Im Projektmanagement bleibt eine grundlegende Regel stets präsent: Der erfolgreiche Verlauf von Projekten setzt nicht nur technisches Wissen, sondern auch ein tiefgehendes Verständnis für die involvierten Personen voraus. Die Stakeholderanalyse steht dabei im Fokus als ein wirksames Instrument, das nicht nur den Projekterfolg beschleunigt, sondern auch potenzielle Konflikte effizient entschärft.
Das Ziel dieser Analyse ist die präzise Identifikation verschiedener Stakeholder-Gruppen, das Verständnis ihrer individuellen Interessen und die Entwicklung innovativer Wege zur optimalen Einbindung dieser Interessen in das Projekt. Die Stakeholderanalyse erweist sich somit als Schlüssel zur zielgerichteten Gestaltung eines erfolgreichen Projektablaufs und zur souveränen Bewältigung möglicher Herausforderungen.
In diesem Blogartikel beleuchten wir detailliert, wie die Stakeholderanalyse funktioniert und welche entscheidende Rolle sie für Sie als Projektmanager spielt. Entdecken Sie, wie dieses Instrument dazu beiträgt, Ihre Projekte auf eine neue Erfolgsebene zu heben.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Durchführung einer Stakeholderanalyse
Risk assessment for a stakeholder analysis
Technische Unterstützung mit ZEP
Duration of a stakeholder analysis
The DIN 69901-5:2009 defines the stakeholder analysis as follows:
In einfacheren Worten ausgedrückt, bezeichnet eine Stakeholderanalyse die systematische Einordnung der Interessenträger und den Versuch, deren Einfluss auf spezifische Entscheidungen vorauszusehen. Der Ausgangspunkt für diesen Prozess liegt, wie der Name bereits vermuten lässt, bei den Stakeholdern.
Die Durchführung einer Stakeholderanalyse ermöglicht es Ihnen, sämtliche Akteure Ihrer Projekte zu identifizieren und deren Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu erfassen. Durch die transparente Darstellung und potenzielle Beeinflussung bestehender Meinungen können Sie Unterstützer gewinnen oder Widerstände einfacher erkennen.
Für die langfristige Beständigkeit Ihres Unternehmens sind Stakeholderanalysen von entscheidender Bedeutung. Die Vernachlässigung dieser Akteure kann u.U. zu Projektausfällen führen, was wiederum Ihren Geschäftserfolg gefährdet. Eine effektive Nutzung der Ergebnisse einer Stakeholderanalyse kann dagegen das Image Ihrer Projekte nachhaltig verbessern. Schon allein die Auseinandersetzung mit den Stakeholdern im Rahmen einer Analyse trägt dazu bei, dass sich diese wahrgenommen und ernstgenommen fühlen.
In zahlreichen Projekten beschränkt sich die Durchführung der Stakeholderanalyse oft nur auf den Beginn des Projekts – während der Phase der Project planning. Eine effizientere Vorgehensweise besteht darin, die Stakeholderanalyse kontinuierliche im Verlauf des gesamten Projektes zu überprüfen und ggf. anzupassen. Wichtig: Stellen Sie stets die Aktualität sicher! Meinungen und Einstellungen Ihrer Stakeholder können sich im Projektverlauf durchaus ändern. Außerdem können Sie mit einer kontinuierlichen Betrachtung eventuell fehlerhafte Einschätzungen zu Projektbeginn leichter anpassen.
Stakeholderanalysen eigenen sich für diverse Projekttypen. Insbesondere erweisen sie sich als äußerst sinnvoll bei umfangreichen Bauprojekten oder großen Infrastrukturvorhaben, da diese Projekte weitreichende und nachhaltige Auswirkungen auf die Natur, die Umwelt und auch Anwohner haben.
Unterlassen Sie die Durchführung einer Stakeholderanalyse und die darauf basierende Planung von Kommunikationsmaßnahmen, kann dies den Fortschritt Ihres Projektes negativ beeinflussen. Im schlimmsten Fall droht das Scheitern des gesamten Projektes.
In großen Unternehmen ist es zur internen Verpflichtung geworden, eine Stakeholderanalyse in den Nachhaltigkeitsbericht mit aufzunehmen. Solche Analysen klassifizieren die einzelnen Stakeholder und beleuchten die Auswirkungen in Bezug auf diese Gruppen.
Für eine umfassende Analyse empfehlen wir Ihnen, den folgenden vier Schritten zu folgen, die heutzutage als Standardabfolge für eine Stakeholderanalyse gelten. Natürlich sind dies nur Empfehlungen und Sie können in Ihrem Unternehmen auch alternative Methoden einführen, um diese Analyse durchzuführen. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie genauestens darüber informiert sind, wie interne Stakeholder zu Ihrem Projekt stehen oder jegliche externe Stakeholder vernachlässigt werden können.
