Software für Unternehmensberatung & Consultingfirmen

Utilization, Bench und Marge in einem System. Nicht in Excel.

Beratungen steuern ihr Geschäft über Auslastung, Staffing und Projektmarge – aber diese Größen leben in den meisten Häusern in getrennten Tools und Excel-Tabellen. ZEP bringt Projektzeiten, Reisen und Staffing in eine Logik. Vom ersten Beratertag bis zur Rechnung.

Utilization, Bench und Marge auf einer Datenbasis. Kein Tool-Wechsel.
Auslastung früh erkennen. Abweichungen sehen, bevor sie eskalieren.
Vom Mandat bis zur Rechnung. Ohne Insellösungen.
4.5 Sterne
4,7 von 5 Sternen auf ProvenExpert
Zwei lächelnde Frauen betrachten gemeinsam einen Laptop in einem modernen Büro mit Projektmanagement-Diagrammen im Vordergrund.

More than 3,000 companies rely on ZEP

Features

Beratungsalltag von A bis Z digital steuern

Wer Projektzeiten, Staffing und Controlling in getrennten Tools führt, verliert täglich Steuerungsinformation. ZEP schließt die Lücke.

Projektzeiterfassung

Beratertage flexibel per App, Browser oder Terminal direkt auf Mandate und Kunden erfassen

Saubere Auslastungsdaten beginnen bei der Erfassung. ZEP bucht Projektzeiten direkt auf Mandate, Kunden und Kostenstellen. Per Mobile App, Browser oder Hardware-Terminal, standortunabhängig – ob im Büro, beim Kunden oder unterwegs. Jede gebuchte Stunde fließt unmittelbar ins Projektcontrolling.

Angebote, Ressourcen & Abrechnung

Vom ersten Beratertag bis zur Rechnung. Ohne Medienbruch.

Beratungen verlieren Zeit, weil Angebote, Ressourcenplanung und Abrechnung in getrennten Systemen laufen. ZEP verbindet alles auf einer Datenbasis. Projektstunden fließen direkt in die Faktura, Ressourcen werden zum Budget geplant, Angebote entstehen ohne manuellen Datenabgleich.

Projektcontrolling & Utilization

Auslastung, Bench und Soll-Ist direkt im Projekt

Utilization und Bench leben in den meisten Beratungen in Excel – und zeigen Abweichungen erst rückblickend. ZEP stellt Soll und Ist direkt im Mandatskontext gegenüber. Auslastung, Staffing und Budgets auf einer Datenbasis. Abweichungen sichtbar, bevor sie eskalieren.

Integrationen & Modularität

ZEP als Kern Ihrer technischen Infrastruktur

Beratungen arbeiten mit SAP, Salesforce, HubSpot, DATEV oder Personio. ZEP integriert sich in bestehende CRM-, ERP- und HR-Systeme für synchrone Datenpflege ohne doppelte Erfassung. Freelancer und externe Ressourcen werden direkt in ZEP verwaltet. Modularer Einstieg, schrittweise erweiterbar.

Jetzt Starten

Digitaler Vorsprung für moderne Beratungsteams

DSGVO-konform
Hosting in DE
ISO 27001
AI-native
More Features

Entfesseln Sie Ihr volles Potenzial.

Mehr Effizienz und Transparenz durch smarte ZEP-Features – alles digital, alles einfach.

Klare Projektübersicht

Fehlerfreie Erfassung Ihrer Projektzeiten – 
für klare Abrechnungen ohne Mehrarbeit.

Weniger Bürokratie

Erfassung direkt vor Ort spart Ihnen wertvolle Zeit und reduziert administrative Aufgaben.

Automatisierte Steuerung

Echtzeitdaten und automatisierte Workflows für besseres Controlling und höhere Rentabilität.

Person tippt auf einem Laptop mit Finanz- oder Budgetplanungs-Software neben einem Smartphone und Notizbuch auf einem Tisch.

Honorar sichern

Nicht erfasste Beraterstunden sind verschenktes Geld. Systematische Dokumentation verhindert, dass Leistung unbezahlt bleibt.

Mandate gewinnen

Transparente Leistungsnachweise verwandeln einmalige Projekte in langfristige Kunden-beziehungen. So wird Vertrauen messbar.

Wachstum planen

Bauchgefühl bei Auslastung begrenzt Expansion. Präzise Kapazitätsdaten machen Wachstum kalkulierbar statt riskant.

Mehrere schräg angeordnete Dokumentseiten mit deutscher Überschrift zu Arbeitsfakturierungs- und Datenmanagement-Themen auf grünem Hintergrund.

Budgetkontrolle im Projektgeschäft

Erkennen Sie schnell Potenziale zur Effizienzsteigerung im Projektalltag.

PDF kostenlos herunterladen
Unsere Kunden

Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP

So erleben unsere Kunden ZEP: Mehr Zeit, mehr Klarheit, mehr Erfolg.

“Ideal employee management support thanks to a 360 degree view of employee availability, daily reports and automated vacation and absence management.”

Thorsten
CIO

“Comprehensive solution for recording project and working times. In particular, compliance with legal regulations (minimum rest time, break times, maximum working hours, etc.) can be tracked very well. “

Julia
HR Manager

“We have been using ZEP for over 10 years to record working hours (billable, non-billable). This is a great basis for invoicing our customers.”

