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Projektzeiterfassung optimieren – Bußgelder vermeiden

Die präzise Erfassung der Projektzeit ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und schützt vor rechtlichen Konsequenzen. Erfahren Sie, warum Projektzeiterfassung für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist und wie Sie Bußgelder vermeiden können.
Projektzeiterfassung optimieren – Bußgelder vermeiden

In der heutigen Geschäftswelt, in der Zeit eine immer wertvollere Ressource darstellt, ist es für Unternehmen besonders entscheidend, ihre Projekte effektiv zu verwalten und die Arbeitszeit genau zu erfassen. Eine effiziente Projektzeiterfassung kann nicht nur dazu beitragen, Bußgelder zu vermeiden, sondern auch die Produktivität Ihres Teams steigern und Ihren betrieblichen Erfolg fördern. Denn: Je weniger Aufwand für die Zeiterfassung desto mehr Zeit bleibt für Ihre Kundenprojekte. In diesem Beitrag wollen wir uns intensiv mit dem Thema Projektzeiterfassung auseinandersetzen und herausfinden, wie Sie Ihre Zeit effektiver nutzen können – ohne dabei gerichtliche Vorgaben und arbeitszeitrelevante Themen zu vernachlässigen.

4 Gründe, warum Projektzeiterfassung wichtig ist

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen verwendet ein manuelles Zeiterfassungssystem, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeits- und Projektzeiten auf Papier oder in einer Excel-Tabelle notieren müssen. In diesem System gibt es jedoch keine klaren Richtlinien oder Vorgaben, wie die Zeiten erfasst werden sollen. Jeder Mitarbeiter kann seine Zeiten nach eigenem Ermessen notieren, ohne genaue Angaben zu Projekt oder Aufgabe. Bei Ihnen bricht gedanklich nun das Chaos aus? Zurecht! Denn: Projektzeiterfassung ist wichtig! Aber wie kann Ihnen die genaue Projektzeiterfassung jetzt dabei helfen, die Rentabilität Ihrer Projekte zu steigern? Hier sind 4 gute Gründe:

Überwachung des Projektfortschritts

Durch die Erfassung der Projektzeit können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte genau nachverfolgen. Sie erhalten einen detaillierten Überblick darüber, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Meilensteine aufwenden. Dadurch können Sie den Projektstatus besser einschätzen, Engpässe identifizieren und bei Bedarf rechtzeitig entsprechende Korrekturmaßnahmen ergreifen, wie eine Umverteilung oder Nachverhandlung des Budgets.

Einsatz von Ressourcen

Eine exakte Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ressourcen besser zu verwalten. Sie können erkennen, wie viel Zeit einzelne Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigen und ihre Arbeitsauslastung entsprechend anpassen. Dadurch wird gewährleistet, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind und Engpässe vermieden werden.

Kontrolle des Projektbudgets

Eine präzise Projektzeiterfassung ist ein wesentliches Instrument zur Kontrolle des Budgets Ihrer Projekte. Indem Sie die tatsächlich aufgewendete Zeit für einzelne Aufgaben verfolgen, können Sie die Kosten besser im Blick behalten und sicherstellen, dass das Projekt im geplanten finanziellen Rahmen bleibt. Denn: Die Marge ist bei den meisten Projekten schließlich das, worauf es ankommt. Dies ist nicht nur für aktuelle, sondern auch für zukünftige Projekte von entscheidender Bedeutung.

Sicherung der Rentabilität

Die genaue Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Rentabilität Ihrer Projekte zu bewerten. Sie können analysieren, wie viel Zeit und Ressourcen für ein Projekt aufgewendet wurden und ob das Ergebnis den erwarteten Gewinn bringt. Diese Informationen helfen Ihnen auch bei zukünftigen Kalkulationen und Investitionsentscheidungen.

Bußgelder & Konsequenzen bei fehlender Projektzeiterfassung

Die genaue Erfassung der Projektzeit ist nicht nur eine gute Geschäftspraxis, sondern auch eine gerichtliche und teilweise tarifvertraglich vereinbarte Anforderung in Deutschland. Unternehmen, die gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen, setzen sich dem Risiko von Bußgeldern und anderen Konsequenzen aus. Hier sind einige Beispiele, in denen eine korrekte Projektzeiterfassung besonders wichtig ist:

Öffentliche Aufträge

Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen werden oft strenge Anforderungen an die Projektzeiterfassung gestellt. Die auftraggebenden Behörden benötigen detaillierte Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen erfüllt und öffentliche Gelder korrekt verwendet werden. Das Versäumnis, diese Anforderungen zu erfüllen, kann zu Vertragsstrafen oder sogar zum Ausschluss von zukünftigen Aufträgen führen.

