Vergleich: ZEP vs helloHQ
Eine der wichtigsten Aufgaben im Projektalltag ist das Projektmanagement.Tools, wie ZEP Professional und helloHQ nehmen Ihnen hierbei wichtige Arbeit ab und ermöglichen einen Überblick über die verschiedenen Projekte. Welche individuellen Anforderungen haben Sie und welche Lösung ist die für Sie geeignete?
ZEP Professional vs helloHQ
ZEP Professional präsentiert sich als umfassende Projektmanagement- und Zeiterfassungslösung, die Unternehmen eine flexible und maßgeschneiderte Plattform bietet. Mit vielseitigen Funktionen wie detaillierter Zeiterfassung, effizientem Projektmanagement, Kundenmanagement, Angebotserstellung und Fakturierung ermöglicht ZEP Professional eine effiziente Organisation und Durchführung von Projekten.
helloHQ ist eine Agentursoftware, die Elemente aus Projektmanagement, CRM, Rechnungsstellung und Controlling enthält. Über ein Kanban-Board können Aufträge geplant und verwaltet, Zeiten erfasst und die Lead-Pipeline verfolgt werden. Es werden drei verschiedene Tarife angeboten, die sich aus einer monatlichen Grundgebühr und den monatlichen Kosten für die Benutzerlizenzen zusammensetzen.
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✓ = Funktion ist inklusive ✓ = Funktion kann zugebucht werden |
ZEP | helloHQ |
| Persönlicher Kundensupport per Telefon | ✓ | ✓ |
| 30-tägige kostenfreie Testversion | ✓ | 14-tägige kostenlose Testversion |
| maximale Nutzerzahl | unbegrenzt | unbekannt |
| maximale Projektanzahl | unbegrenzt | unbekannt |
| Preis | 20€/User | 21€/User + Grundgebühr: 600€ |
| Arbeitszeiterfassung | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiterverwaltung | ✓ | ✓ |
| Projektzeiterfassung | ✓ | ✓ |
| Kundenverwaltung | ✓ | ✓ |
| Urlaubsverwaltung | ✓ | ✓ |
| Reisekostenabrechnung | ✓ | ✓ |
| Individuelle Kostenabrechnung | ✓ | ✓ |
| Ressourcenplanung | ✓ | ✓ |
| Rechnungsstellung | ✓ | ✓ |
| Automatisierte Auswertungen und Reportings | ✓ | ✓ |
| Individualisierbar mit firmeneigenem Logo und CI | ✓ | ✓ |
| Single-Sign-On | ✓ | |
| Smartphone App | ✓ | ✓ |
| Terminal | ✓ | |
| Flexible Vertragslaufzeiten | ✓ | |
| Modulare Erweiterung von Funktionen möglich | ✓ |
Softwarevergleich: ZEP vs helloHQ
Zubuchbare Funktionen
Bei helloHQ gibt es nur drei Abonnementmodelle mit unterschiedlichem Funktionsumfang und -tiefe. Im Gegensatz dazu ermöglicht ZEP Professional eine modulare und flexible Erweiterung der Funktionen. Dies ermöglicht einen hohen Grad an Individualisierung, um für Sie die ideale Lösung zu finden. Neben den Grundfunktionen können zusätzliche Pakete wie eine integrierte Reisekostenabrechnung oder Ticketerstellung gebucht werden. Diese Flexibilität vermeidet Kosten für nicht genutzte Funktionen und es wird nur das bezahlt, was auch wirklich gebraucht wird.
Zeiterfassung, Projektzeiterfassung
helloHQ konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Projekten und die Erfassung von Projektzeiten. Zusätzlich kann die reine Arbeitszeit mit Hilfe einer Stoppuhr erfasst werden. Im Gegensatz dazu ist die Zeiterfassung in ZEP Professional eines der Hauptmerkmale und bietet im Vergleich zu helloHQ eine Vielzahl von Detailfunktionen. Eine Echtzeitansicht der IST-Arbeitszeiten und deren Auswertung ist möglich, wobei auch Zeiterfassungsterminals vor Ort zum Ein- und Ausstempeln angeboten werden. Die generierten Daten können automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet werden, was eine detaillierte Gegenüberstellung von Anwesenheitszeiten und Projektzeiten ermöglicht. ZEP Professional bietet somit im Vergleich zu helloHQ einen erweiterten Funktionsumfang in der Zeiterfassung.
Projektverwaltung
Sowohl in helloHQ als auch in ZEP Professional können Projekte angelegt und verwaltet werden. Es ist möglich, verschiedene Projekte mit den entsprechenden Basisdaten sowie den zugeordneten Aufgaben und Teilprojekten anzulegen. Detaillierte Auswertungen über begonnene und abgeschlossene Projekte sind sowohl in ZEP Professional als auch in helloHQ verfügbar. Darüber hinaus können Arbeitsorte und Tätigkeiten für Projekte erfasst werden, ebenso wie die eindeutige Zuordnung von Projektleitern und Projektmitarbeitern.
Urlaub, Überstunden & Fehlzeiten
Um stets den Überblick über die verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu behalten, bieten helloHQ und ZEP Professional umfangreiche Teamkalender, in denen Urlaub und Abwesenheiten eingetragen werden können. ZEP Professional bietet darüber hinaus einen bereits integrierten Feiertagskalender je nach Bundesland und ermöglicht die Integration eines Genehmigungsverfahrens für Urlaubsanträge.
