Digitalisierung

Zeiterfassung meets Recruiting – Unsere Personio-Schnittstelle

Die Kooperation zwischen provantis und Personio ermöglicht es Unternehmen, Personalmanagement und Projektzeiterfassung effizient zu verbinden und dadurch Zeit und Geld zu sparen.

ZEP Blog

Drei Jahre sind ins Land gegangen: Drei Jahre, in denen unsere Kooperation mit Personio, dem Anbieter für All-in-One HR-Lösungen, bereits sehr erfolgreich ist. Zeit für einen kleinen Rückblick auf diese wertvolle Zusammenarbeit.

Gegensätze ziehen sich bekanntlich an

Einerseits haben wir ein junges Start-Up mit Sitz in München, das das Ziel hat, das Personalmanagement in Unternehmen zu digitalisieren. Mit der ganzheitlichen HR-Software strebt das Team der europäischen Marktführerschaft für kleine und mittelständische Unternehmen entgegen. Die Rede ist von: Personio!

Zeitgleich gibt es uns, die provantis IT Solutions GmbH – den „alten Hasen“ in Ditzingen bei Stuttgart, der seit über 20 Jahren effiziente, modulare & smarte Zeiterfassungslösungen für den Mittelstand anbietet – von der reinen Arbeitszeiterfassung bis hin zur kompletten Digitalisierung des Projektgeschäfts.

Die Mischung macht’s – Erfolgsrezept der Zusammenarbeit

Was die Beziehung von provantis und Personio ausmacht? Sicher nicht nur die identischen Anfangsbuchstaben. Nach ersten Kundenanfragen zu einer Personio-Anbindung in ZEP wurde ab 2018 eingehend an einer Schnittstelle gearbeitet, vom ZEP-Team konzipiert und initial umgesetzt. Immer mit dem Ziel: offene partnerschaftliche Kommunikation, um die Schnittstelle immer besser und die beiden Tools effektiver nutzbar für Sie als Kunden zu machen.

Für die Effizienz der Personalabteilung ist es beispielsweise entscheidend, alle Mitarbeiterdaten an einem Ort zu haben – dazu gehört auch die Erfassung der Arbeitszeiten. Mit ZEP können Sie sowohl die reguläre Arbeitszeit als auch die für Projekte aufgewendete Zeit einfach erfassen – und bleiben dabei dank der ausgefeilten Funktionen, wie einer zuverlässigen Pausenregelung, auf der sicheren Seite.

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt bequem über unsere mobilen Apps oder das ZEP-Terminal. Ihre Daten werden zwischen diesen verschiedenen Medien – auch dank der Integration mit Personio – automatisch synchronisiert.

Schnittmenge gefunden – Schnittstelle nutzen

Und jetzt gehen wir ins Detail. Nach Ausloten der gemeinsamen Schnittmenge und Entwicklung der Schnittstelle, bieten wir bereits zahlreichen Kunden und vielleicht bald auch Ihnen gemeinsam mit Personio folgende Funktionsweisen an:

Benutzerbereitstellung

Wenn Sie Personio und ZEP integrieren, können neue Mitarbeiter automatisch zu ZEP hinzugefügt werden, wenn sie in Personio eingestellt werden. Wählen Sie einfach aus, ob Sie alle neuen Mitarbeiter oder nur ausgewählte Gruppen hinzufügen möchten – für ein schnelles und effizientes Onboarding, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Diese Gruppen können beispielsweise Ihre Mitarbeiter im Homeoffice sein, für die die Zeiterfassung in Personio ausreichend ist. Auf der anderen Seite haben Ihre Mitarbeiter vor Ort die Möglichkeit, sich am ZEP-Terminal einzustempeln.

Lebenszyklus der Mitarbeiter

Mitarbeiter in Personio können automatisch mit den entsprechenden ZEP-Benutzern abgeglichen werden. Wann immer sich Mitarbeiterdaten in Personio ändern, können diese auch direkt in ZEP aktualisiert werden – basierend auf Ihrer vordefinierten Kennzeichnung. So ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiterinformationen immer aktuell sind.

Deaktivierung von Benutzern

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird der entsprechende ZEP-User automatisch auf Basis des Austrittsdatums in Personio deaktiviert.

Zeitmanagement

Abwesenheits- und Anwesenheitszeiten inklusive ausgeklügelter Pausenregelungen werden automatisch zwischen ZEP und Personio abgeglichen – egal, ob sie über die Apps oder die RFID-Terminals von ZEP erfasst werden. Sie entscheiden, welcher Mitarbeiter seine Zeiten wo erfasst.

Zwei Fliegen mit einer Klappe

Die größten Profiteure dieser Partnerschaft sind Sie als Kunden. Mittelständischen Unternehmen kann mit der Personio-Schnittstelle eine Lösung angeboten werden, mit der sie ihr Personalmanagement und die Projektzeiterfassung in zwei synchron laufenden Programmen erfassen können. Das spart Zeit und letztlich auch Geld.

Oliver Lieven, Gründer & technischer Leiter bei provantis, erklärt: “Wir freuen uns über den wachsenden Erfolg der Kollegen von Personio, denn er wirkt sich natürlich auch positiv auf unsere Zusammenarbeit aus. Gerade für die Kombination aus dem ZEP Terminal, der ZEP Clock App und der Personio-Schnittstelle stellen wir ein immer größeres Interesse fest.” Die Lösungen können über jeden Webbrowser und sowohl am Arbeitsplatz als auch unterwegs genutzt werden.

Mit mehr als 22 Jahren Erfahrung bietet ZEP eine breite Palette von Funktionen und kann auch modular an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie möchten in ZEP erfasste Zeitbuchungen ebenfalls regelmäßig an Personio übertragen? Fragen zur Schnittstelle beantwortet Ihnen unser Support-Team sehr gerne.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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