Wann haben Sie zuletzt Ihre Billability überprüft? Falls Sie diese Kennzahl nicht regelmäßig im Blick haben, verpassen Sie möglicherweise einen der wichtigsten Hebel für die Profitabilität Ihres Projektgeschäfts. Viele Unternehmen fokussieren sich auf hohe Auslastungszahlen und übersehen dabei, dass zwischen "beschäftigt sein" und "Geld verdienen" ein entscheidender Unterschied liegt.
In projektbasierten Unternehmen wird täglich über Auslastung, Utilization und fakturierbare Stunden gesprochen. Doch eine der wichtigsten Kennzahlen für nachhaltigen Erfolg wird oft übersehen oder falsch verstanden: die Billability. Während viele Geschäftsführer und Projektleiter stolz auf hohe Auslastungszahlen blicken, entgeht ihnen dabei möglicherweise, dass ihre tatsächliche Profitabilität weit unter den Erwartungen liegt.
Der Grund? Billability misst nicht nur, wie beschäftigt Ihre Teams sind, sondern wie viel von dieser Beschäftigung tatsächlich in Umsatz umgewandelt wird. Diese Unterscheidung kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projektgeschäfts entscheiden. In Beratungsunternehmen, Agenturen und IT-Dienstleistern zeigt sich immer wieder: Unternehmen mit einer präzisen Billability-Steuerung erzielen durchschnittlich 15-25% höhere Margen als solche, die sich auf reine Auslastungszahlen verlassen.
Was bedeutet Billability?
Billability bezeichnet den Anteil der Arbeitszeit, der tatsächlich einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann, unabhängig davon, ob dies zu einem späteren Zeitpunkt oder sofort geschieht.
Die grundlegende Formel lautet: Billability = (Fakturierbare Stunden / Verfügbare Arbeitszeit) × 100
Abgrenzung zu Utilization
Während Utilization die reine Kapazitätsauslastung misst ("Wie beschäftigt ist mein Team?"), beantwortet Billability die entscheidende Frage: "Wie viel unserer Arbeit können wir monetarisieren?" Diese Unterscheidung ist besonders in wissensintensiven Branchen kritisch, wo ein Großteil der Wertschöpfung über die Zeit der Experten erfolgt.
Fakturierbare Stunden bilden dabei das Herzstück der Billability-Berechnung. Sie umfassen alle Tätigkeiten, die direkt einem Kundenprojekt zugeordnet und in Rechnung gestellt werden können, von der Strategieberatung über die Softwareentwicklung bis hin zur kreativen Konzeption.
Typische Missverständnisse rund um Billability
Brutto- vs. Nettozeiten: Der häufigste Rechenfehler
Ein weit verbreiteter Fehler liegt in der Berechnung der Grundlage für Billability. Viele Unternehmen verwenden Bruttoarbeitszeit (inklusive Urlaub, Krankheit, Feiertage) statt der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit. Dies führt zu scheinbar niedrigen Billability-Werten und falschen Schlussfolgerungen.
Beispielrechnung:
Bruttoarbeitszeit pro Jahr: 1.920 Stunden (48 Wochen × 40 Stunden)
Abzüglich Urlaub (30 Tage): 240 Stunden
Abzüglich Krankheit (Durchschnitt 10 Tage): 80 Stunden
Verfügbare Arbeitszeit: 1.600 Stunden
Ein Consultant mit 1.200 fakturierbaren Stunden pro Jahr hat somit eine Billability von 75% (1.200/1.600), nicht 62,5% (1.200/1.920).
