplett vermeiden. Die Sorge, die Aufgabe nicht erfolgreich abschließen zu können oder Kritik an der eigenen Arbeit zu erhalten, trägt dazu bei, dass Aufgaben aufgeschoben werden. Daher kann die Unterteilung in Teilaufgaben helfen. Beginnen Sie mit der Definition des Ziels. Dies hilft Ihnen, die notwendigen Teilaufgaben zu identifizieren. Nun sollten Sie herausfiltern, welche die Hauptaufgaben sind. Zerlegen Sie diese in einzelne Schritte, um nicht den Überblick zu verlieren. Priorisieren Sie diese Schritte nach der ABC-Analyse und ordnen Sie diese in eine logische Reihenfolge, um zu verstehen, wie Sie von einer Aufgabe zur nächsten fortschreiten. Zuletzt sollten Sie regelmäßig Ihre To do-Liste überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und alle notwendigen Aufgaben berücksichtigt haben. Durch die Unterteilung von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben können Sie Ihre Arbeit besser organisieren und sich auf die wesentlichen Schritte konzentrieren. Dies kann Ihnen helfen, produktiver und motivierter zu sein, Ihre Ziele schneller zu erreichen und ein Erfolgserlebnis zu haben. Plus: Haken Sie erledigte Teilaufgaben (manuell oder digital) wie in einer Checkliste ab. So behalten Sie den Überblick und aktivieren das Belohnungszentrum in Ihrem Gehirn,

Tipp 3: Vermeiden Sie Ablenkung

Äußere Faktoren können dazu führen, dass Sie sich von Ihren Aufgaben abwenden und nicht so produktiv sind, wie Sie es sich wünschen. Identifizieren und minimieren Sie Ablenkungen wie Social Media, Handybenachrichtigungen oder unnötige Tätigkeiten, die Ihre Zeit verschwenden. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die möglichst frei von Lärm ist, halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich und stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was für effektives Arbeiten benötigen. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten. Und: Fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe, nicht auf fünf gleichzeitig! Multitasking kann Ihre Konzentrationsfähigkeit beeinflussen und zu einer erhöhten Fehlerquote führen. Falls Sie in einem Büro mit hohem Lärmpegel arbeiten, könnten Sie Noise-Cancelling-Kopfhörer für eine ruhige Arbeitsumgebung ausprobieren. Setzen Sie sich aber vor allem klare Ziele für Ihre Arbeit und halten Sie sich daran. Mit einem klaren Ziel ist es einfacher, sich drauf zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden. Dies führt uns direkt zum nächsten Tipp.

Tipp 4: Setzen Sie sich Ziele

Definieren Sie klare, präzise und – vor allem – erreichbare Ziele für jeden Arbeitstag, um Ihre Motivation aufrechtzuerhalten. Überlegen Sie, was Sie langfristig mit Ihren Projekten erreichen möchten und müssen. Bei großen Zielen kann es hilfreich sein, diese in kleinere, überschaubare Schritte zu unterteilen. So können Sie jederzeit den Fortschritt im Blick behalten. Ganz wichtig: Belohnen Sie sich, wenn Sie Ihre Ziele erreicht haben. Dies aktiviert Ihr Belohnungszentrum im Gehirn und motiviert Sie für die Fortführung weiterer Projekte!

Tipp 5: Nutzen Sie Zeitmanagement-Strategien

Zur Vermeidung von Prokrastination ist es hilfreich, Zeitmanagement-Techniken zu nutzen. Diese können Ihnen helfen, produktiver zu arbeiten und Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Folgende Strategien haben sich bewährt:

Zeitmanagement-Strategien gegen Prokrastination
Mit diesen Strategien nutzen Sie Ihre Zeit effizient!

