70,2 Prozent aller Projekte weichen um mehr als 10 Prozent vom Plan ab, im Median sogar um 54 Prozent. Das zeigt eine anonymisierte Auswertung von 94.620 Projekten in ZEP (Stand: April 2026). Die Abweichung selbst ist dabei selten das eigentliche Problem. Das eigentliche Problem ist der Zeitpunkt, an dem sie sichtbar wird.
Bei vielen Projektdienstleistern entsteht der Soll-Ist-Vergleich erst im Monatsabschluss. Dann sind die Mehrstunden längst geleistet und die Marge ist bereits gekippt. Der Vergleich dokumentiert einen Schaden, statt ihn zu verhindern.
Auswirkungen auf Projektebene:
- Marge: Mehrstunden im Festpreisprojekt gehen eins zu eins zulasten des Deckungsbeitrags
- Projektkosten: Change Requests ohne Nachkalkulation verschieben das Soll unbemerkt
- Ressourcen: Länger gebundene Berater fehlen den Folgeprojekten
- Auslastung: Überzogene Projekte verdrängen abrechenbare Arbeit an anderer Stelle
- Forecast: Wer den Ist-Stand zu spät kennt, meldet falsche Zahlen an die Geschäftsführung
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Der Soll-Ist-Vergleich stellt Plan-Stunden, Plan-Kosten und geplanten Fortschritt den Ist-Werten gegenüber
- Aussagekräftig wird er erst kumuliert und bezogen auf den tatsächlichen Leistungsstand
- Schwellenwerte mit Ampellogik machen aus Zahlen klare Eskalationsregeln
- Am Monatsende in Excel gerechnet, kommt er für echte Steuerung zu spät
Warum Abweichungen teurer werden, je später Sie sie sehen
Eine Abweichung von 70 Stunden entsteht selten an einem Tag. Sie baut sich über Wochen auf: ein unterschätztes Work Package hier, ein unbezahlter Zusatzwunsch dort. Jede Woche ohne Soll-Ist-Vergleich vergrößert den Schaden.
Laut Project Management Institute überschreiten 43 Prozent aller Projekte ihr ursprüngliches Budget. Der Grund liegt seltener in schlechter Planung als in fehlender Kontrolle während der Laufzeit. Wie solche Überschreitungen konkret entstehen, zeigt der Beitrag zu überschrittenen Projektbudgets.
Der Soll-Ist-Vergleich ist deshalb das zentrale Instrument im Projektcontrolling. Er beantwortet drei Fragen: Wo stehen wir? Wo sollten wir stehen? Und was kostet uns die Differenz?
Was ein Soll-Ist-Vergleich im Projektgeschäft messen muss
Im Controlling bezeichnet der Soll-Ist-Vergleich die Gegenüberstellung geplanter und tatsächlich angefallener Werte eines Zeitabschnitts, klassisch als Aufgabe der Plankostenrechnung. Für Projektdienstleister zählen dabei drei Ebenen.
Stunden, Kosten, Fortschritt: die drei Vergleichsebenen
Stunden sind die führende Größe, denn im Dienstleistungsgeschäft sind sie der größte Kostenblock. Kosten ergeben sich aus Stunden mal internem Stundensatz, plus Reisekosten und Fremdleistungen. Fortschritt misst, wie viel der geplanten Leistung tatsächlich fertig ist.
Wer nur eine Ebene betrachtet, steuert blind. 400 verbrauchte Stunden sind unkritisch, wenn 60 Prozent der Arbeitspakete fertig sind. Dieselben 400 Stunden sind ein Alarmsignal, wenn erst ein Drittel steht.
Das Rechenbeispiel: Ausgangslage im Festpreisprojekt
Ein IT-Consulting übernimmt eine CRM-Einführung zum Festpreis von 96.000 Euro. Die Kalkulation: 800 Stunden bei einem internen Kostensatz von 85 Euro pro Stunde, also 68.000 Euro Plan-Kosten. Die geplante Marge liegt bei 28.000 Euro oder 29 Prozent.
Die Laufzeit beträgt sechs Monate. Zur Halbzeit sollen 400 Stunden verbraucht und 50 Prozent der Arbeitspakete abgeschlossen sein. Diese Soll-Werte sind die Messlatte für alles Weitere.
Wie funktioniert die Abweichungsanalyse?
Nach drei Monaten liegen die Ist-Werte vor. Das Projektteam hat 470 Stunden gebucht, abgeschlossen sind aber erst 42 Prozent der Arbeitspakete. Was sagt uns das?
Absolute und prozentuale Abweichung
Die absolute Abweichung beziffert den Schaden in Stunden und Euro: plus 70 Stunden, plus 5.950 Euro. Sie ist die Grundlage für jede Nachkalkulation und jedes Kundengespräch.
