Focus on mobile time recording: advantages and apps

In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt, in der Unabhängigkeit und Mobilität immer wichtiger werden, ist die Flexible working time recording zu einem unverzichtbaren Werkzeug für viele Unternehmen geworden. Dank der Entwicklungen in der Technologie und der Verfügbarkeit von mobilen Apps gibt es heute eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Zeit- und Projekterfassung in Echtzeit durchzuführen – unabhängig davon, wo man sich gerade befindet. In diesem Blog-Artikel werden wir uns genauer mit den Vorteilen mobiler Zeiterfassung beschäftigen und dabei den Fokus auf entsprechende Apps legen.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Mobile working time recording via app
Advantages of compulsory time recording
5 apps for mobile time recording

Mobile working time recording via app: the most important functions & advantages

Mobile Apps zur Zeiterfassung bieten verschiedene Funktionen, die es Ihrem Unternehmen erleichtern, die Arbeitszeit Ihrer Belegschaft genau zu verfolgen, um schlussendlich richtige Schlüsse daraus ziehen zu können. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Simple recording of working times
Zeiterfassungsapps ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einfach und schnell zu erfassen, egal wo sie sich befinden. Ihr Team kann die Arbeitszeit direkt in der App eingeben oder per Knopfdruck starten und beenden.

Location determination
Ein mobiles Zeiterfassungssystem kann auch den Standort Ihrer Mitarbeiter erfassen, wenn diese ihre Arbeitszeit tracken. Diese Funktion kann besonders nützlich sein, wenn Sie Mitarbeiter im Außendienst haben, die ihre Arbeitszeit an verschiedenen Orten erfassen müssen. Attention: Bei der Arbeitszeiterfassung per GPS ist es erforderlich, dass Ihre Mitarbeiter die GPS-Aufzeichnung eigenständig aktivieren können. Hierfür ist es notwendig, dass sie über entsprechende Berechtigungen in der Anwendung verfügen und die Möglichkeit haben, diese Berechtigung ein- und auszuschalten. Somit basiert die GPS-Aufzeichnung auf der voluntary consent of the employees.

Compliance with compulsory time recording
(Mobile) Zeiterfassung ist heute wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Geschäftsmodells und kann dazu beitragen, Ihre Arbeitskosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Da Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit nach dem Stechuhr-Urteil des BAG verpflichtend sind, bieten Apps eine einfache Möglichkeit zur Einhaltung der gerichtlichen Vorgaben.

Sie sehen Zeiterfassung dennoch als „lästiges Übel“ oder „Überwachung durch den Arbeitgeber“ an? Das muss nicht sein. Denn: Die Zeiterfassungspflicht bringt vor allem für Arbeitnehmer vielfältige Vorteile with it:

Improved accuracy
Die Verwendung von mobilen Apps zur Zeiterfassung kann die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung verbessern. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell erfassen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern stark reduziert.

Produktivitätssteigerung
Mobile Apps zur Zeiterfassung können auch dazu beitragen, Ihre Produktivität zu steigern, da Sie Ihre Arbeitszeit direkt in der App erfassen können. Dies spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich zu 100 Prozent auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.

Effective project management
Die Verwendung von mobilen Apps zur Zeiterfassung kann auch die Verwaltung Ihrer Projekte erleichtern. Als Unternehmen können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter genau verfolgen und die Projekte letztlich einfacher und zuverlässiger abrechnen.

Flexibilität und Mobilität
Als Mitarbeiter können Sie Ihre Arbeitszeit von überall aus erfassen, solange Sie Zugang zur App haben. Dies erhöht Ihre Flexibilität & Mobilität und erleichtert die Arbeit u.a. im Außendienst oder bei der Time recording in the home office.

5 Apps zur mobilen Zeiterfassung im Überblick

Eine effiziente Zeiterfassungs-App ermöglicht das einfache Erfassen von Arbeitszeiten, das Einhalten von Pausen gemäß Arbeitsrecht und das Tracking von Überstunden per Stoppuhr, oft mit zusätzlichen Funktionen wie Urlaubsverwaltung und GPS-Tracking. Die Auswahl an Software ist groß, daher stellen wir unsere Favoriten vor und helfen Ihnen, die beste Option für Ihre Bedürfnisse zu finden.

