Project management

1a Writing a project report - content & structure

A project report is nothing more than unnecessary bureaucracy? Far from it! Find out what functions it fulfils, how it should be structured and how you can optimise it with a tool like ZEP.
Writing a project report - content, structure & 1 helpful tool

Ein neues Projekt steht an – Sei es durch einen neuen Kundenauftrags oder die Bewältigung einer umfangreichen internen Aufgabe. Die Ernennung eines Projektleiters erfolgt, welcher die Aufgabenverteilung und Anweisungen an das Team übernimmt. Während sich die Teammitglieder auf ihre individuellen Aufgaben konzentrieren, liegt die Verantwortung beim Projektleiter, einen umfassenden Überblick zu behalten und jederzeit Informationen zum aktuellen Projektstatus bereitzustellen.

Ein effektives Instrument, um in der Hektik alle relevanten Informationen zu erfassen, ist der Projektbericht. Erfahren Sie in diesem Blogartikel mehr darüber, welche Funktionen ein Projektbericht erfüllt, wie dieser strukturiert sein sollte und mit welchem Tool Sie Ihre Berichte weiter optimieren können.

What is a project report

Reporting during the course of the project serves as a written summary of the current project status and is prepared in accordance with the project plan. In the Gabler Business Dictionary the term "reporting" is defined as follows:

„Bezeichnung für alle systematisch erstellten, entscheidungs- und führungsrelevante Informationen enthaltenden Berichte in schriftlicher oder elektronischer Form. Ziel des Berichtswesens ist allg. die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger, speziell werden das Schaffen von Transparenz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen hervorgehoben.“

Ein Projektbericht informiert also neutral über den Fortschritt Ihres Projektes, zeigt bisherige Ergebnisse auf, stellt potenzielle Änderungen oder Probleme dar und weist insbesondere auf den Grad der Zielerreichung hin.

Daher wird der Projektbericht auch häufig als Statusbericht oder Statusreport bezeichnet. Die Frequenz der Berichterstattung kann dabei je nach Dauer, Umfang und Komplexität des Projektes variieren – im Rahmen des Projektes wird jedoch ein regelmäßiger Turnus festgelegt.

Welche Zwecke erfüllt ein Projektbericht?

Für die Geschäftsführung ist der Projektbericht essenziell, um die Rentabilität Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Sie als Projektleiter fokussieren sich besonders darauf, ob und wann die einzelnen Projektziele erreicht werden. Ihr Team erhält zudem neutrale Informationen über eventuelle Probleme, Änderungen oder Lösungsansätze für zukünftige Arbeitsschritte. Außerdem können Ihre Stakeholder anhand des Projektberichts die zeitliche Entwicklung nachverfolgen und feststellen, welche Ziele bereits umgesetzt wurden oder noch ausstehen. Die Bereitstellung dieser neutralen Informationen trägt auf allen Ebenen zu mehr Transparenz, Mehrwert und Vertrauen bei.

The central objective of a project report is therefore to inform all relevant stakeholders – angefangen bei den Mitgliedern Ihres Projektteams über das Management bis hin zur Geschäftsführung und Ihren Auftraggebern. Das Reporting stellt einen integralen Bestandteil des Projekt-Controllings dar. Dabei sollten Sie darauf achten, dass folgende Fragen ausführlich, für jeden verständlich und unmittelbar ersichtlich beantwortet werden können:

1. what are the results of the project so far?
2. Welche Entscheidungen müssen von wem noch getroffen werden?
3. which tasks are still outstanding?
4. what phase is the project currently in?

Ihr Projektbericht sollte als erstes Briefing und Einführung in das Projekt dienen, sowohl bei aktiven Projektbeteiligten als auch bei Personen, die nicht aktiv am Projekt mitwirken, sondern lediglich über den Fortschritt informiert werden müssen.

Reliably record project times. For a complete project report.

Welche Inhalte gehören in einen Projektbericht?

In seiner Gesamtheit hat ein Projektbericht die Aufgabe, alle relevanten Informationen zu vermitteln, die das Projekt und dessen Ablauf betreffen. Beim Lesen des Berichts sollten also keine unbeantworteten Fragen zurückbleiben. Dabei interessiert sich Ihre Geschäftsführung vor allem dafür, welche Mitarbeiter – also Personalressourcen – am Projekt beteiligt sind und wie viel Budget bereits aufgebracht wurde. Ihre Kunden und andere Stakeholder möchten hingegen eher wissen, wie viel sie für das Projekt am Ende bezahlen müssen. Sie als Projektleitung benötigen einen umfassenden Überblick über alle Einzelheiten des Projektes und sollten darauf achten, dass in Ihrem Projektbericht folgende Kriterien enthalten sind:

The project name: Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen viele Projekte betreut, ist die klare Benennung jedes Projektes entscheidend. Dies mag selbstverständlich erscheinen, aber eine präzise Benennung der Dateien und Überschriften trägt zur Zeitersparnis bei.

