Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sind zwei Konzepte, die in der Unternehmenswelt eine wichtige Rolle spielen. Obwohl sie beide auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, sind sie in ihrer Funktionsweise und ihren Zielen tatsächlich recht unterschiedlich. In diesem Artikel werden wir uns ausführlich mit den Unterschieden zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung befassen, um ein klareres Verständnis dieser beiden Aspekte des Zeitmanagements zu erhalten.
Wie wird Arbeitszeiterfassung eigentlich definiert? Nun, die Arbeitszeiterfassung ist ein weit verbreitetes Konzept, das die grundlegende Erfassung und Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters beinhaltet. So weit, so gut. Sie ist aber auch eine wichtige Methode zur Verfolgung und Abrechnung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten eines Mitarbeiters. In Deutschland muss spätestens seit dem BAG-Urteil von September 2022 die tägliche Arbeitszeit erfasst werden. Nur so könne die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen gewährleistet werden.
Viele Wege führen nach Rom – So ist es auch beim Thema Arbeitszeiterfassung. Denn: Spätestens mit dem BAG-Urteil von September 2022 wurde in Deutschland die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht. Der Referentenentwurf des BMAS geht noch einen Schritt weiter: Der Entwurf sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form erfolgen muss. Ausnahme: Unternehmen mit weniger als 10 Personen sind von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen, müssen ihre Zeiten aber trotzdem dokumentieren – ob manuell, auf Papier oder per Software ist den Unternehmen freigestellt. Wichtig ist hier auch die Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren!
Für Arbeitgeber ist die Arbeitszeiterfassung von entscheidender Bedeutung, um die Produktivität und die Arbeitskosten nachverfolgen zu können. Sie ermöglicht es, Überstunden und Minusstunden zu überwachen sowie das Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement im Auge zu behalten. Zudem unterstützt die Erfassung der täglichen Arbeitszeit Unternehmen dabei, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften einzuhalten und kann dabei helfen, Konflikte zu vermeiden, die sich aus unbezahlten Überstunden oder ungenauen Arbeitszeitberichten ergeben könnten.
Natürlich profitieren auch Arbeitnehmer von einer exakten Arbeitszeiterfassung. Sie ermöglicht nämlich eine präzise Aufzeichnung der geleisteten Stunden und stellt sicher, dass Überstunden in einer näher definierten Art und Weise abgegolten werden können. Darüber hinaus kann eine transparente Arbeitszeiterfassung das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen stärken. Vorteil: Mit modernen Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung haben Arbeitnehmer keinen administrativen Mehraufwand. Eine Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer verbringt täglich rund 10 Minuten damit, die Arbeitszeit manuell in eine Excel-Liste einzutragen. Das umfasst die Zeit, die er benötigt, um die Datei zu suchen, diese zu öffnen, Eintragungen vorzunehmen, zu speichern, Korrekturen vorzunehmen, etc. Hierbei ergeben sich monatliche Kosten in Höhe von 86,73 EUR (ausgehend von einem durchschnittlichen Stundenlohn bei Vollzeitbeschäftigten von 24,77 EUR). Eine Software zur Arbeitszeiterfassung kann hier die Kosten UND den Arbeitsaufwand in erheblichem Maße senken!
Im Gegensatz zur reinen Arbeitszeiterfassung ist die Projektzeiterfassung ein Konzept, das eng mit der Verwaltung und dem Controlling von Projekten verbunden ist. Während sich die Arbeitszeiterfassung auf die individuelle Arbeitszeit eines Mitarbeiters konzentriert, widmet sich die Projektzeiterfassung der Verfolgung der aufgewendeten Zeit für die Durchführung eines bestimmten Projekts.
Die Projektzeiterfassung erfasst die aufgewendete Zeit, die einzelne Mitarbeiter oder Teams für verschiedene Aktivitäten im Rahmen eines Projektes verwenden. Diese Aktivitäten oder Tätigkeiten können Aufgaben, Meetings, Tests oder andere projektbezogene Aufwendungen sein. Durch die Zeiterfassung auf Projektebene können Unternehmen den Fortschritt, die Effizienz und die Rentabilität der Projekte besser verstehen und steuern. Durch ein präzises Projektmanagement und exakt erfasste Projektzeiten können darüber hinaus auch Folgeprojekte besser kalkuliert werden, sodass alle Ressourcen bereits vor Projektstart gerecht geplant werden können. Mit einer Software zur Projektzeiterfassung ist dieser Prozess wesentlich akkurater & zeitsparender.
