Projektzeiterfassung

PSA-Software – 4 Vorteile von Professional Services Automation

PSA-Software ist wie ein ERP-System für Dienstleistungsunternehmen, die ihre Zeit und Fachkompetenz verkaufen. Welche Vorteile Ihr Unternehmen mit dem Einsatz einer PSA-Software hat, erfahren Sie im Blog.
PSA-Software – Diese 4 Vorteile bietet Professional Services Automation

Enterprise Resource Planning (ERP) ist heutzutage im Bereich des Projektmanagements allgemein bekannt. Obwohl die Definitionen variieren können, bezieht sich ein ERP im Wesentlichen auf die umfassende Verwaltung grundleger Geschäftsprozesse mithilfe von Software und Technologie. Im Gabler Wirtschaftslexikon wird ein ERP-System wie folgt definiert:

„Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt sämtliche in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse. Es enthält Module für die Bereiche Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen usw., die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind.“

Eine bedeutende Herausforderung beim Umgang mit einem ERP, insbesondere für Beratungsunternehmen und andere Dienstleistungsunternehmen, besteht darin, dass ERP-Software sehr produktorientiert und generisch ist. Dies erweist sich für viele Unternehmen als zu allgemein, um ihre spezifischen Anforderungen hinsichtlich der Erbringung abrechenbarer Leistungen im Projektgeschäft zu erfüllen. Infolgedessen gewinnt PSA-Software in projektorientierten Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Was ist eine PSA-Software?

PSA steht für Professional Services Automation. Es handelt sich um eine cloudbasierte Plattform oder Software, die Ihre internen Arbeitsabläufe miteinander verknüpft. Die Software bietet Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Rechnungsstellung und Berichterstattung. In der Regel können Sie eine PSA-Software problemlos in Gehaltsabrechnungs- oder CRM-Systeme integrieren.

PSA-Software finden Sie in verschiedenen Branchen, in denen die Abrechnung von Arbeitszeit eine zentrale Rolle spielt – beispielsweise bei IT-Dienstleistern, in Agenturen, Unternehmensberatungen, Ingenieurbüros oder Kanzleien. Die Funktionen einer PSA-Software sind besonders in diesen Branchen darauf ausgerichtet, das Projektmanagement über den gesamten Verlauf eines Projektes zu unterstützen – vom ersten Angebot bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden. Dabei optimiert die Software Ihre zentralen Projektprozesse und berücksichtigt auch schwer messbare Faktoren. Eine Anpassung – wie bei umfangreichen ERP-Systemen – an Ihre Geschäftsanforderungen ist nicht erforderlich.

4 zentrale Vorteile einer PSA-Software

Sie sind verantwortlich für zeitkritische Projekte? Dann ist der Einsatz einer geeigneten Professional Services Automation Software eine unverzichtbare Notwendigkeit in Ihrem Geschäftsalltag. Denn: Zeit ist Ihre kostbarste Ressource! Der Nutzen einer PSA-Software liegt darin, dass Sie in der Lage sind, sämtliche internen Abläufe zu automatisieren und zu optimieren, welche die Grundlage für die Umwandlung von Zeit in Profit abbilden. Und das sind die grundlegenden Vorteile:

4 Vorteile einer PSA-Software

Vorteil 1: Transparenz & Zusammenarbeit

Mithilfe von Professional Services Automation haben Sie als Projektmanager die Möglichkeit, Projektabläufe und -prozesse über den gesamten Verlauf eines Projektes zu steuern und zu optimieren. Gleichzeitig erhalten alle Abteilungen zu jeder Zeit Zugriff auf alle wesentlichen Informationen bezüglich des Projektplans und -fortschritts. Die Software bietet Ihnen eine unkomplizierte Möglichkeit, die Zusammenarbeit Ihres Projektteams zu verbessern, unabhängig von deren aktuellen Standorten. Stichwort: Standortübergreifende Projektarbeit.