The people involved: Die Anzahl der Projektmitarbeiter gibt Aufschluss über den Umfang. Bei längerer Projektdauer kann eine Aufstockung des Teams oder eine Neuverteilung der Aufgaben erforderlich sein. An dieser Stelle sollten Sie, wenn nötig, den Projektplan anpassen.

The status: Haben Sie das Projekt bereits abgeschlossen oder ist es noch in Bearbeitung? Hier können Sie vermerken, ob Teile des Projektes dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden. Der Status ist in Ihrem Projektbericht vor allem dann wichtig, wenn der/die Leser den Bericht allein liest oder mehrere Projekte überblicken muss.

The running time: Die Dauer eines Projektes sollte auf jeden Fall in Ihrem Projektbericht ersichtlich sein. Nicht nur, damit sich Ihre Vorgesetzten und Kunden einen zeitlichen Überblick verschaffen können, sondern auch um die Einhaltung der Kosten zu gewährleisten. Ist die Dauer für ein kleines Projekt zu lang, sollten Sie unter Umständen das Projektmanagement bzw. die Projektplanung anpassen und die Prozesse beschleunigen.

The resources: Das Budget Ihres Projektes – monetär und personell – ist von entscheidender Bedeutung. Eine Darstellung, wie viel bereits verbraucht wurde, unterstützt die weitere Planung. Falls das Budget nicht ausreicht, um die Projektziele zu erreichen, sollten Sie Anpassungen vornehmen und diese an alle Projektbeteiligten und Stakeholder kommunizieren.

The subtasks: Subdivide Split main tasks into several subtasks or task packages. So behalten Sie stets den Überblick auf bereits bearbeitete Aufgaben. Wenn bestimmte Schritte mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen und dies in Ihrem Projektbericht vermerken.

The turnover: Die Informationen darüber, wie viel Umsatz Ihr Projekt bereits generiert hat, ist für Ihre Geschäftsführung von besonderem Interesse. Der Umsatz kann mit dem Budget verglichen werden, um den Aufwand zu bestimmen, den Ihr Kunde noch bereit ist zu zahlen.

The traffic light system: Farbliche Markierungen im Projektbericht ermöglichen sofortige Erkenntnisse über den aktuellen Projektstand. Ein Ampelsystem mit den bekannten Farben eignet sich hierfür besonders gut. Achtung: Definieren Sie die Farben im Vorfeld so klar wie möglich, damit beim Durchsehen des Projektberichts wirklich keine Fragen unbeantwortet bleiben.

Writing a project report: Structure & Outline

Now you know what content should be included in your project report. But: In addition to the content components, the structure and organisation of a project report also follow a classic pattern:

This is what the classic project report structure looks like.

Project report structure

Im Einleitungsteil skizzieren Sie den Kontext und die Rahmenbedingungen Ihres Projektes. Dabei präsentieren Sie die zentralen Informationen, wie beispielsweise den Projektnamen oder die Projektnummer. So stellen Sie sicher, dass die Leser Ihres Berichts unstrittig identifizieren können, um welches Projekt es sich handelt – das bietet sich gerade dann an, if you have several projects (wohlmöglich sogar für ein und denselben Kunden) parallel bearbeiten.

Des weiteren erfolgt in der Einleitung eine Auflistung aller beteiligten Personen, einschließlich Sponsoren, Stakeholder und Teammitgliedern. Die Projektdauer definieren Sie durch die Angabe von Start- und Enddatum sowie der bisherigen Dauer durchgeführter Arbeiten. Sie können in der Einleitung Ihres Projektberichts auch darauf eingehen, ob Sie für Statusberichte ein Ampelsystem nutzen und wie dieses von den Lesern zu interpretieren ist. Denken Sie auch daran, das Erstellungsdatum Ihres Projektberichts mit anzugeben. So unterstreichen Sie die jeweilige Aktualität des vorliegenden Dokumentes.

Main part Project report

In the main part of the report, you describe the project development and compare the current status with the Target values of your project plan. Address important aspects:

• Welche Aufgaben wurden bisher erledigt?
• Woran wird aktuell gearbeitet?
• Gibt es Änderungen zum ursprünglichen Projektplan?

