Digitalisierung

Mobile Projektzeiterfassung – Bedeutung, 2 Apps & Co.

In der modernen Arbeitswelt gewinnt die mobile Projektzeiterfassung immer mehr an Bedeutung. Die Flexibilität & Effizienz, die sie ermöglicht, unterstützt Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter unterwegs optimal zu managen und eine bessere Work-Life-Balance zu fördern.
Mobile Projektzeiterfassung - Bedeutung, Apps & Co.

Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von Mobilität und Flexibilität. Mehr und mehr Arbeitnehmer und Selbstständige arbeiten außerhalb des traditionellen Büros und sind immer häufiger unterwegs tätig. In diesem Kontext gewinnen die mobile Projektzeiterfassung und die Dokumentation von Arbeitszeiten zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit, ihre Mitarbeiter auch unterwegs effizient zu managen und in ihrem Arbeitsabläufen zu unterstützen. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung der mobilen Zeiterfassung im Arbeitsleben beleuchten und ihre Rolle als Effizienz-Booster näher betrachten.

Veränderungen in der Arbeitswelt

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren drastisch gewandelt. Durch technologische Fortschritte und die zunehmende Digitalisierung sind Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Arbeitsort gebunden. Homeoffice, mobiles Arbeiten und virtuelle Teams sind in vielen Branchen zu Norm geworden. Die Flexibilität, die diese Veränderungen bieten, ist einer der großen Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen.

Trotz vieler Vorteile der Mobilität sind auch – wie bei ziemlich allem im Leben – diverse Herausforderungen zu bewältigen. Eine dieser Herausforderungen besteht darin, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter unterwegs genau zu erfassen und (ganz wichtig!) transparent zu verwalten. Traditionelle Zeiterfassungssysteme, die an einem festen Standort installiert sind, sind für mobile Arbeitskräfte oftmals nicht praktikabel und können zu ungenauen oder gar fehlenden Aufzeichnungen führen. Um diese Herausforderungen zu meistern, bedarf es einer zeitgemäßen Lösung: Die mobile Zeiterfassung. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit unkompliziert und präzise zu erfassen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Mit dieser innovativen Methode wird die Verwaltung der Arbeitszeit transparenter und effizienter gestaltet, was letztendlich zu einer gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter führt. Gleiches gilt auch für das komplette Projektmanagement, welches mit der richtigen Software zur Projektzeiterfassung auch von unterwegs aus erledigt werden kann.

Die Vorteile mobiler Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung bietet Ihrem Unternehmen eine flexible, effiziente und rechtlich konforme Lösung für die Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Projektzeiten. Die Vorteile reichen dabei von einer verbesserten Work-Life-Balance und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität bis hin zu einem besseren Überblick über die Arbeitszeiten und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – wie dem BAG-Urteil von September 2022 und dem daraus folgenden Referentenentwurf des BMAS vom Frühjahr 2023. Doch: Wie sehen die genannten Vorteile im Detail aus?

Flexibilität

Die mobile Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeits- und Projektzeiten unabhängig von ihrem Standort zu erfassen. Egal ob im Büro, im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Außendienst – mit einer mobilen App können Zeiten einfach und genau dokumentiert werden. Dies trägt unter anderem dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität in ihrer Arbeitsgestaltung erfahren. Sie können ihre Arbeitszeiten besser an ihre individuellen Bedürfnisse und Verpflichtungen anpassen, was zu einer verbesserten Work-Life-Balance führt. Die Möglichkeit, auch außerhalb des Büros produktiv zu arbeiten, steigert zudem die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Effizienz

Die mobile Zeiterfassung bringt eine erhebliche Effizienzsteigerung mit sich, da sie den administrativen Aufwand deutlich reduziert. Statt mühsamer manueller Zeiterfassung auf Papier oder in Excel-Tabellen können Arbeits- und Projektzeiten ganz bequem über eine App oder eine Cloud-Lösung erfasst werden. Die automatische Erfassung spart wertvolle Zeit, die Ihre Mitarbeiter für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen können. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die vorhandenen Ressourcen effizienter einzusetzen. Die manuelle Verwaltung von Zeiterfassungsdaten entfällt, was insgesamt zu einem reibungsloserem Arbeitsablauf führt.

Echtzeitdaten

Dank der mobilen Zeiterfassung haben Projektleiter und HR-Verantwortliche jederzeit einen aktuellen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Die erfassten Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können schnell und unkompliziert ausgewertet werden. Dies ermöglicht Ihnen eine präzise Projektplanung und Ressourcenverteilung. Projektleiter können leichter erkennen, ob die Arbeitszeit des Teams angemessen genutzt wird und dadurch rechtzeitig auf etwaige Abweichungen reagieren. Die Transparenz in der (Projekt-)Zeiterfassung fördert zudem eine vertrauensvolle Arbeitskultur und trägt zur Steigerung der Mitarbeitermotivation bei.

