Ein neues Projekt steht an – Sei es durch einen neuen Kundenauftrags oder die Bewältigung einer umfangreichen internen Aufgabe. Die Ernennung eines Projektleiters erfolgt, welcher die Aufgabenverteilung und Anweisungen an das Team übernimmt. Während sich die Teammitglieder auf ihre individuellen Aufgaben konzentrieren, liegt die Verantwortung beim Projektleiter, einen umfassenden Überblick zu behalten und jederzeit Informationen zum aktuellen Projektstatus bereitzustellen.
Ein effektives Instrument, um in der Hektik alle relevanten Informationen zu erfassen, ist der Projektbericht. Erfahren Sie in diesem Blogartikel mehr darüber, welche Funktionen ein Projektbericht erfüllt, wie dieser strukturiert sein sollte und mit welchem Tool Sie Ihre Berichte weiter optimieren können.
Das Berichtswesen im Projektverlauf fungiert als schriftliche Zusammenfassung des aktuellen Projektstatus und wird entsprechend dem Projektplan erstellt. Im Gabler Wirtschaftslexikon wird der Begriff Berichtswesen wie folgt definiert:
„Bezeichnung für alle systematisch erstellten, entscheidungs- und führungsrelevante Informationen enthaltenden Berichte in schriftlicher oder elektronischer Form. Ziel des Berichtswesens ist allg. die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger, speziell werden das Schaffen von Transparenz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen hervorgehoben.“
Ein Projektbericht informiert also neutral über den Fortschritt Ihres Projektes, zeigt bisherige Ergebnisse auf, stellt potenzielle Änderungen oder Probleme dar und weist insbesondere auf den Grad der Zielerreichung hin.
Daher wird der Projektbericht auch häufig als Statusbericht oder Statusreport bezeichnet. Die Frequenz der Berichterstattung kann dabei je nach Dauer, Umfang und Komplexität des Projektes variieren – im Rahmen des Projektes wird jedoch ein regelmäßiger Turnus festgelegt.
Für die Geschäftsführung ist der Projektbericht essenziell, um die Rentabilität Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Sie als Projektleiter fokussieren sich besonders darauf, ob und wann die einzelnen Projektziele erreicht werden. Ihr Team erhält zudem neutrale Informationen über eventuelle Probleme, Änderungen oder Lösungsansätze für zukünftige Arbeitsschritte. Außerdem können Ihre Stakeholder anhand des Projektberichts die zeitliche Entwicklung nachverfolgen und feststellen, welche Ziele bereits umgesetzt wurden oder noch ausstehen. Die Bereitstellung dieser neutralen Informationen trägt auf allen Ebenen zu mehr Transparenz, Mehrwert und Vertrauen bei.
Das zentrale Ziel eines Projektberichts besteht also darin, alle relevanten Stakeholder zu informieren – angefangen bei den Mitgliedern Ihres Projektteams über das Management bis hin zur Geschäftsführung und Ihren Auftraggebern. Das Reporting stellt einen integralen Bestandteil des Projekt-Controllings dar. Dabei sollten Sie darauf achten, dass folgende Fragen ausführlich, für jeden verständlich und unmittelbar ersichtlich beantwortet werden können:
1. Was sind die bisherigen Projektergebnisse?
2. Welche Entscheidungen müssen von wem noch getroffen werden?
3. Welche Aufgaben stehen noch aus?
4. In welcher Phase befindet sich das Projekt aktuell?
Ihr Projektbericht sollte als erstes Briefing und Einführung in das Projekt dienen, sowohl bei aktiven Projektbeteiligten als auch bei Personen, die nicht aktiv am Projekt mitwirken, sondern lediglich über den Fortschritt informiert werden müssen.
In seiner Gesamtheit hat ein Projektbericht die Aufgabe, alle relevanten Informationen zu vermitteln, die das Projekt und dessen Ablauf betreffen. Beim Lesen des Berichts sollten also keine unbeantworteten Fragen zurückbleiben. Dabei interessiert sich Ihre Geschäftsführung vor allem dafür, welche Mitarbeiter – also Personalressourcen – am Projekt beteiligt sind und wie viel Budget bereits aufgebracht wurde. Ihre Kunden und andere Stakeholder möchten hingegen eher wissen, wie viel sie für das Projekt am Ende bezahlen müssen. Sie als Projektleitung benötigen einen umfassenden Überblick über alle Einzelheiten des Projektes und sollten darauf achten, dass in Ihrem Projektbericht folgende Kriterien enthalten sind:
Der Projektname: Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen viele Projekte betreut, ist die klare Benennung jedes Projektes entscheidend. Dies mag selbstverständlich erscheinen, aber eine präzise Benennung der Dateien und Überschriften trägt zur Zeitersparnis bei.
