Project management

Stakeholder analysis in 4 decisive steps

Are you planning a project but don't know your stakeholders? That can go very wrong. Rely on our 4-step plan for a detailed stakeholder analysis.
4 steps to a detailed stakeholder analysis

Im Projektmanagement bleibt eine grundlegende Regel stets präsent: Der erfolgreiche Verlauf von Projekten setzt nicht nur technisches Wissen, sondern auch ein tiefgehendes Verständnis für die involvierten Personen voraus. Die Stakeholderanalyse steht dabei im Fokus als ein wirksames Instrument, das nicht nur den Projekterfolg beschleunigt, sondern auch potenzielle Konflikte effizient entschärft.

Das Ziel dieser Analyse ist die präzise Identifikation verschiedener Stakeholder-Gruppen, das Verständnis ihrer individuellen Interessen und die Entwicklung innovativer Wege zur optimalen Einbindung dieser Interessen in das Projekt. Die Stakeholderanalyse erweist sich somit als Schlüssel zur zielgerichteten Gestaltung eines erfolgreichen Projektablaufs und zur souveränen Bewältigung möglicher Herausforderungen.

In diesem Blogartikel beleuchten wir detailliert, wie die Stakeholderanalyse funktioniert und welche entscheidende Rolle sie für Sie als Projektmanager spielt. Entdecken Sie, wie dieses Instrument dazu beiträgt, Ihre Projekte auf eine neue Erfolgsebene zu heben.

Stakeholderanalyse – Was ist das?

The DIN 69901-5:2009 defines the stakeholder analysis as follows:

„Analyse der Projektbeteiligten hinsichtlich deren Einfluss auf das Projekt und deren Einstellungen (positiv oder negativ)“.

In einfacheren Worten ausgedrückt, bezeichnet eine Stakeholderanalyse die systematische Einordnung der Interessenträger und den Versuch, deren Einfluss auf spezifische Entscheidungen vorauszusehen. Der Ausgangspunkt für diesen Prozess liegt, wie der Name bereits vermuten lässt, bei den Stakeholdern. Aber: Was sind Stakeholder genau?

Stakeholder sind Interessenträger, die in unterschiedlicher Weise Einfluss auf Ihr Projekt ausüben. Hierbei handelt es sich um natürliche oder juristische Personen sowie Personengruppen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen internen und externen Stakeholdern. Interne Stakeholder umfassen Personen innerhalb Ihres Unternehmens, wie beispielsweise Projektmitarbeiter, Personalabteilung und Projektleitung. Externe Stakeholder sind dagegen Menschen oder Anspruchsgruppen, die nicht Teil Ihres Unternehmens sind, aber direkt oder indirekt vom Projekt betroffen, wie z.B. Kunden, Lieferanten oder Gewerkschaften.

Objectives & scope of a stakeholder analysis

Die Durchführung einer Stakeholderanalyse ermöglicht es Ihnen, sämtliche Akteure Ihrer Projekte zu identifizieren und deren Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu erfassen. Durch die transparente Darstellung und potenzielle Beeinflussung bestehender Meinungen können Sie Unterstützer gewinnen oder Widerstände einfacher erkennen.

Für die langfristige Beständigkeit Ihres Unternehmens sind Stakeholderanalysen von entscheidender Bedeutung. Die Vernachlässigung dieser Akteure kann u.U. zu Projektausfällen führen, was wiederum Ihren Geschäftserfolg gefährdet. Eine effektive Nutzung der Ergebnisse einer Stakeholderanalyse kann dagegen das Image Ihrer Projekte nachhaltig verbessern. Schon allein die Auseinandersetzung mit den Stakeholdern im Rahmen einer Analyse trägt dazu bei, dass sich diese wahrgenommen und ernstgenommen fühlen.