Durch die Nutzung einer PSA-Software schaffen Sie einen transparenten Überblick über vergangene, aktuelle und zukünftige Projektaufgaben. Gleichzeitig erleichtert Ihnen die Software eine effizientere und genauere Statusmeldung an Ihre Kunden. Im Falle von kurzfristigen Änderungen im Projektplan – und diese kommen häufiger vor als man denkt – können alle Projektbeteiligten umgehend informiert werden. Die Software trägt außerdem dazu bei, dass Sie die Koordination und Verteilung aller Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand vornehmen können. So gehen wichtige Informationen im Projektprozess nicht verloren.

Vorteil 2: Kosten senken

Als Dienstleister sind Sie täglich mit zahlreichen zeitraubenden manuellen Aufgaben konfrontiert, die nicht Zeit und Energie rauben, sondern auch ein erhöhtes Fehlerpotenzial mit sich bringen. Gerade, wenn Sie als Projektmanager die Effizienz Ihres Projektteams steigern möchten, sind diese manuellen Tätigkeiten oft eine Herausforderung, die zu unerwünschten Kosten führen kann.

Durch die Implementierung von Automatisierungslösungen eröffnet sich für Sie nicht nur die Möglichkeit, wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen, sondern auch, Ihr Team stärker auf die eigentliche Arbeit zu fokussieren. Manuelle Aufgaben werden durch den Einsatz einer PSA-Software auf ein Minimum reduziert.

Ein konkretes Beispiel ist die automatisierte Abstimmung der erfassten Arbeitsstunden aller Projektmitarbeiter mit dem geplanten Budget. Mit einer geeigneten Software können Sie die Rechnung für ein Projekt quasi auf Knopfdruck erstellen. Diese automatisierte Projektfakturierung verschafft Ihnen eine erhebliche Entlastung, da Sie von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben befreit werden.

Und auch die Ressourcenplanung wird in der dynamischen Umgebung projektorientierter Unternehmen häufig zur Herausforderung, da oft mehrere Aufträge und Projekte gleichzeitig abgewickelt werden müssen. Stichwort: Multiprojektmanagement. Hier kann eine PSA-Software Sie dabei unterstützen, effizientere Ressourcen zuzuweisen, um Engpässe bereits im Vorfeld zu verhindern.

Projekte mit Weitblick planen & Mitarbeiterauslastung sowie anstehende Aufgaben im Blick behalten. Mit der ZEP Ressourcenplanung als zuverlässiger Teil einer PSA-Software.

Vorteil 3: Produktivität & Effizienz steigern

Durch die Integration von Automatisierung und präziser Zeiterfassung erhalten Sie wertvolle Einblicke in die genaue Verteilung der Arbeitszeit Ihres Projektteams, sodass Sie schnell und gezielt reagieren können. Eine exakte Zeiterfassung Ihres Teams minimiert das Risiko von Zeitüberschreitungen und stellt darüber hinaus sicher, dass alle fakturierbaren Stunden korrekt in Rechnung gestellt werden.

Eine PSA-Software fungiert als Schutzschild, um Ressourcenüberbuchungen zu verhindern und die Planung mehrerer paralleler Projekte nahtlos zu koordinieren. Als Projektmanager wollen Sie schließlich den Erfolg Ihrer Projekte optimieren. Deshalb ist die genaue Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg! Die Überwachung von Überstunden gewährleistet nicht nur die Einhaltung des geplanten Zeit- und Budgetrahmens, sondern verhindert auch, dass Ihr Team überlastet wird. So steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Projekte, sondern verbessern auch die Gesamtleistung Ihres Teams.

Überstunden mit einer PSA-Software jederzeit im Blick behalten.