Eine präzise Projektzeiterfassung ist für Unternehmen äußerst wertvoll. Aber warum eigentlich? Sie bildet das Fundament für das Projektmanagement und die Budgetierung eines jeden Projektes. Projektmanager können so den Fortschritt von Projekten im Auge behalten, Engpässe identifizieren und Ressourcen optimal und effizient nutzen. Je präziser die Projektzeiterfassung, desto besser können Unternehmen die Rentabilität von Projekten bewerten und zukünftige Schätzungen genauer vornehmen.
Projektteams profitieren als User ebenfalls von einer effizienten Projektzeiterfassung. Sie erhalten einen klaren Überblick über ihre projektspezifischen Aufgaben sowie den geplanten Zeitaufwand für deren Erledigung. Dies ermöglicht es allen Teammitgliedern, ihre Zeit besser zu planen, Prioritäten zu setzen und Engpässe zu vermeiden. Durch die Transparenz der Projektzeiterfassung können sie außerdem ihre eigene Leistung bewerten und möglicherweise Optimierungen vornehmen, um noch effizienter und zielgerichteter zu arbeiten.
„Der Worte sind genug gewechselt, nun lasst uns endlich Taten sehen!“ Von Projektzeiterfassung ist in Goethes Faust zwar keine Rede, dennoch trifft es dieses Zitat ziemlich gut, denn: Nachdem wir nun die Bedeutung und Funktionsweisen von Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung erläutert haben, wollen wir uns auf die 5 größten Hauptunterschiede zwischen beiden Ansätzen konzentrieren.
Der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung liegt wohl im Fokus und der Zielsetzung. Die Arbeitszeiterfassung konzentriert sich in erster Linie auf die individuelle Arbeitszeit der Mitarbeiter. So können Lohnabrechnungen, Überstunden und die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen kosteneffizient und zeitsparend verwaltet werden. Die Projektzeiterfassung hingegen zielt darauf ab, den Zeitaufwand für bestimmte Projektaktivitäten zu messen und zu verwalten, um die Projektleistung zu optimieren und das Budget effektiv zu nutzen. Beide Ansätze können natürlich mit manuell erfolgen. Macht aber eher wenig Sinn, da fehleranfällig und zeitaufwändig. Warum nicht Zeit und Kosten sparen? Mit einer cloudbasierten Lösung wird’s umso einfacher.
Ein weiterer wichtiger Unterschied betrifft die Zeiteinheiten und -ebenen, die erfasst werden. Während in der Arbeitszeiterfassung hauptsächlich die täglichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters aufgezeichnet werden, richtet sich in der Projektzeiterfassung der Fokus auf die Erfassung spezifischer Projektaktivitäten. Dies führt zu größtmöglicher Transparenz gegenüber dem Kunden, da so auf Stunden- oder gar Minutenbasis abgerechnet werden kann. Eine passende Softwarelösung zur Projektzeiterfassung unterstützt Unternehmen vom Angebot bis zur Rechnungsstellung, sodass sie jederzeit die volle Kontrolle über ihre Projekte behalten.
Alles auf einmal oder jeder für sich? Je nachdem, welche Funktion ein Mitarbeiter im Unternehmen hat, unterscheiden sich auch die Erfassungsbereiche. Die reine Arbeitszeiterfassung betrifft hierbei normalerweise den gesamten Mitarbeiterstamm eines Unternehmens und ist häufig unternehmensweit standardisiert. Im Gegensatz dazu ist die Projektzeiterfassung auf bestimmte Projekte oder Projektteams beschränkt und kann – je nach Anforderungen oder Komplexität – eines Projektes variieren. Mit einer zuverlässigen Softwarelösung können Sie beides unter einen Hut bringen. ZEP bietet z.B. in der Version „Professional“ Zusatzmodule an, mit denen die reine Zeiterfassung als auch projektspezifische Zeiten erfasst, dokumentiert und abgerechnet werden können.
