Software für IT-Dienstleister & IT-Consulting

Zeiten, Ressourcen und Marge in einem System. Nicht in Jira, Excel und Insellösungen.

IT-Projekte laufen in Work Packages, Change Requests und Mischmodellen aus T&M und Festpreis – aber Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Controlling laufen getrennt. ZEP bringt IT-Delivery auf eine Datenbasis. Vom ersten Ticket bis zur Rechnung.

Work Packages, T&M und Festpreis auf einer Datenbasis. Kein Tool-Wechsel.
Freelancer, Ressourcen und interne Teams planen. Auslastung & Skills im Blick.
Vom Mandat bis zur Rechnung. Ohne Insellösungen.
4.5 Sterne
4,7 von 5 Sternen auf ProvenExpert
Zwei lächelnde Frauen betrachten gemeinsam einen Laptop in einem modernen Büro mit Projektmanagement-Diagrammen im Vordergrund.

More than 3,000 companies rely on ZEP

Features

IT-Projektgeschäft von A bis Z digital steuern

Wer IT-Delivery mit Jira, Excel und einem separaten Abrechnungssystem steuert, arbeitet täglich gegen die eigene Datenbasis. ZEP schließt die Lücke.

Projektzeiterfassung

Zeiten direkt auf Work Packages, Tickets und Kunden erfassen – per App, Browser oder Terminal

Saubere Controlling-Daten beginnen bei der Zeiterfassung. ZEP bucht Projektzeiten direkt auf Work Packages, Change Requests und Kunden. Per Mobile App, Browser oder Hardware-Terminal, standortunabhängig – ob im Büro, beim Kunden oder im Homeoffice. Jede gebuchte Stunde fließt unmittelbar ins Projektcontrolling.

Angebote, Ressourcen & Abrechnung

Vom ersten Zeiteintrag bis zur Rechnung

IT-Projekte wechseln Abrechnungsmodelle – oft mitten im Projekt. ZEP bildet T&M, Festpreis und Change Requests auf einer Datenbasis ab. Leistungen werden direkt aus dem Projekt fakturiert, Change Requests sauber nachverfolgt. Vom ersten Zeiteintrag bis zur versendeten Rechnung ohne Medienbruch.

Ressourcen & Freelancer

Interne Teams, Freelancer und Partnerressourcen planen. Auslastung und Skills im Blick.

IT-Projekte laufen mit wechselnden Teams aus internen Mitarbeitenden, Freelancern und Partnerressourcen. ZEP plant alle Ressourcen auf einer Datenbasis. Auslastung, Verfügbarkeit und Skills sind jederzeit sichtbar – damit Engpässe erkannt werden, bevor sie den Projektfortschritt gefährden.

Integrationen & Modularität

ZEP fügt sich nahtlos in Ihren bestehenden IT-Stack ein

IT-Unternehmen arbeiten mit Jira, SAP, Salesforce, HubSpot oder DATEV. ZEP integriert sich in bestehende Ticketsysteme, CRM- und ERP-Systeme für synchrone Datenpflege ohne doppelte Erfassung. Freelancer und externe Ressourcen werden direkt in ZEP verwaltet. Modularer Einstieg, schrittweise erweiterbar.

Jetzt Starten

Digitaler Vorsprung für moderne IT-Dienstleister

DSGVO-konform
Hosting in DE
ISO 27001
AI-native
More Features

Entfesseln Sie Ihr volles Potenzial.

Mehr Effizienz und Transparenz durch smarte ZEP-Features – alles digital, alles einfach.

Klare Projektübersicht

Fehlerfreie Erfassung Ihrer Projektzeiten – 
für klare Abrechnungen ohne Mehrarbeit.

Weniger Bürokratie

Erfassung direkt vor Ort spart Ihnen wertvolle Zeit und reduziert administrative Aufgaben.

Automatisierte Steuerung

Echtzeitdaten und automatisierte Workflows für besseres Controlling und höhere Rentabilität.

Person tippt auf einem Laptop mit Finanz- oder Budgetplanungs-Software neben einem Smartphone und Notizbuch auf einem Tisch.

Honorar sichern

Nicht erfasste Beraterstunden sind verschenktes Geld. Systematische Dokumentation verhindert, dass Leistung unbezahlt bleibt.

Mandate gewinnen

Transparente Leistungsnachweise verwandeln einmalige Projekte in langfristige Kunden-beziehungen. So wird Vertrauen messbar.

Wachstum planen

Bauchgefühl bei Auslastung begrenzt Expansion. Präzise Kapazitätsdaten machen Wachstum kalkulierbar statt riskant.

Mehrere schräg angeordnete Dokumentseiten mit deutscher Überschrift zu Arbeitsfakturierungs- und Datenmanagement-Themen auf grünem Hintergrund.

Budgetkontrolle im Projektgeschäft

Erkennen Sie schnell Potenziale zur Effizienzsteigerung im Projektalltag.

PDF kostenlos herunterladen
Unsere Kunden

Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP

So erleben unsere Kunden ZEP: Mehr Zeit, mehr Klarheit, mehr Erfolg.

“Ideal employee management support thanks to a 360 degree view of employee availability, daily reports and automated vacation and absence management.”

Thorsten
CIO

“Comprehensive solution for recording project and working times. In particular, compliance with legal regulations (minimum rest time, break times, maximum working hours, etc.) can be tracked very well. “

Julia
HR Manager

“We have been using ZEP for over 10 years to record working hours (billable, non-billable). This is a great basis for invoicing our customers.”