ZEP

The ZEP app for iOS and Android bietet eine mobile Lösung für die Erfassung von Projektzeiten und Reisekosten. Die Verwaltung von Projekten, Mitarbeitern und Kunden sowie standardisierte Auswertungen – wie z.B. Calculate remaining leave – erfolgen über das Web-Frontend. Mit diesen Funktionen erreichen Sie maximale Flexibilität im Tagesgeschäft:

→ Projektzeiten direkt mit Ihren individuellen Voreinstellungen aus ZEP erfassen.

→ Belege mit Bild- oder PDF-Anhängen hinzufügen.

→ Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit oder Freizeitausgleich festhalten.

→ Start-Stopp-Funktion für favorisierte Projekte.

→ Mahlzeiten für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen erfassen.

Further features:

→ Projektinformationen und -zuordnungen aus ZEP übernehmen.

→ Anmeldung mit ZEP Zugangsdaten oder einem individuellen QR-Code.

→ Bestehende Zeiten und Belege jederzeit bearbeiten.

→ Kopier- und Löschfunktionen für einzelne Zeitbuchungen oder ganze Tage.

→ Die App ist in Deutsch und Englisch verfügbar.

Note: Login to the app requires an active licence from ZEP Compact or ZEP Professional. The app cannot be used without this licence. Here you can access the free 30-day trial version.

ZMI

Mit der ZMI-App haben Sie Ihr mobiles Buchungstool für eine einfache Personalzeiterfassung überall dabei. Die App ist geeignet für Arbeits- und Reisezeiten im Außendienst sowie für Auftrags- und Projektzeiten im Montage- und Servicebereich. Sie ermöglicht die Digitalisierung von HR-Prozessen, die Einbindung mobiler Mitarbeiter und vermeidet die mühsame Nacherfassung von Daten auf Papier. Verfügbar für iPhone, iPad und Android-Geräte

Crewmaster

Die Crewmeister-App ermöglicht die Erfassung von Anwesenheitszeiten auch ohne Internetverbindung. Durch einen einfachen Klick können Angestellte sich einloggen und ihren Feierabend markieren. Es besteht die Möglichkeit, Pausen eigenständig zu starten oder durch die HR-Abteilung feste Pausenzeiten über die Crewmeister-Software festzulegen. Um möglichen Proving working time fraud, bietet die Zeiterfassungs-App die Option, den Standort mittels GPS zu verfolgen. Dies ermöglicht die Bestätigung der Anwesenheit der Mitarbeiter gegenüber Kunden.

Clockodo

Die Zeiterfassungs-App von Clockodo ist sowohl für iOS als auch Android verfügbar und richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht die App das Speichern von Kunden- und Projektdaten sowie die sekundengenaue Verfolgung der Arbeitszeit an Projekten. Eine Übersicht zeigt die Arbeitszeiten der letzten sieben Tage sowie die Dauer der jeweiligen Pausen. Alle Aktivitäten in der App werden in Echtzeit mit dem Clockodo-Hauptkonto synchronisiert.

clockin

Auch clockin stellt eine umfassende App für die Zeiterfassung zur Verfügung, die zudem mit Farben und dem Firmenlogo individualisiert werden kann. Die Standorte des Teams spielen dabei keine Rolle, weshalb sich diese App besonders für Unternehmen eignet, die Mitarbeiter im Home-Office oder Freelancer beschäftigen. Zusätzlich kann die App auch im Offline-Modus verwendet werden. Auf Wunsch können Stundenzettel aller Mitarbeiter automatisch als Excel-Datei zur Dokumentation erstellt werden.

Clockify

Die Zeiterfassungs-App von Clockify ermöglicht, Arbeitsstunden über verschiedene Projekte hinweg zu erfassen. Arbeitszeiten können in Echtzeit verfolgt und in einer wöchentlichen Arbeitszeittabelle festgehalten werden. Auch das Management von Aufgaben, Schichten, Freizeit, Urlaub sowie Rechnungen und Ausgaben ist möglich. Darüber hinaus bietet die App die Möglichkeit, Analysen und Berichte zu erstellen und zu exportieren.

Conclusion

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Flexibilität in der Arbeitswelt sind mobile Apps zur Zeiterfassung für Ihr Unternehmen unverzichtbar. Sie bieten eine präzise Erfassung der Arbeitszeit und ermöglichen eine Flexibilität, die sich positiv auf Ihre Effizienz, Produktivität und rechtliche Compliance auswirkt.

Die Nutzung solcher Apps ermöglicht es Ihnen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Arbeitszeitverwaltung zu verbessern. Betrachten Sie mobile Apps zur Zeiterfassung als strategisches Instrument, um Ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und langfristig erfolgreich zu sein.