Die Beteiligten: Die Anzahl der Projektmitarbeiter gibt Aufschluss über den Umfang. Bei längerer Projektdauer kann eine Aufstockung des Teams oder eine Neuverteilung der Aufgaben erforderlich sein. An dieser Stelle sollten Sie, wenn nötig, den Projektplan anpassen.
Der Status: Haben Sie das Projekt bereits abgeschlossen oder ist es noch in Bearbeitung? Hier können Sie vermerken, ob Teile des Projektes dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden. Der Status ist in Ihrem Projektbericht vor allem dann wichtig, wenn der/die Leser den Bericht allein liest oder mehrere Projekte überblicken muss.
Die Laufzeit: Die Dauer eines Projektes sollte auf jeden Fall in Ihrem Projektbericht ersichtlich sein. Nicht nur, damit sich Ihre Vorgesetzten und Kunden einen zeitlichen Überblick verschaffen können, sondern auch um die Einhaltung der Kosten zu gewährleisten. Ist die Dauer für ein kleines Projekt zu lang, sollten Sie unter Umständen das Projektmanagement bzw. die Projektplanung anpassen und die Prozesse beschleunigen.
Die Ressourcen: Das Budget Ihres Projektes – monetär und personell – ist von entscheidender Bedeutung. Eine Darstellung, wie viel bereits verbraucht wurde, unterstützt die weitere Planung. Falls das Budget nicht ausreicht, um die Projektziele zu erreichen, sollten Sie Anpassungen vornehmen und diese an alle Projektbeteiligten und Stakeholder kommunizieren.
Die Unteraufgaben: Unterteilen Sie Hauptaufgaben in mehrere Unteraufgaben oder Aufgabenpakete. So behalten Sie stets den Überblick auf bereits bearbeitete Aufgaben. Wenn bestimmte Schritte mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen und dies in Ihrem Projektbericht vermerken.
Der Umsatz: Die Informationen darüber, wie viel Umsatz Ihr Projekt bereits generiert hat, ist für Ihre Geschäftsführung von besonderem Interesse. Der Umsatz kann mit dem Budget verglichen werden, um den Aufwand zu bestimmen, den Ihr Kunde noch bereit ist zu zahlen.
Das Ampelsystem: Farbliche Markierungen im Projektbericht ermöglichen sofortige Erkenntnisse über den aktuellen Projektstand. Ein Ampelsystem mit den bekannten Farben eignet sich hierfür besonders gut. Achtung: Definieren Sie die Farben im Vorfeld so klar wie möglich, damit beim Durchsehen des Projektberichts wirklich keine Fragen unbeantwortet bleiben.
Nun wissen Sie, welche Inhalte in Ihrem Projektbericht enthalten sein sollten. Aber: Neben den inhaltlichen Bestandteilen gestalten sich auch Aufbau und Gliederung eines Projektberichts nach einem klassischen Muster:
Im Einleitungsteil skizzieren Sie den Kontext und die Rahmenbedingungen Ihres Projektes. Dabei präsentieren Sie die zentralen Informationen, wie beispielsweise den Projektnamen oder die Projektnummer. So stellen Sie sicher, dass die Leser Ihres Berichts unstrittig identifizieren können, um welches Projekt es sich handelt – das bietet sich gerade dann an, wenn Sie mehrere Projekte (wohlmöglich sogar für ein und denselben Kunden) parallel bearbeiten.
Des weiteren erfolgt in der Einleitung eine Auflistung aller beteiligten Personen, einschließlich Sponsoren, Stakeholder und Teammitgliedern. Die Projektdauer definieren Sie durch die Angabe von Start- und Enddatum sowie der bisherigen Dauer durchgeführter Arbeiten. Sie können in der Einleitung Ihres Projektberichts auch darauf eingehen, ob Sie für Statusberichte ein Ampelsystem nutzen und wie dieses von den Lesern zu interpretieren ist. Denken Sie auch daran, das Erstellungsdatum Ihres Projektberichts mit anzugeben. So unterstreichen Sie die jeweilige Aktualität des vorliegenden Dokumentes.
Im Hauptteil des Berichts beschreiben Sie die Projektentwicklung und vergleichen den Ist-Zustand mit den Sollwerten Ihres Projektplans. Gehen Sie auf wichtige Aspekte ein:
• Welche Aufgaben wurden bisher erledigt?
• Woran wird aktuell gearbeitet?