Vorteil 4: Rentabilität erhöhen

Sind schmale Gewinnmargen eine Herausforderung in Ihrem Projektgeschäft? Die Rentabilität eines Projektes kann entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens sein. Eine PSA-Software unterstützt Sie bei der präzisen Kalkulation der Kosten, der Preisgestaltung und der Identifizierung profitabler Projekte. Durch die Nutzung einer solchen Software heben Sie Ihre Projektplanung und Entscheidungsfindung auf die nächste Stufe. Anstatt sich nur auf das Bauchgefühl zu verlassen, erhalten Sie Echtzeitdaten Ihrer Projekte, auf deren Grundlage Sie fundierte Entscheidungen für den weiteren Verlauf treffen können.

Berichtsfunktionen ermöglichen Ihnen die Identifikation von Trends, Verkaufsmöglichkeiten und auch Risiken. Sie bieten Einblicke darüber, welche Kunden und Projekte wirklich rentabel sind und welche möglicherweise verbessert werden müssten. Eine automatisierte Projektfakturierung gewährleistet darüber hinaus, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen pünktlich erhalten und unbezahlte Rechnungen systematisch verfolgt werden können. Das führt alles in allem zu einem verbesserten Cashflow und steigert die Rentabilität Ihrer Projekte.

ZEP als PSA-Software für effizientes Projektmanagement

Wie wäre es, wenn Sie mit einem cloudbasierten Softwaretool alle Anforderungen an ein PSA-System abdecken könnten? Mit ZEP ist das möglich! Das Tool bietet Ihnen eine maßgeschneiderte und modulare Lösung, die Sie nahtlos in Ihr Projektgeschäft integrieren können. Die Software digitalisiert nahezu alle Bedürfnisse im hektischen Projektalltag – von der Angebotsstellung über das Projekt-Controlling bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung.

Zeiterfassung

Die genaue Erfassung von Arbeits- und Projektstunden ist entscheidend für die Rentabilität Ihrer Projekte. Das ZEP Modul Anwesenheit ermöglicht die Anzeige erfasster Anwesenheiten, die Verknüpfung von Smartphones und Tablets als mobile Stempeluhr per App und die individuelle Aktivierung der Anwesenheitserfassung je Mitarbeiter. Die reine Zeiterfassung kann bequem per Web-Frontend, App für iOS und Android oder am ZEP-Terminal erfolgen. Für das Management von Abwesenheiten gibt es das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub, mit dem Sie sämtliche Abwesenheiten Ihres Teams digital verwalten können.

Ressourcenplanung

Effiziente Ressourcenplanung ist der Schlüssel zur Vermeidung von Engpässen und zur Optimierung der Produktivität – ZEP überzeugt hier mit dem Modul Ressourcenplanung, das Ihnen eine langfristige Projektplanung ermöglicht. Das Modul Planstunden unterstützt Ihre Projektplanung von Anfang an, indem Sie hiermit feste oder dynamische Planzahlen festlegen können. Und mit dem Modul Tickets, Aufgaben & To-dos können Sie Ihre Projekte in Einzelaufgaben je Mitarbeiter unterteilen. Mehr zum Thema To-do-Listen erstellen können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Projektmanagement

ZEP unterstützt Sie in Ihrem Projektmanagement-Prozess mit leistungsstarken Funktionen. Das Modul Angebote ermöglicht Ihnen eine zeitsparende Angebotserstellung, mit der manuelle Prozesse der Vergangenheit angehören. Mit dem Modul Preise & Belege sichern Sie die Rentabilität Ihrer Projekte, indem Sie Preise definieren und Umsätze mit internen Kosten vergleichen. Das Modul Rechnungsstellung ermöglicht Ihnen am Ende eines Projektes die einfache und schnelle Rechnungsstellung auf Grundlage der erfassten Aufwände.

Mit ZEP benötigen Sie keine andere PSA-Lösung mehr. Es ist ein strategisches Instrument zur Erreichung Ihrer Ziele. Bei Fragen steht Ihnen das Support-Team gerne zur Seite.

Alle relevanten Projektdaten auf einen Blick.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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