Die prozentuale Abweichung macht Projekte vergleichbar. Formel: (Ist minus Soll) geteilt durch Soll mal 100. Hier: 70 geteilt durch 400 mal 100 gleich 17,5 Prozent. Erst der Prozentwert zeigt, ob ein 50.000-Euro-Projekt oder ein 500.000-Euro-Projekt stärker aus dem Ruder läuft.
Kumulierte Betrachtung statt Monatsscheiben
Einzelne Monatswerte verharmlosen den Trend. Im Beispiel: plus 10 Stunden im ersten Monat, plus 25 im zweiten, plus 35 im dritten. Jeder Monatswert wirkt für sich verkraftbar.
Kumuliert ergibt sich ein anderes Bild: 70 Mehrstunden mit steigender Tendenz. Der Soll-Ist-Vergleich gehört deshalb immer auf die kumulierte Zeitachse. Nur dort wird aus drei kleinen Ausreißern ein erkennbares Muster.
Meilenstein-Bezug: Sollwerte an der Leistung ausrichten
Der reine Zeitvergleich unterschätzt das Problem sogar noch. Denn die 470 Ist-Stunden stehen 42 Prozent Fortschritt gegenüber, statt der geplanten 50 Prozent. Für 42 Prozent Leistung wären nur 336 Stunden angemessen gewesen.
Die leistungsbezogene Abweichung beträgt damit plus 134 Stunden oder rund 40 Prozent. Genau diese Logik steckt hinter dem Begriff der Sollkosten: Plan-Werte, umgerechnet auf den tatsächlich erreichten Leistungsstand. Der Vergleich an Meilensteinen erzwingt diese Sicht, weil dort Aufwand und Ergebnis zusammen geprüft werden.
Was die Abweichung für die Marge bedeutet
Rechnet man den Trend hoch, braucht das Projekt bei gleichem Tempo rund 1.119 Stunden statt 800. Das entspricht Ist-Kosten von etwa 95.100 Euro bei einem Festpreis von 96.000 Euro.
Von 28.000 Euro geplanter Marge bleiben 885 Euro übrig, weniger als ein Prozent. Diese Hochrechnung gehört in jeden Umsatz- und Margen-Forecast, denn sie verändert die wirtschaftliche Bewertung des gesamten Quartals.
Welche Schwellenwerte sind sinnvoll? Ampellogik für den Projektalltag
Zahlen allein steuern nichts. Erst definierte Schwellenwerte machen aus dem Soll-Ist-Vergleich ein Steuerungsinstrument, weil sie festlegen, wann wer handeln muss. In der Praxis hat sich eine dreistufige Ampel bewährt.
Die Prozentwerte sind Richtwerte und hängen von Marge und Projektgröße ab. Ein Projekt mit 15 Prozent Plan-Marge verträgt weniger Abweichung als eines mit 40 Prozent. Entscheidend ist, dass die Schwellen vor Projektstart feststehen.
Wer eskaliert wann?
Grün ist Alltag der Projektleitung. Gelb verpflichtet zur Ursachenanalyse: Liegt es an unbezahlten Zusatzwünschen, an falscher Schätzung oder an Ressourcenengpässen? Rot verlässt die Projektebene, denn ab hier geht es um Vertragsfragen und um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
Im Rechenbeispiel stünde die Ampel mit 40 Prozent leistungsbezogener Abweichung tiefrot. Zur Halbzeit lässt sich noch verhandeln, umplanen oder der Scope anpassen. Vier Wochen vor Abnahme bleibt nur noch das Abschreiben der Marge.
Warum der Excel-Soll-Ist am Monatsende zu spät kommt
Das Konzept scheitert in der Praxis selten am Verständnis. Es scheitert an der Umsetzung: Plan-Werte liegen im Projektplan, Ist-Stunden in der Zeiterfassung, Kosten in der Buchhaltung. Jemand muss diese Daten jeden Monat von Hand in eine Excel-Tabelle ziehen.
Der Zeitverzug ist strukturell
Bis alle Stunden erfasst, exportiert und abgestimmt sind, vergehen nach Monatsende oft ein bis zwei Wochen. Der fertige Soll-Ist-Vergleich zeigt dann einen Stand, der bis zu sechs Wochen alt ist. Verschärft wird das durch verspätete Zeitbuchungen, wie der Beitrag zur Zeiterfassung als Frühwarnsystem zeigt.
Im Rechenbeispiel wären in diesen sechs Wochen weitere 100 bis 150 Stunden aufgelaufen. Jede davon zu 85 Euro, ohne dass jemand die rote Ampel gesehen hätte.
Manuelle Vergleiche sind fehleranfällig und selten
Handgepflegte Tabellen enthalten veraltete Plan-Stände, vergessene Change Requests und Copy-Paste-Fehler. Und weil der Aufwand hoch ist, findet der Vergleich nur monatlich statt, bei kleineren Projekten oft gar nicht. Eine Wochenampel über zehn parallele Projekte ist in Excel praktisch nicht zu leisten.