Kundenabrechnung

Wenn Sie Kunden stundenweise abrechnen, ist es unerlässlich, die Projektzeit genau zu erfassen. Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Projektzeiterfassung können zu Vertrauensverlust bei Ihren Kunden führen und die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens in Frage stellen. Darüber hinaus kann es zu Streitigkeiten über die erbrachten Leistungen und Zahlungsausfällen kommen. Abhilfe schaffen hier Zeitnachweise, die man während der Projektlaufzeit regelmäßig schicken kann. Im Rechnungsanhang werden alle erbrachten Zeiten dann noch einmal detailliert aufgeschlüsselt.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen

Spätestens mit dem BAG-Urteil und dem daraus folgenden Referentenentwurf des BMAS ist auch in Deutschland die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht geworden. Zusätzlich werden in einigen Branchen die Arbeitsbedingungen durch Tarifverträge geregelt. Diese können individuelle Anforderungen an die Projektzeiterfassung enthalten, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit und Vergütung korrekt erfasst werden – insbesondere im Baugewerbe, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel.

Sofern in Tarifverträgen oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen keine andere Regelung getroffen wird, gilt: Die Arbeitszeit muss (elektronisch) dokumentiert werden. Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern sind von der elektronischen Erfassungspflicht laut Gesetzentwurf des BMAS ausgenommen – müssen ihre Zeiten jedoch in anderer Form festhalten. Unternehmen, die die Anforderungen zur Projekt-/Arbeitszeiterfassung nicht erfüllen, müssen mit folgenden Konsequenzen rechnen:

Bußgelder

Gesetzliche Regelungen zu Überstunden, Ruhezeiten und Arbeitszeitbeschränkungen sind auf jeden Fall einzuhalten, wenn Sie Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vermeiden möchten. Unternehmen, die gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen, können mit Bußgeldern belegt werden. Die genaue Höhe hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Schwere des Verstoßes, der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter und der Wiederholung des Verstoßes. Bei beharrlicher Wiederholung eines Verstoßes drohen Arbeitgebern lt. § 23 ArbZG sogar Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen

Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben – z.B. ständige Überschreitung der Maximalarbeitszeit oder Nichteinhaltung gesetzlicher Ruhezeiten – können Ihnen als Arbeitgeber auch arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen. Dies kann zu Schadenersatzansprüchen von Mitarbeitern führen oder zu arbeitsgerichtlichen Verfahren, die wiederum finanzielle Auswirkungen haben können.

Reputationsschaden

Unternehmen, die gegen die Zeiterfassungsvorschriften verstoßen, setzen ihren Ruf und auch ihre Glaubwürdigkeit aufs Spiel. Dies kann zu einem Vertrauensverlust bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern führen. Langfristige negative Auswirkungen auf das Geschäft sind somit nicht ausgeschlossen. Denn: Wer seine Mitarbeiter ausbeutet, sich nicht an gesetzliche Regelungen hält – Beispiel Arbeitsschutz – der landet schnell mal in den Medien. So wie ein Amazon Sub-Unternehmer 2021, dessen Verstöße durch das ZDF-Magazin „Frontal“ beleuchtet wurden. Der Amazon Konzern selbst stellte damals Strafanzeige gegen das Unternehmen, nachdem dieses seine Mitarbeiter derart ausbeutete, dass am Ende des Monats für die Beschäftigten kaum mehr tragbare Gehälter ausgezahlt wurden. Arbeitsdruck, nichtbezahlte Überstunden und die Nichteinhaltung gesetzlicher Ruhezeiten waren u.a. Kern der Klage.

Effiziente Projektzeiterfassung – Herausforderungen & Lösungen

Wir wissen genau: Die Erfassung der Projektzeiten kann eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe sein. Unternehmen stehen vor verschiedenen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Projektzeit genau zu erfassen und zu dokumentieren. Verlassen Sie sich immer noch auf manuelle Methoden zur Projektzeiterfassung? Don’t do that! Fehler und Ungenauigkeiten sind quasi vorprogrammiert. Warum? Ihre Mitarbeiter könnten vergessen, ihre Projektzeiten zu erfassen oder falsche Informationen eintragen. Manuelle Aufzeichnungen sind sehr anfällig für menschliche Fehler bei der Datenverarbeitung. Diese Fehler können zu falschen Abrechnungen, übermäßigen Arbeitsstunden oder Unregelmäßigkeiten in den Projektberichten führen. Zudem kann eine fehlerhafte oder unvollständige Projektzeiterfassung einen Mangel an Transparenz nach sich ziehen. Spätestens bei der Abrechnung der Projekte fehlt Ihnen eine vollständige Übersicht über den Arbeitsaufwand und die Produktivität Ihres Teams. Dies kann zukünftig zu Schwierigkeiten bei der Planung, Ressourceneinsatz und Kostenkontrolle bei weiteren Projekten führen. Ganz zu schweigen von der fehlenden Fähigkeit, den Projektfortschritt im Auge zu behalten oder der rechtzeitigen Reaktion auf potenzielle Probleme.

Damit Sie sich bestmöglich vor rechtlichen Konsequenzen schützen können, ist es ratsam sicherzustellen, dass geeignete Maßnahmen implementiert werden. Eine moderne Softwarelösung zur Projektzeiterfassung wie ZEP kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten und potenzielle Konsequenzen zu vermeiden. Mit ZEP erfüllen Sie bereits jetzt sämtliche gerichtliche und arbeitszeitrelevante Vorgaben. Testen Sie unsere Softwarelösung zur Projektzeiterfassung einfach 30 Tage lang unverbindlich und kostenfrei. Bei Fragen zu unserem Tool können Sie sich gerne an unser Support-Team wenden.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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