Verpflegungsmehraufwand: Bedeutung, Anwendung und Optimierung
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern, die sich beruflich bedingt außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte aufhalten. Dieser entsteht vor allem bei Dienstreisen, wenn Mitarbeiter nicht wie gewohnt kostengünstig essen können – etwa durch Selbstverpflegung oder in der Kantine ihres Unternehmens. Die steuerlichen Regelungen erlauben eine pauschale Erstattung durch den Arbeitgeber oder eine Anrechnung als Werbungskosten.
Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?
Wer beruflich unterwegs ist, muss meist in Restaurants oder an anderen Verpflegungsstellen essen, was teurer sein kann als die alltägliche Verpflegung. Um diesen finanziellen Nachteil auszugleichen, gibt es Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand.
Beispiel aus der Praxis:
- Ein Vertriebsmitarbeiter besucht eine Fachmesse in einer anderen Stadt und ist drei Tage unterwegs. Für den An- und Abreisetag erhält er jeweils 14 Euro Pauschale, für den vollen Tag 28 Euro.
- Eine Servicetechnikerin hat täglich wechselnde Einsatzorte und ist oft mehr als 8 Stunden außer Haus. Sie kann pro Tag 14 Euro geltend machen.
Die Kosten können entweder durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden.
Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand: Wann besteht er?
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, wenn er beruflich bedingt mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig ist. Auch mehrtägige Dienstreisen fallen darunter.
Eintägige Reisen (über 8 Stunden): 14 Euro Pauschalbetrag.
Mehrtägige Reisen: 14 Euro für An- und Abreisetage, 28 Euro für volle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit.
Für Auslandreisen gelten gesonderte Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt werden.
Steuerliche Behandlung und Optimierung
Arbeitgeber können den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe absetzen. Arbeitnehmer erhalten den Betrag steuerfrei, solange er innerhalb der Pauschalen bleibt.
Wichtige Hinweise:
Stellt der Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt:
- Frühstück: 20 % Abzug
- Mittag- und Abendessen: jeweils 40 % Abzug
Eine doppelte Erstattung – sowohl durch den Arbeitgeber als auch in der Steuererklärung – ist nicht zulässig.
Steuertipps:
- Für Arbeitnehmer ohne Erstattung durch den Arbeitgeber lohnt sich das Eintragen der Pauschalen in der Steuererklärung.
- Wer viele Dienstreisen macht, sollte Prüfen, ob der tägliche Eintrag der Pauschalen in einer Reisekostensoftware sinnvoll ist.
💡 Tipp 💡
Nutzen Sie unseren Online-Reisekostenrechner, um schnell und einfach den Verpflegungsmehraufwand für Ihre Dienstreisen zu berechnen.
Verpflegungsmehraufwand richtig in der Steuererklärung angeben
Für Unternehmen werden diese Ausgaben in der Anlage EÜR unter „beschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ erfasst. Arbeitnehmer geben den Verpflegungsmehraufwand in ihrer Steuererklärung bei den Werbungskosten unter „Reisekosten“ an. Hierbei ist es wichtig, zu beachten, dass gestellte Mahlzeiten den Anspruch auf die Verpflegungspauschale mindern.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand stellt eine wichtige steuerliche Entlastung für Arbeitnehmer auf Dienstreisen dar. Die Pauschalen sorgen für eine einfache Abrechnung und vermeiden komplizierte Nachweise von Einzelausgaben. Wer die Regelungen geschickt nutzt, kann erhebliche Steuerersparnisse erzielen.