Der Auslastungsfehler: Viel Arbeit ≠ viel Umsatz
Besonders tückisch ist die Verwechslung von hoher Auslastung mit hoher Profitabilität. Teams können zu 100% ausgelastet sein und trotzdem niedrige Billability-Werte erzielen, wenn sie viel Zeit in nicht-fakturierbare Tätigkeiten investieren:
- Interne Projekte und Prozessoptimierung
- Pitches und Neukundenakquise
- Administrative Tätigkeiten
- Weiterbildung und Schulungen
Billability in Festpreis- und Retainer-Modellen
Ein besonders komplexes Missverständnis betrifft Festpreis- und Retainer-Projekte. Hier wird oft argumentiert, dass Billability irrelevant sei, da der Umsatz bereits feststeht. Das Gegenteil ist der Fall: Gerade bei Festpreisen entscheidet die Billability über die tatsächliche Profitabilität des Projekts.
Retainer-Beispiel: Ein monatlicher Retainer von 10.000 Euro für 50 Stunden Beratungsleistung entspricht einem Stundensatz von 200 Euro. Werden tatsächlich 60 Stunden benötigt, sinkt der effektive Stundensatz auf 167 Euro – ein Margenverlust von 16,5%.
Auswirkungen auf Unternehmen und Teams
Einfluss auf Deckungsbeitrag und Margen
Billability ist der direkte Hebel für den Deckungsbeitrag in projektbasierten Geschäftsmodellen. Eine Steigerung der Billability um 10 Prozentpunkte kann bei einem mittelständischen Beratungsunternehmen mit 50 Mitarbeitern einen zusätzlichen Deckungsbeitrag von 200.000 bis 400.000 Euro pro Jahr bedeuten.
Rechenbeispiel:
50 Mitarbeiter × 1.600 verfügbare Stunden = 80.000 Stunden/Jahr
Durchschnittlicher Stundensatz: 150 Euro
10% höhere Billability = 8.000 zusätzliche fakturierbare Stunden
Zusätzlicher Umsatz: 1.200.000 Euro
Zusätzlicher Deckungsbeitrag (bei 30% Marge): 360.000 Euro
Motivation und Incentivierung im Team
Billability als KPI im Projektgeschäft beeinflusst direkt das Verhalten der Mitarbeiter. Wenn Bonus- und Zielsysteme ausschließlich auf Billability basieren, kann dies jedoch zu unerwünschten Effekten führen:
Positive Effekte:
- Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten
- Bewusstsein für Kostentransparenz
- Eigenverantwortung in der Projektsteuerung
Risiken:
- Vernachlässigung von Akquise und internen Projekten
- Qualitätseinbußen durch Zeitdruck
- Demotivation bei strukturell niedrigen Billability-Rollen (z.B. Projektmanagement)
Risiken durch falsches KPI-Management
Wird Billability als isolierte Kennzahl betrachtet, entstehen gefährliche Fehlsteuerungen. Agentur KPIs und Beratung KPIs sollten immer im Kontext betrachtet werden: Ein Überfokus auf Geschwindigkeit statt Ergebnis kann zu erheblichem Qualitätsverlust führen. Gleichzeitig entsteht Kundenunzufriedenheit, wenn weniger Zeit für wichtige Beziehungspflege und Abstimmungen zur Verfügung steht. Besonders problematisch ist der entstehende Innovationsstau, da keine Zeit für neue Methoden und Tools bleibt. Langfristig führt der permanente Leistungsdruck zu Mitarbeiterfluktuation durch Burnout-Symptome im Team.