Johannes
Head of Success

“ZEP impresses with its intuitive time and project management and offers excellent customer support!”

Philipp
IT Consultant

“Quick project bookings and evaluations. Yet a high degree of flexibility. Good modular design. You can easily adapt the system to your own needs.”

Benjamin
Senior Business Consultant

“We use ZEP for precise time recording, vacation management and absenteeism. With ZEP, our employees can also record their working hours while working from home, which enabled us to replace several previously used tools.”

Stefan
District Manager

“Ideal employee management support thanks to a 360 degree view of employee availability, daily reports and automated vacation and absence management.”

Thorsten
CIO

“Comprehensive solution for recording project and working times. In particular, compliance with legal regulations (minimum rest time, break times, maximum working hours, etc.) can be tracked very well. “

Julia
HR Manager

“We have been using ZEP for over 10 years to record working hours (billable, non-billable). This is a great basis for invoicing our customers.”

Johannes
Head of Success

“ZEP impresses with its intuitive time and project management and offers excellent customer support!”

Philipp
IT Consultant

“Quick project bookings and evaluations. Yet a high degree of flexibility. Good modular design. You can easily adapt the system to your own needs.”

Benjamin
Senior Business Consultant

“We use ZEP for precise time recording, vacation management and absenteeism. With ZEP, our employees can also record their working hours while working from home, which enabled us to replace several previously used tools.”

Stefan
District Manager

Unsere empfohlene Produktkonfiguration

Beliebig erweiterbar.

ERP-System

ZEP Professional

From
18€
per user
Time tracking
Employee administration
Customer management
Project planning
Project management
Sales & cost calculation
Travel expense report
Project controlling
Unlimited reports
Automated workflows
GDPR-compliant
Mobile app & browser
Numerous integrations
Modularly expandable
Invoicing

Automated and Personalized Invoicing

Generate expenses directly from projects, automatically send the personalized invoice to the customer and 100% e-invoicing compliant.

Proposals

Create and send standardized offers centrally

Create and send offers quickly and in a standardized way with uniform templates, approval rules and direct email delivery.

Document Management

Securely store and organize important documents

Find all important documents securely in one place with structured folders, keywords and versioning.

Locations & Departments

Record working hours at departments and locations

Record working hours centrally and assign them directly to departments, branches and locations.

Resource Planning

Planning and monitoring employee resources

Dynamically adapt your resources to project requirements and avoid overloads through detailed reporting.

Absences & Overtime

Centrally manage overtime, absences & vacations

Manage, Approve, and Monitor Overtime, Absenteeism, and Vacation Requests all in one place.

Interfaces

Integrate ZEP into your setup

We ensure that ZEP is in harmony with the rest of your IT infrastructure.

ZEP-Logo mit anderen Logos

ZEP interface

Standardised data exchange using SOAP and REST

Personio Logo

Personio

Transfer of ZEP time bookings and Personio master data

Excel export

Standardised exports in XLS and CSV formats

View all interfaces
View all interfaces

Häufige Fragen zur ZEP für die Unternehmensberatung

Häufig gestellte Fragen und Antworten zu ZEP als Software für Consultingfirmen und Unternehmensberatungen.

Wie schnell kann ich mit ZEP starten?

ZEP ist ohne lange Implementierung einsatzbereit. Nach der Registrierung können Berater direkt Projektzeiten auf Mandate buchen. Der Funktionsumfang lässt sich schrittweise erweitern – vom reinen Zeiterfassungs-Einstieg bis zum vollständigen Projektcontrolling mit Staffing und Abrechnung. Die kostenlose Testversion läuft 14 Tage unverbindlich, ohne Kreditkarte oder Kündigung.

Kann ZEP Utilization und Bench für Beratungen abbilden?

Ja. ZEP erfasst Projektzeiten direkt auf Mandate und Kunden und berechnet daraus Auslastung und Bench in Echtzeit. Projektleiter und Operations-Verantwortliche sehen jederzeit, wer auf welchem Mandat arbeitet, wo Kapazitäten frei sind und wie sich die Auslastung entwickelt. Kein manueller Abgleich in Excel.

Wie bildet ZEP unterschiedliche Abrechnungsmodelle in Beratungen ab?

ZEP unterstützt Time & Material, Festpreis und Retainer-Modelle. Zeiteinträge werden direkt den entsprechenden Abrechnungstypen zugeordnet. Leistungen lassen sich direkt aus dem Projekt fakturieren – vom ersten Beratertag bis zur versendeten Rechnung, ohne Medienbruch und ohne manuelle Nacharbeit.

Ersetzt ZEP unser bestehendes ERP vollständig?

Nicht zwingend. ZEP kann ein bestehendes ERP ergänzen, wenn dessen Projekt- und Zeitmodule in Tiefe oder Usability nicht ausreichen. Für Beratungen, die ein zu schwerfälliges ERP durch eine projektfokussierte Plattform ersetzen wollen, ist ZEP auch als vollständiger Ersatz geeignet. Die Einführung ist modular und kein Big-Bang-Projekt.

Ist ZEP DACH-compliant und datenschutzkonform?

Ja. ZEP wird in Deutschland gehostet, erfüllt die Anforderungen der DSGVO und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Rollen- und Rechtelogik sowie etablierte Praxis bei über 3.000 Kunden im DACH-Raum machen ZEP auch für Beratungen mit Betriebsrat oder strengen Datenschutzvorgaben geeignet.