Right to home office: digital time recording required

Auch wenn Bundesarbeitsminister Hubertus Heil mit seinem Gesetzentwurf für einen Anspruch auf mobiles Arbeiten vorerst politisch gescheitert ist, ist dennoch eines klar: In Zeiten der Corona-Krise ist eine Verlagerung der Mitarbeiterarbeitsplätze in das Homeoffice für viele Unternehmen oft die einzige Möglichkeit, ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Gerade in projektorientierten Unternehmen wie Unternehmensberatungen, IT-Dienstleistungen oder Werbeagenturen ist das Arbeiten im Homeoffice allerdings schon lange ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag der Mitarbeiter.

Unabhängig davon, ob Corona-bedingt oder schon länger gelebte Arbeitsform, auch für das Homeoffice gilt: Alle dort geleisteten Arbeitszeiten müssen zeitnah und präzise erfasst werden.

Duty to record working time in the home office

Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist das ECJ ruling already issued in 2019. Der Gerichtshof entschied damals, dass die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Und auch wenn die Arbeit im Homeoffice dabei nicht explizit erwähnt wurde, gibt es keinen Zweifel, dass diese Regelung auch für die Arbeit zu Hause gilt. Nicht umsonst enthält auch der eingangs erwähnte Gesetzentwurf die Verpflichtung, eine digitale Zeiterfassung für Heimarbeitsplätze vorzusehen.

Doch unabhängig von Gesetzen und Verpflichtungen gibt es für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Arbeit zu Hause ermöglichen, die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, auch diese Arbeitszeiten zeitnah und präzise zu erfassen. Denn nur so sind sie in der Lage, diese Zeiten gegenüber dem Auftraggeber nachweisen und abrechnen zu können. Dies wiederum ist – unabhängig von Krisenzeiten – eine zentrale Voraussetzung für unternehmerischen Erfolg in projektorientierten Branchen.

Any Time, Any Place, Any Device: Web-based time recording with ZEP

Webbasierte Zeiterfassungslösungen wie ZEP – Zeiterfassung für Projekte – bieten genau die dafür benötigten Funktionen. So können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über jedes internetfähige Endgerät (PC, Notebook, Tablet, etc.) in ZEP eintragen und dem entsprechenden Projekt zuordnen. Für den mobilen Einsatz stehen mobile Apps für alle gängigen Betriebssysteme (Android, iOS) zur Verfügung. Es muss also niemand warten, bis es das nächste Mal wieder möglich ist, in das Büro zu fahren, sondern kann seine Zeiterfassung auch vom Homeoffice aus mit wenigen Klicks erledigen.

Project controlling from the home office

Was für den einzelnen Mitarbeiter gilt, gilt natürlich auch für die Projektleitung bzw. die Geschäftsführung. Dank webbasierter Benutzeroberfläche ist auch der Zugriff auf die Projekt-Controlling-Funktionen von ZEP zeit- und ortsunabhängig möglich und kann ebenfalls aus dem Homeoffice erledigt werden. Somit ist es möglich sich jederzeit und überall einen Überblick über den Projektstatus, die bereits geleisteten und/oder abgerechneten Arbeitszeiten oder die noch abzurechnenden Arbeitszeiten zu verschaffen. Angebots- und Rechnungserstellung können ebenfalls von jedem Ort aus – auch aus dem Homeoffice – angestoßen werden.

edict egaming: Time recording from the cloud no problem with ZEP

One company that takes advantage of cloud-based time recording is the edict egaming GmbH aus Hamburg. Zur Entscheidung für das Cloud-Betriebsmodell erklärt Roman Krust, Mitarbeiter Controlling bei edict egaming: „Unsere Mitarbeiter arbeiten zwar in der Regel nicht vor Ort beim Kunden, dennoch sollen sie in der Lage sein, zeit- und ortsunabhängig – zum Beispiel im Homeoffice – über eine webbasierte Oberfläche auf die Zeiterfassung zuzugreifen und dort ihre Projektzeiten einzugeben.“ Er erklärt weiter: „ZEP ist ein sehr stabiles Tool, die Mitarbeiter schätzen die intuitive Oberfläche und so sind wir sehr zufrieden, dass wir mit ZEP alle unsere Anforderungen erfüllen konnten.“

For further information on web-based time recording with ZEP, please contact hier zur Verfügung.