Project time tracking

Cost management 2.0 - Keeping costs & prices under control with ZEP

Increase the profitability of your projects and maintain financial transparency in your company. With the Prices & Receipts module, this works on a digital level. And we show you how.
Cost management 2.0 - Keeping costs & prices under control with ZEP

Sie wollen Ihre Projektkosten und -umsätze immer im Blick behalten? In unserem heutigen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie ZEP Ihnen dabei helfen kann, Ihr Kostenmanagement zu digitalisieren. Egal, ob Sie ein Unternehmen leiten, Projekte leiten oder Verantwortung für die Finanzen tragen – die richtige Software zur Projektzeiterfassung kann den entscheidenden Unterschied zwischen Profitabilität und finanziellen Herausforderungen bedeuten.

The right pricing

Bevor wir in die Details von ZEP eintauchen, lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum die korrekte Preisgestaltung und die sorgfältige Erfassung von Belegen immens wichtig sind. Als Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen sehen Sie sich immer wieder mit der Herausforderung konfrontiert, Ihre Dienstleistungen oder Projekte angemessen zu bepreisen. Dies betrifft alle Branchen und Geschäftsbereiche gleichermaßen. Lassen Sie uns dies anhand von zwei anschaulichen Beispielen verdeutlichen:

Example 1: IT service provider

Suppose you are Geschäftsführer eines IT-Dienstleistungsunternehmens, das maßgeschneiderte Softwarelösungen entwickelt. Die Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen kann einen erheblichen Einfluss auf Ihren Unternehmenserfolg haben. Wenn Sie Ihre Preise zu niedrig festlegen, um Kunden anzulocken, könnten Sie am Ende mehr Kosten haben, als Sie durch die Projekte generieren. Dies könnte zu finanziellen Engpässen und Qualitätsproblemen führen, da Sie möglicherweise nicht genügend Ressourcen für die Projektdurchführung zur Verfügung haben. Andererseits könnten zu hohe Preise potenzielle Kunden abschrecken und zu einem Mangel an Aufträgen führen. Hier kommt ZEP ins Spiel, indem es Ihnen ermöglicht, Ihre Dienstleistungen je Mitarbeiter und Kunde/Projekt präzise zu bewerten und Preise festzulegen, die sowohl profitabel als auch wettbewerbsfähig sind. Dazu später mehr.

Example 2: Management consultancy

Imagine you are the Geschäftsführer einer renommierten Unternehmensberatung, die sich auf strategische Beratung und Prozessoptimierung spezialisiert hat. In der Beratungsbranche ist die korrekte Preisgestaltung von entscheidender Bedeutung, da sie den Unterschied zwischen einem florierenden Geschäft und mangelnder Rentabilität ausmachen kann. Wenn Sie Ihre internen Kosten, darunter die Gehälter Ihrer Berater, Büromieten und Technologieausgaben, nicht genau im Blick haben und die Preise zu niedrig festlegen, könnten Sie langfristig finanzielle Probleme haben oder gar in wirtschaftliche Schieflage geraten. Andererseits können zu hohe Preise dazu führen, dass potenzielle Kunden zu anderen Beratungsunternehmen wechseln. Angesichts der spezifischen Anforderungen Ihrer Branche, in der die Reisekosten oft in die Projektpreise integriert sind, bietet ZEP die notwendige Flexibilität, mit der Sie die verbundenen Ausgaben exakt den jeweiligen Projekten zuordnen und sicherstellen können, dass Ihr Budget sowohl die Beratungszeit als auch die externen Ausgaben einschließt.

In beiden Beispielen wird deutlich, wie wichtig es ist, die Preisgestaltung sorgfältig zu planen und zu überwachen, um die Rentabilität und Ihren Unternehmenserfolg sicherzustellen – ganz unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind. Doch: Preise sind nur ein Teil der Gleichung! Die Erfassung von Belegen spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle, um finanzielle Transparenz zu gewährleisten und Ihre Rentabilität zu steigern. Im nächsten Abschnitt wollen wir nun genauer auf das Zusatzmodul Preise & Belege in ZEP eingehen.

Transparent cost management with ZEP

Mit dem ZEP Modul Preise & Belege (zubuchbar für ZEP Compact & already included in ZEP Professional) können Sie Preise pro Mitarbeiter und Tätigkeit festlegen. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Dienstleistungen oder Projekt genau bewerten und sicherstellen, dass Sie sich nicht unter Wert verkaufen. Darüber hinaus bietet ZEP die Möglichkeit, Stunden- und Tagessätze je Projekt zu verwenden, was eine flexible Preisgestaltung ermöglicht. Sie können die Erfahrungslevel Ihrer User hinterlegen (vom Junior bis zum Senior z.B.) und jedem einzelnen User individuelle Stunden- und Tagessätze zuweisen. So bepreisen Sie ganz leicht die Arbeit, die Ihre Mitarbeiter erbringen. Die Einstellungen lassen sich dann je Kunde oder Projekt adaptieren – Je nach Erfahrungslevel können Sie Ihre Mitarbeiter auch unterschiedlich bepreisen. Example: Mitarbeiter A wird Kunde A zu Preis X zugeordnet. Für das Projekt von Kunde B bringt Mitarbeiter A jedoch viel mehr Erfahrung mit. Also kann Mitarbeiter A zum Preis Z dem Kunden B zugeordnet werden. Und dank der Umsatz- und Ertragsauswertung von ZEP können Sie die Rentabilität Ihrer Projekte, Kunden und Ihres gesamten Unternehmens überwachen. Zusätzlich ist es möglich, dass sie auch eine Auswertung je Mitarbeiter mit ZEP vornehmen können. Dies gibt Ihnen einen detaillierten Überblick darüber, welchen Anteil jedes Teammitglied am Unternehmensergebnis hat. Daraus folgt die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen über Ihre Preisstrategie zu treffen und sicherzustellen, dass Sie das Beste aus jedem Projekt herausholen.