Damit Sie überhaupt alle relevanten Stakeholder identifizieren können, ist es notwendig, dass Sie den Ablauf des Projektes und dessen wichtigste Meilensteine vor Beginn der Analyse kennen. Auf diese Weise können Sie die Berührungspunkte mit Ihren Stakeholdern ermitteln, wobei sich diese je nach Projektphase auch unterscheiden können.
Erfassen Sie sämtliche Personen, unabhängig davon, ob es sich um natürliche oder juristische Personen handelt, die Einfluss auf Ihre Projekte ausüben (könnten). Dokumentieren Sie die entsprechenden Kontaktdaten und idealerweise auch den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit diesen Personen. Geografische Standorte, die ebenfalls relevant werden könnten, können Sie ebenfalls festhalten.
Zur Informationsgenerierung für die Stakeholderanalyse haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
Wir empfehlen, mit den Interviews oder Workshops so früh wie möglich zu starten. Hierbei sollten Sie die Gespräche mit den Stakeholdern nicht als „Verhör“ wahrnehmen, denn Ihr Ziel ist es, Ihre Stakeholder mit ins Boot zu holen, sie wertzuschätzen und sie über Ihr Vorhaben aufzuklären. In diesen Gesprächen können beide Parteien Wünsche, Hoffnungen, aber auch Kritik und Unbehagen äußern.
Die Offenheit und Vertrauenswürdigkeit, die Sie in diesen Gesprächen mitbringen, beeinflussen maßgeblich das Gesamtergebnis. Die Art und Weise der Informationsbeschaffung liegt im Ermessen der Projektleitung. Sie können Stakeholder einzeln befragen, Großveranstaltungen abhalten oder Fokusgruppen organisieren. Beachten Sie aber, dass Sie Gruppen mit unterschiedlichen Interessen nicht zur gleichen Zeit einbeziehen. So vermeiden Sie potenzielle Konflikte und emotionale Diskussionen. Fassen Sie lieber Gruppen mit ähnlichen Interessen zusammen.
Sie sollten auf jeden Fall alle Gespräche, die Sie im Rahmen der Stakeholderanalyse führen – egal ob Interview, Workshop oder Großveranstaltung – dokumentieren, um alle relevanten Informationen festzuhalten.
Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben und alle relevanten Informationen für Ihr Projekt zusammengetragen sind, erfolgt im dritten Schritt die Bewertung. Am einfachsten und gängigsten erfolgt dies über eine Stakeholder-Matrix – auch Project environment analysis.
Anhand dieser Daten können Sie potenzielle Konfliktpunkte identifizieren und die möglichen Auswirkungen abschätzen. Welche spezifischen Einflussfaktoren in die Matrix aufgenommen werden, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Projekts ab.
Sollten Sie die Veröffentlichung Ihrer Stakeholderanalyse anstreben, ist es von großer Bedeutung, den Wortlaut der Analyse so zu formulieren, dass einzelne Personen oder Gruppen nicht öffentlich bloßgestellt werden. Hierbei ist es ratsam, eine möglichst neutrale Sprache zu verwenden.
Für eine ansprechende und verständliche Präsentation Ihrer Ergebnisse bietet es sich an, die Stakeholder sowie deren Interesse und Einfluss mithilfe einer Stakeholder-Map zu visualisieren.
Um den Einfluss jedes Stakeholders auf Ihr Projekt darzustellen, können Sie diese in verschiedene Kategorien einteilen:
Participative stakeholders should be actively involved in your project, as they have a high level of influence and contribute significantly to Project success beitragen können. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei Diskussions- und Entscheidungsrunden und sollten aktiv mitwirken können.
Discursive stakeholders sollten Sie ebenfalls sehr ernst nehmen, auch wenn ihre Beteiligung aufgrund ihres geringen Einflusses in der Regel weniger intensiv ist. Dennoch können auch von dieser Seite entscheidende Ansichten oder Argumente in den Projektverlauf mit eingebracht werden.
Your dealings with restrictive stakeholders ist besonders wichtig. Diese Gruppe wird zwar nicht aktiv am Projekt teilnehmen, da sie wahrscheinlich den Fortschritt nicht fördern würde. Dennoch ist es wichtig, dass Sie diese Gruppe durch persönliche Gespräche oder andere Marketingmaßnahmen des Projektes ansprechen und versuchen, zu überzeugen. Natürlich ist es ebenso entscheidend, diese Gruppe über Projektfortschritte zu informieren, sodass jeder jederzeit auf dem gleichen Stand ist. Denn wie Sie wissen, können sich Meinungen und Ansichten zu einem Projekt auch während des Ablaufs ändern. Vielleicht können Sie mit einer transparenten Kommunikation und Darlegung des Projektfortschritts einige Stakeholder davon überzeugen, Ihr Projekt doch noch in gewisser Weise zu unterstützen.
