Ende Januar 2020, genauer gesagt am 27.1.2020, wurde in Deutschland der erste COVID-19-Fall bestätigt. Mittlerweile sind mehr als vierzehn Monate ins Land gegangen und noch immer zeichnet sich kein Ende der Pandemie ab. Sehr deutlich zeichnen sich dagegen die Corona-Auswirkungen auf viele Branchen und Unternehmensprozesse ab. Und so müssen sich auch Unternehmen in projektorientierten Branchen auf die neue "Corona-Realität" einstellen.

Virtuelles Arbeiten im Projekt

Waren Projekte in der Vor-Corona-Zeit in der Regel geprägt von einem regelmäßigen persönlichen Austausch der Projektbeteiligten, so findet dieser Austausch seit mittlerweile mehr als einem Jahr – zwangsläufig – virtuell statt. Microsoft Teams statt Projektreffen im Besprechungsraum lautet die Devise. Die berühmte 4:1 Beraterwoche – vier Tage beim Kunden, ein Tag im Büro – wurde ersetzt durch eine 5:0 Woche im eigenen Homeoffice. Der persönliche Kontakt mit dem Projektkunden beschränkt sich derzeit in den meisten Fällen auf ein sich Zuwinken vor der Web Cam. Traditionelles Projekt-Controlling über Excel-Listen stößt in der neuen virtuellen Projektwelt noch schneller an seine Grenzen.

Homeoffice erschwert Nachweis der geleisteten Projektarbeit

A propos Homeoffice. Unabhängig von den technischen und organisatorischen Herausforderungen, die das Arbeiten in den eigenen vier Wänden für viele Projektbeteiligte bedeutet, fällt mit dieser Arbeitsweise auch der gerade in der Projektarbeit so wichtige informelle Austausch mit anderen Projektteilnehmern weg. Dies gilt sowohl für die im Projekt eingebundenen Kollegen, als auch die Projektbeteiligten beim Kunden und hat darüber hinaus Folgen für die Zeiterfassung. War es bisher im Büro oder vor Ort beim Kunden relativ einfach, Projektzeiten nachzuweisen, so wird dies zu Hause eine besondere Herausforderung – wenn neben der Arbeit auch noch die Kinder betreut werden müssen oder mehrere Homeoffice-Arbeiter um Platz, Internetzugang und den einzig ruhigen Ort in der Wohnung wetteifern. Dies liegt häufig aber auch daran, dass vom Arbeitgeber keine mobil einsetzbare Zeiterfassungslösung angeboten wird.

Corona-bedingte Auswirkungen auf den Projektverlauf

Abschließend wirkt sich die aktuelle Situation nicht nur auf die zwischenmenschlichen Beziehungen und Zusammenarbeit im Projektteam aus. Sie hat auch ganz konkrete Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg in projektorientierten Unternehmen. Wie aus aktuellen Umfragen deutlich wird, hat die Corona-Krise für einen Digitalisierungsschub in deutschen Unternehmen und damit auch zu einer Sonderkonjunktur für Digitalisierungsberater geführt. Dies gilt allerdings nur, wenn die beratenen Unternehmen nicht aus den Branchen stammen, die zu den Opfern der Corona-Krise gehören (Gastronomie, Reisebranche, Einzelhandel). Anderenfalls leiden selbst die Digitalisierungsberater, wie die Ergebnisse des Marktbarometers Digitalisierung Deutschland 2021 belegen. In der zu Jahresbeginn veröffentlichten Umfrage unter Digitalisierungsberatern in Deutschland gaben knapp zwei Drittel der Befragten Beeinträchtigungen durch die Pandemie an. Digitalisierungsprojekte wurden entweder gestoppt/verschoben oder werden derzeit nur mit geringerem Projektvolumen weitergeführt.

Projektveränderungen als Reaktion auf die Krise in beide Richtungen (Up-/Downsizing) müssen ebenfalls im Rahmen des Projekt-Controllings berücksichtigt werden.

h2>Projekt-Controlling in Krisenzeiten: Zeitnah, dynamisch, präzise

Die drei wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt-Controlling in Krisenzeiten sind:

  • Zeitnahes Erfassen der geleisteten Projektarbeitszeiten auch im Homeoffice. Dies gelingt nur, wenn den Projektbeteiligten eine benutzerfreundliche, sowie zeit- und ortsunabhängige Lösung zur Zeiterfassung geboten wird, mit der sie ihre Arbeitszeiten präzise und einfach erfassen können.
  • Dynamisches Reagieren auf Veränderungen im Projekt. Unabhängig davon, ob Projekte hoch (Digitalisierungsschub) oder herunter (Negativfolgen der Krise) gefahren werden, müssen projektorientierte Unternehmen sofort in der Lage sein, darauf zu reagieren und ihre Kapazitäten entsprechend anzupassen.
  • Präzise Dokumentation und Abrechnung der geleisteten Projektzeiten. Gerade in Krisenzeiten ist es besonders wichtig, alle geleisteten Projektarbeiten möglichst präzise zu erfassen, dem Auftraggeber nachzuweisen und dann auch abrechnen zu können. Vergessene oder falsch erfasste Zeiten wirken sich direkt auf die Kundenbeziehung und das Business des projektorientierten Unternehmens aus.

ZEP: Integrierte Lösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling

ZEP bietet alle für ein professionelles Projekt-Controlling erforderlichen Funktionen:

  • Zeit- und ortsunabhängige Zeiterfassung über webbasierte Benutzeroberfläche oder mobile Apps
  • Zeit- und ortsunabhängige Projektverwaltung mit Projektplan, Ressourcenverwaltung und integrierten Faktura-Modul

Projektorientierte Unternehmen sind damit in der Lage, die Herausforderungen an das Projekt-Controlling in Krisenzeiten erfolgreich zu meistern. Getreu dem ZEP-Motto: Weil Zeit Geld ist.

Weitere Informationen zu ZEP stehen auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

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