• Gibt es Änderungen zum ursprünglichen Projektplan?
Und analysieren Sie Ihre Ziele:
• Welche Ziele wurden bisher erreicht?
• Welche Ziele müssen noch erreicht werden?
• Gibt es Ziele, die nicht mehr realisiert werden können?
Integrieren Sie im Hauptteil Ihres Projektberichts auch, welche Ergebnisse Sie bisher mit Ihrem Team erzielen konnten, und gehen Sie dabei auf die wichtigsten Fortschritte ein. Betrachten Sie dabei auch die Ressourcen und erläutern Sie, welche Ressourcen Sie tatsächlich benötigt haben im Vergleich zu Ihrem definierten Projektplan – personell, zeitlich & monetär.
Gehen Sie im Hauptteil darauf ein, ob Sie mögliche Probleme oder Risiken für den weiteren Verlauf des Projektes ausmachen konnten, wie Sie diese lösen könnten und wie viel Zeit Sie möglicherweise dafür benötigen. Falls nötig, erstellen Sie ein detailliertes Lösungskonzept, damit beim Leser des Berichtes keine Fragen offen bleiben.
Nutzen Sie konkrete Zahlen, vermeiden Sie Floskeln und Ausschweifungen. Ihr Projektbericht sollte kurz, klar strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt sein. Er ersetzt weder Kostenanalysen noch Qualitätskontrollen, sondern zeigt lediglich einen Gesamtzustand auf, auf dessen Basis Sie weiter entscheiden können.
Im Fazit Ihres Projektberichts sollten Sie die bisherigen Fortschritte kurz zusammenfassen. Falls sich unerwartete Probleme oder Änderungen während des Projektes ergeben und diese Einfluss auf die weiteren Schritte haben, legen Sie bitte ein besonderes Augenmerk darauf und erwähnen sie gesondert. Dies ermöglicht eine präzise Bewertung des aktuellen Projektstandes und eine gezielte Planung für die nächsten Phasen Ihres Projektes.
Verfassen Sie Ihren Projektbericht entweder im Präsens oder Präteritum – letzteres ist die gängigste Formulierung. Beachten Sie dabei klare und prägnante Formulierungen ohne Füllwörter. Setzen Sie auf die Verwendung aktiver Satzkonstruktionen – Beispiel: „Wir haben entschieden, dass …“ anstatt „Es wurde entschieden, dass …“.
Passen Sie die Begrifflichkeiten im Projektbericht stets gezielt an Ihre Kunden an. Vermeiden Sie komplexe Satzstrukturen und unnötige Substantivierungen.
Orientieren Sie sich an älteren Projektberichten in Ihrem Unternehmen, um den Schreibstil zu verstehen und ggf. zu übernehmen. In vielen Fällen genügt es, einen bestehenden Projektbericht als Muster zu verwenden und ihn als Grundlage für weitere Berichte zu nutzen. Aber Achtung:
Die individuelle Anpassung des Berichtes ist vor allem bei speziellen Projekten mit einzigartiger Struktur oder besonderen Bedingungen unbedingt erforderlich!
Im hektischen Arbeitsalltag kann Ihnen als Projektmanager schnell der Blick auf den Projektbericht entgleiten. Neue Informationen fließen kontinuierlich ein und deren Integration beansprucht kostbare Zeit. Inmitten Ihrer zahlreichen Aufgaben gerät die projektbezogene Zeiterfassung leicht in Vergessenheit.
Durch die Nutzung einer Software wie ZEP erfassen Sie jedoch nicht nur mühelos Ihre Arbeitszeit, sondern auch die Stunden für Kunden, Projekte und erbrachte Leistungen. Mit ZEP stempeln Sie und Ihr Team projektspezifisch Ihre Zeiten und legen somit eine solide Grundlage für Ihren Projektbericht. Sie haben jederzeit im Blick, wer wie viel an welchem Projekt arbeitet, und können entsprechende Auswertungen ganz einfach aus dem Programm heraus exportieren. Damit gehören unvollständige Informationen und langsame Prozesse in der Abrechnung der Vergangenheit an.
Mit einer Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP erkennen Sie leichter, wenn Budgets an ihre Grenzen stoßen und können dementsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Sobald Sie ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie dank des Moduls Rechnungsstellung alle aufgewendeten Projektstunden direkt aus der Software heraus Ihrem Kunden in Rechnung stellen.
Dank der vielfältigen Funktionen von ZEP gestalten Sie Ihren Projektbericht Schritt für Schritt selbst. Testen Sie unsere Software kostenlos und unverbindlich für 30 Tage.
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