Erfolgsfaktoren für eine korrekte Messung
Einbeziehung unterschiedlicher Abrechnungsmodelle
Moderne Projektgeschäfte operieren mit verschiedenen Abrechnungsmodellen, die unterschiedliche Billability-Ansätze erfordern:
⏱️ Time & Material: Klassische Billability-Messung über direkt fakturierbare Stunden
💰 Festpreisprojekte: Billability als internes Controlling-Instrument zur Margenkontrolle
🔄 Retainer-Modelle: Soll-Ist-Vergleich zwischen vereinbarten und tatsächlich erbrachten Stunden
🎯 Erfolgshonorare: Hybride Betrachtung mit fixen und variablen Komponenten
Integration in Bonus- und Zielsysteme
Erfolgreiche Bonus- und Zielvereinbarungen kombinieren Billability mit weiteren Kennzahlen:
Balanced Scorecard Ansatz:
- Billability (40% Gewichtung): Fokus auf Effizienz
- Kundenzufriedenheit (30%): Qualitätssicherung
- Neukundenakquise (20%): Wachstumsorientierung
- Teamführung/Weiterbildung (10%): Nachhaltigkeit
Nutzung von Projektcontrolling-Software statt Excel
Die manuelle Erfassung von Billability in Excel-Tabellen führt häufig zu Ungenauigkeiten und zeitaufwändigen Prozessen. Moderne Projektcontrolling-Software bietet entscheidende Vorteile:
Automatisierte Zeiterfassung: Integration mit Kalendern und Projekttools
Real-time Monitoring: Aktuelle Billability-Werte für sofortige Steuerungsmaßnahmen
Forecasting: Prognose der Billability basierend auf geplanten Projekten
Multi-Projekt-Sicht: Übergreifende Auswertungen und Benchmarks
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Billability steigern: Best Practices aus der Praxis
Branchen-Benchmarks: Realistische Zielwerte definieren
Benchmarks Billability variieren erheblich zwischen Branchen und Unternehmensgrößen:
Unternehmensberatung:
- Top-Tier Strategieberatungen: 70-80%
- Spezialisierte Boutique-Beratungen: 75-85%
- Mittelständische Beratungen: 65-75%
IT-Dienstleistung:
- Softwareentwicklung: 70-80%
- IT-Beratung und Implementation: 65-75%
- Support und Maintenance: 60-70%
Kreativagenturen:
- Strategie und Konzeption: 60-70%
- Design und Produktion: 70-80%
- Full-Service Agenturen: 65-75%
Steuerung über Transparenz und KPIs
Erfolgreiche Billability-Steigerung basiert auf Transparenz und kontinuierlichem Monitoring:
📊 Wöchentliches Reporting: Kurze Team-Updates zu aktuellen Billability-Werten
👤 Individuelle Dashboards: Persönliche Ziele und Fortschritte für jeden Mitarbeiter
📈 Projekt-Scorecards: Billability-Tracking auf Projektebene für sofortige Intervention
📉 Trendanalysen: Langfristige Entwicklungen und saisonale Schwankungen identifizieren
Kombination mit Forecasting und Ressourcenplanung
Die Integration von Billability in die Ressourcenplanung ermöglicht proaktive Steuerung:
🔮 Pipeline-Management: Geplante Projekte und erwartete Billability-Beiträge
🎯 Skill-Matrix: Zuordnung von Mitarbeitern basierend auf Expertise und Billability-Potenzialen
⚖️ Kapazitätsplanung: Vorausschauende Personaleinsatzplanung zur Billability-Optimierung
🎲 Szenario-Modelling: "Was-wäre-wenn" Analysen für strategische Entscheidungen
Konkrete Maßnahmen für die Praxis
Wie ZEP bei der Billability-Optimierung unterstützt
ZEP als integrierte Projektmanagement- und Zeiterfassungslösung bietet alle notwendigen Module, um Billability systematisch zu messen und zu optimieren. Mit der Zeiterfassungsfunktion erfassen Sie sämtliche Arbeitsstunden und können diese als fakturierbare oder nicht-fakturierbare Tätigkeiten kategorisieren. Die erfassten Projektzeiten können Sie entsprechend Ihren Kunden und den zugehörigen Projekten zuordnen. Dies erleichtert Ihnen das Projektcontrolling und gibt Ihnen in Echtzeit einen Überblick, wie Ihr Team ausgelastet ist.