And analyse your goals:

• Welche Ziele wurden bisher erreicht?
• Welche Ziele müssen noch erreicht werden?
• Gibt es Ziele, die nicht mehr realisiert werden können?

Integrieren Sie im Hauptteil Ihres Projektberichts auch, welche Ergebnisse Sie bisher mit Ihrem Team erzielen konnten, und gehen Sie dabei auf die wichtigsten Fortschritte ein. Betrachten Sie dabei auch die Ressourcen und erläutern Sie, welche Ressourcen Sie tatsächlich benötigt haben im Vergleich zu Ihrem definierten Projektplan – personell, zeitlich & monetär.

Gehen Sie im Hauptteil darauf ein, ob Sie mögliche Probleme oder Risiken für den weiteren Verlauf des Projektes ausmachen konnten, wie Sie diese lösen könnten und wie viel Zeit Sie möglicherweise dafür benötigen. Falls nötig, erstellen Sie ein detailliertes Lösungskonzept, damit beim Leser des Berichtes keine Fragen offen bleiben.

Nutzen Sie konkrete Zahlen, vermeiden Sie Floskeln und Ausschweifungen. Ihr Projektbericht sollte kurz, klar strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt sein. Er ersetzt weder Kostenanalysen noch Qualitätskontrollen, sondern zeigt lediglich einen Gesamtzustand auf, auf dessen Basis Sie weiter entscheiden können.

Our tip: Use colour coding for your report to communicate the status of the project even more quickly and clearly. For example, use the project traffic light - green for good progress, yellow for deviations and red for critical areas.

Conclusion/conclusion project report

Im Fazit Ihres Projektberichts sollten Sie die bisherigen Fortschritte kurz zusammenfassen. Falls sich unerwartete Probleme oder Änderungen während des Projektes ergeben und diese Einfluss auf die weiteren Schritte haben, legen Sie bitte ein besonderes Augenmerk darauf und erwähnen sie gesondert. Dies ermöglicht eine präzise Bewertung des aktuellen Projektstandes und eine gezielte Planung für die nächsten Phasen Ihres Projektes.

Formulate project report

Verfassen Sie Ihren Projektbericht entweder im Präsens oder Präteritum – letzteres ist die gängigste Formulierung. Beachten Sie dabei klare und prägnante Formulierungen ohne Füllwörter. Setzen Sie auf die Verwendung aktiver Satzkonstruktionen – Beispiel: „Wir haben entschieden, dass …“ anstatt „Es wurde entschieden, dass …“.

Passen Sie die Begrifflichkeiten im Projektbericht stets gezielt an Ihre Kunden an. Vermeiden Sie komplexe Satzstrukturen und unnötige Substantivierungen.

Orientieren Sie sich an älteren Projektberichten in Ihrem Unternehmen, um den Schreibstil zu verstehen und ggf. zu übernehmen. In vielen Fällen genügt es, einen bestehenden Projektbericht als Muster zu verwenden und ihn als Grundlage für weitere Berichte zu nutzen. Aber Achtung:

Customisation of the report is particularly important for special projects with a unique structure or special conditions!

How to prepare your project report

Im hektischen Arbeitsalltag kann Ihnen als Projektmanager schnell der Blick auf den Projektbericht entgleiten. Neue Informationen fließen kontinuierlich ein und deren Integration beansprucht kostbare Zeit. Inmitten Ihrer zahlreichen Aufgaben gerät die projektbezogene Zeiterfassung leicht in Vergessenheit.

Durch die Nutzung einer Software wie ZEP erfassen Sie jedoch nicht nur mühelos Ihre Arbeitszeit, sondern auch die Stunden für Kunden, Projekte und erbrachte Leistungen. Mit ZEP stempeln Sie und Ihr Team projektspezifisch Ihre Zeiten und legen somit eine solide Grundlage für Ihren Projektbericht. Sie haben jederzeit im Blick, wer wie viel an welchem Projekt arbeitet, und können entsprechende Auswertungen ganz einfach aus dem Programm heraus exportieren. Damit gehören unvollständige Informationen und langsame Prozesse in der Abrechnung der Vergangenheit an.

This allows you to keep an eye on your project times at all times.

Mit einer Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP erkennen Sie leichter, wenn Budgets an ihre Grenzen stoßen und können dementsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Sobald Sie ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie dank des Invoicing module invoice your customer for all project hours spent directly from the software.

Thanks to the vielfältigen Funktionen von ZEP gestalten Sie Ihren Projektbericht Schritt für Schritt selbst. Test our software free of charge und unverbindlich für 30 Tage.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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