Wofür werden Arbeitszeiten erfasst? Und was ist wichtig bei der Projektzeiterfassung? Nun, Daten der Arbeitszeiterfassung dienen hauptsächlich der Gehaltsabrechnung, der Arbeitszeitregelung und – ganz wichtig – der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie sehen, Zeiterfassung ist kein lästiges Übel, sondern schützt Mitarbeiter davor, zu viele Überstunden anzusammeln und fordert von Arbeitgebern, sich an Arbeitszeitgesetze zu halten. Bei der Projektzeiterfassung geht es hingegen darum, den Fortschritt, die Effizienz und die Rentabilität von Projekten zu bewerten und die Projektplanung und -kalkulation zu optimieren. Eine geeignete Software zur Projektzeiterfassung kann Unternehmen dabei unterstützen, die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte vorzunehmen, sodass kein Projektbeteiligter über- oder unterfordert ist.
Warum und wozu werden Arbeits- und Projektzeiten eigentlich erfasst? Die Art der Berichterstattung und Analyse sind bei beiden Modellen ebenfalls sehr unterschiedlich. Denn: Die Ergebnisse der reinen Arbeitszeiterfassung können in der Regel in Form von Arbeitszeitkonten und Gehaltsabrechnungen dargestellt werden. Wobei die Ergebnisse der Projektzeiterfassung oft in umfangreichen Projektberichten und -analysen präsentiert werden, die verschiedene Aspekte des Projektmanagements abdecken. So behalten die Verantwortlichen stets den Überblick über ein detailliertes Projekt-Controlling und können dem Kunden eine transparente Abrechnung sowie einen umfassenden Projektbericht vorlegen. So kommen garantiert keine Missverständnisse auf.
Trotz aller großen Unterschiede teilen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung auch eine Hand voll Gemeinsamkeiten und können sich gegenseitig ergänzen. Denn: Sowohl Arbeitszeit- als auch Projektzeiterfassung sind wertvolle Instrumente für das Ressourcenmanagement in einem Unternehmen. Während die Arbeitszeiterfassung dabei hilft, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verfolgen und zu optimieren, ermöglicht die Projektzeiterfassung eine bessere Planung und Nutzung der vorhandenen Ressourcen im Rahmen spezifischer Projekte. Weiter tragen beide Erfassungsmöglichkeiten grundlegend zur Kostenkontrolle bei. Durch die Erfassung der Arbeitszeit können Unternehmen die Arbeitskosten an sich besser überwachen und verwalten. Gleichzeitig hilft die Projektzeiterfassung dabei, die Budgetierung und Kostenschätzungen für Projekte zu verbessern und mögliche Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen. Last, but not least tragen sowohl Arbeitszeiterfassung als auch Projektzeiterfassung dazu bei, die Effizienz in einem Unternehmen zu steigern. Engpässe können frühzeitig identifiziert und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Was können wir letztlich feststellen? Also, Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung sind zwei essenzielle Instrumente für das Zeitmanagement in Unternehmen. Während die Arbeitszeiterfassung den Fokus auf die individuelle Arbeitszeit legt und sich auf die Verwaltung von Stunden und Gehältern konzentriert, ermöglicht die Projektzeiterfassung eine detaillierte Verfolgung der aufgewendeten Zeit für spezifische Projektaktivitäten zur Optimierung von Projekten und Ressourcen. Und: Obwohl sie in ihren Zielen und Funktionsweisen teils sehr unterschiedlich sind, ergänzen sich Arbeits- und Projektzeiterfassung und tragen gemeinsam dazu bei, die Effizienz und Rentabilität von Unternehmen zu steigern. Eine sorgfältige Implementierung und Nutzung beider Ansätze kann für Unternehmen zu einem unschätzbaren Instrument für die Steuerung und Planung von Ressourcen und Projekten werden.
In der heutigen sich ständig weiterentwickelnden digitalen Geschäftswelt ist es daher entscheidend, die richtigen Werkzeuge und Technologien für die Arbeits- und Projektzeiterfassung zu nutzen. Warum? Um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und erfolgreich zu sein. Moderne Softwarelösungen wie ZEP unterstützen Sie dabei, Ihren Geschäftsalltag zu digitalisieren.
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