Das Modul Ressourcenplanung ermöglicht präzises Forecasting auf Basis der aktuellen Einplanung und berechnet automatisch den zu erwartenden Umsatz im gewünschten Zeitrahmen basierend auf der aktuellen Projektplanung. Die ratierliche Verteilung von Arbeitszeiten sorgt für realistische Planungsgrundlagen über definierte Zeiträume hinweg. Besonders wertvoll ist die Projektfreigabe-Funktion, die als zusätzlicher Prüfmechanismus fungiert und sicherstellt, dass nur freigegebene Zeiten in die Rechnungsstellung und damit in den Forecast einfließen.
Dank der direkten Verknüpfung aller Module – von der Projektplanung über die Zeiterfassung bis zur Buchhaltung mit der DATEV Schnittstelle – arbeiten Sie stets mit aktuellen, konsistenten Daten für präzise Forecasts.
Die automatisierten Reports in ZEP eliminieren das fehleranfällige Excel-Controlling und liefern präzise Billability-Kennzahlen auf Mitarbeiter-, Projekt- und Unternehmensebene. So entsteht eine durchgängige Datenbasis ohne die gefährlichen Excel-Insellösungen und aus der reaktiven Billability-Betrachtung wird ein proaktives Steuerungsinstrument für nachhaltigen Projekterfolg.
Praxisbeispiel: IT-Dienstleister optimiert Billability um 12 Prozentpunkte
Eine mittelständische IT-Beratung mit 35 Mitarbeitern kämpfte trotz hoher Auslastung mit sinkenden Margen. Das Problem: Utilization lag bei 85%, aber die Billability nur bei 62%. Nach der Einführung von ZEP wurde schnell klar, wo die Verluste entstanden:
Vorher (Excel-basiertes Controlling):
- 15% der Arbeitszeit verschwand in "Sonstiges" ohne Kundenzuordnung
- Interne Abstimmungen wurden nicht als Projektzeit erfasst
- Reisezeiten zu Kunden galten als nicht-fakturierbar
- Nachbearbeitung von Kundenfeedback lief ohne Projektzuordnung
Nach ZEP-Einführung (Ergebnis nach 6 Monaten):
- Automatische Kategorisierung deckte "versteckte" Kundenzeiten auf
- Projektfreigabe-Workflow verhinderte Zeitverluste durch vergessene Erfassungen
- Reise- und Abstimmungszeiten wurden korrekten Projekten zugeordnet
- Billability stieg von 62% auf 74% bei gleichbleibender Arbeitszeit
Finanzieller Impact: 35 Mitarbeiter × 1.600h × 12% × 120€ Stundensatz = 806.400€ mehr fakturierbarer Umsatz durch bessere Zuordnung der bereits geleisteten Arbeit. Die ZEP-Investition amortisierte sich bereits nach 3 Monaten.
Fazit: Billability als Steuerungsgröße für nachhaltigen Erfolg
Billability ist weit mehr als eine weitere KPI. Sie ist der Kompass für profitables Wachstum in projektbasierten Unternehmen. Während Utilization zeigt, wie beschäftigt Ihre Teams sind, offenbart Billability, wie erfolgreich Sie diese Beschäftigung monetarisieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse für die Praxis:
Präzise Messung ist fundamental: Nur wer Billability korrekt berechnet und von Utilization abgrenzt, kann fundierte Entscheidungen treffen. Die Verwendung von Nettoarbeitszeit statt Bruttozeit macht oft den Unterschied zwischen scheinbar schlechten und tatsächlich guten Werten aus.
Kontext ist entscheidend: Billability funktioniert nicht isoliert. Sie muss mit Qualitätskennzahlen, Kundenzufriedenheit und strategischen Zielen ausbalanciert werden. Besonders in Festpreis- und Retainer-Modellen wird sie vom Umsatztreiber zur Margenkennzahl.
Transparenz schafft Verbesserung: Unternehmen mit regelmäßigem Billability-Monitoring und klarer Kommunikation erzielen systematisch bessere Ergebnisse. Die Integration in moderne Projektcontrolling-Systeme ist dabei längst kein Luxus mehr, sondern Voraussetzung für professionelles Management.