Rechtliche Konformität

Die Einhaltung gesetzlicher und gerichtlicher Bestimmungen und Arbeitszeitregelungen ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Mit einem Tool zur mobilen Zeiterfassung ist die Einhaltung dieser Vorschriften wesentlich einfacher. Eine Software zur Zeiterfassung kann beispielsweise Pausen automatisch berücksichtigen und sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern in der Arbeitszeiterfassung und potenziellen Strafen durch Behörden oder Arbeitnehmervertretungen. Die mobile Projektzeiterfassung unterstützt Unternehmen zusätzlich dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und einen rechtskonformen Arbeitszeitnachweis zu führen.

Die ZEP-App – Mobile Projektzeiterfassung für unterwegs

Bevor Sie für Ihr Unternehmen eine mobile App zur Projektzeiterfassung auswählen, sollten einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden. Die Funktionen der App sollten den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, wie beispielsweise die Standortbestimmung oder Integration mit anderen Anwendungen. Zudem sollte die App die Anzahl der Mitarbeiter geeignet sein, die sie nutzen werden. Eine benutzerfreundliche App ist von großer Bedeutung, damit Ihre Mitarbeiter sie problemlos nutzen können.

Unsere ZEP-App für Android und iOS bietet Ihnen eine komfortable Lösung mobile Projektzeiterfassung und digitalen Dokumentation Ihrer Reisekosten – komplett ortsunabhängig. Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeits- und Reisezeiten sowie Belege ganz einfach über die App erfassen und dadurch maximale Flexibilität im Tagesgeschäft erreichen. Die Verwaltung von Projekten, Mitarbeitern und Kunden erfolgt wie gewohnt über das Web-Frontend von ZEP. Über die Webversion kann zudem eine Übernahme von Projektinformationen und -zuordnungen erfolgen. Bestehende Zeiten und Belege können hier ebenfalls entsprechend bearbeitet werden. Vor dem Hintergrund mobiler Zeiterfassung bietet die ZEP-App zahlreiche Highlights, wie etwa:

– Erfassung von Projektzeiten mit individuellen Voreinstellungen
– Start-Stopp-Funktion für favorisierte Projekte
– Hinzufügen von Belegen mit Bild- oder pdf-Anhängen
– Erkennung von Dienstreisen und Tracking von Orten und Distanzen
– Erfassung von Mahlzeiten für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen

Unternehmen, die auf mobile Projektzeiterfassung setzen, können sich auf eine moderne und zukunftsorientierte Arbeitsweise einstellen und von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die diese innovative Technologie mit sich bringt. Die ZEP-App bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um die mobile Zeiterfassung im Arbeitsalltag zu optimieren und die Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Seien Sie sich gewiss: Mit der ZEP-App sind Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter bestens für die Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerüstet.

Klein, aber oho – Digitale Stempeluhr ist immer dabei

Unsere ZEP Clock App für iOS und Android ist die einfache Lösung zur mobilen Arbeitszeiterfassung. Durch bequemes Ein- und Ausstempeln wird ihre Arbeitszeit und die Ihrer Mitarbeiter und Kollegen gesetzeskonform und nach aktuellen Datenschutzrichtlinien dokumentiert. Dabei funktioniert die App wie eine Stempeluhr – allerdings nicht ortsgebunden. Überall dort, wo Arbeitszeiten erfasst werden sollen, kann ganz einfach gestempelt werden. Denn: Bei jedem Ein-/Ausstempeln wird die Uhrzeit protokolliert und an die Software ZEP Clock übertragen, in der alle Zeiten verwaltet und ausgewertet werden können. Sie können beliebig viele ZEP Clock Apps mit einem ZEP Clock Account verbinden und dabei jeder verbundenen App unterschiedlich viele Mitarbeiter zuordnen. Jeder einzelne Mitarbeiter kann sich selbst sehen. Führungskräfte haben dagegen die Möglichkeit, das gesamte Team einzusehen. Und auch hier gilt: Safety first! Denn: Für jeden Mitarbeiter kann ein individueller PIN-Code festgelegt werden, um Missbrauch beim Stempeln sicher zu verhindern!

Es folgt ein Hinweis: Wenn Sie unsere ZEP-App oder die ZEP Clock App verwenden möchten, benötigen Sie eine aktive Lizenz von ZEP Clock, ZEP Compact oder ZEP Professional. Ohne diese sind die Apps leider nicht nutzbar. Falls Sie noch keine ZEP Lizenz besitzen, können Sie unsere Softwarelösung gerne 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Dann steht auch der App Nutzung nichts mehr im Wege. Es tauchen Fragen zu ZEP oder der Verwendung der Apps auf? Unser persönlicher Support steht Ihnen gerne beratend zur Seite.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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