A stakeholder analysis is always a snapshot

In zahlreichen Projekten beschränkt sich die Durchführung der Stakeholderanalyse oft nur auf den Beginn des Projekts – während der Project planning phase. Eine effizientere Vorgehensweise besteht darin, die Stakeholderanalyse kontinuierliche im Verlauf des gesamten Projektes zu überprüfen und ggf. anzupassen. Wichtig: Stellen Sie stets die Aktualität sicher! Meinungen und Einstellungen Ihrer Stakeholder können sich im Projektverlauf durchaus ändern. Außerdem können Sie mit einer kontinuierlichen Betrachtung eventuell fehlerhafte Einschätzungen zu Projektbeginn leichter anpassen.

Für welche Projekte ist eine Analyse sinnvoll?

Stakeholderanalysen eigenen sich für diverse Projekttypen. Insbesondere erweisen sie sich als äußerst sinnvoll bei umfangreichen Bauprojekten oder großen Infrastrukturvorhaben, da diese Projekte weitreichende und nachhaltige Auswirkungen auf die Natur, die Umwelt und auch Anwohner haben.

Unterlassen Sie die Durchführung einer Stakeholderanalyse und die darauf basierende Planung von Kommunikationsmaßnahmen, kann dies den Fortschritt Ihres Projektes negativ beeinflussen. Im schlimmsten Fall droht das Scheitern des gesamten Projektes.

In großen Unternehmen ist es zur internen Verpflichtung geworden, eine Stakeholder analysis in the sustainability report to be included. Such analyses classify the individual stakeholders and highlight the effects in relation to these groups.

Durchführung einer Stakeholderanalyse in 4 Schritten

Für eine umfassende Analyse empfehlen wir Ihnen, den folgenden vier Schritten zu folgen, die heutzutage als Standardabfolge für eine Stakeholderanalyse gelten. Natürlich sind dies nur Empfehlungen und Sie können in Ihrem Unternehmen auch alternative Methoden einführen, um diese Analyse durchzuführen. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie genauestens darüber informiert sind, wie interne Stakeholder zu Ihrem Projekt stehen oder jegliche externe Stakeholder vernachlässigt werden können.

4 steps for a detailed stakeholder analysis

Step 1: Identifying your stakeholders

Damit Sie überhaupt alle relevanten Stakeholder identifizieren können, ist es notwendig, dass Sie den Ablauf des Projektes und dessen wichtigste Meilensteine vor Beginn der Analyse kennen. Auf diese Weise können Sie die Berührungspunkte mit Ihren Stakeholdern ermitteln, wobei sich diese je nach Projektphase auch unterscheiden können.

Erfassen Sie sämtliche Personen, unabhängig davon, ob es sich um natürliche oder juristische Personen handelt, die Einfluss auf Ihre Projekte ausüben (könnten). Dokumentieren Sie die entsprechenden Kontaktdaten und idealerweise auch den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit diesen Personen. Geografische Standorte, die ebenfalls relevant werden könnten, können Sie ebenfalls festhalten.

Schritt 2: Informationen über Stakeholder

Zur Informationsgenerierung für die Stakeholderanalyse haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

1st interviews
2. workshops
3. Frei zugängliche Informationen

Wir empfehlen, mit den Interviews oder Workshops so früh wie möglich zu starten. Hierbei sollten Sie die Gespräche mit den Stakeholdern nicht als „Verhör“ wahrnehmen, denn Ihr Ziel ist es, Ihre Stakeholder mit ins Boot zu holen, sie wertzuschätzen und sie über Ihr Vorhaben aufzuklären. In diesen Gesprächen können beide Parteien Wünsche, Hoffnungen, aber auch Kritik und Unbehagen äußern.

Die Offenheit und Vertrauenswürdigkeit, die Sie in diesen Gesprächen mitbringen, beeinflussen maßgeblich das Gesamtergebnis. Die Art und Weise der Informationsbeschaffung liegt im Ermessen der Projektleitung. Sie können Stakeholder einzeln befragen, Großveranstaltungen abhalten oder Fokusgruppen organisieren. Beachten Sie aber, dass Sie Gruppen mit unterschiedlichen Interessen nicht zur gleichen Zeit einbeziehen. So vermeiden Sie potenzielle Konflikte und emotionale Diskussionen. Fassen Sie lieber Gruppen mit ähnlichen Interessen zusammen.