Branchenspezifische Ansätze: Die optimale Billability variiert erheblich zwischen Strategieberatungen, IT-Dienstleistern und Kreativagenturen. Realistische Benchmarks und branchentypische Best Practices sind der Schlüssel für erfolgreiche Zielsetzung.
Für projektbasierte Unternehmen, die ihre Profitabilität nachhaltig steigern wollen, führt kein Weg an einer systematischen Billability-Steuerung vorbei. Sie schafft die Transparenz, die für fundierte Entscheidungen notwendig ist und den Fokus, der für profitables Wachstum entscheidend ist.
Die Investition in präzise Billability-Messung und -steuerung zahlt sich bereits kurzfristig aus und schafft gleichzeitig die Grundlage für langfristig erfolgreiche Projektorganisationen, die ihre Ressourcen optimal nutzen und ihre Marktposition kontinuierlich ausbauen können.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Billability und Utilization?
Utilization misst die reine Auslastung ("Wie beschäftigt ist mein Team?"), während Billability den Anteil der fakturierbaren Arbeitszeit erfasst ("Wie viel kann ich abrechnen?"). Ein Mitarbeiter kann 100% Utilization haben, aber nur 70% Billability, wenn er viel Zeit in interne Projekte, Akquise oder Verwaltung investiert. Für die Profitabilität ist Billability die entscheidendere Kennzahl.
Wie berechne ich Billability richtig?
Die korrekte Formel lautet: Billability = (Fakturierbare Stunden / Verfügbare Arbeitszeit) × 100.
Wichtig: Verwenden Sie die Nettoarbeitszeit (nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Feiertagen) als Grundlage, nicht die Bruttoarbeitszeit. Bei 1.600 verfügbaren Stunden pro Jahr und 1.200 fakturierbaren Stunden beträgt die Billability 75%, nicht 62,5% bei falscher Bruttoberechnung.
Welche Billability-Benchmarks gelten in meiner Branche?
IT-Dienstleistung: 65-80%, Unternehmensberatung: 70-85%, Kreativagenturen: 60-75%. Spezialisierte Boutique-Beratungen erreichen oft 75-85%, während Full-Service-Dienstleister eher bei 65-75% liegen. Diese Werte variieren je nach Geschäftsmodell, Projektgröße und internem Aufwand für Akquise und Verwaltung.
Wie kann ich Billability in Festpreis- und Retainer-Projekten messen?
Billability ist auch bei Festpreisen entscheidend für die Profitabilitätskontrolle. Beispiel: Ein 10.000€ Retainer für 50 Stunden entspricht 200€/Stunde. Benötigen Sie 60 Stunden, sinkt der effektive Stundensatz auf 167€ (-16,5% Marge). Messen Sie daher die tatsächlich investierte Zeit gegen die kalkulierte Zeit, um Ihre Margen im Blick zu behalten.
Welche KPI sollte ich im Projektgeschäft wirklich beachten?
Billability ist der wichtigste Indikator für Profitabilität, sollte aber nicht isoliert betrachtet werden. Kombinieren Sie sie mit Kundenzufriedenheit (Qualität), Deckungsbeitrag (Marge) und Pipeline-Entwicklung (Wachstum). Ein ausgewogenes Dashboard verhindert Fehlsteuerungen wie Qualitätsverlust durch reinen Billability-Fokus.
Wie setze ich Billability als Zielgröße in Bonus- und Anreizsystemen ein?
Verwenden Sie Billability als Teil eines ausbalancierten Anreizsystems, nicht als alleinige Kennzahl. Empfohlene Gewichtung: 40% Billability, 30% Kundenzufriedenheit, 20% Neukundenakquise, 10% Teamführung/Weiterbildung. So fördern Sie Effizienz, ohne Qualität, Innovation oder Mitarbeiterentwicklung zu vernachlässigen. Definieren Sie realistische Zielwerte basierend auf Branchenbenchmarks.