Kundenverwaltung
ZEP Professional bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung Ihrer Kunden. Die interne Zuweisung von Kundenverantwortlichen sorgt beispielsweise für eine reibungslose Kommunikation. Für helloHQ ist das Kundenmanagement ein zentraler Aspekt. Eine Kontaktdatenbank, Kontakthistorien und ein definierter Lead-Prozess sorgen für eine gute Kommunikation mit dem Kunden.
Preise & Belege
Sowohl ZEP Professional als auch helloHQ bieten vielfältige Funktionen für das Projektcontrolling. Neben automatisierten Ertrags- und Umsatzauswertungen können auch Belege und Fremdkosten hinterlegt werden. Die Integration verschiedener Umrechnungskurse und Fremdwährungen ermöglicht den problemlosen internationalen Einsatz beider Softwarelösungen. ZEP Professional bietet neben diesen Funktionen die Verwendung von internen Kostensätzen, mit denen Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchgeführt werden können. Darüber hinaus können individuelle Stunden- und Tagessätze gewählt oder ein Pauschalpreis für ein Projekt hinterlegt werden. Diese Funktionen bietet helloHQ in dieser Form nicht. Ebenso wenig wie individuell hinterlegbare Zuschläge für z.B. Nachtschichten, die ZEP Professional beinhaltet.
Angebote
Die Vereinfachung der Angebotserstellung und -verwaltung wird durch beide Tools ermöglicht. Standardisierte Prozesse zur Angebotserstellung auf Basis von Vorlagen können genutzt werden und erleichtern die Arbeit. Angebote können direkt an den Kunden versendet werden. Bei ZEP Professional wird darüber hinaus bei Angebotsannahme automatisch das entsprechende Projekt in der Software angelegt und es kann direkt mit der Zeiterfassung im Projekt begonnen werden.
Rechnungsstellung
ZEP Professional und helloHQ ermöglichen die automatische Erstellung von Rechnungen, wobei das firmeneigene Briefpapier verwendet werden kann, um die Corporate Identity nach außen zu vertreten. In beiden Tools ist auch ein Mahnwesen integriert. Im Gegensatz zu helloHQ erinnert ZEP Professional an abrechenbare Leistungen und stellt einen internen Freigabeprozess zur Verfügung, um eine zuverlässige und fehlerfreie Abrechnung der Projekte zu gewährleisten. Darüber hinaus ist eine detaillierte Dokumentation und buchhalterische Auswertung der Zahlungseingänge möglich, die helloHQ in dieser Form nicht bietet.
Ressourcenplanung
Die strategische Ressourcenplanung ist ein entscheidender Schritt in der Projektplanung. Beide Lösungen bieten die Möglichkeit, diese Herausforderung zu bewältigen. Die Auslastung kann sowohl grafisch als auch tabellarisch überwacht werden und es besteht die Möglichkeit, geplante und tatsächliche Arbeitszeiten zu vergleichen. Darüber hinaus können Mitarbeiter sowohl bestimmten Projekten als auch mehreren Projekten gleichzeitig zugeordnet werden, um einen umfassenden Überblick zu gewährleisten.
Reisekostenabrechnung
ZEP Professional ermöglicht eine einfache Verwaltung der Reisekostenabrechnung. Dabei können Verpflegungskosten erfasst, Erstattungen an Mitarbeiter ausgezahlt und verschiedene Steuersätze sowie länderspezifische Regelungen berücksichtigt werden. Mitarbeiter können eine beliebige Anzahl von Belegarten einreichen, die wiederum direkt an den Kunden weitergeleitet werden können. helloHQ bietet diese Funktionen nicht an.
Tickets, Aufgaben & To-Dos
Für agil ausgerichtete Unternehmen ist ZEP Professional besonders attraktiv, da es die Möglichkeit bietet, Projekttickets und Teilprojekte anzulegen, Zeiten darauf zu buchen und diese abzurechnen. Darüber hinaus bietet ZEP Professional einen optionalen Kundenzugang, klar definierte Statusübergänge und anpassbare Prioritäten. Im Gegensatz dazu verfügt helloHQ nicht über diese Funktionalitäten und bietet keine Lösung für diese Anforderungen.
Abteilungen, Niederlassungen, Standorte
Während helloHQ bei komplexeren Strukturen und zunehmender Unternehmensgröße an seine Grenzen stößt, bietet ZEP Professional die Möglichkeit, komplexe Unternehmensstrukturen flexibel zu gestalten und zu erweitern. Zusätzliche Standorte, Mutter- oder Tochtergesellschaften können in das System integriert werden. Darüber hinaus können Auswertungen sowohl nach Abteilungen, Filialen oder Standorten als auch für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung durchgeführt werden.
Zusammenfassung
helloHQ richtet sich in erster Linie an Marketing- und Werbeagenturen, während ZEP Professional eine flexible Zusammenstellung verschiedener Funktionspakete bietet, um eine Komplettlösung für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmensgrößen bereitzustellen. Beide Plattformen zielen darauf ab, verschiedene Geschäftsaufgaben in einer einzigen Umgebung zu vereinen, um die Effizienz des Tagesgeschäfts ihrer Kunden zu steigern. ZEP Professional bietet im Vergleich zu helloHQ ein erweitertes Funktionsspektrum, wie z.B. die Integration eines Genehmigungsprozesses für Urlaub oder die Reisekostenabrechnung. Darüber hinaus ermöglicht ZEP Professional eine flexiblere Anpassung der Unternehmensstrukturen, was es zu einer nachhaltigen und langfristigen Lösung für expandierende Unternehmen macht. Darüber hinaus ist ZEP Professional im Vergleich zu helloHQ eine kostengünstigere Option bei einem erweiterten Funktionsumfang.
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