Die Arbeitswelt in Deutschland befindet sich in einem ständigen Wandel – neue Gesetze hier, detaillierte Änderungen dort. Und schon sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Damit Sie nicht allein im Vorschriftendschungel stehen, möchten wir jetzt etwas Licht ins Dunkel bringen:
Beim Thema Urlaub sind einige Details zu beachten, vor allem für Arbeitgeber. Aber auch Arbeitnehmer:Innen sollten beachten: Gesetzliche Ansprüche auf Mindesturlaub können verfallen oder nach Verjährungsfristen verjähren. Allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Als Arbeitgeber haben Sie eine Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheit. Was heißt das im Detail? Sie müssen Ihre Angestellten ausdrücklich auf offene Urlaubstage hinweisen und Verfallsfristen nach dem Gesetz oder bestehenden Sonderregelungen nennen. Dies muss in schriftlicher Form erfolgen – eine Empfangsbestätigung sollten Sie archivieren, damit Sie im Streitfall einen Beleg haben, dass Sie auf den bevorstehenden Verfall der Urlaubstage hingewiesen haben. Andererseits müssen Sie die Inanspruchnahme des Urlaubs bis zum Verfall möglich machen. Falls Sie dieser Obliegenheit nicht nachkommen sollten, verfallen die Urlaubsansprüche nicht und kumulieren sich für jedes Jahr, in welchem Sie die Obliegenheit nicht erfüllen. Achtung: (Ehemalige) Mitarbeiter können noch bis zu 3 Jahre danach den Claiming leave (or financial compensation).
Mit dem Urlaubsmodul in ZEP können Sie alle Ansprüche auf einen Klick und mitarbeiterspezifisch einsehen, um so gar nicht erst in Verzug zu kommen. Sie wollen mehr über unser Modul erfahren?
Auch bei der Arbeitszeit gibt es natürlich gesetzliche Vorgaben, wie lange Mitarbeiter:Innen arbeiten dürfen und wann entsprechende Pausen stattfinden müssen. Doch: Welche Paragrafen des Arbeitszeitgesetztes (ArbZG) finden hierbei Anwendung? Und wie sind entsprechende Pausenzeiten eigentlich geregelt?
§ 3 regelt die Arbeitszeit. Grundsätzlich ist hier von 8 Stunden täglicher Arbeit auszugehen. Ausnahme: Es dürfen 10 Stunden tgl. gearbeitet werden, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit – über einen Zeitraum von 6 Monaten bzw. 24 Wochen – 8 Stunden pro Werktag beträgt. Die entsprechenden Pausenzeiten sind in § 4 festgehalten. The following applies: at least a 30-minute break if the working time exceeds 6 hours or at least a 45-minute break if the working time exceeds 9 hours. Break time is not equal to Ruhezeit, welche in § 5 geregelt ist: Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mind. 11 Stunden eingehalten werden!
Nicht nur die Arbeits- und Pausenzeiten sind geregelt, sondern auch – per ruling of the BAG of 2022 – die Erfassung der Arbeitszeit. Sie als Arbeitgeber stehen dabei in der Pflicht zur vollumfänglichen Zeiterfassung der Arbeitnehmer:Innen. Das eingesetzte System hierfür muss objektiv, zugänglich & verlässlich sein. Ob analog oder digital spielt dabei keine Rolle, Hauptsache Gesundheitsschutz & Datenschutz werden sichergestellt. Erfasst werden müssen: Start & Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten & Überstunden. Sie können die Verantwortung zur korrekten Dokumentation auch an Ihre Belegschaft delegieren, sofern die korrekte Anwendung sichergestellt ist. Dies kann durch Schulungen oder regelmäßige Stichproben erfolgen.
Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter:Innen ihre Arbeitszeiten dokumentieren und alle entsprechenden Vorgaben eingehalten werden. Die Vertrauensarbeitszeit ist auch mit Zeiterfassung weiterhin möglich, unter Einhaltung der Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Als Arbeitgeber müssen Sie ein System zur Zeiterfassung einführen. Sofern es einen Betriebsrat gibt, muss das „Wie“ mit diesem abgestimmt werden.
Mobiles Arbeiten gewinnt in der hybriden Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Die vergangenen Jahre haben ihren Beitrag dazu geleistet, dass sich das Prinzip „New Work“ bei Arbeitgebern und -nehmern gleichermaßen immer größerer Beliebtheit erfreut. Flexibilität, Individualität und die Vereinbarung von Familie und Beruf sind nur einige wenige Vorteile dieses Arbeitsmodus. Aber auch hier gilt: Zeiterfassungspflicht! Beim hybriden Arbeiten gibt es ganz unterschiedliche Arbeitsformen, die meist unter dem Oberbegriff „Home Office“ zusammengefasst werden. Hier gilt es jedoch, einige entscheidende Unterschiede zu beachten:
In der betrieblichen Praxis ist ein Home Office die Möglichkeit, dass die Belegschaft aus den eigenen vier Wänden heraus arbeiten kann. Das Home Office ist jedoch nicht gleichzusetzen mit einem häuslichen Telearbeitsplatz. Arbeitnehmer:Innen haben also die Möglichkeit, ihre Arbeit von zuhause zu erledigen, ohne dass Sie als Arbeitgeber den Arbeitsplatz komplett einrichten müssen.
Ein Remote-Arbeitsplatz umfasst das Home Office, bietet aber darüber hinaus auch die Möglichkeit, der ortsunabhängigen Arbeit außerhalb der Betriebsstätte unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnik. Hierbei ist zu beachten, dass § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG vorgibt, dass die Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig ist. Arbeit ist für Ihre Mitarbeiter:Innen als von überall möglich.
Dieser ist von Ihnen als Arbeitgeber (vollständig) beim Arbeitnehmer zuhause einzurichten. Definiert ist diese Vorschrift in § 2 Abs. 7 ArbStättV. Darüber hinaus gibt es hier noch den Part der „alternierenden“ Telearbeit, die ein Wechsel zwischen eingerichtetem Arbeitsplatz zuhause und im Büro darstellt. Sie sind als Arbeitgeber also dafür verantwortlich, den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter:Innen zuhause vollständig einzurichten, unter allen Gesichtspunkten des Arbeitsschutzes.
Egal, welche Form des „New Work“ Sie Ihrer Belegschaft anbieten, um das Thema Zeiterfassung müssen Sie sich auf jeden Fall kümmern.
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