Genau hier entscheidet sich, ob Projektcontrolling steuert oder dokumentiert. Wer Abweichungen erst im Rückspiegel sieht, kann nur noch erklären, warum die Marge weg ist.
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Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit: So arbeitet ZEP
Der Ausweg ist eine gemeinsame Datenbasis für Plan und Ist. In ZEP Compact hinterlegen Sie Plan-Stunden und Budgets je Projekt und Vorgang direkt im Modul Projektplanung. Die Ist-Stunden entstehen aus der laufenden Projektzeiterfassung im selben System.
Der Soll-Ist-Vergleich ist damit kein monatlicher Kraftakt mehr, er ist eine Auswertung auf Knopfdruck. Jede gebuchte Stunde aktualisiert den Vergleich sofort, je Projekt, je Vorgang, je Mitarbeiter. Die Ampel steht damit täglich zur Verfügung statt sechs Wochen zu spät.
Von der Abweichung zur Entscheidung
Überschreitet ein Projekt seine Planwerte, sehen Sie es im Projektcontrolling unmittelbar und können reagieren: Ressourcen umplanen, Budgets anpassen oder das Kundengespräch führen. Über das Modul Umsätze & Kosten verbinden Sie die Stundensicht mit der wirtschaftlichen Bewertung des Projekts.
Fazit: In drei Schritten zum steuerungsfähigen Soll-Ist-Vergleich
Starten Sie mit Ihrem größten laufenden Projekt. Erstens: Plan-Stunden und Plan-Kosten je Arbeitspaket festhalten, sonst gibt es kein Soll. Zweitens: Schwellenwerte und Eskalationswege vor dem nächsten Meilenstein definieren, inklusive der Frage, wer bei Rot entscheidet.
Drittens: den Vergleichsrhythmus von monatlich auf wöchentlich verkürzen. Wenn das mit Ihren aktuellen Tools mehr als 30 Minuten pro Woche kostet, liegt das Problem in der Datenbasis, dann lohnt der Blick auf ein System, das Planung und Zeiterfassung zusammenführt.
FAQ
Wie oft sollte man einen Soll-Ist-Vergleich im Projekt durchführen?
Im Projektgeschäft mindestens wöchentlich, zusätzlich an jedem Meilenstein. Der klassische Monatsrhythmus stammt aus der Buchhaltung und ist für die Projektsteuerung zu langsam. Bei kurzen Projekten unter drei Monaten kann eine Abweichung von vier Wochen bereits die gesamte Marge kosten.
Was ist der Unterschied zwischen Plankosten und Sollkosten?
Plankosten beziehen sich auf die ursprünglich geplante Leistungsmenge, etwa 800 Stunden für das Gesamtprojekt. Sollkosten rechnen diesen Plan auf den tatsächlich erreichten Leistungsstand um. Sind erst 42 Prozent der Leistung fertig, sind die Sollkosten 42 Prozent der Plankosten. Erst dieser Bezug macht die Abweichung ehrlich.
Wie berechnet man die prozentuale Abweichung im Soll-Ist-Vergleich?
Die Formel lautet: (Ist-Wert minus Soll-Wert) geteilt durch Soll-Wert mal 100. Beispiel: 470 Ist-Stunden bei 400 Soll-Stunden ergeben eine Abweichung von plus 17,5 Prozent. Positive Werte bedeuten Mehrverbrauch, negative Werte zeigen an, dass Sie unter Plan liegen.
Welche Abweichung ist im Projektgeschäft noch normal?
Als Faustregel gilt: unter 5 Prozent grün, 5 bis 10 Prozent gelb, über 10 Prozent rot. Die Schwellen sollten zur Plan-Marge passen, denn ein Projekt mit 15 Prozent Marge verträgt weniger Abweichung als eines mit 40 Prozent. Wichtiger als der exakte Wert ist, dass die Schwellen vor Projektstart vereinbart sind.
Was tun, wenn der Soll-Ist-Vergleich eine rote Abweichung zeigt?
Zuerst die Ursache klären: Schätzfehler, unbezahlte Zusatzleistungen oder Ressourcenprobleme. Danach den Forecast anpassen und die Optionen prüfen: Change Request stellen, Scope reduzieren oder nachverhandeln. Wie Sie dabei konkret vorgehen, beschreibt der Beitrag zu überschrittenen Projektbudgets.
Reicht Excel für den Soll-Ist-Vergleich aus?
Für ein einzelnes kleines Projekt kann Excel genügen. Ab mehreren parallelen Projekten scheitert es an drei Punkten: Ist-Stunden müssen manuell übertragen werden, der Vergleich hinkt dem Projekt um Wochen hinterher und Fehler bleiben unbemerkt. Ein System mit gemeinsamer Datenbasis für Projektzeiterfassung und Planung löst alle drei Probleme.
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