Johannes
Head of Success

“ZEP impresses with its intuitive time and project management and offers excellent customer support!”

Philipp
IT Consultant

“Quick project bookings and evaluations. Yet a high degree of flexibility. Good modular design. You can easily adapt the system to your own needs.”

Benjamin
Senior Business Consultant

“We use ZEP for precise time recording, vacation management and absenteeism. With ZEP, our employees can also record their working hours while working from home, which enabled us to replace several previously used tools.”

Stefan
District Manager

“Ideal employee management support thanks to a 360 degree view of employee availability, daily reports and automated vacation and absence management.”

Thorsten
CIO

“Comprehensive solution for recording project and working times. In particular, compliance with legal regulations (minimum rest time, break times, maximum working hours, etc.) can be tracked very well. “

Julia
HR Manager

“We have been using ZEP for over 10 years to record working hours (billable, non-billable). This is a great basis for invoicing our customers.”

Johannes
Head of Success

“ZEP impresses with its intuitive time and project management and offers excellent customer support!”

Philipp
IT Consultant

“Quick project bookings and evaluations. Yet a high degree of flexibility. Good modular design. You can easily adapt the system to your own needs.”

Benjamin
Senior Business Consultant

“We use ZEP for precise time recording, vacation management and absenteeism. With ZEP, our employees can also record their working hours while working from home, which enabled us to replace several previously used tools.”

Stefan
District Manager

Unsere empfohlene Produktkonfiguration

Beliebig erweiterbar.

ERP-System

ZEP Professional

From
18€
per user
Time tracking
Employee administration
Customer management
Project planning
Project management
Sales & cost calculation
Travel expense report
Project controlling
Unlimited reports
Automated workflows
GDPR-compliant
Mobile app & browser
Numerous integrations
Modularly expandable
Invoicing

Automated and Personalized Invoicing

Generate expenses directly from projects, automatically send the personalized invoice to the customer and 100% e-invoicing compliant.

Proposals

Create and send standardized offers centrally

Create and send offers quickly and in a standardized way with uniform templates, approval rules and direct email delivery.

Document Management

Securely store and organize important documents

Find all important documents securely in one place with structured folders, keywords and versioning.

Locations & Departments

Record working hours at departments and locations

Record working hours centrally and assign them directly to departments, branches and locations.

Resource Planning

Planning and monitoring employee resources

Dynamically adapt your resources to project requirements and avoid overloads through detailed reporting.

Absences & Overtime

Centrally manage overtime, absences & vacations

Manage, Approve, and Monitor Overtime, Absenteeism, and Vacation Requests all in one place.

Interfaces

Integrate ZEP into your setup

We ensure that ZEP is in harmony with the rest of your IT infrastructure.

ZEP-Logo mit anderen Logos

ZEP interface

Standardised data exchange using SOAP and REST

Personio Logo

Personio

Transfer of ZEP time bookings and Personio master data

Excel export

Standardised exports in XLS and CSV formats

View all interfaces
View all interfaces

Häufige Fragen zur Software für IT-Dienstleister

Häufig gestellte Fragen und Antworten zu ZEP als Software für IT-Consulting und IT-Systemhäuser.

Wie schnell kann ich mit ZEP starten?

ZEP ist ohne lange Implementierung einsatzbereit. Nach der Registrierung können Mitarbeitende direkt Projektzeiten auf Work Packages und Tickets buchen. Der Funktionsumfang lässt sich schrittweise erweitern – vom reinen Zeiterfassungs-Einstieg bis zum vollständigen Projektcontrolling mit Abrechnung und Ressourcenplanung. Die kostenlose Testversion läuft 14 Tage unverbindlich, ohne Kreditkarte oder Kündigung.

Kann ZEP T&M, Festpreis und Change Requests gleichzeitig abbilden?

Ja. ZEP unterstützt alle gängigen Abrechnungsmodelle im IT-Projektgeschäft. T&M-Stunden, Festpreisphasen und Change Requests werden auf derselben Datenbasis geführt. Zeiteinträge fließen direkt in die entsprechenden Abrechnungstypen – ohne manuellen Export oder doppelte Datenpflege.

Wie plant ZEP Freelancer und Partnerressourcen neben internen Teams?

ZEP verwaltet interne Mitarbeitende, Freelancer und Partnerressourcen auf einer gemeinsamen Planungsbasis. Verfügbarkeit, Auslastung und Skills sind jederzeit einsehbar. Projektleiter sehen auf einen Blick, wer wann für welches Projekt eingeplant ist – ohne separate Listen oder manuelle Abgleiche.

Ersetzt ZEP Jira oder unser bestehendes Ticketsystem?

Nicht zwingend. ZEP integriert sich in bestehende Ticketsysteme wie Jira und ergänzt sie um Projektzeiterfassung, Controlling und Abrechnung. Wer einen schlankeren Stack bevorzugt, kann das ZEP-eigene Ticketsystem nutzen. Die Entscheidung hängt vom bestehenden Tool-Stack und den Prozessanforderungen ab.

Ist ZEP DACH-compliant und datenschutzkonform?

Ja. ZEP wird in Deutschland gehostet, erfüllt die Anforderungen der DSGVO und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Rollen- und Rechtelogik sowie etablierte Praxis bei über 3.000 IT-Unternehmen im DACH-Raum machen ZEP auch für IT-Dienstleister mit strengen Sicherheits- und Datenschutzvorgaben geeignet.