Sie sollten auf jeden Fall alle Gespräche, die Sie im Rahmen der Stakeholderanalyse führen – egal ob Interview, Workshop oder Großveranstaltung – dokumentieren, um alle relevanten Informationen festzuhalten.

Step 3: Evaluate stakeholders

Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben und alle relevanten Informationen für Ihr Projekt zusammengetragen sind, erfolgt im dritten Schritt die Bewertung. Am einfachsten und gängigsten erfolgt dies über eine Stakeholder-Matrix – also project environment analysis.

Anhand dieser Daten können Sie potenzielle Konfliktpunkte identifizieren und die möglichen Auswirkungen abschätzen. Welche spezifischen Einflussfaktoren in die Matrix aufgenommen werden, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Projekts ab.

Sollten Sie die Veröffentlichung Ihrer Stakeholderanalyse anstreben, ist es von großer Bedeutung, den Wortlaut der Analyse so zu formulieren, dass einzelne Personen oder Gruppen nicht öffentlich bloßgestellt werden. Hierbei ist es ratsam, eine möglichst neutrale Sprache zu verwenden.

Step 4: Visualise stakeholders graphically

Für eine ansprechende und verständliche Präsentation Ihrer Ergebnisse bietet es sich an, die Stakeholder sowie deren Interesse und Einfluss mithilfe einer Stakeholder-Map zu visualisieren.

The stakeholder map visualises the pros and cons of all project participants

Um den Einfluss jedes Stakeholders auf Ihr Projekt darzustellen, können Sie diese in verschiedene Kategorien einteilen:

  • Participative: Unterstützt das Projekt und hat großen Einfluss
  • Discursive: Unterstützt das Projekt, hat aber nur geringen Einfluss
  • Neutral: Weder Unterstützung noch Blockade des Projekts.
  • Restrictive: Unterstützt das Projekt nicht und hat großen Einfluss
  • Repressive: Unterstützt das Projekt nicht und hat geringen Einfluss

Participative stakeholders sollten Sie aktiv in Ihr Projekt mit einbeziehen, da sie einen hohen Einfluss haben und wesentlich zum Erfolg beitragen können. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei Diskussions- und Entscheidungsrunden und sollten aktiv mitwirken können.

Discursive stakeholders sollten Sie ebenfalls sehr ernst nehmen, auch wenn ihre Beteiligung aufgrund ihres geringen Einflusses in der Regel weniger intensiv ist. Dennoch können auch von dieser Seite entscheidende Ansichten oder Argumente in den Projektverlauf mit eingebracht werden.

Your dealings with restrictive stakeholders ist besonders wichtig. Diese Gruppe wird zwar nicht aktiv am Projekt teilnehmen, da sie wahrscheinlich den Fortschritt nicht fördern würde. Dennoch ist es wichtig, dass Sie diese Gruppe durch persönliche Gespräche oder andere Marketingmaßnahmen des Projektes ansprechen und versuchen, zu überzeugen. Natürlich ist es ebenso entscheidend, diese Gruppe über Projektfortschritte zu informieren, sodass jeder jederzeit auf dem gleichen Stand ist. Denn wie Sie wissen, können sich Meinungen und Ansichten zu einem Projekt auch während des Ablaufs ändern. Vielleicht können Sie mit einer transparenten Kommunikation und Darlegung des Projektfortschritts einige Stakeholder davon überzeugen, Ihr Projekt doch noch in gewisser Weise zu unterstützen.

Risiken abschätzen, Fehler vermeiden

Eine detaillierte Stakeholderanalyse ist für den Erfolg Ihrer Projekte unerlässlich. Dennoch bringt sie auch Risiken und Fehler mit sich, die sich negativ auf das Ergebnis auswirken könnten. Diese Risiken sollten Sie kennen:

  • Error of judgement: Es ist nicht ungewöhnlich, dass Meinungen oder Haltungen der Stakeholder falsch bewertet werden. In der Wissenschaft gibt es verschiedene Konzepte zur Erklärung von Beurteilungsfehlern, darunter der Halo-Effekt. Dieser basiert darauf, aus vergangener Kompetenz auf das zukünftige Verhalten einer Person zu schließen, was dazu führen kann, dass eine Person überschätzt wird.Persönliche Sympathien und Antipathien sind oft Ursache für solche Fehler. Da eine Stakeholderanalyse stets von Menschen durchgeführt wird, kann sie nie vollständig objektiv sein. Es ist jedoch wichtig, sich der eigenen Vorlieben und Abneigungen bewusst zu sein und diese nicht unmittelbar auf das Projekt zu übertragen. Eine effektive Maßnahme zur Risikoreduktion besteht darin, die Stakeholderanalyse nicht von einer Einzelperson, sondern stets von einem Team durchführen zu lassen.
  • Information leaks: In einer Stakeholderanalyse werden sensible Daten gesammelt, da es um persönliche Einstellungen und Meinungen geht. Daher müssen Dokumente im Kontext der Stakeholderanalyse stets vertraulich behandelt werden. Ein unbefugtes Weitergeben dieser Dokumente kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.
  • Incorrect prioritisation: Ein weiterer Fehler besteht in der falschen Priorisierung der Stakeholder. Dies kann beispielsweise durch falsche Einschätzungen von Hierarchien oder einer Über- bzw. Unterschätzung des Einflusses erfolgen. Es besteht das Risiko, den Leiter einer Abteilung fälschlicherweise als Hauptstakeholder zu betrachten, obwohl in Wirklichkeit sein Team den größten Einfluss auf das Projekt hat.
  • Errors in communication: Es kann auch zu Kommunikationsfehlern kommen, wodurch es nicht gelingt, die Stakeholder angemessen anzusprechen. Wenn sich einflussreiche Stakeholder übergangen oder unzureichend informiert fühlen, kann dies im schlimmsten Fall zu Ablehnung oder unzureichender Zustimmung zum Projekt führen.
  • Wanting to please everyone: Es ist wichtig, die Meinungen der Stakeholder zu akzeptieren und darauf einzugehen. Dennoch wäre es fehlgeleitet, versuchen zu wollen, es allen Stakeholdern recht zu machen. Dies ist nicht nur unmöglich, sondern könnte auch das Erreichen der Projektziele gefährden.

Die Erkenntnisse aus einer Stakeholderanalyse sollten auf jeden Fall in die Risikoanalyse Ihrer Projektplanung einfließen. Dies gilt insbesondere für Stakeholder mit erheblichem Einfluss und/oder negativer Einstellung zum Projekt. Die Stakeholderanalyse dient als Grundlage für weitere Maßnahmen, um diese „Projektskeptiker“ vielleicht doch noch positiv für Ihr Projekt zu beeinflussen.

Technische Unterstützung bei der Stakeholderanalyse

Die heutige globale Geschäftswelt mit komplexen Projekten und zahlreichen Stakeholdern machen den Einsatz geeigneter technischer Hilfsmittel erforderlich. Aus diesem Grund ist es naheliegend, dass viele Unternehmen Software oder Tools nutzen, um die Analyse zu erleichtern. ZEP bietet Ihnen Unterstützung bei der Übersicht über verschiedene personen- und projektbezogene Informationen.

The Time recording with ZEP ermöglicht es beispielsweise Ihren Mitarbeitern (und Ihnen), sämtliche aufgewendeten Stunden im Blick zu behalten. Project time recording erlaubt die Dokumentation erbrachter Leistungen für jedes Ihrer laufenden Projekte. Am Ende eines Projektes oder auch während des laufenden Projektes generieren Sie für ein selbstgewähltes Zeitfenster einen detaillierten Bericht mit allen relevanten Daten. Und auch das Fehlzeitenmanagement können Sie und Ihre Mitarbeiter mit ZEP vornehmen. Über den Kalender können Urlaubs- und andere Fehlzeiten direkt beantragt und von der zuständigen Person genehmigt (oder abgelehnt) werden. So haben Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter stets im Blick und schaffen eine transparente Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

Die Stakeholderanalyse sollte keine lästige bürokratische Disziplin für Sie sein. Betrachten Sie sie eher als wichtigen Baustein, um Ihre Projekte zum gewünschten Erfolg zu bringen.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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