Tipp 6: Vermeiden Sie Perfektionismus

Perfektionismus kann dazu führen, dass Sie sich in Details verlieren und unrealistische Standard für sich selbst setzen, was zu erhöhtem Stress, Schuldgefühlen oder im schlimmsten Fall zu Angstzuständen und Frustration führen kann. Akzeptieren Sie, dass Perfektion nicht erreichbar ist und es normal ist, Fehler zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele realistisch sind und dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um diese zu erreichen. Hilfreich kann in diesem Zusammenhang auch eine DoD (Definition of Done) sein, in der Sie festlegen, ab welchem Punkt eine Aufgabe als erledigt gilt. Sie können auch Aufgaben an andere Personen delegieren, um Zeit und Energie zu sparen und damit die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern. Konzentrieren Sie sich im Projektverlauf auf Ihre Fortschritte anstelle Ihrer Fehler. Fehler dienen als Lerngelegenheit und Chance zur Verbesserung! Und: Setzen Sie Zeitbegrenzungen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu lange an einer Aufgabe arbeiten und sich zu sehr auf Details konzentrieren.

Tipp 7: Schaffen Sie Routinen

Das Einführen von Routinen kann Ihre Produktivität steigern, Ihren Alltag strukturieren und Prokrastination vermeiden. Identifizieren Sie die für Sie wichtigsten Aufgaben und ordnen Sie ihnen Prioritäten zu. Legen Sie dabei fest, wie viel Zeit Sie jeder Aufgabe widmen möchten und wie oft Sie diese ausführen. Erstellen Sie einen Zeitplan, in dem Sie Ihre Prioritäten festlegen. Achten Sie dabei darauf, ausreichend Zeit einzuplanen, um nicht in unnötigen Stress zu geraten. Wichtig: Es ist nicht schlimm, wenn Sie sich zu Beginn in der Zeit verschätzen! Lernen Sie daraus, denn nur so können Sie Ihre Zeiteinschätzungen für künftige Projekte und Aufgaben immer präziser planen. Führen Sie Ihre Routine konsequent jeden Tag durch, selbst wenn dies zu Anfang erst einmal herausfordernd sein kann. Mit zunehmender Häufigkeit wird es einfacher, die Routine beizubehalten. Es mag Zeit und Anstrengung erfordern, bis Sie eine effektive Routine in Ihrem Projektalltag etabliert haben, aber sie kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.

Tipp 8: Bitten Sie um Hilfe

Sie können Prokrastination vermeiden, indem Sie sich Unterstützung bei Kollegen oder Vorgesetzten holen, um Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben zu unterstützen. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen beispielsweise zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellen, damit Sie Ihre Projektziele in einer angemessenen Zeit erreichen. Wenn Sie erfahrene Kollegen im Team haben, sprechen Sie diese bei Problemen oder Hindernissen im Projektverlauf an. Es ist wichtig, nicht zu zögern, wenn Sie Hilfe benötigen. Eine offene Kommunikation mit Ihrem Team kann erheblich dazu beitragen, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und Ihre eigene Leistung zu verbessern. Und wer weiß, vielleicht haben Ihre Kolleginnen und Kollegen weitere Strategien, wie sie mit Prokrastination umgehen. So erhalten Sie zusätzliche Tipps und Tricks, um die Aufschieberitis erfolgreich hinter sich zu lassen.

Mit Projektzeiterfassung Prokrastination vermeiden

Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben, die eigentlich zeitnah erledigt werden sollten, ist ein verbreitetes Phänomen. Die Ursachen für dieses Verhalten sind vielfältig und die damit einhergehenden Auswirkungen, wie Stress oder ein belastetes Gewissen, sind Ihnen spätestens jetzt bekannt. Obgleich es kein universelles Heilmittel gegen Prokrastination gibt, stehen Ihnen zahlreiche Methoden, Tipps und Tricks zur Verfügung, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Durch die Implementierung intelligenter Zeitmanagement-Strategien können Sie Struktur und Routine in Ihrem Arbeitsalltag integrieren.

In diesem Kontext unterstützt Sie ZEP als Software für Projektzeiterfassung dabei, Ihre Zeit effizienter zu nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren. Getreu dem Motto „Work smarter, not harder“ unterstützt Sie ZEP im gesamten Projektmanagement-Prozess – von der dynamischen Projektplanung über die Verteilung der Ressourcen bis hin zur exakten Erfassung aller Projektzeiten. So können Sie Ihre Ziele in Echtzeit verfolgen und geben Prokrastination keine Chance! Hier sichern Sie sich Ihre kostenfreie und unverbindliche ZEP Testversion für 30 Tage!

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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