Sie können aber nicht nur die externen Kosten, die Sie an Ihre Kunden weitergeben, festlegen, sondern auch Ihre internen Kosten im Blick behalten. So können Sie die internen Stundensätze zur Berücksichtigung bei Ertragsberechnungen, Umsatz oder Rentabilität für jedes einzelne Teammitglied mit dem Modul Preise & Belege hinterlegen. Sie wollen zusätzlich Pauschal- und Festpreisprojekte hinterlegen? Kein Problem! In ZEP können Sie Ihre Projekte nach Aufwand, Pauschalpreis oder Festpreis berechnen. Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger Budgetkontrolle! Ein weiteres Feature, das das Prices & Receipts Module beinhaltet ist die Funktion, spezielle Zeiten oder Zuschläge zu hinterlegen. Hierbei kann es sich z.B. um Wochenendarbeit, Nachtzuschläge, Feiertagsarbeit oder andere Zeiten, die besonders bepreist werden sollen, handeln.

Und da das Modul natürlich nicht nur die Preisverwaltung, sondern auch die Verwaltung von Belegen, beinhaltet, wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie mit ZEP Ihr Belegmanagement auf die nächste Ebene heben. Denn: Die Erfassung von Belegen ist ein weiterer entscheidender Schritt, um Ihre Projektkosten im Blick zu behalten. ZEP erlaubt es Ihnen, Fremdkosten als Belege zu erfassen und sie einzelnen Projekten zuzuordnen. Wenn Sie mehrere Ausgaben für ein Projekt haben, können Sie alle Kosten in einem Beleg erfassen, einschließlich unterschiedlicher Steuersätze. Mit der projektspezifischen Zuordnung aller Belege stellen Sie sicher, dass alle relevanten Kosten an den Kunden weitergegeben werden. Dies stellt wiederum die Rentabilität Ihres Projektes sicher. Sie arbeiten auch mit internationalen Kunden, die eine andere Währung haben? Mit dem ZEP Modul Preise & Belege werden die Kosten automatisch in die Währung des Kunden umgerechnet. Manchmal ist es unvermeidlich, dass Kosten ein abweichendes Leistungsdatum haben. Für Ausgaben wie im Voraus gebuchte Flüge können Sie in ZEP das Leistungsdatum anpassen, um exakt zu erfassen, wann die Kosten angefallen sind. Darüber hinaus ergibt sich die Möglichkeit, das Modul Preise & Belege hervorragend mit anderen Modulen – wie zum Beispiel der Travel expense report – zu kombinieren. Wenn Sie erstmal mit dem Prices & Receipts Module Ihre Fremdkosten erfassen, liegt es nahe, auch anfallende Reisekosten über ZEP zu erfassen. Diese können Sie, wie auch schon die Belege, ebenfalls dem jeweiligen Projekt zuordnen und letztlich Ihrem Kunden in Rechnung stellen.

Wie Sie wissen, liegt die Professionalität oft im Detail. Das haben wir uns zum Ziel gemacht und bieten Ihnen mit dem Modul Preise & Belege die kleinen Extras, die eine wirklich powerful software should contain:

Kostenabrechnung von privat bezahlten Belegen für Mitarbeiter: Wenn Ihre Mitarbeiter Ausgaben im Zusammenhang mit Projekten tätigen (müssen), können Sie diese problemlos erfassen, dem Projekt zuordnen und abrechnen.

Unterstützung von Stunden- und Tagessatzmodellen: Mit dieser Flexibilität können Sie verschiedenste Preisstrukturen für unterschiedliche Projekte verwenden.

Financial transparency

Mit ZEP erhalten Sie nicht nur volle Transparenz für Ihre Kunden durch detaillierte Rechnungsanhänge, sondern Sie haben auch den Überblick über die Profitabilität Ihrer Projekte, Kunden und Ihres gesamten Unternehmens. So können Sie sicherstellen, dass Sie sich nicht unter Wert verkaufen und gleichzeitig Ihre Rentabilität steigern. Denn: Die finanzielle Transparenz gegenüber Mitarbeitern und Kunden ist nicht nur für Ihre tägliche Geschäftsführung von Vorteil, sondern hilft auch der langfristigen strategischen Planung. Sie können Trends in Ihren Umsatz- und Kostenmustern erkennen, die es Ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen für kommende Projekte zu treffen.

So why wait? Seize the opportunity, Test ZEP for 30 days free of charge and without obligation, und erleben Sie selbst, wie unsere Software Ihre Projekte auf das nächste Level hebt. Maximieren Sie Ihre Rentabilität und behalten Sie Ihre Projektkosten und -umsätze im Griff.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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