Eine detaillierte Stakeholderanalyse ist für den Erfolg Ihrer Projekte unerlässlich. Dennoch bringt sie auch Risiken und Fehler mit sich, die sich negativ auf das Ergebnis auswirken könnten. Diese Risiken sollten Sie kennen:
Die Erkenntnisse aus einer Stakeholderanalyse sollten auf jeden Fall in die Risikoanalyse Ihrer Projektplanung einfließen. Dies gilt insbesondere für Stakeholder mit erheblichem Einfluss und/oder negativer Einstellung zum Projekt. Die Stakeholderanalyse dient als Grundlage für weitere Maßnahmen, um diese „Projektskeptiker“ vielleicht doch noch positiv für Ihr Projekt zu beeinflussen.
Die heutige globale Geschäftswelt mit komplexen Projekten und zahlreichen Stakeholdern machen den Einsatz geeigneter technischer Hilfsmittel erforderlich. Aus diesem Grund ist es naheliegend, dass viele Unternehmen Software oder Tools nutzen, um die Analyse zu erleichtern. ZEP bietet Ihnen Unterstützung bei der Übersicht über verschiedene personen- und projektbezogene Informationen.
The Time recording mit ZEP ermöglicht es beispielsweise Ihren Mitarbeitern (und Ihnen), sämtliche aufgewendeten Stunden im Blick zu behalten. Die Project time tracking erlaubt die Dokumentation erbrachter Leistungen für jedes Ihrer laufenden Projekte. Am Ende eines Projektes oder auch während des laufenden Projektes generieren Sie für ein selbstgewähltes Zeitfenster einen detaillierten Bericht mit allen relevanten Daten. Und auch das Absenteeism management können Sie und Ihre Mitarbeiter mit ZEP vornehmen. Über den Kalender können Urlaubs- und andere Fehlzeiten direkt beantragt und von der zuständigen Person genehmigt (oder abgelehnt) werden. So haben Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter stets im Blick und schaffen eine transparente Kommunikation in Ihrem Unternehmen.
Die Stakeholderanalyse sollte keine lästige bürokratische Disziplin für Sie sein. Betrachten Sie sie eher als wichtigen Baustein, um Ihre Projekte zum gewünschten Erfolg zu bringen.
Die Stakeholderanalyse ist nicht nur ein unverzichtbares Instrument im Projektmanagement, sondern auch ein Schlüssel zum Erfolg. Durch die präzise Identifikation und Bewertung der Interessengruppen können potenzielle Konflikte frühzeitig erkannt und effektiv gelöst werden. Dies fördert nicht nur den reibungslosen Projektablauf, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Unterstützung der Beteiligten. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Analyse sichert die Aktualität und Relevanz der Ergebnisse während des gesamten Projektverlaufs. Kurz gesagt: Eine fundierte Stakeholderanalyse ist der Schlüssel, um Projekte zielgerichtet zum Erfolg zu führen und nachhaltig positive Ergebnisse zu erzielen.
Stakeholder sind Interessenträger, die in unterschiedlicher Weise Einfluss auf Ihr Projekt ausüben. Hierbei handelt es sich um natürliche oder juristische Personen sowie Personengruppen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen internen und externen Stakeholdern. Interne Stakeholder umfassen Personen innerhalb Ihres Unternehmens, wie beispielsweise Projektmitarbeiter, Personalabteilung und Projektleitung. Externe Stakeholder sind dagegen Menschen oder Anspruchsgruppen, die nicht Teil Ihres Unternehmens sind, aber direkt oder indirekt vom Projekt betroffen, wie z.B. Kunden, Lieferanten oder Gewerkschaften.
Die Stakeholderanalyse wird typischerweise vom Projektmanager oder einem dafür verantwortlichen Team durchgeführt. Es ist wichtig, dass die Personen, die die Analyse durchführen, über ausreichende Kenntnisse des Projekts und der betroffenen Interessengruppen verfügen, um eine fundierte Bewertung sicherzustellen.
Die Dauer einer Stakeholderanalyse kann je nach Projektgröße und Komplexität variieren. In der Regel wird die Analyse zu Beginn des Projekts durchgeführt und kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen, abhängig von der Anzahl der Stakeholder und der Methoden, die zur Identifikation und Bewertung verwendet werden. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung während des Projektverlaufs ist ebenfalls empfehlenswert, um aktuelle Informationen zu gewährleisten.
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